Jak trzy światowej klasy zespoły usprawniają produkcję kreatywną na dużą skalę

Wysokiej jakości materiały kreatywne, od reklam na billboardach po posty w mediach społecznościowych, są niezbędne, aby wyróżnić Twoją markę. Jednak im większa firma, tym trudniej jest koordynować wszystkie zmienne elementy produkcji kreatywnej. 

Nie oznacza to jednak, że jest to niemożliwe. Te trzy firmy – Discovery Inc., Benefit Cosmetics i Dr. Martens – odkryły, jak zarządzać produkcją kreatywną na dużą skalę. Oto, jak wykorzystują Asanę, aby usprawnić swoje przepływy pracy w obszarze kreatywnym. 

1. Jak Discovery Digital Studios produkuje tysiące filmów każdego miesiąca

Discovery Inc. to gigant medialny stojący za znanymi kanałami rozrywkowymi, takimi jak TLC, Animal Planet i Food Network. Zespół Digital Studios co miesiąc tworzy tysiące filmów dla mediów społecznościowych i aplikacji konsumenckich. To nie jest łatwe zadanie, biorąc pod uwagę ilość koordynacji, która jest potrzebna przy każdym filmie. Aby wszystko było zrobione, organizują produkcję kreatywną od początku do końca w Asanie. 

Standaryzacja produkcji treści 

Zespół Digital Studios często tworzy nawet sześć wersji każdego filmu, z których każda jest idealnie sformatowana pod kątem witryny internetowej, Facebooka, Instagrama, YouTube i innych platform. Przy tak wielu produktach końcowych, którymi trzeba zarządzać, niezbędny jest jasno zdefiniowany proces kreatywny. Oto, jak to działa: 

• Centralne centrum dla każdego strumienia pracy: zespół tworzy projekt w Asanie dla każdego formatu wideo, umożliwiając organizowanie wszystkich produktów końcowych i interesariuszy w jednym miejscu. 

• Szablony przepływów pracy: dzięki ustandaryzowanym szablonom projektów, takim jak szablon harmonogramu zdjęć dla zespołów filmowych lub wideo, zespoły mogą natychmiast rozpocząć pracę, korzystając z wcześniej ustalonej listy produktów końcowych, dzięki czemu żadne zadania nie zostaną pominięte. 

• Automatyczne przekazywanie zadań: automatyzacje błyskawicznie przekazują zadania między różnymi zespołami i działami, dzięki czemu każdy interesariusz wie, kiedy może rozpocząć pracę. 

Wgląd w status pracy

Podczas tworzenia treści na tak dużą skalę może być trudno zobaczyć pełny obraz tego, co jest w fazie prezentacji, co jest w toku, a co zostało ukończone. Dzięki Asanie Discovery może zobaczyć to wszystko w jednym, nadrzędnym widoku, a także pobierać raporty i wyszukiwać konkretne filmy. Oto jak to wygląda: 

• Widok z lotu ptaka: zespół ds. treści korzysta z portfolio, aby śledzić powiązane projekty wideo, takie jak grupa filmów z kursów gotowania dla aplikacji Food Network Kitchen. Dzięki temu mogą śledzić status pracy, daty publikacji i inne informacje w jednym, ogólnym widoku.

• Jeden system dokumentacji: organizowanie produkcji wideo w jednym miejscu oznacza, że zespół ma zapis wszystkiego, co wyprodukował. Na przykład mogą łatwo wyszukać w Asanie wszystkie filmy oznaczone konkretnym słowem kluczowym, takim jak „lato”, i wyciągnąć wcześniejsze przykłady, aby wykorzystać je w przyszłej pracy. 

• Scentralizowana komunikacja: nie ma nic gorszego niż śledzenie niespójnych konwersacji w różnych aplikacjach. Zespół Discovery unika tego problemu, integrując Asanę z narzędziami takimi jak Outlook i Slack, które przekształcają czynności do wykonania z e-maili i konwersacje w Slacku bezpośrednio w zadania w Asanie. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Zobacz szablon

2. Jak Benefit Cosmetics zarządza 75 projektami kreatywnymi jednocześnie 

Amerykański zespół kreatywny Benefit Cosmetics składa się z projektantów, copywriterów oraz specjalistów od wideo i fotografii, którzy pracują nad maksymalnie 75 projektami jednocześnie. Wymaga to koordynacji wielu działań, w tym premier produktów, e-maili, płatnych mediów i marketingu influencerskiego. Zespół korzysta z Asany, aby efektywnie zarządzać procesem przyjmowania zleceń, obciążeniem pracą i osiami czasu kampanii w jednym narzędziu. 

Usprawnienie przepływu zleceń kreatywnych

Zespół kreatywny Benefit Cosmetics zarządza 50–60 zleceniami roboczymi miesięcznie. Przy takiej skali musieli przekształcić proces zleceń kreatywnych w dobrze naoliwioną maszynę, z jasnym, z góry określonym przepływem pracy dla każdego zadania. Oto jak to wygląda: 

• Ustandaryzowane formularze zleceń: każde zlecenie jest przesyłane za pośrednictwem ustandaryzowanego formularza w Asanie. Dzięki temu zespół kreatywny od samego początku ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, co eliminuje konieczność wymiany wiadomości i oszczędza zespołowi prawie sześć tygodni roboczych rocznie. 

• Kolejne wykonalne kroki: każde nowe zlecenie jest dokumentowane jako zadanie w Asanie, a wszystkie zlecenia są uporządkowane w projekcie „Przychodzące zlecenia kreatywne”. Gdy zlecenie zostanie zatwierdzone, zespół może natychmiast przypisać produkty końcowe i przydzielić zadania odpowiednim osobom, korzystając z tego samego, pierwotnego zadania, dzięki czemu nie traci się kontekstu. 

Zarządzanie zasobami i osiami czasu

Przy tak dużej liczbie zleceń Benefit Cosmetics musi jak najlepiej wykorzystać ograniczony czas swojego zespołu. Oznacza to, że zarządzanie zasobami i staranne planowanie osi czasu są kluczowe dla osiągnięcia celów kampanii i utrzymania pracy na właściwych torach. Oto, w jaki sposób zespół realizuje swoje cele:

• Widoczność obciążenia pracą zespołu: zespół korzysta z funkcji obciążenia pracą w Asanie, aby automatycznie obliczać moce przerobowe zespołu i wizualizować je na tygodniowej osi czasu. Dzięki temu łatwo zauważyć, kiedy zespół musi zatrudnić nowe osoby, np. projektantów lub copywriterów. 

• Planowanie osi czasu dla wielu kampanii: zespół wizualizuje osie czasu dla wielu kampanii w jednym widoku kalendarza, co pozwala mu wykryć luki i aktywnie planować nakładające się zadania. W razie potrzeby mogą również filtrować widok, aby wyświetlić oś czasu pojedynczej kampanii. 

3. Jak Dr. Martens łączy globalne zespoły projektowe

Zespół ds. usług kreatywnych w Dr. Martens zajmuje się wszystkim, od dekoracji wystaw i reklam zewnętrznych, aż po posty w mediach społecznościowych i marketing cyfrowy – dla całej globalnej firmy detalicznej. Korzysta z Asany, aby zapewnić każdemu zespołowi regionalnemu łączność i terminowość, organizując inicjatywy projektowe i zlecenia w jednym centralnym miejscu, w którym nic nie może zostać przeoczone. 

Zapewnienie spójności projektów

Zadaniem zespołu ds. usług kreatywnych jest przekazywanie informacji dotyczących kreatywnego kierunku oraz tonu określonego na dany sezon poprzez opracowywanie zasobów, grafik i wytycznych, które mają pomóc zespołom kreatywnym w innych krajach odpowiednio opowiadać historie. Asana sprawia, że proces ten przebiega bezproblemowo dzięki: 

• Jedno źródło informacji dla wszystkich regionów: projektanci w Wielkiej Brytanii i w pozostałych częściach Europy używają Asany do zarządzania swoją pracą i komunikowania się w kwestiach dotyczących zasobów kreatywnych. Oznacza to, że ktoś w Europie może poprosić zespół globalny o szybkie sprawdzenie, czy określony materiał przeznaczony na Francję odpowiada standardom. Dodatkowo wszyscy mają dostęp do repozytorium wcześniejszych briefów kreatywnych. 

• Odpowiedzialność i widoczność projektów: zespół korzysta z projektów, aby organizować główne inicjatywy i historie marki. Dzięki temu interesariusze mają całościowy obraz każdego projektu i jego postępów. Każdy może teraz sprawdzić, kto nad czym pracuje i nie ma potrzeby zarzucania się wzajemnie prośbami o przesłanie aktualizacji statusu. 

Uproszczenie planowania i ustalania priorytetów

Zespół ds. usług kreatywnych realizuje zlecenia kreatywne z innych działów oraz współpracuje z agencjami zewnętrznymi. Przy tak dużym obciążeniu pracą zespół musi być w stanie przewidzieć, kiedy nastąpi wzrost obciążenia i zadbać o to, aby projektanci zawsze priorytetowo traktowali zadania o największym znaczeniu. Oto, jak Asana pomaga im to osiągnąć: 

• Raportowanie i wykrywanie trendów: ponieważ wszystkie zlecenia kreatywne są rejestrowane w Asanie przez cały rok, zespół ds. usług kreatywnych może korzystać z pulpitów nawigacyjnych raportów, aby określić miesiące z największym obciążeniem pracą i odpowiednio wcześniej zaplanować potrzebne zasoby. 

• Szybsze ustalanie priorytetyzacja: w Asanie interesariusze lub menedżerowie mogą łatwo sprawdzić, nad czym pracują projektanci zasobów kreatywnych i umieścić projekty o dużym znaczeniu na szczycie listy. Następnie poszczególni projektanci mogą korzystać z widoku „Moje zadania” w Asanie, aby codziennie ustalać priorytety i planować swoją pracę. 

Przyspiesz procesy twórcze

Nie zaczynaj od zera. Poznaj sprawdzone procesy, które mogą pomóc Twojemu zespołowi kreatywnemu usprawnić i zautomatyzować przepływy pracy od początku do końca. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz zachwycić klientów na całym świecie wysokiej jakości kreatywnymi rozwiązaniami, niezależnie od stopnia złożoności procesów. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Zobacz szablon