Jak trzy światowej klasy zespoły usprawniają produkcję kreatywną na dużą skalę

Od reklam na billboardach po posty w mediach społecznościowych – wysokiej jakości materiały kreatywne są niezbędne, aby Twoja marka mogła się wyróżnić. Jednak im większa firma, tym trudniej jest skoordynować wszystkie zmienne elementy produkcji kreatywnej. 

Nie oznacza to, że jest to niemożliwe. Te trzy duże przedsiębiorstwa – Discovery Inc., Benefit Cosmetics i Dr. Martens – odkryły sekret produkcji kreatywnej na dużą skalę. Oto spojrzenie od wewnątrz na to, w jaki sposób te firmy wykorzystują Asanę, aby usprawnić swoje przepływy pracy kreatywnej. 

1. W jaki sposób Discovery Digital Studios produkuje każdego miesiąca tysiące filmów

Discovery Inc. to gigant medialny stojący za znanymi kanałami rozrywkowymi, takimi jak TLC, Animal Planet i Food Network. Zespół Digital Studios co miesiąc tworzy tysiące filmów dla portali społecznościowych i aplikacji konsumenckich – to nie lada wyzwanie, biorąc pod uwagę ilość koordynacji, jaką wymaga każdy film. Aby wszystko zrealizować, organizują produkcję kreatywną od początku do końca w Asanie. 

Standaryzacja tworzenia treści 

Zespół Digital Studios często tworzy nawet sześć wersji każdego filmu, z których każda jest idealnie sformatowana pod kątem witryny internetowej, Facebooka, Instagrama, YouTube i innych platform. Przy tak dużej liczbie produktów końcowych, którymi trzeba zarządzać, niezbędne jest posiadanie jasno zdefiniowanego procesu kreatywnego. Oto jak to robią: 

• Centralne narzędzie dla każdego strumienia pracy: zespół tworzy projekt w Asanie dla każdego formatu wideo, co pozwala mu zorganizować wszystkie rezultaty tworzenia treści i interesariuszy w jednym miejscu. 

• Ustandaryzowane przepływy pracy związane z produkcją: dzięki ustandaryzowanym szablonom projektów – takim jak szablon harmonogramu zdjęć dla zespołów filmowych lub wideo – zespoły mogą natychmiast rozpocząć pracę, korzystając z gotowej listy produktów końcowych, dzięki czemu żadne zadania nie zostaną pominięte. 

• Automatyczne przekazywanie zadań: automatyzacja natychmiastowo przekazuje zadania między różnymi zespołami i działami, dzięki czemu każdy interesariusz wie, kiedy jego zadania zostaną odblokowane i będzie mógł rozpocząć pracę. 

Wgląd w status pracy

Podczas tworzenia treści na tak dużą skalę może być trudno uzyskać pełny obraz tego, co jest planowane, co jest w toku i co zostało ukończone. Dzięki Asanie Discovery może zobaczyć to wszystko w jednym, kompleksowym widoku, a także generować raporty i wyszukiwać konkretne filmy. Oto jak to wygląda: 

• Ogólny przegląd: zespół ds. treści korzysta z portfolio, aby śledzić powiązane projekty wideo, takie jak grupa filmów z kursami gotowania dla aplikacji Food Network Kitchen. Dzięki temu mogą śledzić status prac, daty publikacji i inne informacje w jednym, kompleksowym widoku.

• Jeden system dokumentacji: Organizowanie produkcji wideo w jednym miejscu oznacza, że zespół ma rejestr wszystkich utworzonych przez siebie materiałów. Na przykład może łatwo wyszukać w Asanie wszystkie filmy oznaczone określonym słowem kluczowym, takim jak „lato”, i zobaczyć przykłady wcześniejszych filmów, aby wykorzystać je w przyszłej pracy. 

• Scentralizowana komunikacja: nie ma nic gorszego niż śledzenie rozproszonych konwersacji w różnych aplikacjach. Zespół Discovery unika tego problemu, integrując Asanę z narzędziami takimi jak Outlook i Slack, które przekształcają czynności do wykonania z e-maili oraz konwersacje na Slacku bezpośrednio w zadania w Asanie. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Zobacz szablon

2. Jak Benefit Cosmetics zarządza 75 projektami kreatywnymi jednocześnie 

Amerykański zespół kreatywny Benefit Cosmetics składa się z projektantów, copywriterów oraz specjalistów od wideo i fotografii, którzy pracują nad maksymalnie 75 projektami jednocześnie. Trzeba koordynować wiele elementów, w tym wprowadzanie produktów na rynek, e-maile, płatne media i marketing influencerski. Zespół korzysta z Asany, aby w jednym narzędziu efektywnie zarządzać procesem przyjmowania zleceń, obciążeniem pracą i harmonogramami kampanii. 

Usprawnienie przepływu zleceń kreatywnych

Zespół kreatywny w Benefit Cosmetics realizuje co miesiąc 50–60 zleceń roboczych. Przy takiej skali musieli przekształcić proces realizacji zleceń kreatywnych w dobrze naoliwioną maszynę, z jasnym, z góry określonym przepływem pracy dla każdego zadania. Oto jak to wygląda: 

• Standardowe Formularze zleceń: każde zlecenie jest przesyłane za pośrednictwem standardowego formularza w Asanie. Dzięki temu zespół kreatywny od samego początku ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, co eliminuje zbędną komunikację i przynosi zespołowi oszczędność prawie sześciu tygodni roboczych rocznie. 

• Kolejne, wykonalne zadania: każde nowe zlecenie jest dokumentowane w Asanie jako zadanie, a wszystkie zlecenia są uporządkowane w jednym projekcie „Przychodzące zlecenia kreatywne”. Po zatwierdzeniu zleceń zespół może natychmiast przypisać rezultaty i przydzielić pracę odpowiednim osobom – a wszystko to w ramach tego samego, oryginalnego zadania, dzięki czemu nie traci się żadnego kontekstu. 

Zarządzanie zasobami i osiami czasu

Przy tak dużej liczbie zleceń Benefit Cosmetics musi jak najefektywniej wykorzystać ograniczony czas swojego zespołu. Oznacza to, że zarządzanie zasobami i staranne planowanie osi czasu mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów kampanii i realizacji zadań na czas. Oto, w jaki sposób zespół utrzymuje się na właściwym torze:

• Wgląd w obciążenie pracy zespołu: zespół wykorzystuje funkcję obciążenia pracą w Asanie, aby automatycznie obliczać moce przerobowe zespołu i wizualizować je na tygodniowej osi czasu. Dzięki temu zespół może łatwo stwierdzić, kiedy należy zatrudnić nowe osoby, takie jak niezależni projektanci czy copywriterzy. 

• Planowanie osi czasu dla różnych kampanii: zespół wizualizuje osie czasu dla wielu kampanii w jednym widoku kalendarza, co pozwala mu wykryć luki i aktywnie planować nakładające się zadania. W razie potrzeby członkowie zespołu mogą również filtrować widok, aby wyświetlić oś czasu pojedynczej kampanii. 

3. W jaki sposób Dr. Martens łączy globalne zespoły projektowe

Zespół ds. usług kreatywnych w Dr. Martens zajmuje się tworzeniem materiałów różnego rodzaju, od dekoracji wystaw i reklam zewnętrznych, aż po posty na media społecznościowe i marketing cyfrowy – dla całej globalnej firmy detalicznej. Korzysta z Asany, aby zapewnić każdemu zespołowi regionalnemu łączność i terminowość realizacji zadań, organizując inicjatywy i zlecenia projektowe w jednym centralnym miejscu, gdzie nic nie może się zgubić. 

Zapewnienie spójności projektów graficznych

Zadaniem zespołu ds. usług kreatywnych jest przekazywanie informacji dotyczących kreatywnego kierunku oraz tonu określonego na dany sezon, a także opracowywanie zasobów, grafik i wytycznych, które mają pomóc zespołom kreatywnym w innych krajach odpowiednio opowiadać historie. Asana sprawia, że ten proces przebiega bezproblemowo, dzięki: 

• Jedno źródło wiedzy we wszystkich regionach: Projektanci w Wielkiej Brytanii i w pozostałych częściach Europy używają Asany do zarządzania swoją pracą i komunikowania się w kwestiach dotyczących zasobów kreatywnych. Oznacza to, że ktoś w Europie może poprosić zespół globalny o szybkie sprawdzenie, czy określony materiał przeznaczony na Francję jest spójny. Dodatkowo wszyscy mają dostęp do repozytorium wcześniejszych briefów kreatywnych. 

• Odpowiedzialność i wgląd w projekty: zespół korzysta z projektów, aby organizować główne przedsięwzięcia i historie marki. Dzięki temu interesariusze mają całościowy przegląd poszczególnych projektów i ich postępów. Każdy może teraz sprawdzić, kto nad czym pracuje i nie ma potrzeby zarzucania się wzajemnie prośbami o przesłanie aktualizacji statusu. 

Uproszczenie planowania i priorytetyzacji

Zespół ds. usług kreatywnych realizuje zlecenia kreatywne z innych działów oraz współpracuje z agencjami zewnętrznymi. Przy tak dużym obciążeniu pracą zespół musi być w stanie przewidzieć, kiedy nastąpi szczyt obciążenia, i upewnić się, że projektanci zawsze priorytetowo traktują zadania o największym znaczeniu. Oto jak Asana pomaga im to osiągnąć: 

• Raportowanie i wykrywanie trendów: Ponieważ wszystkie zlecenia kreatywne są rejestrowane w Asanie przez cały rok, zespół ds. usług kreatywnych może korzystać z pulpitów nawigacyjnych do raportowania, aby określić miesiące z największym obciążeniem pracą i odpowiednio wcześniej zaplanować potrzebne zasoby. 

• Szybsze ustalanie priorytetów: w Asanie interesariusze lub menedżerowie mogą łatwo zobaczyć, nad czym pracują projektanci zasobów kreatywnych, i umieścić projekty o dużym znaczeniu na szczycie listy. Projektanci natomiast korzystają z listy „Moje zadania” w Asanie, aby ustalać priorytety i planować swoją pracę z dnia na dzień. 

Przyspiesz procesy twórcze

Nie rozpoczynaj wszystkiego od nowa. Poznaj sprawdzone procesy, które mogą pomóc Twojemu zespołowi kreatywnemu usprawnić i zautomatyzować przepływy pracy od początku do końca. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz zachwycać klientów na całym świecie wysokiej jakości materiałami kreatywnymi, niezależnie od stopnia złożoności Twoich procesów. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Zobacz szablon