Wskazówki Asana: wszystko, co musisz wiedzieć o obciążeniu pracą

Jak dobrze znasz obciążenie pracą swojego zespołu? Jeśli odpowiedź brzmi „nie za dużo”, nie jesteś sam. Co czwarta firma twierdzi, że nie ma żadnego procesu lub polega na intuicji przy przydzielaniu zadań. W rezultacie aż 80% pracowników twierdzi, że czuje się przepracowanych i odczuwa wypalenie zawodowe. Zarządzanie obciążeniem pracą daje Ci wgląd w projekty Twojego zespołu, dzięki czemu możesz upewnić się, że Twój zespół nie należy do tych 80% i pomóc mu osiągnąć równowagę, a nie wypalenie.

Jak więc rozpocząć zarządzanie obciążeniem pracą? Jeśli korzystasz z Asany, już to zrobiono.Obciążenie pracą to funkcja dostępna dla wszystkich klientów planów Asana business i Enterprise. Dzięki funkcji Obciążenie pracą możesz wizualizować, ile pracy ma na głowie Twój zespół i w razie potrzeby łatwo przywrócić równowagę.

Jak rozpocząć korzystanie z obciążenia pracą

Możesz korzystać z obciążenia pracą bez żadnej konfiguracji. Wystarczy dodać projekt lub grupę projektów do portfolio, a następnie przejść do zakładki „Obciążenie pracą”. W tym miejscu zobaczysz pracę każdego członka zespołu – we wszystkich projektach w Twoim Portfolio – w jednym miejscu.

Możesz również dodać nakład pracy i pojemność w widoku obciążenia pracą, aby lepiej zrozumieć, ile pracy ma do wykonania Twój zespół. W zakładce „Obciążenie pracą” kliknij „Dodaj nakład pracy”, aby ustawić pole niestandardowe dla nakładu pracy na podstawie godzin lub punktów.

Następnie ustaw maksymalną pojemność dla każdego członka zespołu. Jeśli członkowie zespołu przekroczą tę pojemność, w widoku obciążenia pracą zostanie wyświetlona czerwona linia oznaczająca, że zespół ma za dużo pracy.

Równoważ obciążenie pracą zespołu za pomocą kilku kliknięć

Jeśli zauważysz, że członek zespołu ma zbyt dużo zadań, możesz szybko podjąć działania i ponownie przypisać zadania z poziomu zakładki „Obciążenie pracą”. Kliknij listę rozwijaną, aby otworzyć widok szczegółowy, a następnie przeciągnij i upuść zadania, aby przełożyć je na inny termin lub przypisać je do innych członków zespołu. Możesz również ponownie zrównoważyć daty wykonania i zmienić priorytety, aby nikt się nie wypalił.

💡Wskazówka: użyj dat rozpoczęcia i zakończenia, aby uzyskać dokładny obraz nakładu pracy, który będzie wymagało dane zadanie.

Śledź pracę zespołu w projekcie centralnym

Aby mieć pewność, że masz wgląd w każde zadanie, nad którym pracuje Twój zespół, i że te zadania są dokładnie reprezentowane w obciążeniu pracą, utwórz scentralizowany projekt, aby uchwycić całą pracę zespołu. Możesz nawet ustawić regułę, aby dodawać zadania do centralnego projektu zespołu, dzięki czemu żadne zadanie nie zostanie pominięte.

💡Wskazówka: pamiętaj, że podzadania nie będą widoczne w widoku obciążenia pracą, podobnie jak nie są one widoczne na osi czasu ani w widoku kalendarza. Jeśli Ty lub członek zespołu macie zadanie z kilkoma podzadaniami obejmującymi duże ilości pracy, rozważ przekształcenie tego zadania w projekt.

Zapobiegaj wypaleniu zawodowemu dzięki widokowi obciążenia pracą

Zarządzanie obciążeniem pracą to kluczowy element promowania równowagi w zespole. Mając jasny wgląd w pracę zespołu we wszystkich projektach i przedsięwzięciach, możesz lepiej równoważyć pracę i zmieniać priorytety, aby wspierać swój zespół. Wykorzystaj widok obciążenia pracą jako punkt wyjścia do rozmowy z zespołem na temat jego pojemności podczas następnego spotkania 1:1.

Jeśli jesteś klientem Asana Business, zaloguj się do Asana, aby wypróbować Obciążenie pracą już dziś. Aby dowiedzieć się więcej, zarejestruj się na bezpłatny okres próbny planu business.