4 wskazówki, jak korzystać z poczty e-mail i Asany razem

Istnieje wiele różnych narzędzi do komunikacji, ale jeśli chodzi o pracę, e-mail jest zwykle nieunikniony. Nie ma problemu – możemy pomóc Ci pracować inteligentniej, integrując Twój przepływ pracy związany z pocztą e-mail z przepływem pracy w Asanie. Oto cztery proste sposoby, aby to zrobić.

Aktualizacje Asana na Twój sposób

Nie musisz logować się do Asana, aby być na bieżąco z pracą. Zamiast tego możesz używać powiadomień e-mail, aby na bieżąco śledzić najważniejsze dla siebie zadania. Możesz wybrać rodzaje aktualizacji e-mail i ich częstotliwość, które otrzymujesz od Asana, w tym: 

• Aktualizacje dotyczące aktywności: otrzymuj wiadomości e-mail o każdej @wzmiance, nowych zadaniach przypisanych do Ciebie oraz aktualizacjach dotyczących ukończenia zadań, w których jesteś współpracownikiem. Jeśli chcesz otrzymywać częste aktualizacje dotyczące pracy w Asanie, to jest to dla Ciebie. 

• Tylko wzmianki: jak sama nazwa wskazuje, otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy zostaniesz @wzmiankowany w zadaniu lub wątku komentarzy. Ponadto otrzymasz powiadomienie, gdy ktoś wyśle Ci bezpośrednią wiadomość lub przypisze Ci zadanie.

• Codzienne podsumowania: otrzymuj codzienny przegląd nowych zadań przypisanych do Ciebie oraz zadań ze zbliżającymi się datami wykonania. Wszystkie te aktualizacje zostaną zebrane w jednym e-mailu, więc nie musisz przeglądać wielu wiadomości.

• Raporty tygodniowe: jeśli chcesz otrzymywać aktualizacje rzadziej, możesz włączyć opcję cotygodniowej wiadomości e-mail zawierającej raport o statusie projektów w Twoich portfolio.

Dzięki tym aktualizacjom łatwo będziesz na bieżąco, zwłaszcza w dni, w których nie będziesz mieć zbyt wiele czasu na pracę w Asanie. Pamiętaj, że wszystkie informacje, które dostarczamy na Twoją skrzynkę e-mail, znajdziesz również w swojej skrzynce odbiorczej w Asana. Dowiedz się, w jaki sposób skrzynka odbiorcza Asana może dostarczać Ci najważniejsze dla Ciebie aktualizacje.

Wysyłaj zadania e-mailem bezpośrednio do listy „Moje zadania”

Łatwo jest zapomnieć o ważnych wiadomościach e-mail, niezależnie od tego, czy są to pliki, przypomnienia, aktualizacje projektu, czy cokolwiek innego. Bez łatwego przypomnienia, aby wrócić do wiadomości e-mail, ważne elementy do wykonania mogą umknąć Twojej uwadze.

Zadania to najlepszy sposób na rejestrowanie tych czynności do wykonania, dzięki czemu zawsze wiesz, co należy zrobić, na kiedy i kto powinien to zrobić. Asana ułatwia tworzenie nowych zadań bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail. Oto jak to zrobić: 

• Prześlij dowolną wiadomość e-mail na adres x@mail.asana.com. Spowoduje to utworzenie zadania (przypisanego do Ciebie) w obszarze roboczym Asana powiązanym z Twoim adresem e-mail.

• Możesz również napisać nową wiadomość e-mail i przekształcić ją w zadanie. Temat wiadomości stanie się nazwą zadania, a treść wiadomości e-mail stanie się opisem zadania. Wyślij wiadomość na adres x@mail.asana.com, a zadanie magicznie pojawi się na liście „Moje zadania”.

Następnym razem, gdy Twój menedżer wyśle prośbę na Twój adres e-mail, pamiętaj, że możesz łatwo przekształcić ją w zadanie z przypomnieniem w Asanie.

Wykonuj zadania bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej

Ciągłe przełączanie się między aplikacjami może pochłaniać Twój czas i obniżać produktywność. Jeśli masz otwartą skrzynkę e-mail, możesz w niej pozostać, aby wykonywać pracę w Asanie. Gdy otrzymasz aktualizację z Asany w swojej skrzynce odbiorczej, na przykład ktoś przydzieli Ci zadanie, możesz podjąć działania bezpośrednio w wiadomości e-mail:

• Skomentować zadanie: odpowiedz na wiadomość e-mail, a Twoja wiadomość zamieni się w komentarz do zadania.

• Przypisać zadanie do członka zespołu: odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu „Do:”. Zadanie zostanie przypisane do wskazanego członka zespołu.

• Dodać członka zespołu jako współpracownika zadania: odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu „DW:”. Członek zespołu zostanie dodany jako współpracownik do zadania.

Wyobraź sobie, że pracujesz nad planem rocznym, który obejmuje wiele międzyfunkcyjnych partnerów i szybko zmieniających się zadań. Możliwość dodania członka zespołu do pola „DW” w wiadomości e-mail, aby miał wgląd w zadanie jako współpracownik, może pomóc Ci w szybkim działaniu i utrzymaniu pracy na właściwych torach. 

Zintegruj Asana ze swoją platformą e-mail

Integracje łączą narzędzia, których już używasz, z Asaną, zmniejszając potrzebę przełączania się między aplikacjami i jednocześnie utrzymując pracę na właściwych torach. Nasze integracje z Gmailem i Outlookiem pomagają przekształcać e-maile dotyczące pracy w konkretne działania, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza staje się rozszerzeniem Twojego obszaru roboczego w Asanie.

Dzięki integracjom z Gmailem i Outlookiem możesz korzystać z Asany bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, zamiast przekazywać wiadomości e-mail na adres x@mail.asana.com. Możesz przekształcać wątki e-mail w zadania, które możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, a także ustawić w nich datę wykonania.

Połączenie reguł z integracją z Gmailem umożliwia zespołom automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail z konta. Zespoły mogą dzięki temu wybrać wyzwalacze, które spowodują automatyczne wysyłanie wiadomości do określonych odbiorców. Jeśli pracujesz nad projektem obejmującym wiele aktualizacji e-mail, te integracje są idealne, aby zapewnić, że praca będzie nadal rejestrowana i udostępniana w Asanie – bez konieczności przełączania się między platformami. Akademia Asany oferuje oddzielne kursy, które pomogą Ci poznać najlepsze praktyki korzystania z Asany z Gmailem oraz z Asany z Outlookiem.

Pracuj mądrzej, korzystając z Asana i poczty e-mail

Te funkcje nie tylko pomogą Ci uporządkować pocztę e-mail, ale również przeniosą Twoją skrzynkę odbiorczą na wyższy poziom, zapewniając, że każda czynność do wykonania zostanie zarejestrowana i nic nie umknie Twojej uwadze. Połączenie Asany z pocztą e-mail oznacza płynniejszy przepływ pracy, co pozwala pracować inteligentniej, z większą przejrzystością i wydajnością.