Transformacja globalnej współpracy w WRI

WRI wdrożyło Asanę, aby scentralizować pracę, zwiększyć przejrzystość i usprawnić współpracę, zapewniając swoim globalnym zespołom narzędzia potrzebne do wydajniejszej pracy. Łącząc pracę ze strategicznymi celami i zapewniając widoczność w czasie rzeczywistym, Asana zmieniła sposób działania WRI, pomagając organizacji realizować złożone inicjatywy na dużą skalę.

Nasza misja, która polega na wywieraniu globalnego wpływu na ludzi, przyrodę i klimat, wymaga skalowalnego, wzajemnie połączonego systemu pracy, który będzie wspierał coraz bardziej złożone działania. Wybraliśmy Asanę ze względu na jej zdolność do ujednolicenia naszych przepływów pracy, rozbicia silosów oraz zwiększenia przejrzystości i odpowiedzialności w strukturze macierzowej.

Don Spencer, pełniący obowiązki dyrektora finansowego

Dzięki centralizacji pracy, standaryzacji procesów i zwiększeniu przejrzystości Asana stała się podstawą pracy WRI, zwiększając zdolność organizacji do zapewniania sprawiedliwego dostępu, odbudowy ekosystemów i łagodzenia skutków zmian klimatycznych. Dzięki takiemu wykorzystaniu Asany organizacja otrzymała nagrodę Asana's Social Impact Work Innovation Award, która jest wyrazem uznania dla stosowania innowacyjnych procesów w celu wprowadzania trwałych zmian i tworzenia bardziej zrównoważonego świata. 

Jeśli nie działamy skutecznie, wpływa to na naszą zdolność do realizowania obietnic. Asana pomaga nam zapewnić osiągnięcie wyników, do których się zobowiązaliśmy – czy to wobec naszych darczyńców, partnerów, czy też osób i ekosystemów, którym służymy.

Kemoy Liburd-Chow, kierownik ds. zarządzania projektami, operacje

Dostosowanie wdrożenia do unikalnych potrzeb zespołu

Kiedy WRI rozpoczęło współpracę z Asaną w 2022 roku, organizacja miała 800 licencji rozproszonych w różnych zespołach, co skutkowało fragmentarycznym wykorzystaniem i niespójnym wdrożeniem. Uznając potrzebę bardziej ujednoliconego podejścia do zarządzania pracą, nawiązali współpracę z zespołem usług profesjonalnych Asany, aby uzyskać wsparcie w zakresie szkoleń i zachęcić do wdrożenia. 

Zamiast polegać na masowych szkoleniach, zespół wdrożeniowy opracował dostosowane podejście, w którym priorytetem było dotarcie do użytkowników tam, gdzie się znajdowali – na poziomie indywidualnym, projektowym, programowym lub organizacyjnym. Obejmowało to:

• Sesje dla poszczególnych zespołów, które dotyczyły unikalnych wyzwań każdego zespołu, z naciskiem na konkretne rozwiązania i pokazanie natychmiastowej wartości.

• Wdrożenia w poszczególnych krajach, które koncentrowały się na małych grupach i interakcjach jeden na jeden. 

• Spersonalizowane szkolenia, które podkreślały elastyczność Asany i pokazały, w jaki sposób platforma może umożliwić każdemu zespołowi uproszczenie przepływów pracy i inteligentniejszą pracę.

Obecnie nieco ponad 2000 pracowników w ponad 60 zespołach korzysta z Asany – co oznacza wzrost o 140% w ciągu zaledwie dwóch lat – dzięki czemu stała się ona strategicznym czynnikiem wspierającym globalną współpracę w WRI.

Ludzie często myślą o zarządzaniu projektami jako o czymś sztywnym, ale tak nie jest, ponieważ każdy projekt jest wyjątkowy. Dlatego skupiliśmy się na pokazaniu zespołom, jak mogą korzystać z Asany w sposób odpowiadający ich konkretnym potrzebom, niezależnie od tego, czy jest to poziom indywidualny, poszczególnych projektów, programu czy całej organizacji.

Kemoy Liburd-Chow, kierownik ds. zarządzania projektami, operacje

Zapewnienie spójności działań i wydajności w zespołach globalnych

WRI przyjęło Asanę, aby sprostać złożoności swoich globalnych inicjatyw. Wykorzystując platformę, zmienił sposób współpracy między zespołami, umożliwiając organizacji lepsze wywiązywanie się ze zobowiązań wobec darczyńców, partnerów i społeczności.

Wzmocnienie współpracy między regionami i partnerami

• Centralizacja pracy w Asanie zapewnia każdemu wgląd w odpowiednie portfolio i projekty, umożliwiając członkom zespołu śledzenie tego, co się dzieje w czasie rzeczywistym.

• Zespoły płynnie współpracują między regionami, uzyskując dostęp do aktualizacji bezpośrednio na platformie, zamiast czekać, aż współpracownicy będą online.

• Partnerzy zewnętrzni są zapraszani do wspólnych projektów, co ułatwia współpracę w jednej, scentralizowanej przestrzeni.

• Integracje z takimi narzędziami, jak Outlook, Microsoft Teams i SharePoint, umożliwiają zespołom bezproblemowe przekształcanie wiadomości e-mail w zadania i łączenie aktualnych plików z projektami, dzięki czemu wszyscy pracują zgodnie z planem i eliminowane są problemy z kontrolą wersji.

Łączenie działań ze strategicznymi celami dla większego wpływu

• WRI korzysta z funkcji Cele w Asanie, aby zapewnić widoczność celów i priorytetów instytucji, sprzyjając wspólnemu zrozumieniu w całej organizacji tego, w jaki sposób praca poszczególnych osób przyczynia się do realizacji szerszej misji.

• Cele są widoczne dla wszystkich zespołów, co wzmacnia koordynację działań i zapewnia przejrzystość co do tego, w jaki sposób konkretna praca łączy się z celami i wywiera wpływ.

• Ta widoczność wspiera planowanie i ustalanie priorytetów zarówno na poziomie zespołu, jak i organizacji, a liderzy mają dostęp do statystyk, które pomagają im efektywnie przydzielać zasoby i śledzić postępy w realizacji strategicznych celów.

Oszczędność czasu i zwiększenie wydajności dzięki standaryzacji i automatyzacji

• Zespoły wykorzystują Asanę, w tym funkcje AI platformy, do automatyzacji pracy manualnej, oszczędzając ponad 8000 godzin rocznie – około 1000 dni roboczych rocznie – i zyskując więcej czasu na zadania o dużym znaczeniu. 

• Korzystając z inteligentnego statusu, zespoły szybko generują podsumowania projektów i portfolio, informując interesariuszy o postępach i priorytetach przy minimalnym nakładzie pracy i ograniczając potrzebę częstych spotkań.

• Inteligentne pola automatycznie generują pola niestandardowe specyficzne dla projektów WRI, umożliwiając zespołom szybsze rozpoczęcie pracy, utrzymanie spójności między zadaniami i skuteczne śledzenie danych w celu usprawnienia raportowania.

• Reguły w Asanie automatyzują rutynowe zadania, takie jak przenoszenie zadań między sekcjami, powiadamianie członków zespołu o krytycznych aktualizacjach i aktualizowanie pól niestandardowych na podstawie wyborów dokonanych w zadaniach.

• Formularze do przyjmowania zgłoszeń usprawniają proces przesyłania zgłoszeń, eliminując konieczność ręcznego przeglądania wiadomości e-mail i tworząc spójny przepływ pracy.

Szablony do zarządzania ryzykiem, produktami końcowymi, wyciągniętymi wnioskami, planowania projektów  (dla kadry kierowniczej) i innych kluczowych procesów zarządzania pracą zwiększają wydajność, oszczędzają czas i zapewniają spójność, zastępując przestarzałe narzędzia, takie jak prezentacje i arkusze kalkulacyjne.

Umieszczając nasze priorytety instytucjonalne w Celach w Asanie, poprawiliśmy przejrzystość w całej organizacji. Wiele zespołów korzysta teraz z Celów, aby jasno zobaczyć, w jaki sposób ich nakład pracy przyczynia się do realizacji celów zespołu i jest z nimi zgodny.

Kemoy Liburd-Chow, lider zespołu ds. zarządzania projektami, operacje

Wspieranie transformacji miast dzięki usprawnionemu zarządzaniu projektami

WRI Ross Center for Sustainable Cities to program World Resources Institute, którego celem jest kształtowanie przyszłości, w której miasta będą lepiej służyć wszystkim, poprzez rozwiązywanie niektórych z najbardziej złożonych wyzwań, przed którymi stoją dziś obszary miejskie, takich jak nierówności, zrównoważony rozwój i zmiany klimatyczne. Program działa w ponad 150 miastach w 75 krajach, a jego działania obejmują różne inicjatywy, takie jak poprawa transportu publicznego, rozwój odpornych systemów wodnych i promowanie korzystania z pojazdów elektrycznych.

Aby zarządzać tymi projektami w skali globalnej, program potrzebował lepszego sposobu na łączenie zespołów, standaryzację procesów i poprawę dokładności danych. Dzięki Asanie stworzono centralny punkt współpracy, usprawniając procesy w różnych miastach, aby zespoły mogły z powodzeniem realizować projekty, takie jak te prowadzone przez WRI Brasil, które wspierały opracowanie polityki publicznej promującej pojazdy bezemisyjne w transporcie towarowym.

Ustandaryzowane praktyki zapewniają lepsze wyniki projektów

• WRI Ross Center scentralizowało całą pracę programową i projektową w Asanie, zapewniając zespołom wgląd w szczegóły projektu w czasie rzeczywistym i wspierając współpracę między regionami. 

• Złożone inicjatywy obejmujące różne zespoły i lokalizacje są śledzone w scentralizowanych projektach, dzięki czemu zespoły mogą zobaczyć wszystkie szczegóły w jednym miejscu i łatwo udostępniać aktualizacje.

• Aby zapewnić odpowiedzialność i przejrzystość, w Asanie przypisuje się właścicieli projektów i zadań, jasno określając role i obowiązki. 

• Ustandaryzowane szablony do zarządzania dotacjami, umowami podwykonawstwa, ryzykami i problemami, produktami końcowymi oraz wyciągniętymi wnioskami zapewniają, że każdy projekt przebiega zgodnie ze spójnym przepływem pracy, co usprawnia realizację w całym programie. 

• Ustandaryzowany system nazewnictwa w Asanie kategoryzuje projekty według kraju i darczyńcy, dzięki czemu łatwo jest odszukać nawet globalne inicjatywy.   

Lepsze zarządzanie danymi umożliwia podejmowanie inteligentnych decyzji

• Wszystkie dane projektowe zostały przeniesione z poprzedniego narzędzia do Asany, aby ułatwić zautomatyzowane wyodrębnianie, czyszczenie i weryfikację za pomocą API Asany i języków programowania, a przetworzone dane są przesyłane do pulpitów nawigacyjnych. 

• Dzięki połączeniu wszystkich informacji o projekcie z portfolio zespoły mają dostęp do statystyk w czasie rzeczywistym, co pozwala im skutecznie planować i dokładnie informować darczyńców o osiąganych wynikach. 

Raporty tworzone za pomocą pulpitów nawigacyjnych dostarczają praktycznych statystyk, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych decyzji na poziomie programów i projektów.

Asana odgrywa kluczową rolę w realizacji naszego celu, jakim jest pełne usystematyzowanie i zautomatyzowanie procesów zarządzania projektami, zwiększenie przejrzystości w całej globalnej sieci oraz łatwe generowanie raportów i istotnych informacji do podejmowania decyzji.

Larissa Fernandes Da Silva, globalny lider, WRI Ross Center PPMO (Biuro Zarządzania Programami i Projektami)

Wzmacnianie odporności dzięki proaktywnemu zarządzaniu ryzykiem

Jako organizacja globalna działająca w różnych regionach, WRI stoi w obliczu wielu różnych zagrożeń – politycznych, instytucjonalnych, finansowych i innych. Skuteczne zarządzanie tymi zagrożeniami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania odporności i realizacji misji organizacji. 

Wcześniej zarządzanie ryzykiem korporacyjnym koncentrowało się wąsko na śledzeniu ryzyka finansowego w arkuszach kalkulacyjnych, co skutkowało lukami w zakresie widoczności i planowania. Obecnie kompleksowa struktura zarządzania ryzykiem korporacyjnym (ERM) WRI na nowo zdefiniowała sposób, w jaki organizacja identyfikuje, ocenia i minimalizuje ryzyko.

WRI dążyło do uregulowania i ustandaryzowania identyfikacji, klasyfikacji i komunikacji zagrożeń biznesowych. Nasz zespół ds. zarządzania ryzykiem i zespół Asany współpracowały ze sobą, aby utworzyć scentralizowany rejestr ryzyka w Asanie… co pomogło nam rozwiązać problemy, od weryfikacji partnerów po zaległe należności.

Don Spencer, pełniący obowiązki dyrektora finansowego

Standaryzacja procesów usprawnia raportowanie ryzyka i reagowanie na nie

• Ustandaryzowany rejestr ryzyka, utworzony w szablonie w Asanie, zapewnia spójność w sposobie identyfikowania, oceny i raportowania ryzyka na całym świecie.

• Każdy kraj prowadzi własny rejestr zagrożeń, co umożliwia menedżerom ocenę zagrożeń w różnych regionach.

• Zespoły mogą porównywać ryzyko w różnych regionach i opracowywać dostosowane strategie reagowania, poprawiając globalne zarządzanie ryzykiem. 

• Indywidualne rejestry ryzyka są wprowadzane do skonsolidowanego portfolio rejestrów ryzyka, zapewniając przywództwu jasny, ogólnoorganizacyjny obraz narażenia na ryzyko. 

Pola niestandardowe poprawiają widoczność i zrozumienie ryzyka 

• W każdym rejestrze ryzyka pola niestandardowe zawierają kluczowe szczegóły, takie jak rodzaj ryzyka, warunki bazowe, obszary wpływu i strategia reagowania, co sprzyja proaktywnemu podejściu do zarządzania ryzykiem.

• Zespoły wykorzystują te pola również do śledzenia kluczowych wskaźników ryzyka – na przykład tego, czy ryzyko jest stabilne, poprawia się czy pogarsza – co pomaga im definiować i monitorować strategie reagowania, takie jak ograniczanie ryzyka, monitorowanie go lub przenoszenie.

• Na podstawie tych danych zespoły generują kompleksowe raporty dotyczące ryzyka, które są udostępniane kierownictwu, poprawiając jego zrozumienie konsekwencji ryzyka i wspierając opracowywanie strategii reagowania.

Automatyzacja zapewnia terminową eskalację

• Dzięki regułom Asany kierownictwo jest automatycznie powiadamiane, gdy krytyczne ryzyka wymagają jego uwagi, co skraca czas reakcji i zapewnia szybkie reagowanie na pilne ryzyka.  

• Na przykład, gdy ryzyko projektowe jest oznaczone jako „instytucjonalne” za pomocą szablonu zarządzania ryzykiem projektowym w Asanie, menedżer ds. ryzyka instytucjonalnego automatycznie otrzymuje zadanie do przeglądu ryzyka i w razie potrzeby do jego eskalacji, co zapewnia podjęcie działań w odpowiednim czasie. 

Raporty i pulpity nawigacyjne usprawniają planowanie 

• Pulpity nawigacyjne konsolidują dane dotyczące ryzyka, dzięki czemu liderzy mogą szybko ocenić nadchodzące i bieżące ryzyko, uzgodnić strategie oraz skutecznie priorytetyzować zasoby.

• Kwartalne przeglądy wykorzystują teraz rejestry ryzyka jako główny punkt odniesienia, umożliwiając liderom podejmowanie działań w oparciu o dane w czasie rzeczywistym w Asanie, a nie o nieaktualne arkusze kalkulacyjne lub nieformalne dyskusje.

Dzięki naszemu rejestrowi zagrożeń w Asanie zespoły mogą lepiej identyfikować zagrożenia, uzyskać wyraźniejszy wgląd w sposób ich rozwiązywania oraz w to, co wymaga uwagi. Wspiera to nasz nakład pracy włożony w budowanie kultury, w której każdy rozumie swój obowiązek uwzględniania ryzyka we wszystkich aspektach naszej pracy.

Kemoy Liburd-Chow, lider zespołu ds. zarządzania projektami, operacje

Tworzenie zrównoważonej przyszłości za pomocą AI 

W miarę jak WRI będzie nadal skalować swoją działalność i zwiększać globalny wpływ, Asana pozostanie kluczowym narzędziem do zapewniania spójności, wydajności i innowacji we wszystkich zespołach i regionach. 

Kluczowe przyszłe inicjatywy obejmują rozszerzenie wykorzystania systemu zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie i w projekcie, w tym wykorzystanie automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji Asany w celu usprawnienia oceny ryzyka i podejmowania decyzji. WRI przewiduje, że w przyszłości funkcje AI Asany, takie jak czat i zautomatyzowane przepływy pracy, będą odgrywać transformacyjną rolę w dalszej optymalizacji przepływów pracy i stymulowaniu działań. Dzięki Asanie jako platformie podstawowej WRI jest w stanie realizować swoją misję tworzenia zrównoważonej przyszłości – projekt po projekcie.

Asana będzie miała fundamentalne znaczenie, gdy będziemy skalować nasze działania na całym świecie, automatyzować procesy w celu zwiększenia wydajności i zapewniać zgodność pracy ze strategią i polityką WRI. Wykorzystanie narzędzi Asany opartych na sztucznej inteligencji powinno wspierać inteligentniejsze zarządzanie, analizę i podejmowanie decyzji, zmniejszniejszając obciążenia administracyjne, aby nasze zespoły mogły skupić się na pracy o dużym znaczeniu i osiąganiu wyników na całym świecie.

Don Spencer, pełniący obowiązki dyrektora finansowego