Platforma do usprawniania przepływów pracy i ograniczania liczby e-maili

Kiedy Allie dołączyła do zespołu w 2018 roku, poszukiwanie nowego rozwiązania do zarządzania pracą już trwało. Organizacja potrzebowała platformy, która wspierałaby globalnie rozproszony zespół i usprawniała powtarzające się przepływy pracy. W tym czasie wszystkie zespoły, w tym zespół marketingowy, zespół wdrażania programów i zespół ds. jakości programów, polegały na e-mailach i spotkaniach – i to w dużej ilości – aby zarządzać wszystkim, od kampanii marketingowych po wdrażanie programów dotyczących wody, urządzeń sanitarnych i higieny. Przy użyciu poczty e-mail koordynowanie nakładu pracy i wyszukiwanie plików stało się czasochłonne, a zadania często umykały uwadze.

Gdy Lifewater wybrał Asanę jako platformę do zarządzania pracą, organizacja powołała międzyfunkcyjny zespół wdrożeniowy, aby omówić etapy wdrażania i przygotować dokumentację dla pracowników dotyczącą korzystania z narzędzia. Na przykład w pierwszej fazie pracownicy mieli codziennie sprawdzać swoją Skrzynkę odbiorczą w Asanie i aktualizować swoje profile.

Zanim przeszliśmy na Asanę, korzystaliśmy z poczty elektronicznej. Dawała niewiele możliwości, aby zobaczyć, co robią inni, i skutecznie śledzić zadania. Przekazanie jednej rzeczy wielu osobom i znalezienie rozwiązań zajmowało więcej czasu.

Zerihun Hailu, dyrektor ds. wdrażania programów

Allie wdrożyła swój zespół, realizując pierwszy duży projekt – odnowienie strony internetowej – za pomocą Asany. Utworzyła oś czasu projektu, określając, co należy zrobić i na kiedy, i zabrała się do pracy. Rozpoczęcie od konkretnego projektu pomogło zespołowi marketingowemu nauczyć się korzystania z Asany przez działanie, a rezultaty były widoczne od samego początku. Od tego momentu Allie stworzyła w Asanie inne przepływy pracy, takie jak przeglądy kreatywne oraz kalendarze mediów społecznościowych, publikacji i poczty e-mail, aby przenieść wszystkie programy swojego zespołu na platformę.

Jedno centralne miejsce do śledzenia pracy

Wiele zespołów w Lifewater uznało szablony projektów za przydatne do ograniczania powtarzalnych zadań i czynności okołozadaniowych. W szczególności zespół Allie korzysta z szablonów w przypadku prawie wszystkich przepływów pracy, w tym newsletterów, kampanii, komunikacji i PR. A dzięki filtrom i regułom zadania są przypisywane do osób na podstawie ich ról, dzięki czemu każdy wie, za co jest odpowiedzialny.

Uwielbiam szablony Asany, bo dzięki nim uruchomienie nowej kampanii zajmuje tylko kilka minut, a cały zespół ma lepszy wgląd w pracę.

Allie Watts, menedżer ds. marketingu cyfrowego

Gdy zespół marketingowy musi współpracować z zewnętrznym współpracownikiem, takim jak freelancer lub dziennikarz, zaprasza go jako gościa do projektu, dzięki czemu komunikacja jest scentralizowana, a oczekiwania jasne. Na przykład Lifewater współpracuje z dziennikarzami terenowymi w każdym kraju, w którym działa, aby pisać i publikować historie o dzieciach lub rodzinach w potrzebie. Korzystając z Asany, mogą dzielić się wpływem, jaki Lifewater wywiera na daną osobę lub rodzinę – nazywają to „historiami transformacji”. Wystarczy zaprosić dziennikarzy terenowych do projektu, udostępnić materiały, takie jak zdjęcia dzieci lub źródła wody, i łatwo jest informować wszystkich o osiągniętych postępach. Gdy historia potrzeby przekształci się w sukces, zespół Lifewater może łatwo uzyskać dostęp do informacji i udostępnić je za pośrednictwem swoich kanałów, co dodatkowo zachęca do przekazywania darowizn.

Dla Lissie i Zerihuna projekty w Asanie wyglądają nieco inaczej. Każde z nich współpracuje z kierownikami krajowymi, którzy nadzorują wdrażanie programów Lifewater w zakresie wody i urządzeń sanitarnych w terenie. Zespół Lissie korzysta z Asany do realizacji odrębnych projektów, takich jak badania ewaluacyjne, których celem jest ocena wpływu działań Lifewater. Realizacja tych projektów może potrwać od sześciu do dziewięciu miesięcy, a każde zadanie do wykonania jest śledzone w Asanie. Korzystają również z Portfolio, aby śledzić pracę w różnych projektach i uzyskać ogólny przegląd postępów.

Podczas pandemii COVID-19 Asana miała kluczowe znaczenie dla zespołu Lissie, ponieważ nie mogą oni podróżować do krajów, w których realizowane są projekty. Praca w Asanie jest tak płynna, że może nawet zmniejszyć potrzebę podróżowania – przynajmniej tak często – gdy tylko będzie to bezpieczne.

Prawdopodobnie w przyszłości będziemy musieli odbywać mniej wyjazdów monitorujących, ponieważ stworzyliśmy lepszy proces komunikacji. Albo zmienimy cel tych wyjazdów, ponieważ dużą część szczegółowego planowania możemy teraz wykonać w Asanie.

Lissie Babb, dyrektor ds. jakości programu

Zerihun nadzoruje wszystkie zespoły krajowe, które wdrażają programy Lifewater i które są rozproszone w różnych krajach i strefach czasowych. W ramach tej pracy Zerihun zarządza rocznymi działaniami programowymi i planowaniem budżetu w Asanie, a także projektowaniem i budową projektów wodnych. Teraz, gdy jego zespół nie jest zależny od poczty e-mail, może łatwo sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne projekty i zadania, przeglądając ich status w Asanie. Skrócił się również czas komunikacji, ponieważ odpowiedzi nie gubią się w długich wątkach e-mail i można prowadzić więcej dyskusji asynchronicznych na temat zadań. Aktualizacje statusu projektu są również udostępniane bezpośrednio w Asanie, dzięki czemu wszyscy członkowie automatycznie je otrzymują.

Asana pozwala naszemu zespołowi zwiększyć wydajność i skuteczniej się komunikować, co bezpośrednio przekłada się na to, że każdego roku więcej dzieci, rodzin i społeczności otrzymuje czystą wodę i lepsze zdrowie.

Allie Watts, menedżer ds. marketingu cyfrowego

Lepsza komunikacja, współpraca i wydajność

Od czasu wdrożenia Asany zespoły są bardziej wydajne, a procesy w Lifewater przebiegają płynniej:

• Komunikacja jest zorganizowana i przejrzysta: przechowując wszystkie dyskusje w jednym miejscu (Asana), organizacja komunikuje się szybciej i skuteczniej ponad granicami krajowymi i międzynarodowymi. Asana pomaga im również poznać członków zespołu w innych krajach. Korzystając z Asany do ogłaszania nowych pracowników lub zmian w całej firmie, liderzy mają pewność, że docierają do każdego pracownika.

• Każdy ma dostęp do ważnych informacji: dzięki Asanie wszyscy są na bieżąco i mają informacje niezbędne do wykonywania swojej pracy, ponieważ cała ważna dokumentacja i pliki są przechowywane na platformie. Zamiast szukać aktualizacji, danych lub kontekstu, zespoły poświęcają czas na realizację zadań i mogą śledzić postępy w pracy bez wychodzenia z Asany.

• Zespoły są bardziej elastyczne: gdy zmieniają się osie czasu projektów, zespoły mogą dostosowywać daty i wprowadzać zmiany w planach w czasie rzeczywistym, dzięki czemu praca nie jest opóźniana. Dzięki zbiorczym aktualizacjom dat wykonania zawsze wiadomo, co i na kiedy trzeba zrobić, i nic nie umyka uwadze.

Ostatecznie praca wszystkich zespołów przyczynia się do realizacji misji Lifewater: pomagania dzieciom i społecznościom w uzyskaniu dostępu do czystej wody. Dzięki większej wydajności w codziennej pracy mogą szybciej dążyć do zakończenia globalnego kryzysu w zakresie wody i urządzeń sanitarnych.

Osiąganie lepszych wyników w nadchodzących latach

W nadchodzących latach zespół marketingowy będzie nadal wprowadzał ulepszenia do swojej strony internetowej i pozyskiwał więcej darczyńców miesięcznych, aby móc wprowadzać trwałe zmiany. Zespoły Lissie i Zerihuna będą nadal korzystać z Asany, aby zapewnić płynną i skuteczną realizację swoich programów w społecznościach, którym służą.

Mając na celu dalsze zmniejszenie liczby zgonów dzieci z powodu chorób przenoszonych przez wodę, cały zespół Lifewater będzie nadal dążył do stosowania bardziej zwinnych, wydajnych i opartych na współpracy praktyk, aby więcej społeczności mogło mieć czystą wodę, zdrowie i trwałą nadzieję.