Kalendarz treści

Jak utworzyć kalendarz treści w Asanie

Kalendarz treści można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Skorzystaj z naszego szablonu kalendarza publikacji lub
2. zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz prace związane z tworzeniem treści.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny kalendarz treści od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Wskazówki dotyczące tworzenia i zarządzania kalendarzem treści

1. Wizualizuj całą pracę związaną z tworzeniem treści w jednym kalendarzu (i na inne sposoby)

Jeśli zarządzasz kalendarzem treści to na pewno zależy Ci, aby móc wyświetlić go w widoku kalendarza. To pozwoli Ci zobaczyć cały harmonogram publikacji w jednym miejscu, a także zmieniać daty bez potrzeby korzystania z osobnego narzędzia. Widok kalendarza pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ jest automatycznie wypełniany istniejącymi zadaniami wraz z ich terminami.

Ogólnie rzecz biorąc, widoki projektu zapewniają różne sposoby wizualizacji danych dotyczących projektu, od terminów w kalendarzu, przez aktualizacje statusu, po wszystkie załączniki w projekcie.

2. Oszczędzaj czas i zapobiegaj błędom przekształcając często powtarzające się procesy związane z tworzeniem treści w szablony

Większość zespołów tworzących treści powtarza różne procesy, takie jak sporządzanie wersji roboczej czy cykl przeglądu. Zamiast tracić czas na rozpoczynanie wszystkiego od nowa i ryzykować przeoczeniem ważnych kroków, możesz tworzyć szablony zadań z zależnościami.

1. Utwórz nowe zadanie w projekcie kalendarza treści i nazwij je „SZABLON – skopiuj mnie, aby dodać nową treść”.
2. Dodaj podzadania dla powtarzających się czynności związanych z treścią, takich jak zarys, pierwsza wersja robocza, przegląd, wprowadzanie poprawek, publikowanie, udostępnianie zespołowi sprzedaży itp. Aby utworzyć podzadanie, wpisz Tab + s
3. Aby upewnić się, że interesariusze rozpoczynają swoją część pracy we właściwym czasie, wyznacz zależności pomiędzy zadaniami. Kliknij ikonę ..., a następnie wybierz opcję Oznacz jako zależne od. Osoba odpowiedzialna za dane zadanie otrzyma powiadomienie, gdy zadanie, na które czeka zostanie ukończone. Nie będzie więc musiała wysyłać ciągłych zapytań o jego status ani obawiać się o to, że prace nie zostaną przekazane na czas.

3. Upewnij się, że posiadasz wszystkie niezbędne szczegóły, by móc szybko przystąpić do pracy dzięki formularzom

O ile briefy kreatywne pomagają zespołom tworzącym treści zrozumieć ważne szczegóły dotyczące celów, odbiorców i wymagań danego zadania, niewłaściwie wypełnione lub zagubione w dokumentach mogą spowolnić proces twórczy. Aby temu zapobiec, utwórz formularz do przesyłania briefów kreatywnych bezpośrednio połączony z projektem kalendarza treści, co pozwoli Ci upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, szczegóły formularza zostaną przekształcone w zadania w Twoim projekcie kalendarza treści, co umożliwi Ci ich łatwą priorytetyzację.

Aby rozpocząć pracę nad nowymi treściami, utwórz kopię zadania szablonu treści, a następnie wklej szczegóły briefu kreatywnego z przesłanego formularza do opisu zadania.

4. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Przeglądanie i zatwierdzenie zasobów może zająć więcej czasu niż powinno i wymagać ciągłej komunikacji, a otrzymywane informacje zwrotne są często niekompletne. Aby tego uniknąć, zespoły mogą korzystać z reguł i powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez kolejne etapy zatwierdzeń:

1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.
3. Recenzenci mogą dodawać komentarze do obrazów, korzystając z funkcji adnotowania. Każdy komentarz jest przekształcany w wykonalne podzadanie, a jego twórca może śledzić i uwzględniać informacje zwrotne w razie potrzeby.

5. Unikaj powielania pracy, śledząc te same zadanie w więcej niż jednym projekcie

Często tworzone treści są częścią większej kampanii lub ważnym elementem pracy innego zespołu. W Asanie zespoły mogą śledzić zadania znajdujące się w innych projektach i inicjatywach, unikając konieczności powielania pracy i nie marnując czasu na jej koordynacji.

Możesz dodać zadania do wielu projektów, aby uniknąć powielania pracy i konieczności zarządzania nią w różnych miejscach, a tym samym zaoszczędzić czas. To samo zadanie będzie widoczne we wszystkich projektach, do których zostanie dodane, łącznie z wszystkimi plikami i komentarzami, a poszczególni interesariusze będą mogli zobaczyć je w odpowiednim kontekście.

Wskazówki, jak raportować postępy prac związanych z tworzeniem kalendarza treści

Aby dowiedzieć się, jak tworzyć raporty do analizy procesu tworzenia treści, zacznij tutaj.

Dowiedz się, jak otrzymywać aktualizacje o publikowanych treściach i ich statusie tutaj.

Na bieżąco śledź postępy w tworzeniu treści, aby identyfikować czynniki blokujące i zagrożone zadania

Aby mieć pewność, że wszystkie treści ukażą się na czas, redaktorzy muszą również upewnić się, że prace są wykonywane zgodnie z harmonogramem. Używając pól niestandardowych możesz sortować projekty według kategorii takich jak etap treści, priorytet czy etap zatwierdzenia, aby aktywnie monitorować postępy prac nad treściami oraz priorytety.

1. Aby posortować projekt, kliknij ikonę filtrowania w prawym górnym rogu.
2. Wybierz pole niestandardowe, według którego chcesz go posortować.

Na przykład, jeśli zadanie utworzenia treści na bloga, którego data wykonania jest wyznaczona na jutro, jest oznaczone jako „nierozpoczęte”, możesz @wspomnieć osobę odpowiedzialną bezpośrednio z poziomu zadania, aby sprawdzić, czy musisz przesunąć termin. Podobnie, jeśli broszura o wysokim priorytecie nie została jeszcze zatwierdzona, nie ma potrzeby wpadać w panikę i wysyłać wszystkim wiadomości z pytaniem, czy możesz ją już wydrukować.

Zasoby dotyczące planowania i zarządzania kalendarzem treści

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci tworzą swoje kalendarze treści? Sprawdź te zasoby:

Zasoby	Link
Szablon kalendarza treści	Użyj szablonu
Samouczek wideo	Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Kurs na żądanie	Zarejestruj się w Akademii Asany
Studia przypadków	Zobacz, jak firmy Discovery Digital Studios, Autodesk i Hubspot zarządzają swoimi kalendarzami treści w Asanie
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności
Wskazówki dotyczące tworzenia kalendarza treści	Przeczytaj artykuł na blogu
Wskazówki dotyczące tworzenia kalendarza dla mediów społecznościowych	Przeczytaj artykuł na blogu

Planowanie kalendarza treści w arkuszach kalkulacyjnych i oddzielnych kalendarzach utrudnia śledzenie terminów, statusów treści i potrzebnych plików. Aby tego uniknąć, zespoły mogą planować, zarządzać i pracować nad treściami z poziomu jednego projektu, aby publikować je z większą łatwością.