Eisenbijhoud-matrixsjabloon

Bij het plannen van een project is het belangrijk om precies te begrijpen aan welke eisen je moet voldoen voordat je verder gaat. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je de technische specificaties of unieke gebruikerseisen begrijpt voordat je met de ontwikkeling begint. Om projecteisen overzichtelijk te houden kun je een eisenbijhoud-matrixsjabloon gebruiken.

Wat is een eisenbijhoud-matrixsjabloon?

Een eisenbijhoud-matrixsjabloon is een specifiek type eisendocument dat twee verschillende opties belicht en hun specificaties vergelijkt. Het gebruikt een "many-to-many"-relatie, wat betekent dat het verschillende factoren met elkaar vergelijkt binnen elke optie. Bijvoorbeeld, een grafiek die de specificaties van twee verschillende mobiele telefoons vergelijkt is een voorbeeld van een algemene eisenbijhoud-matrix. Dit komt omdat het verschillende specificaties vergelijkt, zoals levensduur van de batterij, kwaliteit van de camera, schermgrootte, en meer. Vaak gebruikt bij het testen van software, helpt een traceerbaarheidsmatrix om technische eisen en zakelijke eisen op een samenhangende manier te schetsen.  

Wat is een eisenbijhoud-matrixsjabloon?

Een eisenbijhoud-matrixsjabloon is een lege versie die je kunt gebruiken om snel een nieuwe eisenbijhoud-matrix te maken. Het wordt gebruikt om het projectplanningsproces te versnellen, zodat wanneer het tijd is om een eisenbijhoud-matrix te maken, je team gewoon snel de tabel kan invullen in plaats van een nieuwe vanaf nul te maken. 

Voordelen van het gebruik van een eisenbijhoud-matrix

Hoewel vaak specifiek gebruikt om technische specificaties bij de ontwikkeling van software onder de aandacht te brengen, zijn er vele andere use cases voor een eisenbijhoud-matrix. Hier lees je waarom je er een zou moeten gebruiken voor projectbeheer:

• Gemakkelijk te dupliceren: Als je een eisenbijhoud-matrixsjabloon hebt, hoef je niet telkens een geheel nieuwe matrix te maken als je een nieuwe eis moet schetsen. 

• Aanpasbaar: Het goede van het gebruik van een sjabloon is dat alle belangrijke onderdelen al voor je zijn opgenomen. Als je toch aanpassingen nodig hebt om aan je specifieke teamvereisten te voldoen, kun je de sjabloon gemakkelijk bewerken voor die individuele matrix.

• Creëert consistentie: Wanneer je je team voorziet van een sjabloon, dan wordt dat de basis voor processen in de toekomst. Het maken van een eisenbijhoud-matrixsjabloon helpt om consistentie te creëren voor elke matrix in de toekomst, omdat je team dan al bekend is met het hulpmiddel.

Wat is opgenomen in een eisenbijhoud-matrixsjabloon?

Hoewel eisenbijhoud-matrixen van team tot team kunnen verschillen, zijn er een paar algemene stukjes informatie die elke eisenbijhoud-matrix zou moeten hebben. 

• Naam en beschrijving van de eis: Dit is de uitvoerbare naam van een specifieke eis van het project, plus een korte beschrijving zodat de persoon die verantwoordelijk is voor de behandeling van de eis de context heeft die hij of zij nodig heeft.

• Eis-ID: Hoewel vaak specifiek gebruikt voor het testen van software, kan een eis-ID gebruikt worden om gelijksoortige, maar verschillende functionele eisen van elkaar te onderscheiden. Als dit het geval is, moet elke eis een uniek ID-nummer hebben, zodat het team er zo nodig gemakkelijk naar terug kan verwijzen. 

• Gebruikersverhaal: Dit is een snelle uitleg van een softwarefunctie, geschreven vanuit het gezichtspunt van de eindgebruiker. Het volgt meestal het de vorm: "Als [persona] wil ik [softwaredoel], zodat [gewenst resultaat]."

• Deliverable: Dit is het eindproduct dat een ontwikkelaar maakt dat in overeenstemming is met de details die zijn vastgelegd in de eisenbijhoud-matrix.

• Verantwoordelijke: Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het vervullen van een specifieke eis.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool ze gebruiken.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen