Agenda 1:1-vergadering

Om een goede manager te zijn, moet je een cultuur van vertrouwen in je Team koesteren. Maar om een cultuur te scheppen waarin teamleden zich op hun gemak voelen om open te zijn en hun gedachten te delen, heb je een veilige ruimte nodig die die gesprekken aanmoedigt. De beste manier om dit te doen is met 1:1-vergaderingen.

Wat is een 1:1-vergadering?

Een 1:1-vergadering is een privévergadering van twee teamleden - meestal tussen een manager en de medewerkers die direct aan hem of haar rapporteren - waar je werknemer je kan bijpraten over de status van een project, je op de hoogte kan brengen van professionele doelen, en eventuele feedback of vragen kan delen. 

Als je dat nog niet gedaan hebt, regel dan een regelmatig terugkerende 1:1-vergadering met elk van je direct ondergeschikten om te bespreken wat er de afgelopen week gebeurd is en wat er de komende week op het programma staat. Ideaal is het om deze ontmoetingen wekelijks of tweewekelijks te plannen, zodat je werknemers weten dat ze afgebakende tijd op je agenda hebben. 

Je besteedt zoveel tijd aan het vinden van geweldige mensen, dat het de moeite waard is hen te helpen uit te groeien tot het beste wat ze kunnen zijn.”

Wat is een 1:1-vergaderingssjabloon?

1:1-vergaderingen zijn van cruciaal belang, maar zonder een duidelijke structuur en agenda kunnen deze vergaderingen soms zinloos lijken. Om een productieve vergadering te organiseren en ervoor te zorgen dat jij en je direct ondergeschikte het meeste uit jullie tijd samen halen, heb je een ruimte nodig waar je vergaderingsagenda's kunt delen en actiepunten kunt vastleggen. 

Dat is waar een 1:1-vergaderingssjabloon van pas komt. Ons sjabloon maakt het je gemakkelijk om op te stellen en bij te houden wat jij en je werknemer vandaag willen bespreken, eventuele daaruit voortvloeiende actiepunten op te volgen, en de loopbaanontwikkeling of professionele doelen op langere termijn te bewaken. Daarna kun je dit sjabloon dupliceren om een speciale 1:1-ruimte voor elke direct ondergeschikte te creëren.

Met een 1:1-vergaderingssjabloon kun je: 

• Actiepunten met verantwoordelijken en vervaldatums bijhouden

• Carrièredoelen op lange termijn bijhouden

• Asynchrone feedback uitwisselen om je werknemer te helpen om sneller actie te ondernemen op werk

• Nieuwe werknemers snel een startpagina geven

• Je gesprekspunten plannen voor de vergadering

• Samenwerking stroomlijnen - vooral voor teams op afstand

• Eventuele vragen over de vergadering opvolgen

Tips om een 1:1-vergaderingsproject te gebruiken

Je 1:1-vergaderingssjabloon is nog maar het begin. Als je je sjabloon hebt bijgewerkt met de secties en categorieën die je wilt bespreken, dupliceer je het sjabloon voor elke direct ondergeschikte. 

Zo kun je je speciale 1:1-vergaderingsproject gebruiken: 

• Voeg er in de loop van de week onderwerpen aan toe - en moedig je werknemer aan om hetzelfde te doen. Dit kan je helpen om je 1:1-vergaderingsagenda van tevoren vast te stellen, zodat je niet vergeet om je topprioriteiten te bespreken.

• Houd tijdens de vergadering je project open, zodat je op schema kunt blijven en eventuele actiepunten kunt vastleggen. Laat je wekelijkse vergaderingen uitvoerbaar, belangrijk en nuttig aanvoelen, zowel voor jou als voor je direct ondergeschikten.

• Bouw een startpagina voor de vragen, doelen en workflows van je direct ondergeschikten. Je 1:1-vergadering moet een privéruimte zijn voor jou en je werknemer om in samen te werken. 

• Deel statusupdates en drempels in realtime en asynchroon. Dit kan je helpen om initiatieven van werknemers bij te houden zonder te micromanagen. Bekijk wat je werknemer de afgelopen week gedaan heeft om hem of haar te helpen begrijpen waar hij of zij kan verbeteren.

• Deel regelmatig constructieve feedback zodat er geen verrassingen zijn bij grotere beoordelingen. Zorg ervoor dat je werknemer genoeg feedback krijgt - zowel positieve als constructieve - zodat hij of zij in zijn of haar rol kan groeien en verbeteren.

• Gebruik je project om carrièredoelen op langere termijn bij te houden. Niet alleen is dit een manier om jou en je direct ondergeschikte eraan te herinneren wat de carrièredoelen zijn - het is ook een referentie voor als er functioneringsgesprekken komen.

• Bewaar referentie-informatie, documenten en doelen op één plaats. 

Wat neem je op in je 1:1-vergaderingssjabloon

Je 1:1-vergaderingssjabloon moet het volgende bevatten:

• Een sectie voor live discussieonderwerpen

• Een sectie voor asynchrone vragen

• Een manier om actiepunten vast te leggen

• Een manier om loopbaangroei op lange termijn bij te houden

• Een plaats om bronnen en referenties op te slaan

Hoewel je een statische takenlijst kunt maken in een tool zoals Google Docs of Microsoft Word, kun je met je 1:1-vergaderingssjabloon in een pojectbeheertool zoals Asana snel informatie vastleggen en bijhouden precies waar het werk gebeurt. 

Geïntegreerde functies

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Doelen. Doelen in Asana sluiten rechtstreeks aan op het werk dat je doet om ze te halen, waardoor het gemakkelijk is voor teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaker wel dan niet, leven onze doelen gescheiden van het werk dat we doen om ze te halen. Door je team- en bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat hen ondersteunt, krijgen teamleden in realtime inzichten en helderheid over hoe hun werk rechtstreeks bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Als gevolg daarvan kunnen Teamleden betere beslissingen nemen. Als het nodig is, kunnen ze de projecten identificeren die de strategie van het bedrijf ondersteunen en voorrang geven aan het werk dat meetbare resultaten oplevert. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. Werk is van nature cross-functional. Teams moeten effectief overheen verschillende afdelingen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzuild het. Asana maakt het gemakkelijk om taken overheen meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit zorgt niet alleen dat dubbel werk vermindert en de cross-team zichtbaarheid vergroot. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie waaraan werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en reacties om extra helderheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Loom. Met Loom-video's kun je persoonlijkheid, context en Helderheid toevoegen aan je Projectoverzicht. Je kunt gemakkelijk Loom-video's insluiten om je project uit te leggen, verwachtingen te scheppen en belangrijke mijlpalen te markeren. Een Loom-videoboodschap voegt nuance en context toe om je Team sneller op de hoogte te brengen van het project. En het beste is: je team kan de video's bekijken zonder hun Asana-workflow te verlaten.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana-integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams-gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

Veelgestelde vragen