1:1-vergaderingssjabloon

Om een goede manager te zijn, moet je een cultuur van vertrouwen in je team koesteren. Maar om een cultuur te scheppen waarin teamleden zich op hun gemak voelen om open te zijn en hun gedachten te delen, heb je een veilige ruimte nodig die die gesprekken aanmoedigt. De beste manier om dit te doen is met 1:1-vergaderingen.

Wat is een 1:1-vergadering?

Een 1:1-vergadering is een privévergadering van twee teamleden - meestal tussen een manager en de medewerkers die direct aan hem of haar rapporteren - waar je medewerker je kan bijpraten over de status van een project, je op de hoogte kan brengen van professionele doelen, en eventuele feedback of vragen kan delen. 

Als je dat nog niet gedaan hebt, regel dan een regelmatig terugkerende 1:1-vergadering met elk van je directe medewerkers om te bespreken wat er de afgelopen week gebeurd is en wat er de komende week op het programma staat. Ideaal is het om deze ontmoetingen wekelijks of tweewekelijks te plannen, zodat je medewerkers weten dat ze afgebakende tijd op je agenda hebben. 

Je besteedt zoveel tijd aan het vinden van geweldige mensen, dat het de moeite waard is hen te helpen uit te groeien tot het beste wat ze kunnen zijn.”

Wat is een 1:1-vergaderingssjabloon?

1:1-vergaderingen zijn van cruciaal belang, maar zonder een duidelijke structuur en agenda kunnen deze vergaderingen soms zinloos lijken. Om ervoor te zorgen dat jij en je medewerker het meeste uit jullie tijd samen halen, heb je een ruimte nodig waar je vergaderingsagenda's kunt delen en actiepunten kunt vastleggen. 

Dat is waar een 1:1-vergaderingssjabloon van pas komt. Ons sjabloon maakt het je gemakkelijk om op te stellen en bij te houden wat jij en je medewerker vandaag willen bespreken, eventuele daaruit voortvloeiende actiepunten op te volgen, en de loopbaanontwikkeling of professionele doelen op langere termijn te bewaken. Daarna kun je dit sjabloon dupliceren om een speciale 1:1-ruimte voor elke medewerker te creëren.

Met een 1:1-vergaderingssjabloon kun je: 

• Actiepunten met verantwoordelijken en vervaldatums bijhouden

• Carrièredoelen op lange termijn bijhouden

• Asynchrone feedback uitwisselen om je werknemer te helpen om sneller actie te ondernemen op werk

• Nieuwe medewerkers snel een thuisbasis geven

• Je gesprekspunten plannen voor de vergadering

• Samenwerking stroomlijnen - vooral voor teams op afstand

• Eventuele vragen over de vergadering opvolgen

Tips om een 1:1-vergaderingsproject te gebruiken

Je 1:1-vergaderingssjabloon is nog maar het begin. Als je je sjabloon hebt bijgewerkt met de rubrieken en categorieën die je wilt bespreken, dupliceer je het sjabloon voor elk direct rapport. 

Zo kun je je speciale 1:1-vergaderingsproject gebruiken: 

• Voeg er in de loop van de week onderwerpen aan toe - en moedig je werknemer aan om hetzelfde te doen. Dit kan je helpen om je 1:1-vergaderingsagenda van tevoren vast te stellen, zodat je niet vergeet om onderwerpen met hoge prioriteit te bespreken. 

• Houd tijdens de vergadering je project open, zodat je op schema kunt blijven en eventuele actiepunten kunt vastleggen. Laat je wekelijkse vergaderingen uitvoerbaar, belangrijk en nuttig aanvoelen, zowel voor jou als voor je directe medewerkers.

• Bouw een thuisbasis voor de vragen, doelen en werkwijzen van je medewerkerrapporten. Je 1:1-project moet een privéruimte zijn voor jou en je medewerker om in samen te werken. 

• Deel statusupdates en drempels in realtime en asynchroon. Dit kan je helpen om initiatieven van werknemers bij te houden zonder te micromanagen. Bekijk wat je medewerker de afgelopen week gedaan heeft om hem of haar te helpen begrijpen waar hij of zij kan verbeteren.

• Deel regelmatig constructieve feedback zodat er geen verrassingen zijn bij grotere beoordelingen. Zorg ervoor dat je werknemer genoeg feedback krijgt - zowel positieve als constructieve - zodat hij of zij in zijn of haar rol kan groeien en verbeteren.

• Gebruik je project om carrièredoelen op langere termijn bij te houden. Niet alleen is dit een manier om jou en je medewerker eraan te herinneren wat de carrièredoelen zijn - het is ook een referentie voor als er functioneringsgesprekken komen.

• Bewaar referentie-informatie, documenten en doelen op één plaats. 

Wat neem je op in je 1:1-vergaderingssjabloon

Je 1:1-vergaderingssjabloon moet het volgende bevatten:

• Een sectie voor live discussieonderwerpen

• Een sectie voor asynchrone vragen

• Een manier om actiepunten vast te leggen

• Een manier om loopbaangroei op lange termijn bij te houden

• Een plaats om bronnen en referenties op te slaan

Geïntegreerde functies

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat ze ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen nemen. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Loom. Met Loom-video's kan je persoonlijkheid, context en duidelijkheid toevoegen aan je projectoverzicht. Je kan gemakkelijk Loom-video's invoegen om je project uit te leggen, verwachtingen te scheppen en belangrijke mijlpalen te markeren. Een Loom-videoboodschap voegt nuance en context toe om je team sneller op de hoogte te brengen van het project. En het beste is: je team kan de video's bekijken zonder hun Asana-workflow te verlaten.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen