Voor ons is het wat ons verbonden houdt. Het geeft ons een duidelijk overzicht van wat er gebeurt en stelt ons in staat om te groeien en controle te hebben. Eén persoon doet nu 600 facturen versus 200–300 met 2–3 mensen voorheen. We hebben maar één medewerker nodig, en we kunnen het niet alleen beter doen, maar nu doen we ook veel meer.

Peter Cheok, Managing Director

Asana voor operations

Het coördineren van complexe diensten op schaal

Het operations-team van OneO2Plants coördineert complexe projecten met meerdere belanghebbenden, waaronder plantenhuurcontracten, onderhoudsschema's, landschapsinstallaties, groen voor evenementen en leveranciersbeheer voor zakelijke, horeca- en retailklanten in Singapore. Het team beheert terugkerende servicecontracten, projectgebaseerde installaties en inkoop bij meer dan 600 maandelijkse leveranciers, waaronder MKB-bedrijven en buitenlandse leveranciers. Hun werk heeft een directe impact op de klanttevredenheid, de servicekwaliteit en de bedrijfsmarges, met name voor spraakmakende betrokkenheid zoals het F1 Singapore Grand Prix-partnerschap.

Om de uitvoering te stroomlijnen en de coördinatie te verbeteren, centraliseerde OneO2Plants de activiteiten in Asana. Het team beheert nu gelijktijdige projecten, leveranciersworkflows en terugkerende dienstverlening op één plek, met een duidelijke verantwoordelijkheid en realtime zichtbaarheid op al het werk.

Gecentraliseerd projectmanagement verbetert de zichtbaarheid en coördinatie

• Cross-functional landschapsprojecten worden beheerd in Asana, van het eerste consult tot de installatie en het doorlopende onderhoud, waardoor een duidelijk, end-to-end overzicht van elke betrokkenheid ontstaat.

• Tijdlijnen, afhankelijkheden en deliverables zijn zichtbaar voor alle belanghebbenden, waardoor de coördinatie tussen teams wordt verbeterd

• Omdat al het werk op één plek wordt vastgelegd, dient Asana als een single source of truth voor de bedrijfsvoering, waardoor leiderschap de controle en zichtbaarheid kan behouden naarmate het bedrijf groeit. 

Gestructureerde intake vervangt ad hoc-coördinatie

• Asana-formulieren standaardiseren hoe aanvragen worden ingediend bij verschillende teams en leggen vooraf de juiste context vast, zodat het werk sneller en consistenter kan verlopen.

• Ingediende formulieren routeren automatisch taken naar de juiste eigenaars via op regels gebaseerde workflows, waardoor handmatige handoffs worden geëlimineerd.

• Alle documentatie bevindt zich op één plaats, waardoor het gemakkelijker is om aanvragen te valideren, te beoordelen en goed te keuren, zelfs als het volume toeneemt.

Capaciteit opschalen zonder personeel toe te voegen

• De toewijzing van personeel aan gelijktijdige projecten, onderhoudscontracten en installaties wordt centraal beheerd in Asana, wat realtime zichtbaarheid biedt om te plannen en aan te passen.

• Zichtbaarheid op portfolioniveau maakt het gemakkelijker om proactief te plannen rond seizoenspieken en ervoor te zorgen dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.

• Met al het werk vastgelegd en toegewezen in Asana, kunnen managers werkbelastingen opnieuw in evenwicht brengen, knelpunten vroegtijdig identificeren en de servicekwaliteit handhaven zonder reactief te hoeven werven.