Awin stapt over op een 4-daagse werkweek met Asana

Awin is 's werelds grootste provider van affiliate marketing. Het bedrijf, met hoofdkantoor in Berlijn, helpt adverteerders en uitgevers samen te werken om de verkoop te stimuleren. Diensten worden bijgehouden en betaald in het platform, waardoor interacties tussen beide partijen veilig blijven. Het bedrijfsmodel werkt zo goed dat Awin 15.200 internationale advertentieklanten heeft, meer dan 211.000 publicatiepartners en klanten in meer dan 180 landen. Het bedrijf heeft meer dan 1.100 werknemers en ongeveer 870 gebruiken momenteel Asana om hun werk te beheren. Dit is het verhaal van hoe dat tot stand kwam.

Awin is alleen maar populairder geworden sinds de oprichting 20 jaar geleden. Maar zelfs met deze staat van dienst was het team niet klaar voor de snelle versnelling die werd veroorzaakt door de COVID-19-pandemie. Projecten werden groter, complexer en hadden strakkere deadlines. Silo-afdelingen die afhankelijk waren van spreadsheets en e-mail voor samenwerking waren niet langer effectief. Dit model leende zich ook niet voor de visie die Awin had op zijn toekomst, een wereld waarin een vierdaagse werkweek haalbaar was. Met als doel processen te optimaliseren en werkmethoden aan te nemen die het mogelijk zouden maken om een 32-urige werkweek te testen, begon Awin de zoektocht naar een enkele werkbeheertool om in het hele bedrijf te gebruiken.

Op zoek naar het juiste platform om hun werk te beheren

Awin was geen onbekende in werkbeheertools. Verschillende afdelingen gebruikten verschillende tools om hun werk te beheren. Dit creëerde echter silo's en maakte samenwerking tussen afdelingen moeilijk. Wat Awin nodig had, was een platform dat de organisatie zou vereenvoudigen en integreren met systemen die al voor het bedrijf werkten, zoals Microsoft Teams en Jira. Op dit moment werd Asana al gebruikt door 30 werknemers in het marketingteam. Senior Marketing Manager, Alexandra Bietz, was een grote fan van het platform en pleitte voor het platform voor het hele bedrijf. Het kampioenschap van het marketingteam hielp Asana in een goede positie te brengen, maar het platform werd pas gekozen nadat andere tools waren getest en geëvalueerd.

Asana bleek de voorkeurskeuze vanwege de intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface en de volledige transparantie die het zou bieden in het werk in het hele bedrijf.

Asana testen met Black Friday-campagnes

Awin besloot dat de beste manier om Asana aan het hele bedrijf te introduceren, was om concrete voorbeelden van de efficiëntie ervan te laten zien. Het bedrijf testte het platform met zijn Duitse verkoopteam dat Asana exclusief gebruikte om campagnes te beheren in de aanloop naar Black Friday. Een enorme dag in de detailhandel, Black Friday-voorbereidingen omvatten veel communicatie, onderhandeling en coördinatie. Het verkoopteam behandelde dit alles effectief in Asana en leverde zeer positieve feedback over hun ervaring.

Tijdens de Black Friday-periode was het gebruikelijk dat 600 taken tegelijk werden verwerkt. Het was een enorm voordeel voor ons om binnen taken te kunnen communiceren en tegelijkertijd hun voortgang te kunnen bekijken.”

Met deze overwinning op zak introduceerde Awin Asana in het hele bedrijf. Het gebruiksgemak van Asana betekende dat het gemakkelijk werd overgenomen door de meeste werknemers. Meer technisch onderlegde werknemers begonnen onmiddellijk de automatiseringsfuncties van Asana te gebruiken, zoals regels en statusupdatefuncties. Degenen die het gebruik van Asana uitdagender vonden, begonnen met eenvoudige takenlijsten om te wennen aan een nieuwe manier van werken. Extra hulp werd geboden door het klantsuccesteam van Asana, dat mensen precies liet zien wat ze op het platform konden doen. Ongeacht de adoptieniveaus was er een enorme toename van de transparantie bij Awin, die onmiddellijk in het hele bedrijf werd gevoeld.

Nu is Felix Witte, hoofd bedrijfsontwikkeling en strategie bij Awin, een van de grootste voorstanders van Asana. Volgens Felix is geen enkel ander platform zo snel geïntroduceerd en geadopteerd als Asana. "Asana biedt veel kleine dingen die grote waarde toevoegen wanneer ze worden samengesteld", zegt Felix. Een van de favoriete dingen van Felix over Asana is dat vergadernotulen niet langer hoeven te worden opgenomen omdat werknemers hun taken ter plaatse krijgen toegewezen.

Tot nu toe is geen enkel ander platform zo snel geïntroduceerd en geadopteerd als Asana. In het begin moest ik wat overtuigingskracht gebruiken, maar tegenwoordig zijn mijn collega's nog grotere Asana-voorstanders dan ik.”

Verhoogde efficiëntie en een vierdaagse werkweek

De automatisering en efficiëntieverbeteringen van Asana maakten het voor Awin mogelijk om een vierdaagse werkweek te testen. Deze opwindende verandering maakte werknemers gemotiveerder om hun werk in het platform beter te structureren. Het resultaat is dat het werk meer gestroomlijnd is en middelen effectiever worden gebruikt.

Hier zijn een paar van de processen die zijn verbeterd met Asana:

• Wereldwijde marketingteams zijn niet langer in silo's en werken gemakkelijk met elkaar samen. Teams kunnen rapporteren buiten het lokale leiderschap, waardoor het eenvoudiger wordt om wereldwijde campagnes te coördineren en kennis te delen.

• Wereldwijde projecten met meerdere belanghebbenden zijn veel makkelijker te beheren. Awin Access is bijvoorbeeld een nieuw productaanbod voor kleinere online winkels. Bij de lancering van dit project waren verschillende internationale teams betrokken met honderden subtaken tussen hen. Asana maakte het beheren hiervan een fluitje van een cent.

• Nieuwe aanbiedingen van Awin en zijn partners worden eenvoudig gecommuniceerd in Asana. Het is niet nodig om e-mails over de hele wereld te sturen of ingewikkelde spreadsheets te gebruiken, omdat iedereen in Asana kan zien wat voor hem relevant is.

• Rapportage is nu geautomatiseerd en gestroomlijnd. Teams zoals de ontwikkelings- en strategieafdeling van Felix hoeven niet langer elke maand dezelfde gegevens voor rapporten op te sporen. Aanvragen zijn geautomatiseerd en gegevens stromen binnen zonder dat iemand een vinger hoeft uit te steken.

Over het algemeen is de toegenomen transparantie die Asana biedt een enorme overwinning voor Awin. Door projectplannen end-to-end te kunnen zien en te visualiseren welke taken van elkaar afhankelijk zijn, kunnen werknemers hun werk en middelen beter beheren. Het is nu gemakkelijker voor wereldwijde teams om te communiceren en de coördinatie tussen afdelingen is aanzienlijk verbeterd.

Het gebruikelijke verwarrende e-mail pingpong is niet langer nodig. Degenen die bij het project betrokken zijn, kunnen dingen bijhouden met Asana en ingewikkelde toewijzingen in spreadsheets zijn niet langer nodig.”

Vooruitblik op de toekomst

Awin is nu begonnen met het gebruik van Asana om doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) in kaart te brengen. Een project dat door Felix en zijn Team is ontwikkeld, het hele bedrijf kan nu zien hoe hun werk zich verhoudt tot grotere doelen. OKR's zijn een essentieel managementtool geworden en leiders bij Awin zullen blijven onderzoeken hoe ze deze kunnen gebruiken, en Asana in het algemeen, om teams in staat te stellen hun beste werk te doen.