Awin is sinds de oprichting 20 jaar geleden alleen maar populairder geworden. Maar zelfs met deze staat van dienst was het team niet klaar voor de snelle versnelling die werd veroorzaakt door de COVID-19-pandemie. Projecten werden groter, complexer en hadden strakkere deadlines. Afzonderlijke afdelingen die voor samenwerking afhankelijk waren van spreadsheets en e-mail, waren niet langer effectief. Dit model leende zich ook niet voor de visie die Awin had op zijn toekomst, een wereld waarin een vierdaagse werkweek haalbaar was. Met als doel processen te optimaliseren en werkmethoden toe te passen waarmee een 32-urige werkweek zou kunnen worden uitgeprobeerd, begon Awin te zoeken naar één Werkbeheertool om in het hele bedrijf te gebruiken.

Zoeken naar het juiste platform om hun werk te beheren

Awin was geen onbekende in Werkbeheertools. Verschillende afdelingen gebruikten verschillende tools om hun werk te beheren. Dit creëerde echter silo's en maakte samenwerking tussen afdelingen moeilijk. Wat Awin nodig had, was een platform dat de organisatie zou vereenvoudigen en zou integreren met systemen die al voor het bedrijf werkten, zoals Microsoft Teams en Jira. Op dat moment werd Asana al gebruikt door 30 werknemers in het marketingteam. Senior Marketing Manager, Alexandra Bietz, was een grote fan van het platform en pleitte voor het platform bij het hele bedrijf. De steun van het marketingteam hielp Asana in een goede positie te brengen, maar het platform werd pas gekozen nadat andere tools waren getest en geëvalueerd.

Asana bleek de voorkeurskeuze te zijn vanwege de intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface en de volledige transparantie die het zou bieden voor het werk in het hele bedrijf.

Asana testen met Black Friday-campagnes

Awin besloot dat de beste manier om Asana bij het hele bedrijf te introduceren was om concrete voorbeelden van de efficiëntie ervan te laten zien. Het bedrijf testte het platform met zijn Duitse verkoopteam, dat uitsluitend Asana gebruikte om campagnes in de aanloop naar Black Friday te beheren. De voorbereidingen voor Black Friday, een enorme dag in de detailhandel, omvatten veel communicatie, onderhandeling en coördinatie. Het verkoopteam heeft dit alles effectief afgehandeld in Asana en heeft zeer positieve feedback gegeven over hun ervaring.

Tijdens de Black Friday-periode was het gebruikelijk dat er 600 Taken tegelijk verwerkt werden. Het was voor ons een enorm voordeel om binnen Taken te kunnen communiceren en tegelijkertijd de voortgang ervan te kunnen bekijken.

Felix Witte, directeur bedrijfsontwikkeling en strategie, AWIN AG

Met deze overwinning op zak introduceerde Awin Asana in het hele bedrijf. Door het gebruiksgemak van Asana werd het gemakkelijk door de meeste werknemers geadopteerd. Werknemers die meer technisch onderlegd waren, begonnen meteen de automatiseringsfuncties van Asana te gebruiken, zoals regels en statusupdatefuncties. Degenen die het gebruik van Asana uitdagender vonden, begonnen met eenvoudige takenlijsten om te wennen aan een nieuwe manier van werken. Er werd extra hulp geboden door het klantsuccesteam van Asana, dat mensen precies liet zien wat ze op het platform konden doen. Ongeacht de acceptatieniveaus was er een enorme toename in transparantie bij Awin, die onmiddellijk in het hele bedrijf werd gevoeld.

Nu is Felix Witte, hoofd bedrijfsontwikkeling en -strategie bij Awin, een van de grootste voorstanders van Asana. Volgens Felix is geen enkel ander platform zo snel geïntroduceerd en geadopteerd als Asana. "Asana biedt veel kleine dingen die samen een grote waarde toevoegen", zegt Felix. Een van de favoriete dingen van Felix aan Asana is dat vergadernotulen niet langer hoeven te worden vastgelegd, omdat werknemers ter plaatse hun taken krijgen toegewezen.

Tot dusver is geen enkel ander platform zo snel geïntroduceerd en geadopteerd als Asana. In het begin moest ik wat overtuigingskracht gebruiken, maar vandaag zijn mijn collega's nog grotere Asana-voorstanders geworden dan ik.

Felix Witte, directeur bedrijfsontwikkeling en strategie, AWIN AG

Verhoogde efficiëntie en een vierdaagse werkweek

De automatisering en efficiëntieverbeteringen die Asana biedt, maakten het voor Awin mogelijk om een vierdaagse werkweek te testen. Deze opwindende verandering maakte werknemers gemotiveerder om hun werk in het platform beter te structureren. Het resultaat is dat het werk meer gestroomlijnd is en de middelen effectiever worden gebruikt.

Hier zijn een paar van de processen die zijn verbeterd met Asana:

• Wereldwijde marketingteams zijn niet langer gescheiden en werken gemakkelijk met elkaar samen. Teams kunnen rapporteren buiten het lokale leiderschap om, waardoor het eenvoudiger wordt om wereldwijde campagnes te coördineren en kennis te delen.

• Wereldwijde projecten met meerdere belanghebbenden zijn veel makkelijker te beheren. Awin Access is bijvoorbeeld een nieuw productaanbod voor kleinere online winkels. Bij de lancering van dit project waren verschillende internationale teams betrokken met honderden subtaken onderling. Asana maakte het beheren hiervan een fluitje van een cent.

• Nieuwe aanbiedingen van Awin en haar partners worden eenvoudig gecommuniceerd in Asana. Het is niet nodig om e-mails de hele wereld over te sturen of ingewikkelde spreadsheets te gebruiken, omdat iedereen in Asana kan zien wat voor hem of haar relevant is.

• Rapportage is nu geautomatiseerd en gestroomlijnd. Teams zoals de ontwikkelings- en strategieafdeling van Felix hoeven niet langer elke maand achter dezelfde gegevens aan te gaan voor rapporten. Aanvragen zijn geautomatiseerd en gegevens stromen binnen zonder dat iemand er extra werk voor hoeft te verrichten.

Over het algemeen is de verhoogde transparantie die Asana biedt een enorme winst voor Awin. Door projectplannen van begin tot eind te kunnen zien en te visualiseren welke taken van elkaar afhankelijk zijn, kunnen werknemers hun werk en middelen beter beheren. Het is nu gemakkelijker voor wereldwijde teams om te communiceren en de coördinatie tussen afdelingen is aanzienlijk verbeterd.

Het gebruikelijke verwarrende e-mailpingpong is niet langer nodig. Degenen die bij het project betrokken zijn, kunnen dingen bijhouden met Asana en ingewikkelde toewijzingen in spreadsheets zijn niet langer nodig.

Felix Witte, directeur bedrijfsontwikkeling en strategie, AWIN AG

Vooruitblik op de toekomst

Awin is nu begonnen met het gebruik van Asana om doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) in kaart te brengen. Een project dat door Felix en zijn team is gepioneerd: het hele bedrijf kan nu zien hoe hun werk zich verhoudt tot het bereiken van grotere doelen. OKR's zijn een essentiële managementtool geworden en leiders bij Awin zullen blijven onderzoeken hoe ze deze, en Asana in het algemeen, kunnen gebruiken om teams te blijven versterken om hun beste werk te leveren.