보조금 관리: 비영리 단체를 위한 가이드

비영리 단체의 리더라면 보조금 관리 프로세스가 얼마나 복잡한지 잘 알고 계실 것입니다. 적절한 보조금을 검색하고 보고서 작성 요건을 처리하고 애플리케이션을 제출하는 데까지 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 다행히도 프로세스를 간소화할 수 있는 방법이 있습니다. 

소프트웨어 툴의 도움을 받아 최종 승인까지 보조금 애플리케이션을 정리하고 우선순위를 지정할 수 있습니다. 프로세스가 마련되어 있으면 미션을 지원하는 의미 있는 워크플로를 만드는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 그만큼의 시간을 절약할 수 있다면 무엇을 할 수 있을지 상상할 수 있나요? 

이 글에서는 전체 보조금 관리 프로세스를 정의하고, 이를 구현하는 방법을 보여주고, 그 과정에서 도움이 될 수 있는 팁을 제공합니다.

보조금 관리란?

보조금 관리는 비영리 단체가 보조금 애플리케이션의 우선순위를 정하고 처리하여 보조금 제안을 관리할 수 있도록 지원하는 프로세스입니다. 

보조금 관리 시스템은 보조금 수명 주기 전체를 관리합니다. 여기에는 보조금 수여 후 최종 보조금 종료까지 보조금 수여, 보조금 추적, 보조금 애플리케이션 처리가 포함됩니다. 

이 시스템은 다음과 같은 세 가지 별개의 부분을 포함합니다.

• 보조금: 보조금은 연방 정부가 수여하는 자금 지원 기회로 구성됩니다. 

• 자금 조달: 비영리 단체는 자금 조달을 고려하려면 보조금 자격 요건을 충족해야 합니다. 

• 자격: 자격을 갖추기 위해 직원, 이해관계자, 보조금 보고서, 보조금 수익, 이전에 취득한 보조금 유형, 향후 자금 조달 목표에 대한 정보를 제공해야 할 수 있습니다.  

보조금 관리 프로세스의 상당 부분은 보조금 작성 과 관련된 것으로, 전담 팀원이 수집한 정보로 보조금 제안서를 작성하는 곳입니다.

보조금 제공자 vs 보조금 신청자

보조금 관리에는 보조금 제공자와 보조금 신청자라는 두 가지 주요 역할이 포함됩니다. 둘 다 전체 프로세스의 핵심입니다. 프로세스에 관련된 다른 역할에는 일반적으로 비즈니스에 직면하지는 않지만 보조금 기금을 수여하는 데 도움을 주는 보조금 제공자와 자금 제공자가 포함됩니다.

보조금 제공자는 역할과 책임에 따라 보조금 신청자와 다릅니다. 

• 보조금 제공자는 보조금을 만드는 일을 담당하는 사람입니다. 이 역할에는 전략적 목표 설정, 규정 평가, 보조금 수여 등 다양한 결과물이 포함됩니다. 보조금 제공자는 보조금 부서 내의 연방 기관에서 일합니다.

• 보조금 신청자는 보조금 기회를 찾는 사람으로, 현재 여러분이 처한 상황일 가능성이 높습니다. 여기에는 니즈를 파악하고, 내부 정보를 수집하고, 보조금을 작성하고 신청하는 것이 포함됩니다. 이는 501(c)(3) 또는 소규모 비즈니스와 같은 조직일 수 있습니다.

이 두 역할은 효과적인 보조금 관리 프로세스에서 중요한 역할을 하며, 성공적인 보조금 수명 주기의 원하는 결과를 달성하기 위해 종종 협력합니다. 다음은 비영리 단체 보조금 신청자를 위한 프로세스와 단계입니다.

보조금 관리 프로세스

보조금 수명 주기는 수여 전, 수여, 수여 후의 세 가지 별도의 단계로 구성됩니다. 각 단계는 초기 계획부터 최종 보조금 종료까지 처음부터 끝까지 보조금 프로세스가 원활하게 진행되도록 합니다. 

이 프로세스는 새로운 보조금 지원의 전반적인 성공에 필수적이며, 보조금 신청자가 보조금 제안을 효율적으로 신청할 수 있도록 정보를 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

보조금 제안을 시작하려면 다음 단계 체크리스트를 고려하세요.

1. 내부 정보 수집: 애플리케이션 프로세스를 위해 현금 흐름, 직원 규모, 자원봉사자에 대한 정보를 수집합니다. 

2. 보조금 기회 모색: 보조금 데이터베이스에서 새로운 기회에 대한 업데이트를 검색하고 자격 요건을 확인합니다. 

3. 관련 보조금 신청: 재정적 필요와 자금 지원 자격을 바탕으로 조직에 적합한 보조금을 찾으세요. 

4. 보조금 조달 실행: 보조금이 지급되면 자금을 사용하여 미션을 실행합니다. 

5. 보조금 제안서 종결: 언제 어디서나 접근할 수 있는 공유 공간에 필요한 정보를 저장합니다.

이러한 단계는 새로운 보조금 프로그램을 신청할 때마다 필요한 작업을 계획대로 진행하는 데 도움이 됩니다.

각 단계를 살펴보고 철저한 보조금 제안을 작성하기 위해 각 단계에서 수행해야 하는 단계를 설명합니다.

1. 보조금 수여 전 단계

지원금 수혜자 선정 전 단계에는 보조금 수혜자가 선정되기 전에 수행되는 모든 작업이 포함됩니다. 여기에는 계획, 내부 정보 수집, 보조금 기회 찾기, 마지막으로 보조금 신청이 포함됩니다. 

이 단계는 정보를 수집하여 보조금 제공자에게 배포하는 것이 목표이기 때문에 보조금 수명 주기의 전반적인 조직에 중요합니다. 명확한 실행 계획이 없으면 조직의 미션에 할애할 수 있는 시간을 잃을 수 있습니다. 

초기 보조금 수여 전 단계에는 세 가지 단계가 있습니다.

• 보조금 계획: 계획은 수익, 팀 규모, 자금 조달 요구 사항에 대한 내부 정보를 수집하는 것으로 구성됩니다. 이 정보를 수집한 후에는 비영리 단체 내의 격차에 맞는 보조금 기회를 모색할 수 있습니다. 이는 자금이 필요한 특정 목표 또는 시작하고자 하는 새로운 미션일 수 있습니다. 

• 보조금 기회: 기회를 찾으려면 먼저 첫 번째 단계에서 수집한 정보를 간단한 자격 요건으로 정리해야 합니다. 예를 들어, 자금 지원을 받으려면 특정 내부 작업 수용량과 전문성을 갖추어야 할 수 있습니다. 그런 다음 해당 국가의 보조금 데이터베이스를 사용하여 보조금을 검색할 수 있습니다. 또한 업무 관리 소프트웨어 를 사용하여 기회 파이프라인을 보다 간소화할 수도 있습니다. 

• 보조금 애플리케이션: 자격을 수집하고 필요에 맞는 보조금을 찾았다면 이제 신청할 차례입니다. 특정 기준을 갖춘 보조금에는 보조금 기회에 필요한 정보가 나열됩니다. 해당 정보를 사용하여 보조금 애플리케이션을 작성하고 적절한 담당자에게 보내세요. 

자금 지원을 신청하기 전에 스스로에게 물어볼 몇 가지 질문은 다음과 같습니다.

• 자금 조달 목표가 명확한가요?

• 수익 전망을 알고 있는가?

• 직원 중 자원봉사자는 몇 명인가요?

• 이 자금이 우리의 사명을 성공적으로 수행하는 데 도움이 될까요?

애플리케이션을 제출하면 보조금 수여 단계로 넘어가며, 보조금 수여 여부가 통보됩니다. 

2. 지원금 수여 단계

지원금 수여 단계는 지원금 제공자가 지원금을 받을 수혜자를 선택하는 단계입니다. 보조금 신청자에게 통지가 이뤄지며, 선택된 경우 보조금 약관에 대한 동의가 제공됩니다. 

여기에는 자원봉사 팀의 규모나 다양한 이니셔티브에 사용되는 보조금과 관련된 조건이 포함될 수 있습니다. 이러한 조건은 보조금의 유형과 지급되는 금액에 따라 달라집니다. 보조금 신청자와 자금 제공자 모두 계약서에 서명하면 보조금이 공식적으로 수여됩니다. 

보조금 수혜자로 선정되지 않은 경우, 보조금 프로세스는 이 단계에서 종료되며, 이후 평가를 위해 정보를 저장하는 보조금 종료 단계로 넘어갈 수 있습니다.

3. 보조금 수여 후 제안 프로세스

보조금이 수여되고 계약이 체결되면 보조금 실행에 착수할 차례입니다. 여기에는 자금을 받고 조직에 적용하는 것이 포함됩니다. 

두 번째 단계는 두 단계로 구성됩니다.

• 보조금 실행: 실행 단계에서 연방 정부로부터 자금을 지원받고 의도한 이니셔티브에 사용하기 시작합니다. 합의된 약관 및 서비스와 전반적인 프로젝트 성과를 준수하고 있음을 증명하는 정기 보고서를 보내야 할 수 있습니다. 

• 보조금 종료: 자금 조달을 구현한 후에는 보조금 프로젝트를 종료할 수 있습니다. 여기에는 향후 참조할 수 있도록 자금 사용 목적과 같은 자금 지원 금액에 대한 데이터를 저장하는 것이 포함됩니다. 이 시기는 비즈니스 목표를 되돌아보고 보조금이 유용했는지 고려해야 할 때이기도 합니다. 이렇게 하면 향후 보조금 제안에 도움이 될 수 있습니다. 

이 두 단계는 대부분의 비영리 단체에서 반복되는 주기인 보조금 프로세스를 실행하고 마무리하는 데 도움이 됩니다. 연방 정부로부터 자금을 지원받기 위해 모든 신규 보조금 애플리케이션에 대해 이 단계를 반복해야 합니다.

보조금을 효과적으로 관리하는 방법

단순히 보조금을 받는 것과 비영리 단체에 미치는 영향을 진정으로 극대화하는 것의 차이점은 무엇인가요? 연방 보조금, 비영리 보조금 또는 기타 양식의 자금 지원과 관련하여 효과적인 보조금 관리는 위탁된 재무 리소스의 영향을 극대화하는 핵심입니다. 아래에서는 신규 및 숙련된 보조금 관리자를 위해 보조금을 효율적으로 관리하기 위한 주요 단계를 살펴보겠습니다.

프로젝트 계획 개발

성공적인 보조금 관리는 상세한 프로젝트 계획에서 시작됩니다. 프로젝트의 목표, 목적, 일정, 예산, 주요 인력을 간략하게 설명해야 합니다. 이 계획은 프로젝트 실행을 위한 로드맵이자 실시간 진행 상태를 모니터링하고 필요한 조정을 위한 기준점이 됩니다.

명확하게 커뮤니케이션하기

보조금에는 종종 여러 이해관계자와 파트너십이 포함됩니다. 명확한 커뮤니케이션 채널과 프로토콜을 구축하면 관련된 모든 사람이 프로젝트 진행 상태, 과제, 변경 사항에 대해 알 수 있습니다.

이는 모든 당사자에게 정보를 제공하기 위해 정기적인 회의, 업데이트, 심지어 전용 웨비나를 설정하는 것을 의미합니다. 이러한 프로세스는 협업을 개선할 뿐만 아니라 모든 사람이 프로젝트의 목표와 진행 상황에 대해 동일한 이해를 가질 수 있도록 합니다.

엄격한 재무 관리 관행 구현

보조금이 적절하고 효율적으로 사용되도록 하려면 적절한 재무 보고가 필수적입니다. 여기에는 보조금 지출 및 조달을 추적하기 위한 별도의 회계 시스템을 설정하고, 정기적인 감사를 수행하고, 프로젝트 계획에 명시된 예산을 준수하는 것이 포함됩니다. 보조금과 관련된 모든 거래에 대한 자세한 기록과 영수증을 유지하는 것이 중요합니다.

성과 모니터링

목표를 향한 프로젝트의 진행 상태를 모니터링하는 것은 적시에 의사 결정을 내리고 개선하는 데 필수��입니다. 실시간 모니터링을 통해 보조금 관리자는 문제를 신속하게 해결하고 프로젝트를 일정대로 진행할 수 있습니다. 이러한 지속적인 감독은 프로젝트 마일스톤을 완료하고 보조금 계약을 준수하는 데 핵심적인 역할을 합니다.

보조금 요건 준수 보장

보조금 관리에서 규정 준수는 절대적으로 지켜져야 합니다. 연방 보조금의 복잡성부터 비영리 보조금의 특정 조건에 이르기까지 모든 보조금 요건을 이해하고 준수하는 것이 중요합니다. 여기에는 보고 일정, 재무 가이드라인 및 보조금 계약에 명시된 기타 규정을 준수하는 것이 포함됩니다. 규칙적인 규정 준수 확인과 직원 교육은 실수를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

감사 및 최종 보고 준비

감사 및 최종 보고는 보조금 수명 주기의 핵심 구성 요소입니다. 이를 준비하려면 모든 프로젝트 활동, 지출, 결과에 대한 상세하고 체계적인 기록을 유지해야 합니다. 이러한 평가를 준비하려면 프로젝트 활동, 지출, 결과에 대한 포괄적인 기록을 유지해야 합니다. 잘 준비된 보조금 관리자는 프로젝트의 성공과 보조금의 효과적인 사용을 입증할 준비가 되어 있어야 합니다.

지속 가능성과 영향에 집중하기

마지막으로, 효과적인 보조금 관리는 장기적인 지속 가능성과 영향을 고려하기 위해 즉각적인 프로젝트를 넘어섭니다. 이는 보조금 기간이 끝난 후 프로젝트의 이점이 어떻게 지속될지 계획하고 목표 인구 또는 문제에 미치는 영향을 측정하는 것을 의미합니다. 지속 가능성과 긍정적인 결과를 입증하면 파트너십을 강화하고 향후 보조금 기회를 지원할 수 있습니다.

보조금 애플리케이션 팁

보조금을 신청할 때 최대한 효율적이고 효과적으로 보조금을 신청할 수 있도록 몇 가지 팁을 활용할 수 있습니다. 

여기에는 적절한 속도로 진행할 수 있도록 보조금 캘린더를 만들고 프로세스를 간소화하기 위해 보조금 관리 솔루션을 구현하는 것이 포함됩니다. 이러한 모범 사례를 살펴보고 이를 보조금 제안 프로세스에 활용하는 방법을 설명합니다.

보조금 캘린더 생성

프로젝트 캘린더를 만드는 것은 보조금 제안 프로세스에서 팀 전체가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 하는 훌륭한 방법입니다. 또한 중복 작업을 방지하기 위해 신청한 보조금을 추적하고 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다.  

캘린더에는 다음 사항이 포함되어야 합니다. 

• 애플리케이션 창 마감일

• 내부 작업 타임라인

• 보조금 프로세스와 관련된 모든 반복 날짜 

캘린더를 최대한 활용하려면 팀이 캘린더에서 직접 협업할 수 있도록 커뮤니케이션 기능을 찾으세요. 작업을 조직의 목표와 연결할 수 있도록 타임라인 기능이 있는 툴을 사용하는 것이 좋습니다. 

수동 애플리케이션 프로세스 자동화

비즈니스 프로세스 자동화는 워크플로를 간소화하여 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있도록 해줍니다. 비영리 단체로서 더 많은 시간을 할애할수록 지역 사회에 더 많은 것을 환원할 수 있습니다. 

애플리케이션 프로세스를 간소화하고 수작업을 제거하려면 소프트웨어 자동화를 고려하세요. 프로세스를 자동화하면 마감일을 설정하고 변경하고, 적절한 팀원에게 업무를 인계하고, 교차 기능 가시성을 높일 수 있습니다. 

리소스 라이브러리 만들기

보조금을 신청하는 것은 시간이 많이 소모되는 작업이 될 수 있습니다. 보조금 제공자와 보조금 제공자에게 자격 증명을 제공하기 위해 다양한 문서를 수집해야 합니다. 정리된 템플릿 라이브러리를 만들면 필요할 때마다 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

리소스 라이브러리를 만들려면 매출, 현재 자금, 팀 규모와 같은 정보의 증거를 보여주는 관련 문서를 정리하세요. 그런 다음 모든 이해관계자가 어디에 있든 언제든지 액세스할 수 있는 공유 툴에 이러한 문서를 저장하세요. 

업무 관리 툴 구현

업무 관리 소프트웨어를 사용하면 보조금 제안 프로세스를 감독하고 간소화할 수 있습니다. 한 곳에서 보조금 프로그램을 관리하고, 워크플로를 즉시 설정하고, 가장 중요한 목표를 달성할 수 있습니다. 

업무 관리 소프트웨어 를 사용하면 단순 반복 작업을 줄이고 조직의 미션을 달성하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 다른 비영리 단체가 보조금 관리 소프트웨어를 어떻게 사용했는지에 대한 영감을 얻으려면 Asana로 더 많은 아이티 사람들의 삶을 개선하는 Hope for Haiti 에 대해 알아보세요.

보조금 관리 프로세스 간소화

비영리 단체가 변화를 만드는 데 필요한 자금을 받을 수 있도록 보조금 관리 프로세스를 구현하세요. 위의 팁을 따르면 다음 애플리케이션 프로세스가 원활하게 진행되어 보다 효율적인 보조금 애플리케이션 프로세스를 만들 수 있습니다. 

자체적인 보조금 관리 계획을 시작할 준비가 되셨나요? Asana가 비영리 단체가 보조금 관리를 간소화하여 더 많은 시간과 자원을 사명에 집중할 수 있도록 지원하는 방법을 알아보세요.