프로젝트 보고서 템플릿

“프로젝트의 진행 상태는 어떤가요?”

프로젝트 매니저라면 이러한 질문을 들어본 적이 있을 것입니다. 질문에 대답하려면 보고서 대시보드를 뒤지고, 수신함을 훑어보고, 팀원들에게 물어봐야 했을 것입니다. 하지만, 훨씬 더 간편한 단일 정보 소스에서 완료된 업무와 예정된 업무 그리고 프로젝트 목표를 달성하기까지 업무가 얼마나 남았는지를 빠르게 확인할 수 있다면 어떨까요?

이러한 단일 정보 소스는 바로 프로젝트 보고서 템플릿입니다.

프로젝트 보고서 템플릿이란?

프로젝트 보고서 템플릿은 주간 상태 보고서나 월간 진행 상태 보고서와 같은 프로젝트 보고서를 빠르게 생성할 수 있는 재사용 가능한 가이드입니다. 프로젝트 보고서 템플릿은 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 사용할 수 있는 틀이기 때문에 추적해야 하는 정보의 유형을 언제나 파악할 수 있습니다. 템플릿을 복사하고 필요한 정보를 입력한 다음 프로젝트를 시작하기만 하면 됩니다.

프로젝트 보고서는 단순히 이해관계자에게 업데이트되는 정보를 제공하기 위한 것만이 아닙니다. 업무를 계획대로 진행하고, 방해 요소에 대처하고, 업무를 일정에 맞춰 완료하기 위한 수단입니다. 프로젝트 보고서 템플릿을 사용하면 다음에 완료해야 하는 업무가 무엇인지와 프로젝트 목표 대비 진행 상황이 어떠한지 한눈에 파악할 수 있습니다.

디지털 프로젝트 보고서 템플릿의 이점

계획이 변경되지 않는 프로젝트란 없습니다. 우선순위와 타임라인은 흔히 변경되며, 팀이 결과물을 완료함에 따라 프로젝트 목표 달성에 가까워집니다. 디지털 프로젝트 보고서 템플릿을 사용하면 정적인 템플릿과는 달리 시간 경과에 따른 변경 사항을 포착할 수 있습니다. 디지털 프로젝트 보고서 템플릿은 실시간으로 업데이트되기 때문에 언제나 완료된 업무와 예정된 업무를 파악할 수 있습니다. 우선순위가 변경될 경우, 손쉽게 템플릿을 업데이트하여 이해관계자와 공유할 수 있습니다.

디지털 프로젝트 보고서 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 작업 완료 상태를 실시간으로 추적합니다.

• 이해관계자에게 프로젝트 상태에 대한 단일 정보 소스를 제공합니다.

• 프로젝트 목표 대비 진행 상황을 한눈에 파악합니다.

• 타임라인이나 우선순위가 변경되는 경우 템플릿을 쉽게 업데이트합니다.

• 목표, 주요 성과 지표(Key Performance Indicators, KPI), 프로젝트 결과물, 프로젝트 상태를 한 곳에서 추적합니다.

• 추가 작업 없이 맞춤 설정 가능한 대시보드로 보고서 템플릿을 시각화합니다.

• 작업을 배정하고 마감일을 설정하여 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확히 합니다.

• 관련 Google 문서, 스프레드시트, 이미지 등을 첨부합니다.

디지털 프로젝트 보고서 템플릿 구성 방법

기본적으로, 프로젝트 보고서 템플릿에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다.

• 각 프로젝트 목표의 현재 진행 상태

• 현재 우선순위가 높은 작업

• 진행 상태에 영향을 줄 수 있는 문제 또는 방해 요소

• 완료된 작업 또는 프로젝트 마일스톤

템플릿을 구성하려면 다음의 각 정보를 포함할 섹션을 만듭니다.

목표 대비 진행 상태

이 섹션에서는 프로젝트 목표, 프로젝트 목표를 측정하는 데 사용할 KPI, 현재 목표 대비 진행 상태를 기록할 공간이 필요합니다.

이러한 정보를 추적하려면 다음과 같은 열을 만듭니다.

• 목표: ‘홈페이지 트래픽 늘리기’와 같이 달성하고자 하는 포괄적인 목표입니다.

• KPI: 목표 대비 진행 상태를 추적하기 위한 지표입니다. 예를 들어, 사이트 방문자를 추적하여 홈 페이지 트래픽을 측정할 수 있습니다.

• 현재 성과: ‘사이트 방문자 120만 명’과 같이 선택한 KPI의 현재 측정값입니다.

• 원하는 성과: ‘사이트 방문자 200만 명’과 같이 프로젝트 목표를 달성하기 위해 요구되는 선택한 KPI의 원하는 측정값입니다.

• 마감일: 각 목표의 예상 타임라인입니다.

• 담당자: 각 목표의 모니터링 및 달성을 책임지는 사람입니다.

현재 우선순위가 높은 작업

다음 작업이 무엇인지 파악할 수 있으면 예정된 업무의 진행에 차질을 줄 수도 있는 방해 요소를 미리 제거하는 데 도움이 됩니다. 또한, 우선순위가 높은 작업의 개요를 확인하면 프로젝트가 시간이 지남에 따라 어떻게 진행되는지 파악할 수 있습니다. 이 섹션은 프로젝트의 구체적인 필요에 따라 다른 양상을 띨 수 있습니다. 예를 들어, 주간 상태 보고서 템플릿을 생성하려는 경우, 이 섹션에는 이번 주 팀의 할 일 목록에 있는 작업을 포함할 수 있습니다.

완료된 작업 또는 마일스톤

이 섹션에서는 지금까지 달성한 것을 확인할 수 있습니다. 각 결과물의 완성 대비 구체적인 진행 상태를 나타내고 다음에 예정된 작업에 대비할 수 있습니다. 또한, 프로젝트의 특정 필요에 따라 이 섹션을 맞춤 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 지난주에 완료한 작업 또는 전체 프로젝트에서 완료된 모든 마일스톤의 목록을 나타내도록 설정할 수 있습니다.

문제 또는 방해 요소

마지막으로, 예정된 업무에 지장을 줄 수 있는 방해 요소나 병목 상태를 기록하는 섹션을 만듭니다. 이렇게 하면 더 큰 문제로 이어지기 전에 미리 문제를 해결할 수 있습니다. 또는, 특정 결과물이 예상보다 더 오래 걸리는 이유를 이해관계자에게 설명할 수 있습니다.

유용한 기능 및 앱

프로젝트 보고서 템플릿을 최대한 활용할 수 있도록 다음과 같은 기능과 앱 연동을 사용해 보세요.

포함된 기능

• 보고서: Asana의 보고서 기능을 통해 프로젝트 데이터를 시각적 차트와 이해하기 쉬운 그래프로 표시할 수 있습니다. 업무가 수행되는 곳에서 보고서를 작성하여 중복되는 업무를 줄이고 불필요하게 여러 앱을 전환하는 수고를 덜 수 있습니다. 또한 팀의 모든 업무가 이미 Asana에 있기 때문에 모든 프로젝트나 팀에서 데이터를 가져와 어떤 일이 진행되고 있는지 한 곳에서 정확하게 파악할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

FAQ