팀을 성공으로 이끌 프로젝트 캘린더를 만들고 관리하는 방법

혹시 업무 중에 마치 혼돈이 지배하는 황량한 무법지대에 남겨진 듯한 기분이 들 때가 있으신가요? 이런 상황에서는 업무가 제각각 진행되어 조율되지 않고, 프로젝트가 유기적으로 진행되지 않으며, 마감일을 빈번하게 넘기는 등의 징후가 있습니다. 팀의 업무량이 제대로 파악되지 않아 의사소통이 어려워지고 이로 인해 업무 중복이 발생하기도 합니다. 다행히 프로젝트 캘린더를 사용하면 이러한 문제의 많은 부분을 해결할 수 있습니다.

우선 이런 문제를 혼자만 겪고 있는 건 아니니 안심하세요. 2019년 Pulse of the Profession 설문 조사의 데이터에 따르면 조직들은 성과 부진으로 인해 작년 프로젝트에 투자한 금액의 거의 12%를 낭비한 것으로 나타났습니다. 하지만 프로젝트 관리를 통해 다시금 기초를 탄탄히 다지고 혼돈을 질서로 바꿀 수 있습니다.

더 나아가 프로젝트 캘린더를 도입하면 업무상의 혼돈에서 벗어날 수 있습니다. 프로젝트 관리 프로세스의 중요한 부분인 프로젝트 캘린더는 시간과 리소스의 낭비를 줄여줍니다. 통합 관리의 목적이 콘텐츠 라인업, 이벤트 로드맵이나 제품 출시 등 어떤 것이든 간에 프로젝트의 진행 상태와 다음에 무엇을 해야 하는지 안다면 마을 보안관처럼 혼란스러운 업무에 질서를 세울 수 있을 것입니다.

프로젝트 캘린더란?

프로젝트 캘린더는 업무의 모든 구성 요소를 팀 전체가 액세스할 수 있는 일원화된 장소에 한데 모아 정리합니다. 전체적인 프로젝트 일정을 한눈에 볼 수 있어 여러 작업의 마감일을 파악할 수 있습니다. 또한 참여자 개개인이 자신의 핵심 프로젝트에 관련된 업무를 사전에 계획하고 조직할 수 있습니다. 잘 만들어진 프로젝트 계획 캘린더가 있으면 진행 상태를 계속 숙지할 수 있고 오늘 할 일, 다음 주, 그리고 그다음에 할 일까지 정확히 알 수 있습니다. 또한 팀도 캘린더에 액세스할 수 있으므로 모두가 지금 무엇을 완료해야 하며 예정된 업무는 무엇인지 간편하게 확인할 수 있습니다.

프로젝트 캘린더의 유형

프로젝트 캘린더라 하면 맨 먼저 어떤 것을 떠올리나요? 캘린더와 비슷한 형식의 Excel 스프레드시트나 Google Calendar와 같은 캘린더 관리 시스템인가요? 아니면 기존의 캘린더 형식과는 다른 프로젝트 관리 툴의 캘린더인가요?

프로젝트 캘린더를 만드는 방식은 다양하며, 팀에 잘 맞는 시스템을 찾는 것은 공식적인 직함과 관계없이 프로젝트 매니저의 일 중 하나입니다. 프로젝트 캘린더를 만드는 주된 방법 세 가지와 그 장단점을 간단히 소개합니다.

Excel에서 프로젝트 캘린더를 만드는 방법의 장단점

프로젝트 캘린더를 만드는 가장 전통적인 방법은 아마 Excel을 이용하는 방법일 것입니다. 이러한 스프레드시트 스타일의 프로젝트 캘린더는 Excel의 행과 열을 수정하여 전통적인 월간 캘린더 형식을 갖추게 됩니다.

장점:

• 이미 이러한 툴을 이용해 본 적이 있으므로 사용 방법을 잘 알고 있습니다.

• Excel에 프로젝트 캘린더 템플릿이 포함되어 있으므로 맨 처음부터 일일이 만들 필요가 없습니다.

• 프로젝트 캘린더에 추가할 정보량에 따라 셀을 확장하거나 축소할 수 있습니다.

단점:

• Excel은 프로젝트 캘린더 전용으로 만들어지지 않았기 때문에 실행 가능한 업무를 포착하고 추적하기가 어려울 수 있습니다.

• 팀이 액세스해야 하는 세부 정보, 파일, 기타 추가 업무를 포함하기 어렵습니다.

• Excel에 프로젝트 캘린더를 한번 만들어 놓으면 형식을 바꾸거나 수정하기 어려울 수 있습니다.

Google Calendar에서 프로젝트 캘린더를 만드는 방법의 장단점

프로젝트 캘린더를 만드는 다른 방법은 Google Calendar와 같은 팀용 캘린더 관리 시스템을 사용하는 것입니다. 이러한 유형의 프로젝트 캘린더에서는 캘린더 이벤트를 사용하여 예정된 업무를 표시합니다.

장점:

• 이미 이러한 툴을 이용해 본 적이 있으므로 사용 방법을 잘 알고 있습니다.

• 대부분의 캘린더 관리 시스템은 한 번에 여러 개의 캘린더를 표시할 수 있는 기능이 있어 개인용 캘린더와 회사의 업무 이벤트용 캘린더를 동시에 볼 수 있습니다.

• 캘린더 이벤트에는 보통 제목과 설명을 기재할 수 있으므로 이벤트 제목란에 작업 제목을 기재하고 이벤트 설명란에 추가적인 배경 정보를 덧붙일 수 있습니다.

단점:

• Google Calendar와 같은 캘린더 관리 시스템은 작업이나 결과물이 아닌 이벤트를 표시하기 위해 고안되었습니다.

• 하루에 여러 개의 작업 ‘이벤트’가 있으면 금세 관리하기가 어려워집니다.

• 미팅용으로 사용하는 툴을 예정된 작업을 확인하는 용도로 동시에 쓰다 보면 어수선하고 정돈되지 않은 느낌이 듭니다.

프로젝트 캘린더용으로 프로젝트 관리 툴을 사용하는 방법의 장단점

프로젝트 관리 툴에 내장된 강력한 기능은 중요한 프로젝트를 조율하고 실행하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리 툴에는 캘린더, 칸반 보드, 타임라인과 같이 프로젝트를 시각화할 수 있는 수단이 여러 가지 있습니다.

장점:

• 프로젝트 관리 툴은 프로젝트 내의 모든 작업을 전체적으로 확인할 수 있는 수단을 제공하며, 각 작업을 클릭하여 세부 정보, 배경 정보, 관련된 첨부 파일 역시 편리하게 확인할 수 있습니다.

• 프로젝트 캘린더를 자주 사용하는 비즈니스 툴과 손쉽게 연동할 수 있어 업무에 필요한 모든 파일과 배경 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리 툴에서는 같은 프로젝트 정보를 프로젝트 캘린더, 칸반 보드, 할 일 목록, 타임라인과 같이 여러 보기로 전환하여 표시할 수 있습니다. 따라서 이해관계자가 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 업무를 시각화할 수 있습니다.

단점:

• 팀이 프로젝트 관리 툴에 익숙하지 않을 수 있습니다.

• 다른 부서의 이해관계자가 프로젝트 캘린더를 보려면 해당 툴을 이용해야 합니다.

프로젝트 캘린더를 만드는 방법

이제 시작하겠습니다! 프로젝트 계획 캘린더를 만들려면 프로젝트 관리 툴을 사용할 것을 추천합니다. 프로젝트 관리 툴에는 다음과 같이 유용한 여러 가지 기능이 있습니다.

• 손쉽게 작업 생성 및 이동

• 마감일 조정

• 작업 소유자 배정

• 자료 공유

• 커뮤니케이션 촉진 및 간소화

• 한 곳에서 팀의 모든 업무를 확인

• 캘린더, 간트 차트, 칸반 보드 등 여러 보기 방식 전환

• 마감일 준수

• 연동 기능 활용

그럼 캘린더를 실제로 만들어보겠습니다. 캘린더를 만드는 구체적인 순서는 다음과 같습니다.

1. 단계를 구상합니다. 프로젝트를 완수하기 위해 처음부터 끝까지 필요한 업무를 결정하고 업무에 종속 관계가 있는지 확인하세요. 이 단계에서는 아직 타이밍에 관해 생각하지 않아도 됩니다.

2. 시작일과 마감일을 설정합니다. 이제 취해야 할 단계를 전체적으로 조망하고 단계별로 현실적인 날짜를 설정합니다.

3. 이해관계자를 식별합니다. 각 단계를 적절한 팀원에게 배정하여 책임 소재를 명확히 합니다.

4. 필요에 맞게 조정니다. 프로젝트 캘린더는 계속 업데이트되는 살아있는 문서입니다. 캘린더를 자주 확인하여 프로젝트 계획이 바뀌는 경우 그에 맞게 업무 일정을 변경하세요.

프로젝트 캘린더를 만들었다면 이해관계자와 공유하세요. 모든 구성원이 일별, 주별, 월별로 예정된 작업을 파악하고 조율할 수 있습니다. 팀원이 프로젝트 캘린더를 매일 사용하여 진행 상태를 전달하고 문서를 공유할 수 있도록 장려하세요.

프로젝트 캘린더 관리를 위한 10가지 팁

모든 비즈니스 툴과 마찬가지로 프로젝트 캘린더 사용에도 모범 사례가 있습니다. 프로젝트 캘린더를 더 효과적으로 관리하기 위한 몇 가지 팁을 알려드립니다.

1. 너무 복잡하게 만들지 않는 것이 좋습니다. 명확하게 만들고 소유자, 마감일, 프로젝트 세부 정보, 참고 자료 등과 같은 세부 정보를 추가하세요.

2. 색상 코드를 사용하여 보기 쉽게 만드세요.

3. 필요에 따라 작업을 복제하세요. 반복되는 작업이나 작업 유형이 많다면 매번 처음부터 다시 만들기보다 이를 활용하여 작업이나 요건을 복제하세요.

4. 팀의 업무량을 균형 있게 유지하세요. 과다한 업무에 시달리거나 시간에 여유가 있는 구성원이 있는지 확인하여 필요에 따라 프로젝트 캘린더를 조정하세요.

5. 주기적으로 추적하고 모니터링하세요. 프로젝트 캘린더를 살펴보고 예정된 날짜에 완성하지 못한 결과물이 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다.

6. 진행 상황에 맞게 조정하세요. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 일정을 끌어다 놓아 간편하게 날짜를 변경할 수 있습니다.

7. 프로젝트 타임라인을 생성하여 프로젝트에 속한 각 개별 작업이나 업무 단계의 소요 기간을 표시하세요.

8. 프로젝트 마일스톤을 설정하세요. 진행 상태를 측정하고 성과를 공유할 수 있습니다.

9. 이해관계자와 캘린더를 공유하세요. 이해관계자 모두 프로젝트 캘린더를 참고하면 프로젝트 상태와 관련한 많은 질문에 일일이 답할 필요가 없습니다.

10. 프로젝트 캘린더 템플릿을 생성하면 나중에 다른 업무에 활용할 수 있습니다.

프로젝트 캘린더의 3가지 예시

프로젝트 캘린더는 어떤 프로젝트에도 알맞게끔 무한대로 변경하여 활용할 수 있습니다. 이러한 유연성은 커다란 장점이지만, 재사용할 수도 있다는 점 역시 매력적입니다. 반복되는 프로젝트가 있다면 재사용할 수 있는 캘린더 템플릿을 만들어놓아 시간을 아낄 수 있습니다.

프로젝트 캘린더의 몇 가지 예시를 소개합니다.

1. 편집 캘린더

편집 캘린더를 사용하면 모든 콘텐츠를 한 곳에서 관리하고 중요한 날짜와 마감일을 시각적인 방식으로 표시하여 콘텐츠 제작을 계획대로 진행할 수 있습니다. 작업과 마감일을 쉽게 확인할 수 있으며, 작가, 편집자, 디자이너, 발행인 등 여러 이해관계자에게 작업을 배정하고 각 기사에 목표 발행일을 지정할 수 있으므로 다음에 발행되는 콘텐츠가 무엇이며 언제 발행되는지 알 수 있습니다. 이 템플릿을 활용하여 콘텐츠 계획을 모두 마스터하세요.

2. 마케팅 프로젝트 계획

예정된 이벤트나 캠페인 론칭 등 마케팅 프로젝트 캘린더는 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 필수입니다. 마케팅 전문가는 프로젝트 캘린더로 효과적으로 프로젝트를 관리하여 커뮤니케이션을 일원화하고, 협업하고, 반복 가능한 프로세스를 생성할 수 있습니다. 날짜와 소유자, 이니셔티브 유형(예: PR, 소셜 미디어 등)을 비롯한 마케팅 계획을 구상하세요. 마케팅 업계는 끊임없는 변화가 일상인 곳입니다. 따라서 빠르게 마감일을 변경하고 날짜를 조정하여 마케팅 계획을 최신 상태로 유지해야 합니다. 템플릿을 사용하여 마케팅팀 전체에 명확성을 확립하고 책임을 확실하게 하세요.

3. 제품 로드맵

프로젝트 캘린더라는 일원화된 장소에서 제품 로드맵을 생성하고 업데이트하세요. 이로써 한 곳에서 여러 제품 라인을 추적하면서 타임라인과 전략에 관해 커뮤니케이션할 수 있습니다. 또한, 로드맵을 공유하여 피드백과 승인을 받을 수도 있습니다. 이 프로젝트 캘린더 템플릿을 사용하여 비즈니스와 제품의 우선순위를 항상 명확히 파악하세요.

일상 업무를 간편하게

도구를 자신에게 맞게 최대한 활용하세요. 프로젝트 캘린더는 일상 업무를 더 수월하고 효율적으로 할 수 있게 해주는 간단한 툴입니다. Redshift by Autodesk가 편집 콘텐츠를 관리하고 Asana의 프로젝트 캘린더를 사용한 덕분에 3년 연속 연간 성장률 30%를 달성한 스토리를 확인해 보세요.