미팅 안건
Asana에서 미팅 안건을 생성하는 방법
미팅 유형에 상관없이 미팅 안건 프로젝트를 생성할 수 있지만, 반복되는 팀 미팅이나 일대일 미팅 안건 프로젝트를 먼저 생성하는 것이 좋습니다. 그런 다음, 필요에 따라 미팅 안건 프로젝트를 만드세요. 미팅 안건을 생성하는 여러 가지 방법이 있습니다. 이 가이드에서 소개하는 방법에 따라 빠르게 시작하세요.
- Asana의 미팅 안건 템플릿으로 시작하여 팀의 필요에 맞게 설정합니다.
- 또는 현재 미팅을 계획하기 위해 사용하고 있는 기존 스프레드시트를 가져옵니다.
Asana를 무료로 사용하거나, 미팅 안건을 처음부터 직접 만들기를 선호하거나, Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 확인하고 싶은 경우, Asana 사용법 동영상 튜토리얼을 시청하세요:
Asana로 계획할 수 있는 미팅 예시
Asana에서 어떤 미팅이든 계획할 수 있지만, 미팅 계획하기를 처음 시작할 때 도움이 되는 예시 몇 가지를 소개합니다.
미팅 준비 및 계획하기 팁
1. 논의 주제와 안건 항목을 작업으로 추가하세요
논의하거나 다루어야 할 필요가 있는 주제를 떠올리면, 안건 항목을 프로젝트에 작업으로 추가하세요. 안건만을 위해 신규 작업을 생성할 수 있습니다. 또는 다른 프로젝트에서 기존 작업을 추가할 수 있습니다. 작업은 여러 프로젝트에 있을 수 있으므로, 작업을 복사하지 않아도 됩니다. 해당 주제를 다루고 나면 안건 프로젝트에서 작업을 제거할 수 있습니다.
미팅 안건에 누가 참여할 수 있는지에 대한 팀 대화에 대해 합의하세요. 예를 들어, 모든 사용자가 안건을 추가하도록 하거나, 미팅 리더가 계획을 수립하도록 할 수 있습니다.
2. 미팅 전에 논의 항목을 검토하고 우선순위를 지정하세요
섹션을 생성하여 (보드 프로젝트인 경우 열을 생성하여) 안건 항목을 정리하세요. 안건, 후속 조치, 예정, 메모 등으로 카테고리를 생성할 수 있습니다.
미팅 전에 작업을 끌어다 놓아서 올바른 순서로 정리하여 안건 주제를 검토하고 우선순위를 지정하세요.
3. 미팅 전에 파일이나 중요한 배경 정보를 공유하세요
미팅 안건 프로젝트는 미팅에 참석하기 전에 참석자가 필요한 리소스와 배경 정보를 손쉽게 찾아볼 수 있도록 해줍니다. 예를 들어, 팀원이 미리 정보를 읽도록 하려면, 필요한 배경 정보나 파일을 첨부하여 작업을 생성하세요. 그런 다음 참석자가 미팅 전에 준비 후 참여할 수 있도록 마감일을 지정하여 작업 복사본을 배정하세요.
미팅 진행하기 팁
1. Zoom과 Asana를 연동하세요
Zoom에서 더 간편하게 일정을 예약하고 미팅을 더 생산적으로 만들어 보세요. Zoom + Asana 연동을 사용하면 Asana 작업에서 Zoom 미팅을 생성하거나 링크를 삽입할 수 있습니다. 미팅이 끝나면 작업에 대화록과 녹화(녹음)본이 첨부되어 손쉽게 공유하고 참조할 수 있습니다.
2. 미팅 중 모든 사람이 볼 수 있도록 안건을 시각화하세요
팀원이 모두 같은 주제에 집중하지 않으면 미팅이 계획에서 벗어날 수 있습니다. Asana에서 미팅 중에 화면상에 안건을 표시하거나, 팀원들의 모바일 앱에 안건을 표시하도록 하세요. 이렇게 하면 팀원들이 어디에서 참석하든지 모두가 미팅 중에 같은 내용 볼 수 있도록 합니다.
3. 책임 향상을 위해 실행 항목과 후속 조치를 추적하세요
미팅에 참석 후 참석자들은 무언가를 하겠다고 자원한 후 어떤 것에 동의했는지 기억하지 못하기도 합니다. 대신에, 팀원이 미팅 중에 나왔던 실행 항목에 대한 작업을 생성하고 이 작업을 배정할 수 있습니다. 작업 설명에 세부 정보를 포함하면 미팅이 마무리된 후 배경 정보와 이유에 대해 더 명확하게 이해할 수 있습니다.
4. 미팅 메모를 더 쉽게 배포하세요
미팅 메모에 대해 따로따로 후속 조치를 하지 않고, 안건 내에 '메모' 작업을 생성하고 참석자나 미참석자를 작업 팔로워로 추가하여 요약 내용을 볼 수 있도록 하세요. Asana 작업에 연결된 Zoom 미팅은 미팅이 종료되면 녹화(녹음)본과 미팅 대화록이 작업에 자동으로 첨부됩니다.
참석자에게 메모 작성 업무를 균등하게 분배하여 모두가 적극적으로 참여하도록 하고 같은 사람이 계속 업무를 맡지 않도록 하세요.
5. 단순한 상태 업데이트보다 아이디어와 전략을 논의하세요
Asana를 사용하면 전반적으로 일어나는 일과 업무의 상태를 더 잘 파악할 수 있기 때문에 미팅을 진행하는 빈도가 줄어들거나 더 영향력 있는 논의를 하게 될 것입니다. 단순히 체크리스트의 '할 일, 수행 중, 수행 완료'를 확인하는 것이 아니라, 방해 요소, 문제점, 결과를 더 잘 확인할 수 있습니다.
안건을 계획하고 미팅을 이끌기 위한 리소스
| 리소스 | 링크 |
|---|---|
| 동영상 튜토리얼 | Asana 사용법 동영상 시청 |
| 미팅 안건 템플릿 | 템플릿 사용하기 |
| 주문형 과정 | Asana 아카데미 등록하기 |
