킥오프 미팅 템플릿

프로젝트를 시작할 때 모두가 동일한 이해를 바탕으로 시작하길 원할 것입니다. 프로젝트 킥오프 미팅을 사용하면 업무가 시작되기 전에 팀 전체가 주요 사항을 조율하고 동의하는 데 도움이 됩니다. 킥오프 미팅은 프로젝트의 라이프 사이클에서 필수적인 부분이지만 안건을 생성하고, 메모를 공유하고, 발표자를 조율하는 일 등과 같이 진행되는 수많은 요소를 고려해야 하므로 성공적으로 킥오프 미팅을 진행하는 일은 까다로울 수 있습니다.

그러나 프로젝트 킥오프가 골치 아픈 일이어야 할 필요는 없습니다. 킥오프 미팅 템플릿을 사용하면 미리 정의된 일련의 단계를 따르고 수월하게 미팅을 조율할 수 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅 템플릿이란?

프로젝트 킥오프 미팅 템플릿은 프로젝트 킥오프 미팅을 성공적으로 진행하는 데 필요한 모든 단계를 계획한 템플릿으로, 재사용 가능한 가이드입니다. 템플릿이 있으면 중요한 단계를 놓치거나 핵심 정보를 빠뜨릴 염려를 하지 않아도 됩니다. 대신 템플릿을 복제하기만 하면 새로운 프로젝트 킥오프를 할 때마다 청사진으로 사용할 수 있습니다.

또한 팀장은 킥오프 미팅 템플릿을 사용하여 팀 전체를 위해 프로젝트 킥오프 프로세스를 표준화할 수 있습니다. 템플릿으로 프로세스를 표준화하면 새로운 킥오프마다 모두가 동일한 프로세스를 따르고 이해관계자가 필요한 정보를 항상 확보할 수 있습니다.

디지털 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿의 이점

프로젝트 킥오프 미팅 준비에는 많은 변경 사항이 수반됩니다. 디지털 템플릿을 사용하면 이해관계자와 조율하면서 실시간으로 모든 것을 추적할 수 있으며, 미팅 당일에 대비하여 만반의 준비를 할 수 있습니다. 미팅을 계획하고, 안건을 공유하고, 실행 과제를 배정하고, 미팅 메모를 기록하는 등 모든 일을 한 곳에서 할 수 있습니다. 이렇게 하면 추가적인 업무를 할 필요가 없으며 이해관계자는 필요한 모든 정보를 한 곳에서 찾을 수 있습니다.

디지털 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 팀 전체의 프로젝트 킥오프 프로세스를 표준화할 수 있습니다.

• 한 곳에서 킥오프 미팅을 계획하고, 실행하고, 후속 조치를 할 수 있습니다.

• 추가적인 업무를 하지 않고 미팅에서의 역할과 안건 항목을 공유할 수 있습니다.

• 각각의 논의 주제에 담당자를 배정할 수 있으므로 누가 어떤 업무를 담당하며 참석자가 미팅을 어떻게 준비해야 하는지 명확하게 알 수 있습니다.

• 우선순위가 변경되는 경우 미팅 안건 항목을 쉽게 업데이트할 수 있습니다.

• 각 작업에 배경 정보, 문서, 프레젠테이션, 이미지 또는 동영상을 추가할 수 있습니다.

• 발표자에게 마감일이 지정된 명확한 작업을 배정하여 발표자가 준비된 상태로 미팅에 참석할 수 있습니다.

디지털 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿을 생성하는 방법

디지털 템플릿에는 킥오프 미팅을 성공적으로 진행하는 데 필요한 모든 세부 사항과 단계를 포함해야 합니다. 일반적으로 다음 세 가지 유형의 정보가 포함됩니다.

• 안건 항목: 논의할 주제 및 미팅 진행 시간.

• 미팅에서의 역할: 미팅을 진행하는 동안 누가 무엇을 담당하는지에 관한 정보(예: 발표, 미팅 메모 기록과 같은 역할)

• 관리 작업: 미팅을 원활하게 진행하기 위해 미팅 전후에 해야 할 일. 여기에는 미팅 안건 작성 및 공유하기, 실행 과제 배정하기, 프레젠테이션 슬라이드 공유하기 등과 같은 작업이 포함될 수 있습니다.

먼저, 이 세 가지 유형을 위한 별도의 섹션을 만듭니다. 킥오프 미팅이 이상적으로 잘 진행됐을 때를 머릿속으로 그려보고 이를 바탕으로 각 섹션에 정보를 입력합니다. 모든 킥오프 미팅에 포함해야 하는 표준 안건 주제는 무엇인가요? 이해관계자가 최신 정보를 파악할 수 있도록 미팅 전, 미팅 중, 미팅 후에 완료해야 하는 단계는 무엇인가요? 미팅 중에 이해관계자는 어떤 역할을 해야 하나요? 각각의 특정 프로젝트에 대해 언제나 작업을 추가하거나 조정할 수 있다는 점을 기억하세요.

향후 미팅이 원활하게 진행될 수 있도록 각 팀원이 미팅 중에 수행하는 역할을 표준화할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 코디네이터는 메모를 기록하는 역할을 담당하고, 프로젝트 매니저는 기본적으로 미팅 진행자 역할을 담당할 수 있습니다. 이렇게 하면 새로운 프로젝트가 시작될 때마다 누가 무엇을 해야 하는지 결정하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

포함된 기능

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

추천 앱

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅 템플릿을 사용하는 방법

템플릿을 생성하고 나면 사용하는 것은 간단합니다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿을 복제합니다.

2. 특정 프로젝트의 필요에 따라 논의 주제, 관리 작업, 미팅에서의 역할을 추가하거나 삭제합니다. 

3. 작업을 배정하고 마감일을 설정합니다.

4. 디지털 템플릿 내에서 이해관계자와 직접 협업합니다. 안건 항목을 공유하고, 관련 문서를 첨부하고, 후속 실행 과제를 배정하는 등 많은 작업을 합니다.

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