회의록 템플릿

다가오는 한 주를 생각해 보세요. 얼마나 많은 미팅에 참석할 예정인가요? 참석해야 하는 미팅 중 얼마나 많은 미팅을 기대하고 계시나요? 가장 중요한 것은, 예정된 미팅 중 실제로 생산적이거나 일상 업무에 관련된 미팅은 얼마나 되나요? 

많은 사람이 불필요하고 비생산적인 미팅으로 인해 부담을 느끼고 있습니다. 실제로 2022년 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 근로자들은 매주 불필요한 미팅으로 인해 평균 3시간가량을 소모하는 것으로 나타났습니다. 

그렇다면 어떻게 비효율적이고 상당한 시간이 소요되는 미팅을 생산적이고 실행 가능하게 전환할 수 있을까요? 한 가지 방법은 회의록 템플릿을 사용하는 것입니다. 

회의록이란?

회의록이란 미팅 안건, 논의 주제, 결과를 문서화하는 데 사용되는 공식적인 기록 형식입니다. 회의록이란 명칭에도 불구하고 회의록의 목표는 미팅 시간이 아니라 중요한 의사 결정과 그에 따른 실행 과제를 추적하는 것입니다. 

비공식적이고 정해진 구조가 없는 미팅 메모는 회의록과 명칭과 기능이 유사하지만, 차이점이 있습니다. 또한 두 가지 모두를 사용하지 않아도 됩니다. 일반적으로 더욱 공식적인 미팅(예: 회사 또는 팀 차원의 업데이트 미팅)에는 자세한 회의록을 사용하고 반복되는 1:1 미팅과 같이 보다 격식 없는 환경에서는 미팅 메모를 기록할 수 있습니다. 그러나 엄밀히 말하면 이는 미팅 참석자가 정할 수 있습니다. 회의록의 구조를 선호한다면 형식을 조정하여 대부분의 미팅 유형에 적용할 수 있습니다. 

표준 회의록 템플릿에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 미팅 날짜 및 시간

• 참석자와 부재자를 포함한 미팅 참석자

• 중요한 논의 요점 

• 미팅에서 내린 의사 결정

• 미팅 결과에 따른 실행 과제 및 후속 단계

• 다음 미팅 날짜 및 시간 

회의록 템플릿이란?

회의록 템플릿은 조직 전체에서 회의록을 쉽게 정리하고 추적하며 공유하기 위해 사용되는 재사용할 수 있는 리소스입니다. 공식 회의록 템플릿은 회의 구조를 정하고 팀 전체에 가시성을 제공하여 미팅 메모를 손쉽게 작성할 수 있도록 합니다. 회의록 템플릿을 사용하면 ‘미팅 대신 이메일로 논의 가능한’ 미팅이 아니라 프로젝트를 계속 진행하는 데 도움이 되는 미팅이라는 자신감을 가질 수 있습니다. 

회의록 템플릿의 이점

만약 미팅이 시간을 낭비한다고 느낀다면 아마 실제로 미팅이 효율적이지 않기 때문일 수 있습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 근로자들은 연간 129시간을 불필요한 미팅에 소모하고 있습니다. 게다가 이는 미팅이 시작된 후의 시간을 의미합니다. 즉, 이러한 통계에는 미팅 일정을 예약하고, 안건 초안을 작성하고, 모든 참석자에게 정보를 제공하는 등 일을 위한 일에 걸리는 시간은 고려되지 않습니다. 

회의록 템플릿을 생성하면 미팅 계획 수립과 준비 과정을 위한 사전 작업을 줄일 수 있습니다. 메모 용지와 메모 템플릿부터 문서와 스프레드시트에 이르기까지 회의록을 기록할 수 있는 다양한 방법이 있습니다. 그러나 프로젝트 관리 툴을 사용하면 회의록을 템플릿화하여 이를 여러 팀과 회의에 복제하여 사용할 수 있으므로 가장 큰 이점을 얻을 수 있습니다. 

또한 디지털 회의록 템플릿은 항상 최신 상태를 유지할 수 있으며, 오래된 버전이 없습니다. 또한 팀 전체가 디지털 회의록 템플릿에 더 쉽게 액세스할 수 있고 수동으로 후속 조치를 할 필요가 없으므로 미팅 준비와 메모 기록과 같은 단순 반복 작업을 더욱 줄일 수 있습니다. 

이 외에도 디지털 회의록 템플릿의 이점은 다음과 같습니다.

• 한 곳에 모든 미팅 안건과 메모를 기록할 수 있습니다

• 모든 팀원이 쉽게 액세스할 수 있는 곳에 회의록을 저장할 수 있습니다

• 모든 미팅에 참석하기 어려울 수 있는 이해관계자에게 가시성을 제공할 수 있습니다

• 실행 과제를 작업으로 전환하고 관련 팀원을 태그하여 책임을 명확하게 할 수 있습니다 

• 중요한 의사 결정을 문서화하여 이전 회의록에 신속하게 액세스해서 참고할 수 있습니다 

• 미팅 결과 진행되는 업무의 진행 상태를 추적하여 업무가 누락되는 일을 방지할 수 있습니다

회의록 템플릿 사용법

디지털 회의록 템플릿은 쉽게 생성하여 사용할 수 있습니다. 시작하려면 다음 섹션을 포함하여 기본 템플릿을 생성해 보세요. 

• 기본적인 미팅 정보: 프로젝트 또는 팀 이름, 미팅 목적, 미팅 날짜, 미팅 참석자, 기타 계획/구성 관련 정보 

• 안건 항목: 논의할 미팅 주제, 각 논의를 이끄는 사람, 주제에 할당된 시간

• 실행 과제: 작업, 소유자, 마감일을 포함하여 미팅에서 결정된 모든 주요 사항 및 실행 과제 

• 다음 미팅 관련 정보: 다음 미팅의 시간 및 날짜를 포함하여 미팅과 관련된 정보

여기에서 템플릿을 사용할 미팅 유형에 따라 템플릿을 조정할 수 있습니다. 미팅을 진행하는 동안 다루었던 논의 주제를 확인하고 ‘실행 과제’ 섹션에 실행에 기반한 의사 결정을 추가하세요. 그런 다음 미팅이 끝난 후 소유자에게 이러한 작업을 배정하고 논의했던 모든 사항을 실행하세요.

포함된 기능

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

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