組織計画の 4 つの課題とその解決策
組織全体を動員するのは簡単なことではありません。 多くの場合、プロセスには多くの関係者やワークフローが関与しています。また、チームはそれぞれ独自のツールやコラボレーション手法を使用して個別に作業しています。 その結果、ビジネス計画を実行しようとすると、巨大なタンカー船を操縦するように感じられるかもしれません。
しかし、これを打開する方法はあります。 組織の計画における一般的な課題を 4 つ詳しく解説します。それぞれに適した解決策を身につけて、 そうすることで、無駄な作業や混乱を防げます。 むしろ、変化するビジネスニーズに対応するために方向転換をする際にも、すべてのチームの足並みを揃えることができます。
企業のプロジェクトマネジメントを変革する 3 つの方法
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1. 部署間で計画を調整するのが難しい
現代の従業員がコラボレーションに費やす時間は、12 年前から50% も増加していますが、企業は依然として計画の達成に苦労しています。 実際、組織の48%は、従業員のコラボレーションがこれまで以上に増えているにもかかわらず、戦略目標の少なくとも半分を達成できていません。
The Work Innovation Lab の調査によると、その主な原因はコラボレーション過多です。ステータス更新や会議への参加、メールやメッセージへの返信といった作業に、必要以上の時間がかかり、その負担は増加するばかりです。 コラボレーション過多は、リーダーがコラボレーションを重視しすぎて、多ければ多いほど良いと考えている場合に発生します。 その結果、チームが事前に定義されたフレームワークや働き方を用いて自律的に働けるようにするコーディネーションの重要性を見落としてしまいます。
組織計画には多くの調整が必要です。 チームが会議を開いて計画について話し合っても、構造化されたプロセスがなければ何も起こりません。 したがって、Business 全体で戦略的な計画を実行するのが難しい場合は、構造を整理する方法を探す必要があります。 次の方法を参考にしてみてください。
解決策
事前に計画プロセスを作成する。 会議の開催、予算のリクエスト、承認リクエストの取り付け、チーム間での計画の共有といった主要なステップを含め、リーダーが毎年、年次計画の策定時に計画を作成し、共有するためのステップバイステップガイドを作成します。 事前にプロセスを定義しておくことで、チームは計画の策定時に重要なステップを見落とすことなく、すべての項目を確認できます。
目標を中心に組織をまとめる。 どのプロジェクトを優先するか、チームのリソースをどのように割り当てるかなど、従業員が意思決定を行う際に重要な道しるべとなるのが目標です。 目標を明確に伝えることで、リーダーシップチームは、従業員を正しい方向に導くために多くの時間と工数を費やす必要がなくなります。 全員が、ビジネスにとって何が重要で、何に注力すべきかを理解しています。 多くの企業では、これを達成するために目標と主要な結果 (OKR)を使用しています。 OKR は、「[主要な結果] に基づき測定される [目標] を達成する」というシンプルかつ柔軟な形式で表されます。
調整を一元化する。 チームが仕事をこなすためにさまざまなツールやプロセスを使用している場合、計画はさらに複雑になります。 関係者はタイムラインや依存関係を調整する必要があるだけでなく、情報の共有や検索に余分な時間を費やす必要があります。 代わりに、すべてのチームの仕事を 1 つのコラボレーションプラットフォームにまとめましょう。 これにより、すべての部門が 1 か所でコミュニケーションを取り、計画を確認し、仕事を管理できるため、計画プロセスが簡素化されます。
導入事例: Asana の目標
2. 変化するビジネスニーズに対応するために、十分な速さで方向転換できない
Business は未知数だらけです。 金融市場が変化するタイミングや、競合他社が戦略を変更するタイミング、その他の予期せぬリスクが計画を脅かすタイミングを予測することは困難です。 組織の計画を立てる上で重要なのは、予期せぬ事態が発生したときに方向転換できることです。 しかし、企業の 60%が過去 10 年間で適応性がより重要になったと考えている一方で、自社は変化にうまく対応できていると答えた従業員はわずか 43% にとどまっています。
しかし、これを打開する方法はあります。 ビジネス戦略を転換するのは簡単ではありませんが、以下の戦略を活用すれば、チームはスムーズかつ迅速に変化するビジネスニーズに対応できます。
解決策
事前に定義された受け付けプロセスと変更リクエストプロセスを作成します。 年次計画は 1 年に 1 回しか実施されません。 その間に新しいリクエストやイニシアチブが発生するため、既存の目標に照らし合わせて新しいアイデアを評価し、優先順位を付けるためのプロセスが必要です。 受け付けプロセスを標準化することで、企業は年間を通じて柔軟に対応し、調整を行うことができます。 新しいリクエストごとに次のステップと担当者を明確にすることで、チームはより迅速に行動し、より良い意思決定を行うことができます。
明確な意思決定プロセスを作成する。 変化が起こったとき、誰かが今後の方向性を決める必要があります。 誰が、いつ、どのように意思決定を行うべきかを前もって計画し、プロセスを作成しておきましょう。 たとえば、RAPID® フレームワークでは、重要な意思決定について 5 つの重要な役割を定めており、これらの役割は、「推進」「承認」「実行」「インプット」「決定」です。 重要な意思決定を行う際は、共通のフレームワークを使用することをおすすめします。そうすることで、全員が同じステップを踏み、質の高い決断を下せるようになります。
柔軟なプロジェクトとプロセスを構築する。 変化するビジネスニーズに対応するには、柔軟性が不可欠です。 静的な文書やコミュニケーションツールを使って計画を立てるのではなく、単一のコラボレーションプラットフォームに統合しましょう。 そうすれば、アプローチを変更する必要が生じた場合でも、組織全体のプロセスを簡単に更新し、コミュニケーションを取れます。 たとえば、代理店を使ってクリエイティブ制作を強化する必要があるとします。 クリエイティブ制作プロセスがすでに 1 つのワークマネジメントプラットフォームに組み込まれている場合は、会社全体の引き継ぎ、オートメーション、オーナーをすばやく更新できます。
3. 目標のパフォーマンスを追跡するための信頼できるデータがない
Business の目標を順調子に進めるには、優れたデータが不可欠です。 そうでなければ、リソースの割り当てを変更したり、戦略を途中で調整したりする必要があるかどうかを判断することは不可能です。 信頼性の高い分析データが重要であるにもかかわらず、80% 以上の企業が意思決定に古いデータを使用しています。 Dimensional Research の調査によると、10 社中 9 社近くが、賢明な経営判断を下すためにリアルタイムのインサイトをレガシーシステムから取得できていないと答えています。
リアルタイムのデータが不足していると、会社の戦略がリスクにさらされます。 しかし、これらの戦術を活用すれば、より堅牢な分析データを収集し、より良い意思決定をより迅速に行うことができます。
解決策
目標と仕事の管理を一元化する。 目標の進捗状況を把握するには、どのタスクやマイルストーンが完了し、どれが期限を過ぎていて、どれが近づいているのかを知る必要があります。 チームが仕事をさまざまな場所で管理している場合 (または仕事を管理していない場合) には、これを行うことはほぼ不可能です。 ワークマネジメントプラットフォームを使用すれば、すべてのタスク、マイルストーン、依存関係、期日を 1 か所で把握できるため、レポートを簡単に作成し、進捗状況を分析できます。
分析ツールを連携する。 The Work Innovation Lab の調査によると、すべての従業員が同じワークマネジメントソフトウェアを使用して進捗状況を報告および追跡している場合、生産性が非常に高いと感じる可能性が 60% 高くなります。 さまざまな分析ツールを行き来するのではなく、SalesforceやTableauなどのアプリと連携するワークマネジメントプラットフォームを選択しましょう。 そうすることで、複数の強力な分析プラットフォームのメリットをフル活用しつつ、データを 1 か所にまとめられます。
4. 複数のチームにリソースを割り当てるのが難しい
どのような計画でも、スムーズに進めるためにはリソースが必要です。 しかし、チームが取り組んでいる仕事の全体像を把握できなければ、ビジネスにおいて最も重要なイニシアチブにリソースを割り当て、仕事を順調に進めることは困難です。 可視性の重要性にもかかわらず、ProSymmetry のレポートによると、回答者の 41% が利用可能なリソースの可視性に苦労していることがわかっています。
可視性の欠如は、チームが各プログラムでメンバーが何にいつ取り組んでいるのかを正確に文書化していない場合に発生します。 その代わりに、マネージャーやリーダーとのコミュニケーションを繰り返して、リソースの可用性を判断しますが、これは決して正確な方法ではありません。 その結果、チームの現在のキャパシティを把握することはもちろん、今後のイニシアチブで利用可能なリソースを正確に予測することが困難になります。 これは大きな問題です。調査によると、リソース管理の低迷の最大の原因は、適切な予測とキャパシティ計画の欠如であることがわかっています。
リソース管理に苦労している場合は、以下の戦略を活用して、組織全体のリソースの全体像を把握し、最も重要な取り組みに適切な人員を配置できるようにしましょう。
解決策
仕事にかかる時間を追跡しましょう。 これは、正確なリソース計画を作成するために不可欠です。 タイムトラッキング機能やアプリを使用して、新しいウェブ機能の構築や提案書の作成など、さまざまな種類の作業に必要な時間を記録��ます。 そのデータをもとに、実際のタイムラインと組織計画における当初の見積もりを比較し、必要に応じてリソースを調整できます。
チームの仕事量をモニタリングする。 リソースを効果的に割り当てるには、チームが現在、そして今後、何に取り組んでいるのかを一目で確認できる必要があります。 各メンバーの担当業務や、今後の新しいプロジェクトを文書化するためのシステムを作成しましょう。 ワークマネジメントソフトウェアは、このような場面でその真価を発揮します。 すべての作業が 1 か所で文書化されるため、ワークマネジメントプラットフォームを使用すると、チームの人員配置と、Business 全体で利用可能なリソースを完全に把握できます。 その結果、仕事量のバランスをすばやく調整し、最もインパクトの大きな仕事を優先できるようになります。
組織計画プロセスを合理化する
組織計画は、必ずしも難しいものではあ��ません。 Asana を使って仕事の状況を完全に可視化し、適切な意思決定をすばやく行う方法をご紹介します。
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