無駄な作業を完全に排除: 組織計画における 4 つの課題とその解決策

組織全体を動かすのは簡単ではありません。 プロセスには多くの場合、さまざまなステークホルダーやワークフローが関与しますが、チームはそれぞれ独自のツールやコラボレーション方法を使って孤立して作業しています。 その結果、ビジネス計画を実行しようとすると、巨大なタンカー船を方向転換させるような、遅く、ぎこちなく、非効率的な作業に感じられることがあります。 

しかし、これを打開する方法はあります。 組織の計画立案においてよくある 4 つの課題を詳しく見ていき、それぞれの課題に対する適切な解決策を身につけましょう。 つまり、無駄な作業や混乱がなくなるということです。 代わりに、変化するビジネスニーズに対応するために方向転換する場合でも、すべてのチームの足並みを揃えることができます。 

企業のプロジェクトマネジメントを変革する 3 つの方法

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1. 複数の部署にまたがる計画を調整するのが難しい

現代の従業員がコラボレーションに費やす時間は、12 年前から50% も増加していますが、企業は依然として計画の達成に苦労しています。 実際、従業員がこれまで以上にコラボレーションしているにもかかわらず、全組織の48%が戦略目標の少なくとも半分を達成できていません。 

The Work Innovation Lab の調査によると、その主な原因はコラボレーション過多です。ステータス更新や会議への参加、メールやメッセージへの返信といった作業に、必要以上の時間がかかっています。 コラボレーション過多は、リーダーがコラボレーションを重視しすぎて、コラボレーション頻度が高いほどメリットが大きいと思い込むことで発生します。 その結果、コーディネーションの重要性が見過ごされます。コーディネーションを行うことで、チームは事前に定義されたフレームワークや働き方を用いて、自律的に業務を進められます。 

組織計画には、多くのコーディネーションが必要です。 チームはいくら集まって計画について話し合っても、構造化されたプロセスがなければ何も実現しません。 ですから、ビジネス全体で戦略計画を実行するのが難しいと感じているなら、より構造化されたプロセスを構築する方法を探しましょう。 次の方法を参考にしてみてください。 

解決策

• あらかじめ定義された計画プロセスを作成する。 毎年行う年間計画の策定において、リーダーが計画を作成し、共有するための詳細な手順を定めます。これには、会議、予算のリクエスト、承認の取り付け、チーム全体への計画の周知といった重要なステップが含まれます。 事前に定義されたプロセスがあれば、チームは計画の段階で重要なステップを見落とすことなく、すべての項目を確認できます。 

• 目標を中心に仕事を整理する。 目標は、どのプロジェクトを優先すべきか、チームのリソースをどのように割り当てるかなど、従業員が意思決定を行う際の道しるべとなります。 目標を明確に伝えることで、リーダーシップチームは従業員を正しい方向に導くために多大な時間と工数を費やす必要がなくなります。 代わりに、全員がビジネスにとって何が重要で、何に注力すべきかを把握できます。 多くの企業が、目標と主要な結果 (OKR)を用いてこれを実現しています。 OKR は、「(目標) を (主要な結果) によって測定する」というシンプルながら柔軟性のある形式に従います。 

• 調整作業を一元化する。 チームが異なるツールやプロセスを使って仕事をこなしている場合、計画はさらに複雑になります。 関係者はタイムラインや依存関係を調整するだけでなく、情報の共有や探しにも余分な時間を費やす必要があります。これは、遅延やコミュニケーションの行き違いを引き起こす原因となります。 代わりに、すべてのチームの仕事を 1 つのコラボレーションプラットフォームにまとめましょう。 これにより、すべての部門が 1 か所でコミュニケーションを取り、計画を確認し、仕事を管理できるようになるため、計画プロセスが簡素化されます。 

2. ビジネスにおけるニーズの変化に十分な速さで対応できない

ビジネスには未知のことがたくさんあります。 金融市場がいつ変化するか、競合他社がいつ戦略を変更するか、またはその他の予期せぬリスクがいつ計画を頓挫させるか、予測することは困難です。 組織計画において重要なのは、予期せぬ事態が発生したときに方向転換できることです。 しかし、過去 10 年間で適応力がより重要になったと考える企業は 60% に上るものの、自社が変化への対応に長けていると回答した従業員はわずか 43% にとどまります。 

幸いなことに、これを打開する方法はあります。 ビジネス戦略を転換するのは難しいことですが、ここでご紹介する戦略を活用すれば、チームは変化するビジネスニーズにスムーズかつ迅速に対応できます。 

解決策

• リクエストの受け付けと変更リクエストのプロセスを事前に作成しておきます。 年間計画は年に 1 回しか行われません。 その間に新しいリクエストやイニシアチブが生まれるため、既存の目標に照らし合わせてそれらの新しいアイデアを評価し、優先順位を付けるプロセスを導入する必要があります。 標準化された受け付けプロセスを構築することで、会社は年間を通して柔軟に対応し、調整を行えるようになります。 すべての新規リクエストについて次のステップとオーナーを明確にすることで、チームはより迅速に動き、よりよい意思決定を行えます。 

• 明確な意思決定の仕組みを作成する。 変化が起こったときには、誰かがどのように進めていくかを決める必要があります。 事前に計画を立て、誰がいつどのように意思決定を行うべきかに関するプロセスを確立しましょう。 たとえば、RAPID® フレームワークでは、重要な意思決定について 5 つの重要な役割を定めており、これらの役割は、「推進」「承認」「実行」「インプット」「決定」です。 重要な意思決定を行う際には必ず、共通したフレームワークを使用することをおすすめします。そうすることで、全員が同じステップを踏み、質の高い決断を下す環境を整えられます。 

• 柔軟なプロジェクトとプロセスを構築する。 変化するビジネスニーズに対応するには、柔軟性が不可欠です。 静的な文書やコミュニケーションツールを使って計画を立てるのではなく、単一のコラボレーションプラットフォームに集約しましょう。 そうすれば、アプローチを変更する必要がある場合でも、プロセスを簡単に更新し、組織全体に共有できます。 たとえば、代理店を利用してクリエイティブ制作を強化する必要があるとします。 クリエイティブ制作プロセスがすでに 1 つのワークマネジメントプラットフォーム上で管理されている場合、会社全体の引き継ぎやオートメーション、オーナーをすばやく更新できます。 

3. 目標の達成度を追跡するための信頼できるデータがない

ビジネス目標を順調に進めるためには、質の高いデータが不可欠です。 そうでなければ、いつリソースを割り当てるべきか、あるいは進行中に戦略を調整すべきかを判断することは不可能です。 信頼できる分析が重要であるにもかかわらず、80% 以上の企業が意思決定に古いデータに頼っています。 Dimensional Research の調査によると、企業の約 90%が、レガシーシステムからリアルタイムのインサイトを取得してスマートな経営判断を行うことができないと回答しています。 

リアルタイムのデータが不足していると、会社の戦略がリスクにさらされます。 しかし、ここでご紹介する戦術を使えば、より信頼性の高い分析データを収集し、よりよい意思決定をより迅速に行えるようになります。 

解決策

• 目標と仕事の管理を一元化する。 目標の進捗をモニタリングするには、どのタスクやマイルストーンが完了し、どれが期限を過ぎていて、どれが近日中に予定されているのかを把握する必要があります。 チームが仕事をさまざまな場所で管理している場合 (または仕事をまったく管理していない場合) には、これを実行することはほぼ不可能です。 その点、ワークマネジメントプラットフォームを使えば、すべてのタスク、マイルストーン、依存関係、期日を一か所にまとめられるため、レポートを簡単に作成し、進捗状況を分析できます。 

• 分析ツールを連携する。 The Work Innovation Lab の調査によると、すべての従業員が同じワークマネジメントソフトウェアを使用して進捗を報告し、追跡する場合、非常に生産的だと感じる可能性が 60% 高いことがわかっています。 さまざまな分析ツールを行き来するのではなく、SalesforceやTableauなどのアプリと連携するワークマネジメントプラットフォームを選びましょう。 そうすれば、複数の強力な分析プラットフォームのメリットを最大限に活用しながら、データを 1 か所に一元化できます。 

4. 複数のチームにリソースを割り当てるのが難しい

すべての計画をスムーズに進めるには、リソースが必要です。 しかし、チームの作業内容を全体的に把握できなければ、ビジネスにとって最も重要なイニシアチブに人員を割り当てたり、仕事を順調に進めたりすることは困難です。 可視性が重要であるにもかかわらず、ProSymmetry のレポートによると、回答者の 41% が利用可能なリソースの可視化に苦労していることがわかりました。 

可視性の不足は、チームがすべてのプログラムにおいて、メンバーが何に取り組んでいるのか、いつ取り組んでいるのかを正確に記録していない場合に発生します。 代わりに、マネージャーやリーダーとのやり取りを通じてリソースの空き状況を把握しようとしますが、これは決して正確な方法ではありません。 その結果、現在のチームのキャパシティを把握することはもちろん、今後の取り組みでどのリソースが利用可能かを正確に予測することも難しくなります。 これは大きな問題です。調査によると、リソース管理がうまくいかない最大の原因は、適切な予測とキャパシティ計画の欠如であることがわかっています。 

リソース管理に苦労しているなら、これらの戦略を活用することで、組織全体のリソースの全体像を把握し、最も重要なイニシアチブに適切な人員を割り当てられるようになります。 

解決策

• 仕事にかかる時間を測定する。 これは、正確なリソース計画を作成するために不可欠です。 タイムトラッキング機能やアプリを使用して、新しいウェブ機能の構築や提案の下書き作成など、さまざまなタイプの仕事の所要時間を記録します。 このデータがあれば、実際のタイムラインと組織計画における当初の見積もりを比較し、それに応じてリソースを調整できます。 

• チームの仕事量をモニタリングする。 リソースを効果的に割り当てるには、チームが現在および今後取り組む予定の作業を一目で確認できる必要があります。 各メンバーが抱えている仕事や、今後予定されている新規プロジェクトを記録するシステムを構築しましょう。 ここで、ワークマネジメントソフトウェアが真価を発揮します。 すべての作業が 1 か所に記録されるため、ワークマネジメントプラットフォームを使用すると、チームの人員配置と、ビジネス全体で利用可能なリソースを完全に把握できます。 その結果、作業量をすばやく調整し、インパクトの最も大きな仕事を優先できます。 

組織計画プロセスを合理化する

組織計画は、必ずしも難しいものではありません。 仕事の状況を完全に可視化して、適切な意思決定をすばやく行えるようにするために、Asana を活用する方法をご紹介します。  

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