Asana ヒント: ワークロードについて知っておくべきすべてのこと

チームの仕事量についてどれだけ明確さを持っていますか？ 「実はあんまり…」という方、それはあなた一人ではありません。 実際、4 社に 1 社が、仕事の配分に専用のプロセスがなく、「勘」に頼っているのが現状です。 その結果、なんと80% もの従業員が働きすぎで、バーンアウト寸前だと感じていると報告しています。 チームのワークロード (仕事量) を管理すれば、プロジェクトの状況を観察しながらチームをサポートして仕事の適正なバランスを達成できるため、あなたのチームがこの 80% の仲間入りをして燃え尽き症候群に陥ることがなくなります。

では、ワークロード管理を始めるにはどうすればよいでしょうか？ Asana をご利用の方なら、もうその手段をお持ちです。ワークロードは、Asana のBusinessとEnterpriseのすべてのお客様がご利用になれます。 ワークロードを使うと、チームの仕事量がどれだけあるのかを可視化して、必要に応じて簡単にバランスを調整できます。

ワークロードの始め方

ワークロードを使用するにあたって、設定は不要です。プロジェクトや複数のプロジェクトをポートフォリオに追加し、「ワークロード」タブを開くだけです。 ポートフォリオのすべてのプロジェクトにわたって、各チームメンバーの仕事を 1 か所で確認できます。

また、ワークロードで工数とキャパシティを追加して、チームが予定している仕事量をより明確に把握することもできます。 「ワークロード」タブで「工数を追加」をクリックし、作業時間数やポイントに基づく工数のカスタムフィールドを設定しましょう。

次に、個々のチームメンバーのキャパシティの上限を設定しましょう。 キャパシティを超えた場合、ワークロードに赤線が表示され、そのメンバーの仕事が多すぎることがわかります。

チームのワークロードのバランスを簡単に調整

チームメンバーの仕事量が多すぎることに気づいたら、ワークロードタブからすばやくタスクの割り当て先を変更して対応します。 ドロップダウンメニューをクリックして詳細ビューを開き、タスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを変更したり、他のチームメンバーに再割り当てしたりしましょう。 期日のバランスの調整や優先順位の変更も行えば、誰もバーンアウトに陥ることはなくなります。

💡ヒント:必ず開始日と期日を使用して、どのタスクにどれだけの工数がかかるかを正確に把握します。

中央プロジェクトでチームの仕事を追跡する

チームが取り組んでいるすべての業務を可視化し、それらのタスクがワークロードに正しく表示されるようにするために、チームのすべての仕事を一元管理する中央プロジェクトを作成します。 仕事の見落としをなくすために、タスクをチームの中央プロジェクトに追加するルールを作成するのもおすすめです。

💡ヒント:タイムラインやカレンダービューと同じく、ワークロードにはサブタスクは表示されないため、注意が必要です。 あなた自身やチームメンバーのタスクの中に、大きな仕事が含まれるサブタスクがある場合は、タスクをプロジェクトに変換することを検討しましょう。

ワークロードで燃え尽き症候群を防ぐ

ワークロード管理は、チームのバランスを向上させる上で不可欠です。 多様なプロジェクトやイニシアチブ全般にわたってチームの仕事を明確に把握すれば、仕事のバランスを効果的に調整し、優先度を変更してチームを支援できます。 次の 1on1 ミーティングで、キャパシティについてチームメンバーと話し合うジャンプ台としてワークロードを活用してください。

Asana Business のお客様は、Asana にログインして、さっそくワークロードをお試しください。 さらに詳しく知りたい方は、Business の無料トライアルにお申込みください。