イニシアチブのモニタリングとリソースの管理

仕事を順調に進め、インフォームドディシジョン (情報に基づく決定) による計画を行うには、プロジェクトマネージャーやリーダーが、プロジェクトのレポートやステータス更新、チームのスタッフ配置計画に簡単にアクセスできる必要があります。1 か所でリアルタイムの情報が手に入るダッシュボード付きのポートフォリオとワークロードを使いましょう。

ポートフォリオの使い方

ポートフォリオは、1 か所で複数のプロジェクトを整理、モニタリング、レポートするのに最適な手段です。ポートフォリオを使えば以下のような疑問に答えられます。

  • どのプロジェクトにリスクがあり、どのプロジェクトが順調か、またその理由は?
  • プロジェクトはいつ始まって、いつ完了するのか?
  • チームメイトやプロジェクト間の仕事のバランスは?
  • チームの最優先事項は?
  • 何に一番フォーカスする必要があるか?

プロジェクトと同様に、ポートフォリオでは異なるビュー (以下をご覧ください) をいくつか使用できるので、プロジェクトに関する異なるインサイトを入手できます。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最適な手段です

  • プロジェクト—プロジェクトの最新情報が一目でわかるメインのビューで、ソートと整理の機能が備わっています。
  • タイムライン—プロジェクトをドラッグ & ドロップして年間 / 四半期 / 月間のプランとスケジュールを作成および表示できます。
  • 進捗—イニシアチブの達成を目指したすべての取り組みをまとめたステータス更新を投稿します。
  • ワークロード—ポートフォリオに含まれるプロジェクト全体ですでに割り当てられている仕事を基に、チームの余力をモニタリングし、ドラッグ & ドロップで調整します。

ポートフォリオの使い方の例

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームリーダーに最適な機能ではありますが、それ以外のユーザーにもさまざまな活用方法があります。以下にいくつかの例をご紹介します。

役割
プロダクトマネージャー 製品リリースを追跡したり、リリースごとにプロダクトマネージャーの余力やエンジニアの配置をチェックしたりする
エグゼクティブ / リーダー チームや会社の OKR 達成を目指すトッププロジェクトをモニタリングし、プレゼンの際に進捗の説明に使用する PNG ファイルをエクスポートする
マネージャーとアジャイルスクラムマスター 1 つのポートフォリオでスプリント作業を追跡し、ワークロードを使って仕事をバランスよく割り当て、アジャイルの工数を設定する
イベントプランナー 複数のイベントを管理し、タイムラインで確認しながら、ダッシュボードを使って優先度の高いマイルストーンの達成状況を確認する
クリエイティブディレクターまたはプロデューサー 主要なプロジェクトの状況を確認し、ダッシュボードを使って他部門のパートナーに進捗情報を報告したり、リソースを増やす交渉をしたりする
キャンペーンマネージャー ワークロードを使って実行中のキャンペーンを追跡し、すべてのキャンペーンにおいてチームの余力を管理する
カスタマーサクセスマネージャー 取引のあるクライアントを 1 か所でまとめて管理し、複数のステータス更新を基に健全性を確認する
IT マネージャー 進行中のすべてのソフトウェアデプロイメントや検討事項、ならびに導入スケジュールをタイムラインで確認する

上述したプロジェクトに役立つテンプレートをご利用になりませんか?Asana のテンプレートギャラリーから選んで、わずか数クリックで作業を始められます。

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトやリソースを管理するためのヒント

  • プロジェクトのステータス更新が古くなっているようであれば、「更新をリクエスト」ボタンをクリックすれば、プロジェクトのステータスを更新するタスクがプロジェクトオーナーに割り当てられます。
  • チームメイトが過負荷になっていたら、タスクをドラッグ & ドロップして割り当てやスケジュールを調整したり、タスクにコメントしてまず担当者に確認を取ったりすることができます。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対してタスクの工数をセットアップすれば、各タスクにかかる時間数や工数をより正確に測定できます。
  • ソート機能を使えば、必要な情報に注目できます。カスタムフィールドでポートフォリオをソートし、優先事項を確実に進めたり、類似するプロジェクトをグループ化しましょう。なお、ワークロードは自動的に担当者でソートされます。
  • ポートフォリオのリンクを共有するか、ポートフォリオにメンバーを追加すれば、他のメンバーも進捗を見ることができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。