イニシアチブのモニタリングとリソースの管理

仕事を順調に進めてインフォームドディシジョン (情報に基づく決定) による計画を行うために、プロジェクトマネージャーやリーダーは、プロジェクトのステータス更新やチームの人員配置計画に簡単にアクセスできる必要があります。1 か所でリアルタイムな情報が手に入るポートフォリオとワークロードを使えば、プロジェクトや余力に関するレポートを積極的に作成することができます。

ポートフォリオとワークロードとは

ポートフォリオは、イニシアチブに対するプロジェクトの進捗を 1 か所でモニタリングするのに最適な手段です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期限、ステータス、優先度などでソートすることができます。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最善の手段

ワークロードは、リソース管理に対する Asana の試み。Asana ですでに割り当てられている仕事に基づいてチームの余力を 1 つのビューにまとめます。データを集める必要はありません。ワークロードを使えば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事のバランスを取り、スケジュールを効率化し、優先事項を順調に進めることができます。

ワークロードビューで複数の担当者間の仕事量を調整し直しているスクリーンショット

ポートフォリオとワークロードは相性バッチリ。必要なプロジェクトのポートフォリオを作成すると、そのプロジェクトのデータに基づいた仕事量がワークロードタブに視覚化されます。たとえば製品リリースのポートフォリオを作成した場合、ワークロードを使ってプロダクトマネージャーの過負荷を防いだり、リリース日程のバランスを取ったりすることができます。

ポートフォリオとワークロードを作成および使用する理由

プロジェクトマネージャーとリーダーは、イニシアチブを順調に進め、チームの満足度と生産性を高め、先を見越して採用計画を立てる必要があります。こうした決定を下すための材料を揃えるため、多くの場合、彼らは時間がかかる手作業による情報収集を行います。他の従業員に催促したり、スプレッドシートに目を通したり、会議を何度も開いたりしなくてはならないのです。

しかし、Asana にすでにあるデータを使えば、ポートフォリオでプロジェクトの進捗をモニタリングし、ワークロードでリソースを管理することができます。すべてが 1 か所にまとめられ、仕事の進行に合わせてリアルタイムに更新されます。

ポートフォリオの例

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームリーダーに最適な機能ではありますが、それ以外のユーザーにもさまざまな活用方法があります。以下にいくつかの例をご紹介します。

役割 ポートフォリオを使ってできること ワークロードを使ってできること
プロダクトマネージャー 製品リリースを追跡する リリースごとにプロダクトマネージャーの余力やエンジニアの作業範囲を測る
経営陣 会社の OKR の達成に関わるトッププロジェクトをモニタリングする 部門長が担当しているプロジェクトを確認する
イベント計画者 複数のイベントを管理する チームメイトがイベント当日に向けて作業を順調に進めているかどうかを確認する
クリエイティブディレクターまたはプロデューサー 実施中のデザインプロジェクトを追跡 デザイナー間でクリエイティブ作業のバランスを取る
キャンペーンマネージャー 実施中のキャンペーンを追跡する キャンペーン全体のチームの余力を管理する
カスタマーサクセスマネージャー 取引のあるクライアント、またはクライアントごとのすべての実施中のプロジェクト クライアントの健全性を把握する
IT マネージャー アクティブな全ソフトウェアデプロイまたは検討 各々に IT プロジェクトリーダーがいることを確認する

上述のプロジェクトのテンプレートをお探しですか?テンプレートギャラリーをチェックして、素早くプロジェクトを作成しましょう。

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトやリソースを管理するためのヒント

ポートフォリオで追跡できるプロジェクトは無限にありますが、ここでは最大限に活用するためのヒントをご紹介します。

  • プロジェクトのステータス更新が古くなっているようであれば、更新をリクエストボタンをクリックすれば、プロジェクトのステータスを更新するタスクがプロジェクトオーナーに割り当てられます。
  • チームメイトが過負荷になっているようであれば、タスクをドラッグアンドドロップして割り当てやスケジュールを調整したり、タスクにコメントしてまず担当者に確認を取ったりすることができます。
  • ソート機能を使えば、必要な情報に狙いを定めることができます。カスタムフィールドでポートフォリオをソートすれば、優先事項を確実に進めたり、類似するプロジェクトをグループ化したりすることができます。なお、ワークロードは自動的に担当者でソートされます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。