イニシアチブのモニタリングとリソースの管理

仕事を順調に進め、インフォームドディシジョン (情報に基づく決定) による計画を行うには、プロジェクトマネージャーやリーダーが、プロジェクトのレポートやステータス更新、チームのスタッフ配置計画に簡単にアクセスできる必要があります。1 か所でリアルタイムの情報が手に入るダッシュボード付きのポートフォリオとワークロードを使いましょう。

ポートフォリオの使い方

ポートフォリオは、1 か所で複数のプロジェクトを整理、モニタリング、レポートするのに最適な手段です。ポートフォリオを使えば以下のような疑問に答えられます。

  • どのプロジェクトにリスクがあり、どのプロジェクトが順調か、またその理由は?
  • プロジェクトはいつ始まって、いつ完了するのか?
  • チームメイトやプロジェクト間の仕事のバランスは?
  • チームの最優先事項は?
  • 何に一番フォーカスする必要があるか?

プロジェクトと同様に、ポートフォリオでは異なるビュー (以下をご覧ください) をいくつか使用できるので、プロジェクトに関する異なるインサイトを入手できます。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最適な手段です

  • プロジェクト—プロジェクトの最新情報が一目でわかるメインのビューで、ソートと整理の機能が備わっています。
  • タイムライン—プロジェクトをドラッグ & ドロップして年間 / 四半期 / 月間のプランとスケジュールを作成および表示できます。
  • 進捗—イニシアチブの達成を目指したすべての取り組みをまとめたステータス更新を投稿します。
  • ワークロード—ポートフォリオに含まれるプロジェクト全体ですでに割り当てられている仕事を基に、チームの余力をモニタリングし、ドラッグ & ドロップで調整します。

ポートフォリオの使い方の例

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームリーダーに最適な機能ではありますが、それ以外のユーザーにもさまざまな活用方法があります。以下にいくつかの例をご紹介します。

役割
プロダクトマネージャー 製品リリースを追跡したり、リリースごとにプロダクトマネージャーの余力やエンジニアの配置をチェックしたりする
エグゼクティブ / リーダー チームや会社の OKR 達成を目指すトッププロジェクトをモニタリングし、プレゼンの際に進捗の説明に使用する PNG ファイルをエクスポートする
マネージャーとアジャイルスクラムマスター 1 つのポートフォリオでスプリント作業を追跡し、ワークロードを使って仕事をバランスよく割り当て、アジャイルの工数を設定する
イベントプランナー 複数のイベントを管理し、タイムラインで確認しながら、ダッシュボードを使って優先度の高いマイルストーンの達成状況を確認する
クリエイティブディレクターまたはプロデューサー 主要なプロジェクトの状況を確認し、ダッシュボードを使って他部門のパートナーに進捗情報を報告したり、リソースを増やす交渉をしたりする
キャンペーンマネージャー ワークロードを使って実行中のキャンペーンを追跡し、すべてのキャンペーンにおいてチームの余力を管理する
カスタマーサクセスマネージャー 取引のあるクライアントを 1 か所でまとめて管理し、複数のステータス更新を基に健全性を確認する
IT マネージャー 進行中のすべてのソフトウェアデプロイメントや検討事項、ならびに導入スケジュールをタイムラインで確認する

上述したプロジェクトに役立つテンプレートをご利用になりませんか?Asana のテンプレートギャラリーから選んで、わずか数クリックで作業を始められます。

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトやリソースを管理するためのヒント

  • プロジェクトのステータス更新が古くなっているようであれば、「更新をリクエスト」ボタンをクリックすれば、プロジェクトのステータスを更新するタスクがプロジェクトオーナーに割り当てられます。
  • チームメイトが過負荷になっていたら、タスクをドラッグ & ドロップして割り当てやスケジュールを調整したり、タスクにコメントしてまず担当者に確認を取ったりすることができます。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対してタスクの工数をセットアップすれば、各タスクにかかる時間数や工数をより正確に測定できます。
  • ソート機能を使えば、必要な情報に注目できます。カスタムフィールドでポートフォリオをソートし、優先事項を確実に進めたり、類似するプロジェクトをグループ化しましょう。なお、ワークロードは自動的に担当者でソートされます。
  • ポートフォリオのリンクを共有するか、ポートフォリオにメンバーを追加すれば、他のメンバーも進捗を見ることができます。

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