イニシアチブのモニタリングとリソースの管理

仕事を順調に進め、インフォームドディシジョン (情報に基づく決定) による計画を行うには、プロジェクトマネージャーやリーダーが、プロジェクトのステータス更新やチームの人員配置計画に簡単にアクセスできる必要があります。1 か所でリアルタイムの情報が手に入るポートフォリオとワークロードを使えば、プロジェクトや余力に関する情報について先を見越した報告ができます。

ポートフォリオとワークロードとは?

ポートフォリオは、イニシアチブに向けたプロジェクトの進捗を 1 か所でモニタリングするのに最適です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期日、ステータス、優先度などでソートすることができます。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最善の手段

ワークロードは、リソース管理に対する Asana の答え。Asana ですでに割り当てられている仕事に基づいてチームの余力を 1 つのビューにまとめます。データを集める必要はありません。ワークロードを使えば、インフォームドディシジョン (情報に基づく決定) による人員配置を行うことで、仕事のバランスを取り、スケジュールを効率化し、優先事項を順調に進めることができます。

ワークロードビューで複数の担当者間で仕事量を調整し直しているスクリーンショット

ポートフォリオとワークロードは相性バッチリ。必要なプロジェクトのポートフォリオを作成すると、そのプロジェクトのデータに基づいた仕事量がワークロードタブに視覚化されます。たとえば製品リリースのポートフォリオを作成した場合、ワークロードを使ってプロダクトマネージャーの過負荷を防いだり、リリース日程のバランスを取ったりすることができます。

すべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対してタスクの工数をセットアップすれば、各タスクにかかる時間数や労力をより正確に測ることができます。設定しなかった場合は、タスク数がデフォルトで使われます。

ポートフォリオとワークロードを作成および使用する理由

プロジェクトマネージャーやリーダーの仕事は、イニシアチブを順調に進め、チームの満足度と生産性を高め、先を見越した採用計画を立てること。こうした決定を下す材料を揃えるには、多くの場合、時間がかかる手作業による情報収集が必要です。他の従業員に催促したり、スプレッドシートに目を通したり、会議を何度も開いたりしなくてはなりません。

しかし、Asana にすでにあるデータを使えば、ポートフォリオでプロジェクトの進捗をモニタリングし、ワークロードでリソースを管理することができます。すべてが 1 か所にまとめられ、仕事の進行に合わせてリアルタイムに更新されます。

ポートフォリオの例

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャーやチームリーダーに最適な機能ではありますが、それ以外のユーザーにもさまざまな活用方法があります。以下にいくつかの例をご紹介します。

役割 ポートフォリオを使ってできること ワークロードを使ってできること
プロダクトマネージャー 製品リリースを追跡する リリースごとにプロダクトマネージャーの余力やエンジニアの配置をチェックする
経営陣 会社の OKR の達成に関わるトッププロジェクトをモニタリングする 部門長が担当しているプロジェクトを確認する
マネージャーとアジャイルスクラムマスター スプリント作業を追跡 アジャイル作業の指示、割り当てのバランス
イベントプランナー 複数のイベントを管理する チームメイトがイベント当日に向けて作業を順調に進めているかどうかを確認する
クリエイティブディレクターまたはプロデューサー 進行中のデザインプロジェクトを追跡 デザイナー間でクリエイティブ作業のバランスを取る
キャンペーンマネージャー 実施中のキャンペーンを追跡する キャンペーン全体のチームの余力を管理する
カスタマーサクセスマネージャー 取引のあるクライアント、またはクライアントごとのすべての進行中のプロジェクト クライアントとの取引を順調に維持する
IT マネージャー アクティブな全ソフトウェアデプロイや検討事項 それぞれに IT プロジェクトリーダーがいることを確認する

上記のプロジェクトのテンプレートをお探しなら、テンプレートギャラリーをチェックして、すばやくプロジェクトを作成しましょう。

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトやリソースを管理するためのヒント

ポートフォリオで追跡できるプロジェクトは無限にありますが、ここでは最大限に活用するためのヒントをご紹介します。

  • プロジェクトのステータス更新が古くなっているようであれば、更新をリクエストボタンをクリックすれば、プロジェクトのステータスを更新するタスクがプロジェクトオーナーに割り当てられます。
  • チームメイトが過負荷になっていたら、タスクをドラッグ & ドロップして割り当てやスケジュールを調整したり、タスクにコメントしてまず担当者に確認を取ったりすることができます。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対してタスクの工数をセットアップすれば、各タスクにかかる時間数や工数をより正確に測ることができます。
  • ソート機能を使えば、必要な情報に注目することができます。カスタムフィールドでポートフォリオをソートし、優先事項を確実に進めたり、類似するプロジェクトをグループ化しましょう。なお、ワークロードは自動的に担当者でソートされます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。