申し送りを効率的に行う方法をわかりやすく解説

ビジネスにおいて、前任者から後任者に業務の詳細や進捗といった情報を的確かつスムーズに流すことは非常に重要です。その作業は「申し送り」と呼ばれ、看護や介護業だけでなく、さまざまな業界や職種で日々行われています。効率的に申し送りを行い、適切に業務を行えるようにしましょう。

申し送りとは？

申し送りとは、ある業務に関して、前任者が後任のスタッフにその内容や進捗、指示などを伝えることをいいます。「申送り」と表記されることもあり、また、申し送る内容は「申し送り事項」と呼ばれます。

【申し送りと引き継ぎの違いは？】

「引き継ぎ」とは、申し送りと同様、前任者から後任者に業務内容を伝えることを意味します。申し送りとの意味合いに厳密な違いはないですが、申し送りは「ひとつの業務を複数人が交代制で行っている場合」に用いられることが多く、一方の引き継ぎは「前任者が退任するため、後任者への業務内容伝達が必要な場合」に使用されます。つまり後者の場合、情報を受け取る側はそれまでその業務に携わっていなかったということです。

申し送りが必要な場面

申し送りが必要なケースとしてまず頭に浮かぶのは看護や介護の世界ではないでしょうか。

• 医療、看護

• 介護

• 警備

上記のような、シフト制が用いられる業界では、申し送りをすることが通常です。24 時間体制で行われるこのような仕事では、自分が担当していたときに生じた問題や注意点を後任するメンバーに伝えるだけでなく、自分が前任者から申し送りを受けた情報もしっかりと後に流す必要があります。

また、上記のような業界だけでなく、ビジネスの世界では「申し送り」をする職種がほかにも多くあります。たとえば 24 時間稼働する工場で行われるのがその例で、製造業でも申し送りは重要な業務のひとつと考えられています。

申し送りの目的と重要性

では申し送りをするのはなぜでしょうか？

申し送りの目的は、業務を適切に行えるようにすることにあります。前述のとおり、申し送りはシフト制が組まれている仕事で必要となる業務です。適切に仕事が遂行されるよう、そのための情報、指示、進捗といった申し送り事項を伝えます。

申し送りが適切に行われないと、業務が適切に行われることが難しくなり、思わぬ問題やアクシデントが発生してしまう可能性もあります。申し送りを正しく行い、業務について正確に把握しておくことが非常に重要です。

効率的に申し送りをする方法

申し送りは、やり方によってその目的を果たせない場合もあります。どうすれば正しく、しかも効率的に行えるのか、申し送りの書き方をご紹介します。

【口頭で済ませないで、ポイントを押さえて伝える】

まず申し送りをする上で大切なのが、決して口頭で済ませないことです。たとえ申し送り事項が少なくても、必ず書き留めて行います。

後任のメンバーが把握すべき必要事項は、時系列ではなく項目別にすることもコツと言えます。ポイントを押さえて情報を整理して後任者に伝えるようにしましょう。そのとき、所感は事実と区別して伝達することも重要です。何が事実で何が個人的な意見、推測なのかを分けて申し送るようにします。

【申し送りテンプレートを作成し活用する】

特に看護や介護業では、この申し送りに割く時間が非常に多いことで知られます。申し送り時間を短縮し、仕事の生産性を上げるためにも、申し送りはテンプレートを活用して行うのがコツと言えます。申し送り事項として考慮すべき点は何か、担当者がすぐに書き込んで後任者に伝えられる体制を整えましょう。

このとき、書面やチャットなどのツールを用いると紛失や他の情報に埋もれてしまう可能性があります。仕事を最大限見える化して生産性を向上するなら、Asana のようなクラウド型プラットフォームを活用することがおすすめです。Asana なら、自由自在にカスタマイズ可能なテンプレートを作成し、チームや組織内で使うことができます。

まとめ

申し送りとは何か、その目的や重要性をまとめ、適切に行うコツをご紹介しました。

業務を正しく行うためには、申し送りが重要な業務になります。最大限効率化された申し送りを行うなら、あらゆる仕事を管理するワークマネジメントツール Asana をご利用ください。Asana の機能はすべて、30 日間無料でお試しいただけます。