サイロを打破するための 6 つのヒント

寄稿者 Sarah Laoyan の顔写真Sarah Laoyan2022年12月4日
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概要

大企業で情報のサイロ化が起こることは珍しくありません。チーム同士や部門間の溝を埋める方法を導き出し、チーム間のコラボレーションを効果的に行い、必要な情報をスムーズに得られる環境作りを行う取り組みは簡単ではありません。以下に、サイロを打破してチームのコラボレーションを推し進める方法をご紹介します。

企業にとって重要なイニシアチブは、さまざまな部門が関わるプロジェクトです。しかし、異なる部門が連携して作業を進めることは一筋縄ではいきません。その要因として考えられるのがサイロ化です。各チームがそれぞれのツールやシステムを利用すると、別の部門に所属するメンバーはどこで、どのように対応すればよいのかわからず苦労します。

より効果的に、よりフットワークを軽くしてプロジェクトに取り掛かるためには、それぞれの部門が別のチームとどのように連携するか、どのようにサイロ化を防ぐかを常に考える必要があります。

ビジネスにおけるサイロとは?

ビジネスにおけるサイロとは、企業のある部門が別の部門から孤立している状態を指します。チームが独自のプロセスやワークフローを作ることでサイロは必然的に生じます。部門はそれぞれの方法で情報を保管しますが、これが原因で他部門のメンバーは協力する上で必要な情報を得ることが難しくなります。

サイロを打破するには、従業員同士のつながりを確保し、企業全体で同じ方法でコミュニケーションを取れる環境を整える必要があります。

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サイロ化が起きる理由

サイロは通常、利用するツールが原因で発生します。ツールを利用する「人」に問題があるわけではありません。大半のツールは、コンテナデータモデルと呼ばれる方法で情報を整理し、保管します。これらのツールには 1 対 1 の関係で情報を整理する特性があります。

コンテナモデル

コンテナデータモデルとは?

コンテナデータモデルは、1 対 1 の関係を用いてプロジェクトの仕事を整理します。仕事の構成単位が、1 か所のみで管理される形式を指します。たとえば、チームが持つ 1 つのフォルダーで、チームの仕事を管理するやり方です。すべての仕事が 1 つの「コンテナ」に収納されるため、このデータモデルを「コンテナモデル」と呼んでいます。また、コンテナデータモデルは、導入が簡単ですが、流動的で活発なプロジェクトや複数の部門によるチームワークには向いていません。

コンテナデータモデルでは、情報は 1 か所に収められ、従業員側に情報を探す努力が求められます。コンテナモデルは情報を整理し、管理する方法としては一般的に利用されていますが、部門間での情報共有には向いていません。これはそもそも業務が 1 対 1 の関係ではなく、1 対多の関係で行われるためです。つまり、部門間での共同作業が求められる取り組みでは、さまざまなプロジェクトにおいて、異なる目標を持つ複数のチームが 1 つの情報を活用することになります。

Asana Work Graph™

サイロ化の兆候

連携するチーム間でコミュニケーションにおける誤解が生じたり、不要なやり取りが行われていたりしたら、より大きな問題が起きている兆候かもしれません。油断をしているとサイロは以下のような重大な問題を引き起こしかねません。

  • 不要なステータス更新や会議: 必要な情報にアクセスできない場合、チームは別のチームに連絡して情報を取得せざるを得なくなります。その結果、会議の回数が増加し、企業が掲げる目標を達成するための重要な仕事にかけられる時間が減ってしまいます。

  • 仕事が重複する: 共同作業するチーム間で効果的なコミュニケーションが行えないと、同じ作業をしてしまう可能性があります。これは時間、労力、リソースの無駄であり、企業の財務面にマイナスの影響を与えます。

  • チームが競争する: 切磋琢磨することで生産性がアップすることもありますが、不要な競争は敵対心を生む危険性があります。その結果、緊張や対立を引き起こし、非友好的な職場環境を作り出します。

  • プロセスやワークフローを調整できない: 個々のチームのプロセスが原因で次々に問題が発生しているなら、部門のサイロ化を疑いましょう。ワークフローを規模に合わせて変更するには、チームが連携して作業を進め、お互いを支え合う必要があります。これは、双方のチームが具体的なイニシアチブにおいて同じビジョンを抱く上で欠かせません。

サイロを打破する 6 つの方法

サイロを打破するには、部門間の効果的なコラボレーションを育む必要があります。以下にサイロを打破して、組織内のコラボレーションを促進するための 6 つの戦略をご紹介します。

1. コミュニケーションの見える化を実施する

それぞれのチームが異なるソフトウェア、とりわけコンテナデータモデルで構築されたソフトウェアを利用すると、部門間でのコミュニケーションはほぼ不可能になります。

組織内のサイロを撤廃する最初のステップは、企業全体のコミュニケーションを統一して、見える化を実施することです。部門間で標準化したテクノロジーを使用したり、業務用ツールを連携したりすることで、チームメンバーは効果的にコミュニケーションを取れる場所やその方法を把握できるようになります。

このアプローチをまだ採用していないなら、企業全体を対象としたテクノロジーを導入して、コミュニケーションの見える化を図る試みを検討しましょう。チェンジマネジメントを利用することで、ベストプラクティスのほか、企業でこれらの取り組みを効果的に活用する方法をチームに浸透させられます。

重要な決定事項やプロジェクトの背景情報を記録する一元化ツールを用いることで、チームメンバーはプロジェクトに取り掛かる際に速やかに情報を確認できるようになります。最新のテクノロジーを導入するのであれ、既存のツールに関するプロセスを統一するのであれ、探している情報を見つけられる場所や必要に応じて他のメンバーとコミュニケーションを取る方法をチームメンバーに周知しましょう。また、リアルタイムの会話と非同期のコミュニケーションの双方に基準となるプロセスを用意しておくと会議の回数を減らし、生産性を高められます。

同様に、個々のプロジェクトとタスクを企業が掲げる全体的な目標に結びつけるテクノロジーも必要です。大きな目標を共有することで、個々のチームが全体的な目標ではなく、それぞれのタスクのみに集中する事態を避けられます。

2. 主要記録システムを確立する

各チームがそれぞれ独自の方法で仕事を進めると、さまざまなツールや文書に情報が分散します。整理が充分に行われていないと情報のサイロ化が発生し、情報を探すために無駄に時間を費やさなければならなくなります。この問題を事前に阻止する方法としても最も簡単なのは、情報整理に長けた主要記録システムを確立するアプローチです。

このような一元的な主要記録システムを作成することで、チームは過去のプロジェクトを振り返ったり、当時のプロジェクトの進捗状況や問題の解決方法、意思決定の流れを確認したりできます。その結果、過去のプロジェクトから参考になる情報を得て、問題を未然に防ぐために活用できるようになります。 まずは主要記録システムを確立しましょう。つづいて、あらゆるタイプの意思決定やプロジェクトに関連する会話をこのシステムに随時記録していきます。Asana のようなワークマネジメントツールを利用することで、チームメンバーに情報を尋ねる必要も、時間を割いて情報を探す必要もなくなります。この記録システムがあればチームメンバーは他のチームメンバーを頼ることなく自力で情報を見つけ出し、過去のプロジェクトを参考にしてそれぞれのタスクに励めます。

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3. コミュニケーションの方法を統一する

効果的に会議を行う方法やメッセージを送信する方法、他のチームメンバーと情報を共有する方法などの標準的な方法を確立しましょう。共通の方法でコミュニケーションを取れる環境が整っている方がチームメンバー同士のやり取りにおける理解度は高まります。 まずは新規のプロジェクトに向けてコミュニケーション計画を策定することをおすすめします。コミュニケーション計画は、主要なステークホルダーと情報を共有する方法やタイミングなどプロジェクト期間中のコミュニケーションの取り決めを説明します。コミュニケーション計画は簡単に作ることができます。「方法を決定する」「頻度を定める」「主要なステークホルダーを特定する」「計画をチームメンバー全員と共有する」だけです。

4. 部門を横断するチームメンバーが連携する方法を定める

(製品ローンチなど) 一部のプロジェクトでは複数の部門が集まり連携する必要があります。このようなプロジェクトは時間の制約が厳しく、複数の部門が連携してプロジェクトの完了を目指します。仕事自体が複数の部門の関与を必要としていても、チームは従来の方法に囚われ、サイロ化が発生していることは珍しくありません。これは特定の期日前に完了する必要がある仕事のタイプによって、仕事が区切られているためです。ここで非常に重要になるのが、チームが連携するアプローチを定める取り組みです。これは従来のやり方を引きずるチームがサイロの考えから脱却できるようにする上でも欠かせません。

部門横断型チームは長期的なプロジェクトや継続中のプロセスに取り組むために編成されます。こういったチームはディールデスク調達管理などの頻繁な部門間の連携を必要とするイニシアチブを継続的に実施すると、より効果的に仕事に臨めるようになります。部門横断型チームは、プロセスやワークフローを一緒に作成することで、連携方法が明確に定まり、その結果サイロ化された情報を容易に結びつけられます。

5. 可能な場合は (文字通り) 物理的な障害を排除する

オフィスで仕事をしているなら、その場のコミュニケーションを阻害する可能性がある物理的な障害を排除するアプローチを検討しましょう。つまり見渡しの良いオープンなスペースを採用し、会議室だけではなく共用スペースなどのコラボレーションを意図した場所を追加します。こうすることで、何か起きたときに自然にコミュニケーションを取れるようになり、また相手の顔を見ながら話し合いを行う機会も増えます。その結果、チームメンバー同士の関係は良くなり、重要な仕事の問題について気兼ねなく話し合えるようになるメリットが期待できます。

6. (仕事以外で) より多くの時間を共に過ごす

部門横断型チームのメンバーは、仕事以外で共に過ごす時間を増やすことで連携を深められます。昼食を共にしたり、コーヒーを飲んだり、定期的にウォーキングで息抜きをしたりして、チームメンバー以外のコラボレーターとの絆を深めましょう。こうすることで、さまざまな部門間のつながりを強め、一体感や仲間意識を作り出せるようになります。

サイロを打破してより効率的なチームを作る

チーム間の連携・協力を促進することで、職場の効率アップにつながります。プロジェクトを管理するためのやり取りに時間を割くのではなく、目標を達成する上で必要な重要な仕事に集中できる機会をチームメンバーに用意しましょう。

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