Asana のワークマネジメントを使った組織計画

2025年4月18日

How Asana uses work management for organizational planning

まとめ

Asana の戦略オペレーションチームが、CIO 組織全体で複雑な会社規模のイニシアチブを管理する方法をご紹介します。標準化されたワークフローやエグゼクティブレポート機能の強化、キャパシティ計画、チェンジマネジメントなど、Asana を使って組織のあらゆるレベルで明確さとコンセンサスを生み出し、前向きな勢いを生み出す方法をご紹介します。

Rita Khayat は、複雑な全社的プログラムを管理するエキスパートです。 Asana の戦略およびオペレーション部門の PMO リーダーとして、Khayat 氏はビジネスにおいて重要な目標を順調に進める責任を担っています。明確なプロセス、20 年以上の経験、そして Asana を最大限に活用するコツを駆使しています。

Khayat さんのチームは、CIO 組織内の 4 つの主要な Business 分野を担当しています。

戦略計画と実行
プログラムおよびプロジェクト管理
オペレーションとチェンジマネジメント
リーダーシップと組織開発

これらの業務は、多くの異なるチームにまたがるものであり、高度な部門横断的なコーディネートが求められます。たとえば、Khayat さんのチームは最近、Asana の製品戦略の更新を統括しました。このイニシアチブには、エンジニアリング、研究開発、マーケティング、デザインなど、多くのチームからのインプットが必要でした。

Khayat さんのチームがどのようにこの仕事をこなしたのか、 Business 目標を達成し、重要な仕事を順調に進めるための Khayat 氏の秘訣をご紹介します。

あらゆるレベルで可視性を提供する

Khayat 氏の役割には、個々のチームと経営幹部の両方との調整が求められます。そのため、仕事を 2 つの異なる視点から確認する必要があります。1 つは、チームリーダーがロードマップとリソースを管理するのに役立つ詳細なビュー。もう 1 つは、経営陣が進捗状況を一目で把握できる俯瞰的なビューです。「ガバナンスは非常に重要です。適切な人に適切なタイミングで可視性を提供することが不可欠です」と Khayat 氏は語ります。「関係者が必要とする詳細のレベルは、その人の役割によって異なります。」

Khayat 氏の秘訣は、 Asana のポートフォリオを使用することで、関連するプロジェクト (および他のポートフォリオ) を 1 つの中央コマンドハブにまとめることができます。これにより、関係者は目標に向けた進捗を追跡し、主要なイニシアチブの健全性を 1 か所でモニタリングできます。たとえば、Khayat 氏は「リーダーシップハブ」ポートフォリオを作成し、Asana の CIO である Saket Srivastava 氏に CIO 組織内のアクティビティに関する情報を提供しています。この包括的なハブから、Srivastava 氏は各プログラムの進捗状況と会社の目標に対する影響をすばやくモニタリングできます。「Saket さんとの話し合いにおいて、私の仕事は、計画に沿った実行を確実にするために必要な可視性を提供することです」と Khayat 氏は説明します。問題が発生した場合、情報に基づいた意思決定を行うために、すぐに状況を把握できる必要があります。」

さらに詳細な分析が必要な関係者は、リーダーシップハブ内の個々のチームポートフォリオを確認できます。そこでは、特定のチームの取り組みを確認し、それらが会社の目標全体にどのように寄与しているかを理解できます。また、チームが取り組んでいるすべてのプロジェクトのマイルストーン、成果物、担当者、タイムライン、Business への影響を追跡することもできます。その結果、誰もが進行中のプログラムの全体像と、そのプログラムと全体的な戦略目標との関連性を理解できます。

ベストプラクティスの標準化

Khayat 氏によると、Business を円滑に運営し続けるためには、構造と組織が不可欠です。チームが常に適切な方法で仕事を始められるようにするには、明確で標準化されたプロセスが必要です。標準化のために Khayat 氏がよく使うのが Asanaテンプレートです。これは、新規プロジェクトの立ち上げに必要なすべてのステップをまとめた、すぐに使えるガイドです。

"実行を開始する際には、これらのテンプレートに基づいた構造化されたアプローチを活用しています。" "これにより、ベストプラクティスを最初から組み込むことができ、各プロジェクトの独自の要件に合わせてプロセスを調整できます。" Khayat 氏のチームは、依存関係やタスク担当者など、プロジェクトを完了させるために必要なすべての成果物をリストアップしたテンプレートを使用しています。このシステムにより、仕事を即座に開始し、適切なタイミングで適切なメンバーにタスクを自動的に割り当てることができます。

また、Khayat さんのチームは Asana のワークフロー標準化機能を活用して、組織全体で一貫したプロセスと統一されたレポートを作成しています。 Asana を使用すると、リーダーはワークフローを 1 か所で作成、表示、編集し、さまざまなプロジェクトに適用できます。たとえば、プロジェクトのセクション、追加するカスタムフィールド、適用するルール、使用するタスクテンプレートを指定できるため、プロジェクト管理の一貫性と効率性を確保できます。

変化に適応する

Khayat 氏は、Business では変化が常に起こることを知っています。だからこそ、彼女のチームはすべてのプロジェクトに明確な意思決定プロセスを組み込んでいます。プロジェクトのスコープやタイムライン、コストの調整など、変更が必要な場合は、事前に決められた意思決定者が今後の方向性を決めることができます。

「プロジェクトやプログラムごとに運営委員会を設けています。 "変更が提案された場合は、いつでも最終決定を下す責任を担います。" たとえば、最近の Asana 製品のイニシアチブには、変更の提案を収集するためのフォームが含まれていました。意思決定が必要な場合、フォームによって運営委員会の適切なメンバーにタスクが自動的に割り当てられ、そのメンバーが決定を下します。

Khayat さんの組織のプロジェクトやプログラムには、意思決定を文書化し、リスクを特定するための体系的なアプローチも含まれています。また、チームがテンプレートを使用することで、この構造を組織全体で標準化でき、チームがプロジェクトの変更やリスクに対処する方法に一貫性と明確さを確保できます。

パフォーマンスの追跡

Asana のエンタープライズテクノロジーおよび IT 部署では、チームが目標を達成できるようにするために、堅牢なレポート機能が不可欠です。主要なビジネスイニシアチブのパフォーマンスを継続的に監視することで、Khayat 氏はチームの軌道修正やリソースの調整をサポートし、仕事を予定通りに完了させることができます。

たとえば、Khayat さんのチームはAsana のダッシュボードを使用して、サポートチケットの解決状況を確認しています。このツールを使用すると、特定の期間内のインシデントレポートの内訳を確認できるため、リーダーはプロジェクトが計画どおりに進んでいるかどうかをすばやく確認できます。さらに詳細な分析を行うために、Khayat 氏のチームはTableau との連携を使用しています。「この連携により、Asana から直接データを取得する高度なダッシュボードを Tableau で作成できます」と Khayat 氏は言います。詳細な評価を行うことで、意思決定や戦略の改善を促進できます。

チーム間でリソースを割り当てる

目標を達成するには、人的資源が不可欠です。そのため、Khayat 氏のチームでは、働き過ぎを防ぎ、全員が重要な仕事に時間を割けるように、リソース計画を優先しています。そのためには、現在および将来の各チームの作業量を可視化する必要があります。

Asana のキャパシティ計画機能は、Khayat 氏にとってこの可視性を実現するための鍵となりました。キャパシティ計画を使用すると、リーダーはチームの将来の予定を確認し、各メンバーのキャパシティに基づいて翌月の仕事を割り当てることができます。メンバーが取り組んでいるプロジェクト、それらのプロジェクトに費やす時間の割合、過剰に割り当てられているメンバーなども確認できます。また、変更が必要な場合は、リーダーはタスクをドラッグ & ドロップして、担当者を簡単に変更できます。

Khayat 氏のチームでは、さまざまなビューを使って、キャパシティをさまざまなレベルで確認しています。たとえば、部署全体を網羅するビューもあります。「私のような役職の人は、部署全体をカバーする包括的なビューを使って、CIO 組織全体の状況を可視化できます」と Khayat 氏は説明します。 "さらに、各チームごとに詳細なビューを用意しており、リーダーはチームのキャパシティや進行中のプロジェクトの詳細な内訳を確認できます。" チームレベルでリーダーが変更を加えると、全体的なビューにも反映されるため、作業を重複させる必要はありません。