LoanDepotの人事テクノロジー & ペイロールチームは、200 を超える米国内の支店で働く従業員約 5,000 人にサービスを提供しています。 このチームは、人事ワークフローの合理化や人事ビジネスパートナーのサポートによって、2021年の上場や 2022年の市場の変化に伴う組織再編など、複雑なビジネスの移行を支援してきました。

チームは Asana を使用して人事プロセスを効率化し、安全かつコンプライアンスに準拠した方法で、スタッフに情報への迅速なアクセスを提供しています。 運用がスムーズになることで、人事スタッフはデータの検索や手作業に時間をとられることなく、従業員のサポートに集中できます。LoanDepot のチームは中心となるワークスペースとして Asana を使用し、採用チーム、福利厚生チーム、給与計算チーム、IT チーム、コンプライアンスチーム、リーダーシップなどで部門横断的なコラボレーションを行っています。プロセスの効率化により、人事スタッフはますます多くのプロジェクトや監査に対応できるようになり、複雑な人材配置の変更を明確かつ自信を持って実施できるようになりました。

Asana のおかげで仕事のスピードが上がり、成果につながらない手作業ではなく、従業員との関係に時間と労力を費やせるようになりました。

HR オペレーションディレクター、David Magana 氏

SOX 法に準拠した文書作成と情報保管

人事テクノロジー & ペイロールチームの仕事は、元々さまざまなプロジェクト管理ツールに分散していました。 その仕事を 1 つのプラットフォームに一元化することにしました。Asana は使いやすく、複数のチームと各チームのワークフローに対応できるカスタマイズ性も備わっていたため、Asana を選びました。

また、人事テクノロジー & ペイロールチーム VP の Mike Wartenberg 氏も、Asana が経営陣や部門横断パートナーにスケジュールと依存関係の全体像を提供し、監査に必要な透明性と、SOX 法に準拠するためのセキュリティを備えている点を評価しました。 Wartenberg 氏は次のように述べています。「上場企業として、コンプライアンスのための承認プロセスを示す必要があり、 Asana はそのプロセスの把握に役立ちます。」 KPMG は、LoanDepot が Azure を介したシングルサインオンで認証とセキュリティを強化した上で、Asana を使用することを承認しました。

カスタマイズ性とシンプルさを求めていました。 Asana の基本的なフレームワークはシンプルでわかりやすく、部門やワークフローに合わせたカスタマイズが可能です。

Mike Wartenberg 氏、人事テクノロジー & ペイロール VP

人事チームの連携で LoanDepot を変革

現在、loanDepot の人事プログラムは Asana で一元化されており、オートメーション、情報への容易なアクセス、プロセスが確実に実行されるように明確化されたステップが備わっています。これらすべてが人事スタッフの作業を削減し、煩雑な手作業から戦略的な仕事に時間を割くことができるようにしています。 

人事テクノロジーチーム: セルフサービス型の人事リクエスト管理

Asana や Workday (loanDepot のメイン人事システム) を含む多数のプラットフォームとシステムを監督している HR テクノロジーチームは、人事リクエストや承認のためのセルフサービス型ワークフローの展開を管理するために Asana を使用しました。 Asana を導入するまで、チームはメールや口頭での承認に頼っていました。 現在は、マネージャーが社員の人事異動の手続きや増員要請を行ったり、従業員が福利厚生情報などの人事システムの情報を更新したりできる、セルフサービス型のフローがあります。

Asana プロジェクトが、セキュリティチーム、採用チーム、給与管理チームなどの部門横断チームがリクエストを受け付けて対応するためのワークスペースとなっています。 各リクエストは、各チームのワークフローに合わせてカスタマイズされたテンプレートに基づいて、Asana タスクに変換されます。 リクエストは、プロジェクトのボード上で「新規」「進行中」「完了」のステップに沿って移動します。

リーダーシップは進行中の人事リクエストの全体像を把握できます。 人事テクノロジーマネージャーの Dysiree Villalvazo 氏は次のように述べています。「Asana で、誰かがフルタイムでプロジェクトを管理しなくても、かなりの短期間でプロジェクトを完了できるようになりました。」

Asana でクロストレーニングが簡単になりました。 設定やタスクの細かいステップがすべて Asana で管理されているので、毎回一から作る必要がなくなりました。

Dysiree Villalvazo 氏、HR テクノロジー部門マネージャー

監査のための Asana

LoanDepot が上場すると、監査の頻度が増加し、より包括的になりました。 Asana ではタスクの完了ユーザー、完了日時、完了プロセスの履歴を残すことで、チームの監査対応をサポートします。

たとえば、Villalvazo 氏は Workday で新しいセキュリティグループを設定する際に、そのリクエストの Asana タスクにメモを残し、スクリーンショットをアップロードし、サブタスクを割り当てています。 そのタスクでは、どのチームメイトが承認、設定、適用を完了したかなどの履歴を確認できます。 その後、監査がそのセキュリティグループに関する情報を要求した場合、Villalvazo 氏は Asana の高度な検索を使用してタスクを見つけ、質問にすばやく答えることができます。

Asana では、シングルサインオンで重要な人事プロセスや文書を保護できるので、上場企業としてのコンプライアンス維持に役立ちます。

Mike Wartenberg 氏、人事テクノロジー & ペイロール VP

人事オペレーションチーム: 優先度の高いプロジェクトの実施

人事オペレーションチームは Asana を使用して、人事異動などの優先度の高い業務だけでなく、従業員のオンボーディング、コンプライアンステスト、従業員が参照できるリソースの整理など、日常的なプロセスも管理しています。

人事オペレーションチームは、Asana プロジェクトを使用して、経営陣、企業広報、人事ビジネスパートナー、サードパーティのコンサルティング会社などのグループの計画と社内調整を行っています。 チームは Asana でエンドツーエンドのプロセスを設計し、従業員とのコミュニケーションの手順や、給与や、IT システムへのアクセス関連情報、Workday でのデータ更新に関連する変更の追跡手順を明確にしました。

HR オペレーションディレクターの David Magana 氏は次のように述べています。「多くのマネージャーや従業員が関わり、タスクの依存関係やステップが複雑な人事プロジェクトには、追跡可能で、明確に文書化されたプロセスが必要でした。また、従業員が正しいメッセージを受け取り、スケジュールに従って計画を進めていることを確認する必要もありました。 そして、この仕事に適したツールは Asana だと判断しました。」

Asana でのプロセスの整理と自動化で、タイムリーな従業員コミュニケーションを実現

人事関連の変更について話しあう際、対象となる従業員 1 人につき 1 つの Asana タスクが作成され、今後の変更について話しあうために必要なすべての情報がまとめられます。 これらの変更は、サブタスクとして作成された一連のステップを通じて追跡され、人事スタッフに割り当てられます。 たとえば、従業員の現在のマネージャーとの会話など、プロセスのステップ 1 が完了になると、Asana ルールによってステップ 2 が次の人事チームメンバーに自動的に割り当てられます。 これらのステップは給与チームや IT 部署のアクションをトリガーするとともに、会社全体でのコミュニケーションへと戦略的に連鎖していきます。

すべての変更情報を Asana で管理することで、人事チームメンバーは従業員のタスクを確認し、従業員の状況の複雑さを理解し、情報を掘り起こすことなく即座に 1on1 のサポートを提供できるため、やり取りの量も軽減されます。 Magana 氏は次のように述べています。「このプロセスを Asana で運用することで、コミュニケーションのための時間を取り戻し、従業員関係 (ER) とコンプライアンスの観点から可能な限り最善の方法で変更に対処できるようになりました。」

リーダーシップがチェンジマネジメントを監督して人事チームの足並みを揃える

イニシアチブは段階ごとに異なる Asana プロジェクトで分けられ、各プロジェクトはマスターポートフォリオとダッシュボードでまとめられています。 リーダーシップは全体の進行状況を確認でき、重要なデータは各従業員のタスクのカスタムフィールドに記録され、タスクの情報、コミュニケーション、進捗状況とともに管理されます。

明確なプロセスを作成し、自動で通知を行うことで、人事チームはスムーズに連携して変更を適用できるようになりました。 Magana 氏は次のように述べています。「以前のプロセスでは完了するのに数時間かかっていたような、状況の伝達、人事チームへのタスクの実行時期の通知などが、一瞬で終わるようになりました。」 「完了ステータスは Asana で確認できるので、手動で追跡する必要がなくなり、各チームに報告すべき内容が明確になり、運用上の要件もタイムリーに遵守できるようになりました。」

すべての機密情報、コミュニケーション、進捗を管理するための中心的な場所があることで、組織再編において人間的、対人関係的側面により多くの時間を費やし、またプロセスの進捗状況を経営陣に公開するかたちで共有できました。

HR オペレーションディレクター、David Magana 氏

人事スタッフの従業員へのサポート業務を支援

loanDepot では、Asana を使用してさらに多くの人事ワークフローを自動化し、セルフサービス型のプロセスを増やし、loanDepot の中核となる人事システムと Asana を連携させる予定です。 HR テクノロジー & ペイロールチームは、Asana での更なる効率化と最適化を模索しながら、これからも人事ビジネスパートナーのサポートを続けます。人事スタッフが LoanDepot の従業員により良いサービスを提供するため、そして最終的にはより多くの顧客の夢を叶えるために、シームレスなインフラを目指します。 

Asana のオートメーション機能は、ビジネスクリティカルなイニシアチブの各ステップが正しく実行されるという安心感を与えてくれます。 見落としも発生しません。 誰が何を、いつまでに行い、どこに依存関係があるのか、全員が明確に把握しています。

HR オペレーションディレクター、David Magana 氏