Asana で住宅ローン業界の変化に対応する loanDepot

loanDepot はデジタル融資プラットフォームで住宅ローン業界に革命を起こしました。2010 年の立ち上げ以来、新規住宅ローンや借り換え住宅ローンで 5,000 億ドル以上の資金を調達し、何百万もの顧客の資金面での目標を達成し、マイホームの夢を叶えてきました。

LoanDepot の HR テクノロジー & ペイロールチームは、200 を超える米国内の支店で働く従業員約 5,000 人にサービスを提供しています。このチームは、人事ワークフローの合理化や人事ビジネスパートナーのサポートによって、2021年の上場や 2022年の市場の変化に伴う組織再編など、複雑なビジネスの移行を支援してきました。

Asana を使用して人事プロセスを効率化し、安全かつコンプライアンスに準拠した方法で、スタッフに情報への迅速なアクセスを提供しています。運用がスムーズになることで、人事スタッフはデータの検索や手作業に時間をとられることなく、従業員のサポートに集中できます。LoanDepot のチームは中心となるワークスペースとして Asana を使用し、採用チーム、福利厚生チーム、給与計算チーム、IT チーム、コンプライアンスチーム、経営陣などで部門横断的なコラボレーションを行っています。プロセスの効率化により、人事スタッフはますます多くのプロジェクトや監査に対応できるようになり、複雑な人材配置の変更を明確かつ自信を持って実施できるようになりました。

SOX 法に準拠した文書作成と情報保管

HR テクノロジー & ペイロールチームの仕事は、元々さまざまなプロジェクト管理ツールに分散していました。その仕事を 1 つのプラットフォームに一元化することにしました。Asana は使いやすく、複数のチームと各チームのワークフローに対応できるカスタマイズ性も備わっていたため、Asana を選びました。

また、HR テクノロジー & ペイロールチーム VP の Mike Wartenberg 氏も、Asana が経営陣や部門横断パートナーにスケジュールとタスク間の依存関係の全体像を提供し、監査に必要な透明性と、SOX 法に準拠するためのセキュリティを備えている点を評価しました。Wartenberg 氏は次のように述べています。「上場企業として、コンプライアンスのための承認プロセスを示す必要があり、Asana はそのプロセスの把握に役立ちます。」KPMG は、LoanDepot が Azure を介したシングルサインオンで認証とセキュリティを強化した上で、Asana を使用することを承認しました。

人事チームの連携で LoanDepot を変革

現在、loanDepot の人事プログラムは Asana で一元化されており、自動化され、情報にアクセスしやすく、プロセスが確実に実行されるようにステップも明確化されています。あらゆる点において人事チームの作業が削減されることで、スタッフは煩雑な手作業ではなく戦略的な仕事に時間を割けます。

セルフサービス型の人事リクエスト管理

Asana や Workday (loanDepot のメイン人事システム) を含む多数のプラットフォームとシステムを監督している HR テクノロジーチームは、人事リクエストや承認のためのセルフサービス型ワークフローの展開を管理するために Asana を使用しました。Asana を導入するまで、チームはメールや口頭での承認に頼っていました。現在は、マネージャーが社員の人事異動の手続きや増員要請を行ったり、従業員が福利厚生情報などの人事システムの情報を更新したりできる、セルフサービス型のワークフローがあります。

Asana プロジェクトが、セキュリティチーム、採用チーム、給与管理チームなどの部門横断チームがリクエストを受け付けて対応するための場所となっています。各リクエストは、各チームのワークフローに合わせてカスタマイズされたテンプレートに基づいて、Asana タスクに変換されます。リクエストは、プロジェクトのボード上で「新規」「進行中」「完了」のステップに沿って移動します。

経営陣は進行中の人事リクエストの全体像を把握できます。 HR テクノロジーマネージャーの Dysiree Villalvazo 氏は次のように述べています。「Asana のおかげで、誰かがフルタイムでプロジェクトを管理しなくても、かなりの短期間でプロジェクトを完了できるようになりました。」

監査のための Asana

LoanDepot が上場すると、監査の頻度が増加し、より包括的になりました。Asana ではタスクの完了ユーザー、完了日時、完了プロセスの履歴を残すことで、チームの監査対応をサポートします。

たとえば、Villalvazo 氏は Workday で新しいセキュリティグループを設定する際に、そのリクエストの Asana タスクにメモを残し、スクリーンショットをアップロードし、サブタスクを割り当てています。そのタスクでは、どのチームメイトが承認、設定、適用を完了したかなどの履歴を確認できます。その後、監査がそのセキュリティグループに関する情報を要求した場合、Villalvazo 氏は Asana の高度な検索を使用してタスクを見つけ、質問にすばやく答えることができます。

優先度の高いプロジェクトの実施

HR オペレーションチームは Asana を使用して、人事異動などの優先度の高い業務だけでなく、従業員のオンボーディング、コンプライアンステスト、従業員が参照できるリソースの整理など、日常的なプロセスも管理しています。

また、Asana プロジェクトを使用して、経営陣、企業広報、人事ビジネスパートナー、サードパーティのコンサルティング会社などのグループの計画と社内調整を行っています。Asana でエンドツーエンドのプロセスを設計し、従業員とのコミュニケーションの手順や、給与や、IT システムへのアクセス関連情報、Workday でのデータ更新に関連する変更の追跡手順を明確にしました。

HR オペレーションディレクターの David Magana 氏は次のように述べています。「多くのマネージャーや社員が関わり、タスクの依存関係やステップが複雑な人事プロジェクトには、追跡可能で、明確に文書化されたプロセスが必要でした。また、社員が正しいメッセージを受け取り、スケジュールに従って計画を進めていることを確認する必要もありました。そして、この仕事に適したツールは Asana だと判断しました。」

Asana を使ったプロセスの整理と自動化で、タイムリーなコミュニケーションを実現

人事関連の変更について話しあう際、対象となる従業員 1 人につき 1 つの Asana タスクが作成され、今後の変更について話しあうために必要なすべての情報がまとめられます。これらの変更は、サブタスクとして作成された一連のステップを通じて追跡され、人事スタッフに割り当てられます。たとえば、従業員の現在のマネージャーとの会話など、プロセスのステップ 1 が完了になると、Asana ルールによってステップ 2 が次の人事スタッフに自動的に割り当てられます。これらのステップは給与チームや IT チームのアクションをトリガーするとともに、会社全体でのコミュニケーションへと戦略的に連鎖していきます。

すべての変更情報を Asana で管理することで、人事スタッフは従業員のタスクを確認し、従業員の状況の複雑さを理解し、情報を掘り起こすことなく即座に一対一のサポートを提供できるため、やり取りの量も軽減されます。Magana 氏は次のように述べています。「このプロセスを Asana で運用することで、コミュニケーションのための時間を取り戻し、従業員関係 (ER) とコンプライアンスの観点から可能な限り最善の方法で変更に対処できるようになりました。」

経営陣がチェンジマネジメントを監督して人事チームの足並みを揃える

イニシアチブは段階ごとに異なる Asana プロジェクトで分けられ、各プロジェクトはマスターポートフォリオとダッシュボードでまとめられています。経営陣は全体の進行状況を確認でき、重要なデータは各従業員のタスクのカスタムフィールドに記録され、タスクの情報、コミュニケーション、進捗状況とともに管理されます。

明確なプロセスを作成し、自動で通知を行うことで、人事チームはスムーズに連携して変更を適用できるようになりました。Magana 氏は次のように述べています。「以前のプロセスでは完了するのに数時間かかっていたような、状況の伝達、人事チームへのタスクの実行時期の通知などが、一瞬で終わるようになりました。」「完了ステータスは Asana にあるので、手動で追跡する必要がなくなり、各チームに報告すべき内容が明確になり、運用上の要件もタイムリーに遵守できるようになりました。」

人事スタッフのサポート業務を支援

loanDepot では、Asana を使用してさらに多くの人事ワークフローを自動化し、セルフサービス型のプロセスを増やし、loanDepot の中核となる人事システムと Asana を連携させる予定です。HR テクノロジー & ペイロールチームは、Asana を使った更なる効率化と最適化を模索しながら、これからも人事ビジネスパートナーのサポートを続けます。LoanDepot の従業員により良いサービスを提供するため、そして最終的にはより多くの顧客の夢を叶えるために、シームレスなインフラを目指します。