仕事の発見およびレポート作成

障害の特定を試みるプロジェクトマネージャーも、仕事の記録を集めてレビューの準備をする従業員も、Asana ならすべての仕事をまとめ、検索によってすばやく整理することができます。

プロジェクトの進捗やポートフォリオに関するレポートを作成する方法については、ステータス更新とプロジェクトの進捗に関する記事をご覧ください。

一方、リソース計画用にチームの余力に関するレポートを作成する方法については、リソース計画に関する記事をご覧ください。

仕事の検索やレポートの作成に Asana を使用する理由

  • ドキュメントやメール、チャット、会議の情報をまとめるには、手間と時間がかかります。そしてたとえ必要な情報がすべて揃っていたとしても、それを細かく分割して意味のある情報を取り出すという課題が依然として残ります。
  • 仕事にアクセスできないと、それを追跡するために無駄な時間を使うことになります。新入社員が入社したときや在籍していた従業員が退職したときは、どうしたら良いですか?
  • Asana の検索機能を使えば、仕事の履歴にすばやくアクセスして簡単にソートすることができます。

Asana レポート機能の活用プラン

Asana で仕事を検索しレポートを作成するには、以下の手順に従います。さらに、検索の使い方に関するヒントや検索レポートの例も併せてご確認ください。

  1. Asana を、チームの信頼できる情報源として使用します。Asana にないプロジェクトやコミュニケーションは検索できません。チームですべての仕事とそれに伴う会話をすべて Asana に記録する習慣を身につけましょう。
    • こちらで、チームを Asana に定着させるためのヒントを確認できます。
  2. 最も検索しやすい方法で仕事を記録します。次のセクションのヒントをご覧ください。
  3. 高度な検索の使い方を確認します。
  4. 頻繁に実行するレポートにアクセスしやすくなるよう、検索を保存します。

仕事を検索しやすくするためのヒント

Asana に仕事をどのように記録するかはあなた次第ですが、ここでは検索しやすくする方法をご紹介します。誰でも、完全かつ整理された結果を取得できます。

  • すべてのタスクに、明確で行動に即した名前を付けます。タスク名を「ブログ」ではなく「顧客のブログの原稿を書く」とすることで、検索結果を絞り込みやすくなります(特にそのタスクがテンプレートからコピーされた場合)。
  • すべてのタスクに期日と担当者を設定し、プロジェクトに追加します。こうすることで、検索を絞り込みやすくなります。
  • カスタムフィールドを使って、プロジェクト内のタスクを特定の条件でカテゴリー化します。

Asana の検索方法

Asana では、トップバーの検索バーに入力するだけ検索できます。検索語句を含むタスク、プロジェクト、会話のリストが結果として表示されます。Asana ですばやく何かを見つけるには、検索機能が活躍します。

トップバーの検索を使って Asana で追跡している仕事を見つける

検索条件を絞り込んだりレポートを作成したりする場合は、高度な検索が必要です。完了日や担当者からカスタムフィールド、タスク作成者まで何でも検索することができ、条件に一致するタスク、プロジェクト、会話のリストが表示されます。

高度な検索レポートは、特にプロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者に役立つ機能です。チームの余力や進捗、またはリスクがある仕事をすばやく明確に見つけることができます。

高度な検索レポートの作成

レポートを作成するには、検索バーをクリックし、ドロップダウンから高度な検索を選択します。ここで検索条件や検索語を指定します (検索語は必ずしも必要ではありません)。検索フィルターはいくつでも使う (または使わない) ことができます。高度な検索の作成について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご覧ください。

高度な検索を使って検索条件を選択

検索後、ヘッダーの星をクリックすると検索を保存できます。保存することで、サイドバーからいつでもレポートにアクセスできるようになります。なお、検索結果は常に自動的に更新されます。 簡単にアクセスできるよう、検索に星を付けてサイドバーに保存

Asana で実行できる高度な検索の例

以下は、作成できるレポートの例です。

  • フォローする必要がある仕事—自分が他のチームメイトに対して作成したタスクのうち、未完了のものを検索。
  • リスクのあるタスク—今日または明日が期限の「高優先度」カスタムフィールドが設定されたタスクを検索。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの推進力を維持する場合に有効。
  • 承認待ちタスク— カスタムフィールドが「レビュー準備完了」であるタスクを検索し、担当者にフィードバックを送って承認プロセスを促進。
  • 今期自分が完了した仕事—自分に割り当てられたタスクのうち、特定の日付範囲に完了したものを検索。自分の仕事ぶりを確認したり証明したりすることが可能。
  • プロジェクトの進捗—特定のプロジェクトの完了済みタスクを検索し、これまでの進捗を確認。

Asana に仕事を記録しておけば、自分やチームの成果に関する有意義な情報をすぐに手に入れることができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。