仕事を見つけて、検索結果を保存する

先週同僚に割り当てたタスクを見つけるにしろ、仕事の記録を集めてレビューの準備をするにしろ、すべての仕事をまとめる Asana なら、検索機能を使ってすばやく仕事を整理できます。

簡潔なビデオによる検索機能の紹介

トップバーの検索機能を使って Asana で追跡しているメンバー、会話、仕事を見つける

Asana では、トップバーの検索バーに入力するだけで検索できます。検索語句にマッチするタスク、プロジェクト、会話のリストが結果として表示されます。Asana ですばやく何かを見つけるには、検索機能が活躍します。

Asana で高度な検索のレポートを作成し、保存することで、一連の条件に簡単にアクセスできるようにする方法を示した GIF

高度な検索の結果を保存する

検索条件を絞り込んだり、検索結果を保存したりする場合は、高度な検索が必要です。完了日や担当者から、カスタムフィールドやタスクの作成者まで、あらゆるものを検索できます。検索条件を細かくすると、必要な情報を的確に見つけることができます。頻繁に検索するものであれば、検索条件を保存しておきましょう。保存した検索は、開くたびに自動的に更新されます。

保存すべき検索の例

  • フォローアップする必要がある仕事: 自分が他のチームメイトに対して作成したタスクのうち、未完了で、期日が 3 日以内に迫っているものを検索。
  • リスクのあるタスク: 今日または明日が期限の「高優先度」のカスタムフィールドが設定されたタスクを検索。プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体で推進力を維持するのに便利です。
  • 承認待ちタスク: カスタムフィールドが「レビュー準備完了」であるタスクを検索し、担当者にフィードバックを送って承認待ちの仕事を進められるようにします。
  • 今期自分が完了した仕事—自分に割り当てられたタスクのうち、特定の日付範囲に完了したものを検索。自分の仕事ぶりを確認する場合や、レジュメの更新をする場合に便利です。

仕事を検索しやすくする方法

Asana で仕事を追跡する方法はユーザー次第ですが、ここでは誰でも整理された完全な結果を取得できるように、より検索しやすくする方法を紹介します。

  • すべてのタスクに、明確で行動に即した名前を付けます。タスク名を「ブログ」ではなく「顧客にスポットライトを当てたブログの原稿を書く」とすることで、検索結果を絞り込みやすくなります (特にそのタスクがテンプレートからコピーされた場合)。
  • すべてのタスクに期日と担当者を設定し、プロジェクトに追加します。こうすることで、特定の条件を使って検索を絞り込むことができます。
  • カスタムフィールドを使って、プロジェクト内のタスクを特定の条件でカテゴリー分けします。カスタムフィールドは、検索条件として使うこともできます。

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