仕事の検索とレポートの作成

仕事の問題点を突き止めようとするプロジェクトマネージャーも、仕事の記録を集めてレビューの準備をするスタッフも、すべての仕事をまとめる Asana なら、検索を使ってすばやく仕事を整理することができます。

プロジェクトの進捗やポートフォリオに関するレポートを作成する方法については、ステータス更新とプロジェクトの進捗に関する記事をご覧ください。

リソース計画用にチームの余力に関するレポートを作成する方法については、リソース計画に関する記事をご覧ください。

仕事の検索やレポートの作成に Asana を使用する理由

  • 文書やメール、チャット、会議から情報をまとめるには、手間と時間がかかります。そしてたとえ必要な情報がすべて揃っていたとしても、有意義なインサイトを得るにはそれを細かく分析する手段が必要です。
  • 新入社員が入社したときや従業員が退職したときなど、仕事にアクセスできないと、仕事の追跡に無駄な時間を使うことになります。
  • Asana の検索機能を使えば、仕事の履歴にすばやくアクセスして簡単にソートすることができます。

Asana レポート機能の活用プラン

Asana で仕事を検索し、レポートを作成する手順は以下の通りです。検索の使い方に関するヒントや検索レポートの例も併せてご確認ください。

  1. Asana を、チームの信頼できる情報源として使用しましょう。Asana にないプロジェクトやコミュニケーションは検索できないため、チーム全体ですべての仕事とそれに伴う会話をすべて Asana で追跡する習慣をつけましょう。
    • こちらで、Asana へのチームのオンボーディングに関するヒントを確認できます。
  2. 最も検索しやすい方法で仕事を追跡しましょう。次のセクションのヒントをご覧ください。
  3. 高度な検索の使い方を確認します。
  4. 頻繁に使用するレポートにアクセスしやすくなるよう、検索を保存します。

仕事を検索しやすくするためのヒント

Asana で仕事を追跡する方法はユーザー次第ですが、ここでは誰でも整理された完全な結果を取得できるように、より検索しやすくする方法を紹介します。

  • すべてのタスクに、アクションに直結する明確な名前を付けます。タスク名を「ブログ」ではなく「顧客のブログの原稿を書く」とすることで、特にそのタスクがテンプレートからコピーされた場合に検索結果を絞り込みやすくなります。
  • すべてのタスクに期日と担当者を設定し、プロジェクトに追加します。こうすることで、検索を絞り込みやすくなります。
  • カスタムフィールドを使って、プロジェクト内のタスクを特定の条件でカテゴリー分けします。

Asana の検索方法

Asana を検索するには、トップバーの検索バーに入力するだけ。検索語句を含むタスク、プロジェクト、会話のリストが結果として表示されます。Asana ですばやく何かを見つけるには、検索機能が活躍します。

トップバーの検索を使って Asana で追跡している仕事を見つける

検索条件を絞り込んだりレポートを作成したりするには、高度な検索が必要です。完了日や担当者からカスタムフィールド、タスク作成者まで何でも検索することができ、条件に一致するタスク、プロジェクト、会話のリストが表示されます。

高度な検索レポートは、特にプロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者に役立つ機能です。チームの余力や進捗、またはリスクがある仕事をすばやく明確に把握することができます。

高度な検索レポートの作成

レポートを作成するには、検索バーをクリックし、ドロップダウンから高度な検索を選択します。ここで検索条件や検索語を指定します (検索語は必ずしも必要ではありません)。検索フィルターはいくつでも使う (または使わない) ことができます。高度な検索の作成について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご覧ください。

高度な検索を使って検索条件を選択

検索後、ヘッダーの星をクリックすると検索を保存できます。保存することで、サイドバーからいつでもレポートにアクセスできるようになります。なお、検索結果は常に自動更新されます。 簡単にアクセスできるよう、検索に星を付けてサイドバーに保存

Asana で実行できる高度な検索の例

以下は、作成できるレポートの例です。

  • フォローアップする必要がある仕事 : 自分が他のチームメイトに対して作成したタスクのうち、未完了のものを検索。
  • リスクのあるタスク : 今日または明日が期限の「高優先度」カスタムフィールドが設定されたタスクを検索。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの推進力を維持する場合に有効です。
  • 承認待ちタスク : カスタムフィールドが「レビュー準備完了」であるタスクを検索し、担当者にフィードバックを送って承認待ちの仕事を進めます。
  • 今期自分が完了した仕事 : 特定の期間に自分に割り当てられ、完了したタスクを検索。自分の仕事ぶりを確認したり証明したりすることができます。
  • プロジェクトの進捗 : 特定のプロジェクトの完了済みタスクを検索し、これまでの進捗を確認します。

Asana で仕事を追跡すれば、自分やチームの成果に関する有意義な情報をすばやく手に入れることができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。