すべてのイベントをスムーズに開催するために、Adam 氏は 4 人の正社員と 30 人以上の外注業者に加えて、数え切れないほどの部門横断パートナーたちとチームを組み、ロジスティクス、クリエイティブ制作、販売資料、プロモーションを調整しています。 拡大し続ける G2 のイベントニーズを支えるためには、プロセスとツールを 1 か所にまとめてチームのスケールアップを可能にする必要があることを Adam 氏は悟っていました。

チームのスケールアップを目指した Adam 氏が直面したのは、よくあるオペレーションの課題でした。

• イベント計画がスプレッドシートやメール、会議の議事録に散らばってしまい、すべての 1 か所で整理、追跡したり、担当者にタスクや締め切りに対する説明責任を持たせたりする手段がありませんでした。

• 過去のイベント計画やベンダー情報が独立したツールに隔離されてしまい、新しいチームメイトのオンボーディング時に知識を共有するのが困難になっていました。

• イベントの計画とプロセスが統一されていなかったため、チームは毎回一から計画し直す必要がありました。その結果、ステップが見落とされ、プロセスを継続的に最適化することができませんでした。

• チームはすべての詳細を自分たちの手で管理していたため、仕事を他のユーザーに委任したり割り当てたりする際に苦労していました。 また、プロセスが文書化されていなかったため、部門横断のパートナーが必要に応じてプロジェクトに飛び入り参加することも困難でした。

Adam 氏は、統一されたイベントプロセスを構築してプログラムを上手にスケールアップする必要があることに気付きました。 また、外注業者や部門横断のパートナー、ベンダーたちとも連携できるよう、イベント計画は全員がアクセスできる必要がありました。

頻繁に開催するイベントのテンプレートを作成した結果、計画時間を 80% 削減することができました。 そのおかげで、イベントの改良や改善に時間を費やすことができています。

イベントの作業とプロセスを 1 つのビューにまとめる

G2 マーケティングチームは過去に他のワークマネジメントツールも試してみましたが、長続きするものはありませんでした。 その後、チーフマーケティングオフィサーとして入社した Ryan Bonnici 氏がチームに紹介したのが、以前の勤め先で使用していた Asana でした。 Adam 氏は、Asana は他のツールよりも直感的で、柔軟性に優れており、そしてさまざまなイベントのワークフローを管理したり、部門横断のチームメイトとコラボレーションする上でより強力なソリューションであることがわかりました。

チームが拡大する中で、複雑なイベントを調整することや、メールや会議に頼らなくても計画の進捗を見ることができるツールが必要になりました。 Asana を使えば、すべてのタスクと締め切りを 1 か所で簡単に追跡できるため、会議の時間を 1 期あたり 40 時間以上節約できるようになりました。

確実に導入を進めるため、マーケティングチームは G2 のイベント管理プロセスを作成するためのルールとベストプラクティスを構築し、そのすべてを標準化しました。 その後チームはイベント作業の計画、割り当て、追跡をすべて Asana でのみ行うようになりました。 一元管理されたレコードシステムを手に入れたことで、仕事がメールやスプレッドシート、会議の議事録に散らばることはなくなりました。 チーム全体がイベントプランニングを追跡、アクセスできるようになり、知識共有やコラボレーションも簡単になりました。 Adam 氏は、外注業者も Asana に招待し対象イベントに参加させたため、外注業者が社内のチームと一緒に 1 つの場所でロジスティクスを調整できるようになりました。

Asana でイベントプログラムのスケールアップに成功

今や Adam 氏のチームは、ベンダー契約、当日のチェックリスト、クリエイティブ制作など、イベントプランニングのすべてを Asana で一元管理しているため、情報が全員に見える化されています。また、詳細なワークバックスケジュールが組み込まれたプロジェクトテンプレートも作成され、計画時間を短縮できています。 さらに Asana と Slack の統合により、イベントの現場にいるときにメッセージをタスクに変換したり、Slack から直接タスクに対してアクションを起こしたりが可能になりました。 こうしてすべてのつながりを保ち、オフィスにいるときでも現場にいるときでもシームレスに仕事を進めることができています。

イベントを Asana で管理するようになってから、イベントの開催数が 2 倍になりました。これにより、ベンダーにさらに多くの口コミを届けることが可能になり、会社の新しいセールスパイプラインを作り上げることができています。

イベントプランニングを Asana で一元管理、統一したチームはスケールアップに成功し、計画時間を 80% 削減しました。また、3 つの大陸をまたいで以前の倍の数のイベントを開催し、ソフトウェアレビューを生み出し、セールスパイプラインを促進して収益目標を達成できています。 そして、経験から学んだことを基にイベントプロセスをさらに最適化し続けています。さらに成長を後押しする積極的な計画を打ち立て、Asana を活用して今後も多くのイベントを管理していく予定です。