ハイライト

• 応答までの時間を短縮:社内ヘルプデスクの応答までの時間が 5 日から 12 時間に短縮され、従業員満足度が向上しました。 

• クライアントのオンボーディングを迅速化:取引の成立と新規クライアントのオンボーディングが迅速かつエラーなしで行われるため、クライアントの満足度が向上。

• 仕事の見落としを解消:プロジェクトとフォームにより、タスクの見落としや締め切りの超過がなくなり、プロジェクトを迅速に完了できるようになりました。 

• 管理業務の削減:過剰なメール、会議、仕事のチャットが減り、ディープワークに充てられる時間が増えました。 

Athena は、多忙なリーダーにとって理想的なサービスです。カレンダーの整理、ポッドキャストの配信、誕生日プランニングなどを行う高度な訓練を受けたバーチャルアシスタントとリーダーをマッチングします。 同社のミッションは、優れた人材が専門家のサポートを受けて、より有意義な人生を送れるようにすることです。 

リモートファーストのこの会社は、世界中に数千のクライアントを持ち、米国とフィリピンに 1,500 人以上のスタッフを擁しています。 Athena が急速な成長期を迎えたとき、プロジェクト管理の課題が浮上しました。 スプレッドシート、メール、チャットで仕事が管理されていたため、重要なタスクが見落とされることがよくありました。 その結果、ヘルプデスクによるサポートの遅延、契約作成の不一致、プロジェクトのステータスを把握するための時間の浪費が発生していました。 

これらの課題を解決するため、財務チームは Asana を導入し、給与に関する問い合わせを一元管理するようにしました。 応答時間が非常に迅速に改善されたため、Athena は全社で Asana をワークマネジメントソリューションとして導入しました。 

Asana のメリットを発見 

財務チームは当初、銀行業務、支払日、税金に関する給与リクエストを管理するために Asana を選択しました。 メールでこれらのリクエストを管理するのは困難で、多くのリクエストが見落とされ、チームは対応に追われていました。 

Asana を使用することで、次のように財務チームの仕事が変わりました。 

• リクエストのステータスを明確に把握できるため、追跡や優先順位付けが容易になる

• メールやチャットでのやり取りを減らし、リクエストに対応する時間を増やす   

• ワークフローを合理化し、タスク、責任、締め切りをチームメンバー全員に明確にする

財務チームの成功に触発され、共同創業者兼総務部門長の Maribeth Villon とエンジニアリング部門長の Ben Organ は、Asana の全社導入のチャンピオンとなりました。 

財務チームが給与計算のリクエスト管理に Asana を使い始めたことで、対応が迅速化されました。 その後、プロジェクト管理やコラボレーションを改善し、より迅速に業務を遂行できるように、Asana を全社に展開しました。

Maribeth Villon、Athena、共同創業者兼総務部門長 

新しい働き方の導入

ペースの速い、学習に焦点を当てた文化を目指す Athena の姿勢により、Asana の導入は迅速に進められました。 Maribeth 氏や Ben 氏のようなリーダーは、効率を高めるために仕事を 1 か所で管理することの重要性を強調しながら、チームにプラットフォームを導入しました。 「仕事の解剖学」インデックス 2023 は、勤務時間の 62% が反復的なタスクに費やされていることを浮き彫りにしていますが、プロセスを改善することで週あたり 4.9 時間を節約できます。 従業員は、Asana によってタスクの管理が簡単になり、仕事をより早く完了できるようになったと認識しています。 テクノロジーの使い方に慣れている従業員は、Asana ヘルプセンターで疑問を解消できたため、正式なトレーニングをあまり受けることなく Asana を簡単に使えることに気づきました。 

私たちは早いペースで業務を行っています。 Asana の直感的なインターフェイスのおかげで、誰もがすぐにプラットフォームを使い始め、日々の業務管理に活用するようになりました。

Maribeth Villon、Athena、共同創業者兼管理部門長

一元化されたプロジェクト管理のある生活 

Athena の全従業員は現在、従業員のオンボーディングやオフボーディングから製品開発まで、Asana を使って仕事を管理しています。 ワークフローが 1 か所で整理されるようになったことで、チームはより迅速に、より効率的に作業を進めることができます。 

Athena のチームが Asana をどのように使っているか、さっとご紹介します。

• 従業員のオンボーディングとオフボーディングのプロセスは、Asana のテンプレートを使って合理化されているため、ステップを見落とすことがありません。 メールの作成からリソースの割り当てまで、すべてのアクションアイテムが記録されます。 バーチャルアシスタントは、テクノロジーや管理上の問題に悩まされることなく、初日から仕事に取り組めるようになりました。 

• オートメーションにより、契約書の作成にかかる時間が半分に。 HubSpot との連携により、取引成立時にはすぐに契約作成タスクがトリガーされ、Athena のサポートチームに割り当てられます。 Asana 導入前は、契約の作成に 48 時間かかり、契約が忘れられてしまうこともありました。 現在、このプロセスは 1 日未満で完了し、契約が放置されることはありません。 

• 社内のヘルプデスクリクエストは当初、Asana でのみ管理されており、応答時間は 5 日間から 12 時間未満に短縮されました。 最近、Zendesk を導入して Asana と連携させたことで、従業員向けの Athena のヘルプデスクサポートがより洗練されたものになりました。 

• 製品開発は Asana のかんばんボードを使って管理されています。 各製品には、バグの修正と開発目標をまとめたボードがあります。 さらに、進行中のすべての技術プロジェクトのステータスを示すマスターボードがあります。 これにより、エンジニアリングチームはスプリントの計画、リソースの適切な割り当て、プロジェクトの迅速な完了を実現できます。 

• クライアントへの委任は Asana を使用して管理されています。 Athena アプリは Asana と連携し、バーチャルアシスタントの新しいタスクをすぐに Asana タスクに変換します。 この連携により、アシスタントがリクエストを見落とすことがなくなります。  また、多くのクライアントは、バーチャルアシスタントと直接 Asana を使用することを好んでいます。 

Asana のおかげで、より迅速に対応できるようになりました。 重要なバグ修正や機能リクエストを優先できるようになりました。 開発中のすべての作業を明確に把握することで、キャパシティを簡単に把握し、より効果的に計画を立てることができます。

Ben Organ 氏、Athena、エンジニアリング部門長

Asana でさらに効率を高める 

Athena のチームは、社内およびクライアントとのコラボレーションにおいて、Asana を使って仕事を管理し続けます。 Maribeth 氏や Ben 氏のようなリーダーは、ポートフォリオの導入、オートメーションの改良、連携の機能強化の検討を通じて、ワークフローをさらに合理化することを目指しています。 ワークフローをスピードアップし、従業員からクライアントまで、全員が仕事を最大限に活用できるようにすることがすべてです。