Modello di mappa di processo

Definire un processo dall'inizio alla fine può sembrare un'impresa ardua. Fortunatamente, i modelli di mappe di processo digitali possono automatizzare i processi aziendali, così puoi iniziare subito a lavorare. Ecco come.

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[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Richieste di creatività (generatore di flussi di lavoro)

Pensa all'ultima volta che hai pianificato un progetto o realizzato un'idea. Da dove hai iniziato? Come hai definito il processo dall'inizio alla fine? 

Molte sono le variabili coinvolte nella pianificazione e nell'esecuzione di un progetto o di un processo aziendale. Per la loro riuscita, devi visualizzare ogni passaggio, in modo da sapere esattamente cosa va fatto, a partire dalla prima attività fino al completamento. 

Potrebbe sembrare più facile a dirsi che a farsi, ma non preoccuparti. I modelli di mappe di processo possono esserti d'aiuto. 

Che cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi consiste nel rappresentare in maniera visiva i passaggi necessari per completare un processo o un flusso di lavoro. Lo scopo della mappatura dei processi aziendali è fornire al tuo team una migliore comprensione di come funziona un singolo processo, in modo che possano realizzarlo con successo. 

Puoi utilizzare una mappa di processo a livello individuale, di team, reparto o organizzazione per definire qualsiasi processo, da quelli organizzativi, come la formazione e l'onboarding, a processi specifici del team, come il brainstorming

In genere, per mappare un processo si disegna una mappa, ovvero una rappresentazione visiva di un processo complesso che utilizza simboli specifici. Per ulteriori informazioni sulla realizzazione, consulta il nostro articolo Guida alla mappatura dei processi.

Disegnare una mappa dei processi è un buon modo per delineare e visualizzare i processi aziendali. Tuttavia, si tratta di uno strumento statico, che presenta dei limiti. Per dare vita al processo, ti serve uno strumento digitale, ed è qui che entra in gioco il modello digitale di mappa di processo. 

Cos'è un modello digitale di mappa di processo?

Un modello digitale di mappa di processo parte dalla rappresentazione statica della mappa di un processo e la rende dinamica utilizzando i flussi di lavoro, processi ripetibili che possono essere utilizzati più e più volte. Combinando la rappresentazione grafica della mappa del processo con uno strumento di gestione del lavoro digitale, puoi favorire la collaborazione tra i team e portare a termine le attività nello strumento utilizzato per il lavoro.

La chiave per utilizzare un modello digitale di mappa di processo è impostare dei flussi di lavoro. Se ci pensi, la maggior parte del lavoro che fai segue uno schema che si ripete. Che tu stia scrivendo un post sul blog, inserendo un nuovo membro nel team o avviando un nuovo processo di vendita, probabilmente segui passaggi simili ogni volta. Quei passaggi sono il tuo flusso di lavoro. 

Dopo aver identificato i punti di inizio e di fine del flusso di lavoro nella mappa di processo, puoi creare il flusso di lavoro per seguire i passaggi che ti guideranno attraverso l'intero processo. A questo punto, puoi creare un modello digitale di mappa di processo duplicabile, utilizzando quel flusso di lavoro come riferimento, per cui, ogni volta che devi scrivere un post sul blog o inserire un membro nel team, il processo è già impostato. Devi semplicemente creare una copia del modello e iniziare. 

Come impostare il flusso di lavoro e creare un modello digitale di mappa di processo

Una volta compresi i dettagli dei flussi di lavoro, impostarne uno e trasformarlo in un modello digitale di mappa di processo è facile. Devi solo seguire i passaggi qui di seguito.

  1. Identifica il processo da mappare. Per esempio, seguire un nuovo potenziale cliente.  

  2. Elenca le attività necessarie per completare il processo. Per continuare con il nostro esempio, le attività potrebbero includere la pianificazione di una chiamata di vendita iniziale, il follow-up dopo la chiamata, l'invio di una proposta e la finalizzazione del contratto. 

  3. Definisci il processo in una mappa del processo. Organizza tutte le attività nella sequenza corretta, necessaria per l'esecuzione del processo. 

  4. Crea un modello di mappa di processo integrando la rappresentazione grafica statica della mappa in uno strumento di gestione del lavoro digitale. Ora, prendi le attività che hai delineato e inseriscile nello strumento digitale. Questo farà da modello di base per il flusso di lavoro. Rimanendo sul nostro esempio, potresti creare un "Modello di follow-up delle vendite" basato sulla mappa del processo che hai creato per seguire un nuovo potenziale cliente. 

  5. Crea un duplicato del modello di mappa di processo e riutilizzalo quando avvii processi simili. Una volta creato il modello, puoi usarlo come punto di partenza per processi e progetti simili. Per concludere con il nostro esempio, ogni volta che devi contattare un nuovo potenziale cliente, ti basta semplicemente duplicare il modello di follow-up delle vendite e compilarlo. 

Esempi di flussi di lavoro di processi in formato digitale

Puoi impostare flussi di lavoro in formato digitale praticamente per qualsiasi processo aziendale che richieda passaggi ripetibili per l'esecuzione e il completamento. Di seguito, riportiamo alcuni casi d'uso di flussi di lavoro comuni che potresti impostare.

Modello di mappa del processo di gestione della pipeline di vendita

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Pipeline di vendita (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito di pipeline di vendita

Modello di mappa del processo di gestione del feedback dei clienti

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Gestione del feedback dei clienti (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito per la gestione del feedback dei clienti

Modello di mappa del processo di passaggio di consegne post-vendita

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Passaggio di consegne post-vendita (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito per il passaggio di consegne al reparto post-vendita

Modello di mappa del processo di lancio del marketing del prodotto

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Lancio del marketing del prodotto (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito di mappa del processo di lancio del marketing del prodotto

Modello di mappa del processo di creazione dell'ordine del giorno di una riunione

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Creazione dell'ordine del giorno di una riunione (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito di ordine del giorno delle riunioni

Modello di mappa del processo di gestione delle richieste di creatività

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Richieste di creatività (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito per le richieste di creatività

Modello di mappa del processo di gestione delle richieste di lavoro

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di mappa di processo - Richieste di lavoro (generatore di flussi di lavoro)
Modello gratuito per le richieste di lavoro

Funzionalità e app integrate

Diamo un'occhiata alle funzionalità e alle app integrate che possono aiutarti a far salire di livello il tuo modello digitale di mappa di processo. 

Funzionalità integrate

  • Generatore di flussi di lavoro. Visualizza il flusso di lavoro del tuo team e semplifica la collaborazione tra i team con il generatore di flussi di lavoro. Si tratta di uno strumento "punta e clicca" che consente di visualizzare e creare potenti flussi di lavoro automatizzati senza scrivere codice. Potrai così creare facilmente processi efficienti, collegare i team su tutti i livelli e definire la struttura portante della tua organizzazione. Potrai inoltre semplificare le attività e tenere sempre aggiornati i colleghi del team, integrando direttamente nel flusso di lavoro le tue app aziendali preferite, come Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e tante altre. 

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

  • Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

  • Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

Domande frequenti

Quali processi aziendali si possono definire con un modello di mappa di processo?

È possibile configurare un modello di mappa di processo per tutti quei processi aziendali che seguono uno schema ripetibile. Ciò include processi organizzativi, come l'assunzione e l'onboarding dei dipendenti, o processi specifici del team, come il brainstorming e la gestione delle richieste di creatività. I modelli di mappa di processo possono contribuire a semplificare i processi aziendali per team creativi, di vendita e IT. 

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un modello di mappa di processo?

Puoi dare vita alla rappresentazione statica della mappa di processo con un modello di mappa di processo. Questi flussi di lavoro ti consentono di automatizzare tutti i passaggi necessari per completare un processo specifico, semplificandolo e standardizzandolo. Una volta creato il modello, puoi duplicarlo facilmente e utilizzarlo ogni volta che devi ripetere quel processo, risparmiando tempo e lavoro iniziale. 

Quali sono i vantaggi della mappatura dei processi?

La mappatura dei processi consiste nel rappresentare visivamente i passaggi necessari per completare un processo o un flusso di lavoro. La scomposizione granulare della rappresentazione grafica della mappa di processo aiuta i team a vedere cosa devono fare per portare a termine un processo e consente loro di identificare eventuali inefficienze o colli di bottiglia. 

Quali sono i diversi tipi di rappresentazione grafica delle mappe di processo?

Esistono sei tipi comuni di mappe di processo: diagrammi di flusso di base, mappe generali, mappe di processo dettagliate, diagrammi swimlane, mappe del flusso di valore e diagrammi SIPOC. Per maggiori informazioni sulle diverse tipologie e sulla loro creazione, leggi il nostro articolo Guida alla mappatura dei processi.

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