Modello di scheda Kanban

Il Kanban è una comune metodologia di gestione dei progetti che consente ai team di bilanciare il lavoro da svolgere in base alla disponibilità di ciascun membro del team. L'idea di base è che i membri del team "importino" dal backlog le attività da svolgere, per farle poi avanzare lungo le fasi designate del flusso di lavoro. Di solito, i team implementano il metodo Kanban utilizzando le bacheche Kanban.

Se la bacheca Kanban è uno scheletro, le schede Kanban sono i muscoli. Queste contengono tutte le informazioni necessarie agli sviluppatori per portare a termine un'attività. Se il tuo team desidera creare un processo Kanban più consistente, la creazione di un modello di scheda Kanban potrebbe aiutare a velocizzare il tuo flusso di lavoro. Ecco come funziona.

Cos'e un modello di scheda Kanban?

Nel metodo Kanban, ogni attività di un progetto è rappresentata da una scheda che contiene tutte le informazioni rilevanti per tale attività. Per esempio potrebbe includere una panoramica dell'attività, lo stato, le date principali e gli stakeholder più importanti. Un modello di scheda Kanban è uno schema ripetibile che puoi copiare per creare facilmente nuove attività. 

Ma i modelli di scheda Kanban non sono utili solo perché favoriscono la coerenza: garantiscono inoltre che il tuo team riceva tutte le informazioni necessarie per dare avvio al suo flusso di lavoro. Quando tutte le informazioni necessarie sono nello stesso posto, i membri del team possono concentrarsi sul completamento dell'attività, anziché mettersi alla ricerca dei dettagli mancanti.

Con un modello di scheda Kanban, i membri del team possono reperire facilmente le informazioni di cui necessitano per completare un'attività. La formattazione coerente garantisce che per ogni richiesta di attività in entrata, le stesse informazioni siano organizzate nello stesso modo.

Come creare un modello di scheda Kanban

Durante la creazione del tuo modello di scheda Kanban, collabora con il tuo team Scrum o con i membri del team Agile per raccogliere tutte le informazioni di cui potrebbero avere bisogno per completare correttamente un'attività della bacheca Kanban. Questo consente di prevenire eventuali colli di bottiglia o ritardi dei tempi di produzione, riducendo al minimo la necessità di inseguire le informazioni.

È essenziale che la scheda Kanban contenga tutte le informazioni del caso. Di seguito vengono elencate alcune delle voci più comuni per una scheda Kanban.

• Nome dell'attività da svolgere: iniziare i nomi delle attività con un verbo stabilisce chiaramente cosa deve essere fatto. Per esempio, "Aggiungere funzionalità all'app web" indica inequivocabilmente che tipo di lavoro deve essere portato a termine a livello generale per questa attività. 

• Date importanti: in base al flusso di lavoro del tuo team, certe date sono di particolare importanza sia per i project manager che per gli sviluppatori. Per esempio, un project manager potrebbe dover sapere la data di inizio di un'attività, mentre uno sviluppatore è più interessato alla data entro la quale l'attività deve essere portata a termine.

• Titolare dell'attività: è la persona responsabile del completamento dell'attività. Se ci sono delle domande relative a una specifica attività, il titolare è la persona da contattare per i chiarimenti.

• Stato dell'attività: nel sistema Kanban, spesso è rappresentato dalla posizione della scheda sulla bacheca. Ogni team ha un suo flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento delle attività, quindi è importante che tutti siano a conoscenza delle diverse fasi previste nella bacheca Kanban del tuo team.

Alcune informazioni sulla scheda Kanban sono importanti anche per i project manager. Di seguito vengono elencate alcune informazioni facoltative che possono fornire loro un contesto importante.

• Priorità dell'attività: l'importanza di una singola attività rispetto a quelle correlate. Assegnare la priorità alle attività più importanti può aiutare a ottimizzare i tempi di attesa per le attività che ne hanno bisogno. Questo consente ai team di sviluppo di decidere quali attività portare a termine per prime.

• Story point: gli story point sono un modo per misurare le attività in base al tempo o all'impegno richiesto per portarle a termine. Questa informazione è importante per la gestione delle attività, poiché il project manager può evitare che il suo team si ritrovi con troppo lavoro. 

• Progetto o iniziativa generali: alcuni team lavorano ad attività provenienti da più diversi progetti ma incluse in un'unica scheda Kanban. Aggiungere un'etichetta per identificare a quale iniziativa appartiene l'attività aiuta a fornire contesto allo sviluppatore, oltre a mantenere le informazioni organizzate per gli stakeholder.

• Sottoattività: alcune attività possono richiedere così tanto lavoro che possono essere divise in sottoattività più piccole. Includere queste attività nell'attività principale aiuta a mantenere organizzato il lavoro.

• Monitoraggio del tempo: se lavori per un'agenzia, il monitoraggio del tempo è fondamentale ai fini della fatturazione e della determinazione del prezzo. 

Come utilizzare un modello di scheda Kanban

Quando il tuo team ha identificato tutte le informazioni necessarie per portare a termine con successo un'attività in una bacheca Kanban, puoi iniziare a creare il tuo modello di scheda. Il modo più facile è quello di utilizzare uno strumento di project management in formato digitale, che ti consenta di creare attività da un modello e di accedere alle informazioni in tempo reale.

Quando crei un modello di scheda Kanban in un sistema di project management digitale, puoi creare facilmente e rapidamente una nuova scheda Kanban semplicemente duplicando il modello e inserendo le informazioni pertinenti relative a tali attività.

Funzionalità integrate

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto in Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure, usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

App consigliate

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività di Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti