Inventario

Che tu stia supervisionando l’inventario del ristorante, monitorando le forniture per ufficio o gestendo le attrezzature tra i team, il modello di inventario personalizzabile di Asana offre al tuo team un sistema condiviso per monitorare ciò che hai, dove si trova e ciò che richiede attenzione. Non dovrai più cercare aggiornamenti in fogli di calcolo o email.

Questo semplice modello di inventario ti aiuta a registrare gli articoli, assegnare follow-up, mantenere la coerenza nel processo e, soprattutto, a scalare il monitoraggio dell'inventario riducendo al minimo gli errori.

Chi può trarre vantaggio da questo modello di inventario?

In Asana abbiamo visto quanto è facile per i team perdere traccia di forniture, strumenti o scorte tra i reparti. Senza un sistema centralizzato, problemi minori, come ordini duplicati o punti di riordino mancanti, si trasformano rapidamente in ritardi o esaurimento delle scorte.

Che tu stia gestendo l’inventario degli alimenti, rifornendo gli scaffali o monitorando i prodotti nei punti vendita, questo modello di inventario ti aiuta a tenere sotto controllo il nome di ogni articolo, il codice SKU e il prezzo unitario man mano che cambia.

Questo modello di checklist per l’inventario è ideale per i team e i singoli individui che necessitano di un modo chiaro e ripetibile per monitorare ciò che stanno gestendo:

• Titolari di piccole aziende che monitorano i livelli di inventario, i punti di riordino e i prezzi in un sistema di inventario aziendale condiviso.

• Responsabili di negozio che monitorano l'inventario delle scorte, le forniture dei punti vendita e la disponibilità dei prodotti nei canali online e in negozio.

• Squadre edili che gestiscono materie prime, attrezzature e altri inventari specifici del sito da un lavoro all’altro.

• Team IT e delle strutture che gestiscono l’inventario delle apparecchiature, i dettagli della garanzia e i registri dell’hardware.

• Organizzazioni non-profit e scuole che gestiscono più tipi di inventario in più sedi, dai libri e strumenti ai beni donati.

• Individui che organizzano gli articoli domestici in un inventario domestico per l'assicurazione, il trasloco o la tenuta di registri personali.

• Chiunque sia responsabile del monitoraggio di base dell’inventario in settori come la sanità, la vendita al dettaglio, la logistica o l’istruzione.

Perché usare un modello di inventario di Asana?

Abbiamo visto i team passare dai fogli di calcolo ad Asana e avere immediatamente un maggiore controllo sulla gestione dell'inventario. Invece di dover indovinare i livelli di riordino o cercare tra le schede per i dettagli dei costi, tutto si trova in un unico spazio di collaborazione chiaro. Il risultato? Meno ritardi, rifornimenti più rapidi e decisioni migliori su cosa ordinare e quando.

Con questo modello di monitoraggio dell'inventario, puoi:

• Monitorare il nome dell'articolo, lo SKU, la quantità e la posizione di stoccaggio in un unico posto; ideale per il controllo dell'inventario e il monitoraggio delle risorse.

• Aggiungere campi per costo unitario, valore totale e stato per migliorare la visibilità e aiutare i team ad agire in base ai dati in tempo reale.

• Utilizzare i punti di riordino e le regole personalizzate per rifornire automaticamente l’inventario prima che diventi troppo basso.

• Aggiungere e organizzare i contatti dei fornitori e monitorare la data dell’ultima transazione per prendere decisioni di acquisto informate.

• Utilizzare Asana AI per rilevare le lacune, consigliare le automazioni e semplificare le attività ripetitive nel flusso di lavoro di gestione dell’inventario.

• Mantieni flessibile il tuo sistema di inventario con funzionalità integrate che supportano un’ampia gamma di tipi di inventario, dalle forniture per ufficio alle apparecchiature IT.

• Concedi ai membri del team l’accesso ai dati condivisi, riducendo così i compartimenti stagni e consentendo decisioni più rapide e informate.

Come usare questo modello di inventario

1. Duplica il modello di elenco di inventario. Clicca su "Usa modello" per creare la tua versione su Asana. Assegna un nome che si adatti alla tua configurazione, ad esempio "Forniture di magazzino", "Hardware IT" o "Inventario delle strutture".

2. Registra ogni elemento come attività. Crea un'attività per ogni elemento che stai monitorando. Usa il titolo dell'attività per il nome o l'etichetta del prodotto e aggiungi eventuali identificatori, come numeri di serie o SKU, per facilitare la ricerca.

3. Aggiungi campi di monitoraggio. Personalizza il progetto con campi per quantità, luogo di stoccaggio, costo unitario, valore totale, soglia di riordino e stato dell'articolo. In questo modo avrai una panoramica chiara di ciò che è in magazzino, dove è conservato e cosa richiede attenzione.

4. Registra le informazioni sul fornitore e la cronologia degli ordini. Usa la descrizione dell’attività per archiviare i nomi dei fornitori, i dettagli di contatto e i link degli ordini. Aggiungi un campo o un commento per monitorare quando l’articolo è stato ordinato o ricevuto l’ultima volta.

5. Organizza per tipo o posizione. Usa le sezioni per raggruppare gli articoli per categoria (come strumenti, mobili, materiali di consumo) o in base a dove sono conservati (come Stanza A, Armadio principale o Magazzino 3). In questo modo, sarà più facile trovare ciò di cui hai bisogno a colpo d’occhio.

6. Assegna attività di follow-up e rifornimento. Se qualcosa deve essere riordinato o ispezionato, assegnalo alla persona giusta e imposta una data di scadenza. Puoi anche allegare ricevute, fatture o documenti di garanzia direttamente all’attività.

7. Scegli una vista adatta al tuo flusso di lavoro. Utilizza la vista elenco per un semplice registro degli elementi, la vista bacheca per monitorare lo stato degli elementi o la vista cronologia per monitorare gli audit programmati o i cicli di sostituzione. Le dashboard possono visualizzare riepiloghi, come il valore totale dell’inventario o gli articoli contrassegnati.

8. Semplifica il tuo processo con strumenti integrati. Usa le regole per automatizzare i promemoria quando le scorte si esauriscono. Conserva i file e le note dei fornitori in un unico posto utilizzando le schede File e Messaggi. Asana ti aiuta a ridurre i fogli di calcolo e a far funzionare il processo senza intoppi.

Funzionalità di Asana per migliorare la gestione dell'inventario

• Campi personalizzati: aggiungi dati strutturati a ogni articolo di inventario, come prezzo unitario, livello di scorta, numero di serie o data di fine garanzia. Puoi ordinare e filtrare le attività utilizzando questi campi per identificare rapidamente ciò che richiede attenzione.

• Vista cronologia: visualizza l’attività di inventario nel tempo. Che tu stia monitorando i cicli di rifornimento, le scadenze della garanzia o gli articoli stagionali, la vista cronologia ti aiuta a pianificare ed evitare problemi dell’ultimo minuto.

• Regole: utilizza l’automazione per anticipare i problemi di inventario. Per esempio, puoi attivare un’assegnazione di attività o una notifica Slack quando i livelli delle scorte scendono al di sotto di una certa soglia.

• Attività multi-home: mantieni visibili le attività di inventario in più progetti, come Operazioni, IT o Finanza, senza duplicarle. È un modo semplice per migliorare il coordinamento tra i team.

• Moduli: consenti ai membri del team di inviare richieste di rifornimento o segnalare articoli mancanti tramite un modulo standardizzato. Ogni voce diventa un'attività nel modello di inventario per un facile monitoraggio.

• Approvazioni: semplifica il processo di riordino con le approvazioni integrate. Aggiungi una fase di approvazione a qualsiasi attività di inventario, in modo che i responsabili del team o i responsabili finanziari possano rivederla rapidamente e fornire l’approvazione.

• Aggiornamenti di stato: condividi aggiornamenti rapidi sui cicli di inventario, sull'avanzamento del rifornimento o sulle prossime verifiche, tutto in un unico posto. Questi aggiornamenti sono collegati al tuo progetto, in modo che tutti siano sempre informati senza dover inseguire le email.

Integrazioni consigliate

• Tableau: trasforma i dati di inventario in dashboard dinamiche. Con l'integrazione tra Asana e Tableau, puoi visualizzare tendenze come esaurimento scorte, frequenza di rifornimento e valore degli articoli nel tempo. 

• Microsoft Excel: esporta il foglio di inventario in Excel per l’accesso offline o per condividerlo con i membri del team esterni alla tua organizzazione. Ideale per la stampa, l’inserimento di dati Advanced o la sincronizzazione con altri strumenti Microsoft. 

• Fogli Google: sincronizza l’inventario con un foglio di calcolo per eseguire resoconti personalizzati o creare checklist stampabili. Ideale per i team che desiderano una vista familiare in foglio di calcolo insieme al loro sistema in tempo reale. 

• Gmail: converti le email dei fornitori o le conferme di riordino in attività monitorabili. Non è necessario copiare e incollare; basta cliccare per inviare un'email direttamente nel tuo sistema di inventario. 

• Slack: automatizza gli avvisi di scorte in esaurimento e riordina le approvazioni con i messaggi di Slack. Puoi anche trasformare le conversazioni di Slack in attività per mantenere gli aggiornamenti informali collegati al flusso di lavoro dell’inventario. 

• Dropbox: allega contratti, garanzie o manuali dei fornitori a qualsiasi articolo di inventario. Con l’integrazione di Dropbox, ogni documento viene archiviato insieme all’elemento che supporta. 

Domande frequenti sui modelli per l’inventario