Tutte le grandi aziende dispongono di risorse importanti, che vanno dai membri più affidabili dei team a cose a cui non fai caso (ad esempio le tubature dei bagni), che vanno gestite correttamente. Monitora, supervisiona e gestisci le risorse aziendali con un modello per la gestione delle risorse.
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Quando si parla di "risorse", molti di noi pensano a quelle finanziarie. Ma le risorse possono essere qualsiasi cosa (di grandi o piccole dimensioni) in possesso della tua azienda, ad esempio lo spazio per uffici o il file audio dell'ultimo episodio del tuo podcast. La tua azienda probabilmente dispone di diversi tipi di risorse. Gestire tutte le risorse aziendali può diventare complicato, se non hai gli strumenti e i sistemi giusti.
È in questa situazione che torna utile avere un modello per la gestione delle risorse.
La gestione delle risorse è il processo di organizzazione, archiviazione e coordinamento delle risorse aziendali. In altre parole, è una gestione dei progetti specifica per le risorse. Calcolare il valore di una risorsa, supervisionarne il ciclo di vita, trovare modi per sfruttarla al meglio o creare un inventario delle risorse sono azioni che possono far parte del processo di gestione delle risorse.
Poiché la gestione delle risorse solitamente riguarda più aspetti, è solitamente un'attività interfunzionale che viene svolta da persone, reparti e team diversi. Ad esempio, non è insolito che il CFO, un team leader e un collaboratore individuale siano coinvolti nello stesso progetto relativo alla gestione delle risorse finanziarie.
La gestione delle risorse finanziarie è solo un tipo di gestione delle risorse. Di seguito elenchiamo gli altri.
Gestione delle risorse digitali: relativa a file, servizi o prodotti digitali, ad esempio file multimediali o un blog aziendale.
Gestione delle immobilizzazioni: relativa a quelle risorse che non possono essere trasformate rapidamente in denaro liquido, ad esempio le tubature dell'ufficio.
Gestione delle risorse IT: relativa all'hardware e ai software utilizzati in azienda, ad esempio gli abbonamenti ai software Microsoft e l'archiviazione cloud.
Gestione delle risorse d'impresa: relativa alle infrastrutture fisiche, ad esempio macchinari o manutenzione dei veicoli aziendali.
Gestione delle risorse finanziarie: relativa a risorse quali azioni e investimenti immobiliari.
Un modello per la gestione delle risorse è un abbozzo del flusso di lavoro per la gestione delle risorse che definisce la procedura che i membri del team e i colleghi devono seguire per ridurre la confusione e produrre risultati più costanti.
Ad esempio, immaginiamo che tu sia responsabile del monitoraggio dell'utilizzo mensile delle auto aziendali. Per iniziare, un passaggio fondamentale del processo di gestione delle risorse è rivedere le metriche per identificare quanto spesso un dipendente utilizza un'auto ogni mese. Puoi salvare questo e altri importanti passaggi nel tuo modello. In questo modo, se un'altra persona deve gestire le risorse mentre sei in vacanza, saprà esattamente quali passaggi seguire.
Che la tua azienda sia di piccole dimensioni, una start-up o una grande impresa, la creazione di un modello per la gestione delle risorse ti aiuterà a organizzarle, come anche a tenere organizzati i team che ne hanno la responsabilità. Il modello per la gestione delle risorse infatti, offre diversi vantaggi:
Ottimizza il monitoraggio delle risorse: se sai cosa hai a disposizione e dove trovarlo, è più difficile perdere di vista le tue risorse.
Coordina le attività interfunzionali: l'utilizzo di un modello fa sì che tutti i team e i reparti gestiscano le risorse allo stesso modo.
Fornisce visibilità: gli stakeholder possono vedere come stai gestendo le risorse. Ciò è particolarmente utile per i dirigenti esecutivi o per i clienti.
Tieni presente che non tutti i modelli per la gestione delle risorse sono uguali. Se crei il tuo modello in uno strumento di project management, questo diventa dinamico. Puoi facilmente aggiornare, condividere e riprodurre le informazioni a seconda delle necessità. In questo modo avrai più funzionalità a disposizione rispetto a un modello in un foglio di calcolo Excel, che devi aggiornare manualmente tutte le volte che il valore di una risorsa viene modificato o acquisisci una nuova risorsa.
Sebbene chiunque possa creare e utilizzare un modello per la gestione delle risorse, alcune aziende, team e settori ne beneficiano più di altri.
Di seguito elenchiamo alcuni settori e reparti che potrebbero ottenere grossi vantaggi nel creare modelli del loro processo per la gestione delle risorse, oltre ad alcuni casi d'uso.
Team IT: quando i colleghi richiedono prodotti o servizi dei reparti IT, utilizza un modello per la gestione delle risorse digitali per classificare e soddisfare tali richieste. Ad esempio, se stai distribuendo licenze software, puoi salvare un modello per la gestione delle risorse che riceve automaticamente le nuove richieste, le assegna a un membro del team che sarà responsabile della distribuzione e dell'invio delle nuove licenze a chi ne ha fatto richiesta.
Produzione: utilizza il modello per semplificare il sistema di gestione delle risorse, tra cui il monitoraggio dell'inventario e il coordinamento della produzione di risorse tra reparti.
Risorse umane: come il reparto IT, il team delle risorse umane può utilizzare un modello per la gestione delle risorse digitali per coordinare i servizi professionali per i dipendenti.
Non esiste un unico modo per gestire le risorse. Con il termine "risorse" si può fare riferimento a cose diverse, e la tua azienda probabilmente avrà i suoi metodi per gestirle. Ciò significa che ti servirà un modello flessibile e facile da usare o, più probabilmente, che dovrai creare più modelli.
Ma come si crea, salva e utilizza un modello per tutte queste funzioni diverse? Come fare se ti servono modelli diversi per gestire risorse digitali, risorse IT o immobilizzazioni? Risposta: utilizza un software per la gestione del lavoro per creare il tuo modello per la gestione delle risorse. Una volta creato il modello digitale, puoi utilizzarlo per coordinare tutto ciò che riguarda le risorse: collegare piani di gestione del rischio, effettuare un'integrazione con i sistemi di gestione delle risorse e creare roadmap chiare che spiegano come utilizzare le risorse e aumentarne il valore.
Puoi creare diversi tipi di modelli per la gestione delle risorse, tra cui:
modelli per il monitoraggio delle risorse
modelli per l'inventario delle risorse
modelli per il processo di gestione delle risorse
modelli per la gestione di tipi specifici di risorse (ad esempio, modelli per la gestione di risorse digitali, d'impresa o finanziarie)
Indipendentemente dal tipo di modello per la gestione delle risorse creato, ecco alcune sezioni che è utile includere:
Date: riporta la data di acquisto, produzione o distribuzione. Ciò ti aiuterà a monitorare la risorsa.
Incaricato: chi è la persona responsabile della risorsa, a cui fare domande e chiedere aggiornamenti?
Tipo di risorsa: se la tua azienda o team gestisce diversi tipi di risorse, puoi suddividerle qui. Alcune non sono facili da classificare, ad esempio l'abbonamento a un software potrebbe essere una risorsa IT o una risorsa digitale. Chiarire il tipo di risorsa nel modello riduce la confusione.
Priorità: quanto è importante che tu gestisca questa risorsa? Ciò mostra agli stakeholder e ai membri del team quali risorse sono prioritarie per l'azienda.
Stato: questa risorsa è gestita da un membro del team? Fai in modo che gli stakeholder possano visualizzare lo stato di ogni risorsa, in modo che non si debbano chiedere se tu stia gestendo le risorse in maniera appropriata o meno.
Dettagli specifici della risorsa: in base al tipo di risorsa, puoi aggiungere ulteriori dettagli. Ad esempio, se la risorsa è relativa a immobili, puoi includere il prezzo d'acquisto, le entrate generate e i potenziali ricavi.
Asana offre una serie di funzionalità e integrazioni da utilizzare con il tuo modello per la gestione delle risorse.
Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.
Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.
Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.
Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno.
OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.
Adobe Creative Cloud. I team creativi lavorano meglio quando possono concentrarsi sul design. Grazie all'integrazione di Asana per Adobe Creative Cloud, i team creativi e di design possono accedere facilmente alle informazioni necessarie per iniziare il lavoro, ricevere feedback dai revisori e dagli approvatori e consegnare il prodotto finale, senza uscire da Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualizza nuove attività, condividi progetti, incorpora collegamenti di condivisione XD e inserisci il feedback fornito su Asana, tutto direttamente su Adobe Creative Cloud.
Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.
Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.
I modelli per la gestione delle risorse fungono da linea guida per il modo in cui vuoi gestire le tue risorse. Ad esempio, puoi creare un modello per la gestione delle risorse che funga da guida per fare l'inventario, monitorare e mantenere le risorse. Questo ti aiuta a creare una routine che tutti possono seguire. Alcune risorse hanno un valore molto alto, e utilizzare un modello fa sì che anche quando queste vengono affidate a terzi, verranno gestite con la stessa cura.
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