Penjelasan analisis proses Business (BPA)

Banyak dari kita memiliki rutinitas yang berulang dalam hari kerja kita. Dalam manajemen proyek, kita mungkin memiliki serangkaian langkah untuk setiap permintaan proyek baru. Atau urutan untuk mendelegasikan dan memberikan item. Ini adalah proses kita, sekelompok tugas dalam urutan tertentu yang membentuk alur kerja berulang. Jika dilakukan dengan baik, proses bisnis Anda harus bertindak sebagai panduan, menunjukkan kepada pegawai cara mengoperasikan dan membuat dengan cara yang bermanfaat bagi perusahaan dan pekerjaan mereka sendiri.

Namun, proses bukan alat yang bisa diatur dan dilupakan begitu saja. Seiring berjalannya waktu, proses dapat terhambat atau menjadi usang. Anda perlu meninjau dan menganalisisnya secara rutin untuk menentukan apakah proses masih efektif. Jika tidak, Anda harus mencari peluang untuk meningkatkannya. Tinjauan atau analisis proses business ini sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Analisis proses bisnis yang sukses dapat menghasilkan lebih banyak pendapatan, memacu pertumbuhan, dan menyederhanakan operasi bisnis. 

Apa itu analisis proses bisnis (BPA)?

Analisis proses bisnis, atau BPA, adalah metode yang dirancang untuk membantu Anda meninjau proses. Proses adalah kumpulan tugas atau langkah yang dapat diulang dalam alur kerja yang menghasilkan sesuatu. Contoh, Anda mungkin memiliki proses onboarding untuk pegawai baru atau proses untuk meninjau gol triwulanan. Ada juga proses bisnis yang lebih luas, seperti proses pengambilan keputusan yang digunakan dalam sesi perencanaan. 

BPA berada di bawah payung manajemen proses bisnis (BPM), yang mencakup analisis proses bisnis, pemeliharaan, dan peningkatannya. Dalam analisis proses bisnis, seorang analis bisnis meninjau proses yang ada dan menentukan apakah proses tersebut masih efektif atau mungkin sudah saatnya untuk pembaruan.

Analisis proses bisnis vs. analisis bisnis

Pembeda utama antara BPA dan analisis bisnis adalah bahwa BPA hanya berfokus pada proses, sedangkan analisis bisnis lengkap melihat bisnis Anda secara keseluruhan. 

Misalnya, jika Anda ingin memperbarui proses pelacakan keuangan, Anda memerlukan BPA. Analis business akan meninjau langkah-langkah dan tindakan yang diambil tim untuk melacak anggaran, pembelian, dan pendapatan. Namun, jika Anda lebih tertarik untuk menentukan profitabilitas bisnis, Anda akan menggunakan analisis bisnis lengkap untuk meninjau keuangan Anda.

Mengapa Anda harus melakukan analisis proses bisnis?

Analisis proses bisnis dapat berdampak besar pada bisnis Anda. Analisis yang kuat lebih dari sekadar input dan output untuk menentukan nilai-nilai inti dari proses Anda dan menunjukkan kepada Anda di mana ada peluang untuk peningkatan. 

Di antara banyak manfaat, analisis proses business dapat membantu Anda:

• Mengidentifikasi kesenjangan: BPA menunjukkan kesenjangan dalam operasi terpenting Anda. Sering kali, hal ini secara langsung memengaruhi keuntungan bersih Anda, terutama saat Anda melihat proses perekrutan, penagihan, atau penutupan kesepakatan.

• Menguraikan semua sumber daya yang tersedia: Jika Anda tidak yakin kapan harus menolak proyek baru, BPA dapat membantu. Ini menguraikan semua sumber daya yang tersedia untuk setiap proses yang Anda butuhkan, mirip dengan perencanaan kapasitas. Dengan cara ini, Anda mengetahui kapasitas dan ketersediaan Anda untuk pekerjaan tambahan.

• Membuat proses baru yang selaras dengan budaya dan iklim saat ini: Terkadang, perubahan budaya atau lingkungan berdampak signifikan pada proses bisnis Anda. Ambil pandemi COVID-19 sebagai contoh. Pertama, tim harus menentukan cara mengelola tim jarak jauh, lalu cara kembali ke kantor dengan aman, dengan banyak bolak-balik di antaranya. BPA membantu Anda membuat proses yang benar-benar baru saat iklim saat ini menuntutnya.

• Mengurangi hal yang berlebihan, inefisiensi, dan kemacetan: Menurut penelitian kami, rata-rata pekerja intelektual menghabiskan 129 jam untuk pekerjaan duplikat pada 2021. Benar-benar membuang-buang waktu! BPA membantu Anda meningkatkan proses untuk mengurangi atau menghilangkan pekerjaan duplikat. Dengan menunjukkan peluang untuk menambahkan templat yang dapat digunakan kembali atau mengandalkan automasi, Anda dapat mengurangi kerja tentang kerja.

• Meningkatkan adopsi pegawai: Makin baik proses Anda, makin banyak orang yang akan menggunakannya. Dengan secara rutin menganalisis proses, Anda melakukan dua hal: menunjukkan kepada pegawai bahwa Anda peduli dengan cara mereka bekerja dan membuat alur kerja lebih efisien.

• Membuat alur proses yang lebih baik: Pada akhirnya, proses Anda harus terus berubah seiring pekerjaan Anda. BPA membuat model proses yang lebih baik untuk proses Anda—yang merupakan cara rumit untuk mengatakan bahwa BPA mempermudah pembuatan perubahan dan pembaruan rutin secara real-time.

5 langkah analisis proses business

Menerapkan siklus analisis proses business pada tim Anda akan memerlukan beberapa penyesuaian. Ingat, sebagian besar BPA tidak akan dikelola langsung oleh Anda—kecuali Anda seorang analis bisnis. Ini adalah sesuatu yang mungkin ingin Anda pekerjakan atau, tergantung kebutuhan Anda, buat peran internal khusus untuk mengawasi. Terlepas dari cara Anda meluncurkan BPA di perusahaan, dengan mengikuti lima langkah ini, Anda dapat membangun fondasi yang kokoh agar BPA dapat bertahan dan berkembang.

1. Tinjau kesesuaian proses Anda dengan gambaran umum

Semua proses Anda harus mengarah ke inisiatif dan gol bisnis yang lebih besar. Proses adalah "cara" bisnis Anda—ini adalah cara kita mencapai gol. Namun, proses harus terhubung dengan "alasan" Anda. Contoh, jika pernyataan visi perusahaan Anda adalah memberikan akses yang lebih mudah ke layanan kesehatan kepada semua orang di dunia, setiap proses yang Anda buat harus mendukung hal ini. 

Langkah pertama dalam BPA Anda adalah meninjau proses yang ada dan melihat kesesuaiannya dengan alur kerja, bagian, dan pada akhirnya, gol jangka panjang yang mendukung misi perusahaan Anda.

2. Kumpulkan informasi tentang hal yang sedang terjadi

Ini adalah tahap pengumpulan data. Sebelum dapat menganalisis proses, Anda perlu tahu cara kerjanya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berbicara dengan orang-orang yang paling sering menggunakannya. Wawancarai pemangku kepentingan utama, buat survei, dan tinjau KPI dan metrik terkait. Langkah ini akan memakan waktu lebih lama dari langkah-langkah lainnya, tetapi perlu dilakukan untuk mendapatkan pemahaman lengkap tentang proses sebelum membuat perubahan. 

Misalnya, jika Anda menganalisis cara tim produk menilai dan memilah backlog produk, Anda perlu mewawancarai developer yang bertanggung jawab atas backlog tersebut. Anda juga perlu melihat indikator kinerja utama dari proses saat ini, seperti jumlah item yang tersisa di backlog setelah sprint Agile selesai. 

3. Analisis dan petakan data Anda

Sekarang saatnya untuk analisis. Di sini, Anda perlu mengumpulkan semua data, termasuk:

• Semua langkah proses

• Diagram proses yang relevan

• Anggota tim terkait

• Metrik dan KPI keberhasilan saat ini

Anda dapat menggunakan pemetaan proses business untuk membuat tata letak visual dari proses dan alur kerja sehingga lebih mudah untuk meninjaunya. Pemetaan proses membantu Anda membuat bagan alir atau peta visual lainnya dari urutan dan langkah saat ini sehingga Anda dapat memvisualisasikan proses dengan lebih baik. Dalam tata letak ini, lebih mudah untuk mengidentifikasi pola dan kesenjangan dalam alur proses Anda. 

4. Mengidentifikasi peluang untuk peningkatan

Selama langkah analisis, Anda akan mengidentifikasi hal yang berlebihan dan kesenjangan. Ini adalah bidang utama yang perlu ditingkatkan. Misalnya, katakanlah analisis Anda menunjukkan developer menghabiskan 3 hari untuk merencanakan backlog sprint. Berdasarkan wawancara dengan pemangku kepentingan dan analisis jadwal rapat, Anda menyadari bahwa zona waktu yang berbeda menyebabkan penundaan. Dalam hal ini, opsi teknologi baru yang mendorong komunikasi asinkron akan memudahkan tim untuk berkomunikasi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk berkomunikasi.  

5. Buat perubahan

Business process improvement (BPI) adalah saat Anda mengambil tindakan atas semua yang telah dipelajari. Setelah BPA, Anda akan menggunakan BPI untuk menyesuaikan dan membuat perubahan pada proses Anda dengan fokus pada peningkatan profitabilitas. BPA adalah panduan penemuan Anda, yang menunjukkan seluk beluk proses bisnis Anda. Langkah terakhir adalah menggunakan semua informasi ini untuk menerapkan perubahan yang meningkatkan proses ini atau membantu Anda membuat proses baru.  

Bagaimana Anda melakukan analisis proses Business?

Analis bisnis yang Anda pekerjakan untuk BPA kemungkinan akan memiliki metode dan alat analisis proses bisnis pilihan mereka sendiri, tetapi berikut beberapa alat yang umum digunakan:

• Analisis akar penyebab: Gunakan analisis ini untuk mengidentifikasi fondasi proses Anda dan memastikan proses ini terhubung kembali ke gol perusahaan yang lebih besar.

• Analisis SWOT: SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Ini dapat menjadi analisis yang berguna karena memberi Anda wawasan tentang cara proses Anda berhasil dan di mana proses dapat ditingkatkan.

• Analisis kesenjangan: Analisis kesenjangan menunjukkan hal yang kurang dalam proses Anda jika dibandingkan dengan gol perusahaan yang lebih besar.

Alat apa yang harus Anda gunakan untuk analisis proses Business?

Untuk melakukan BPA, Anda memerlukan alat analisis proses bisnis yang efektif yang dapat menyimpan semua data Anda dalam satu sumber informasi terpusat. Alat ini paling sesuai untuk alat manajemen proyek, tempat Anda dapat mengotomatiskan tugas, membuat laporan, dan mengirim pembaruan status secara instan. Ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan dapat melihat BPA yang terjadi secara real-time dan bahwa BPA berfungsi sesuai dengan semua automasi proses bisnis Anda. 

Kapan sebaiknya Anda menggunakan analisis proses bisnis?

Sebagian besar proses bisnis mendapat manfaat dari peningkatan berkelanjutan, tetapi ada situasi di mana BPA lebih membantu daripada yang lain. 

Analisis proses bisnis paling cocok untuk:

• Untuk proses lama yang berpotensi usang.

• Saat Anda melihat penurunan produktivitas atau peralihan karyawan yang tinggi di area tertentu.

• Saat meluncurkan produk atau struktur tim baru untuk menentukan kelayakannya dalam jangka panjang.

Hero tak dikenal dari operasi bisnis Anda

Analisis proses bisnis mengintip di balik layar operasi bisnis Anda. Ini menunjukkan cara kerja Anda, tim, dan Business Anda. Informasi ini adalah tambang emas berbagai kemungkinan—gunakan hasil BPA Anda untuk meningkatkan produktivitas dan menyempurnakan alur kerja. Atau, siapa tahu, strategi pertumbuhan hebat Anda berikutnya mungkin hanya terletak dalam proses yang ada.