6 conseils pour utiliser les portefeuilles, le secret le mieux gardé d’Asana pour la planification interprojets

Vous travaillez sur de nombreux projets et avez besoin d’un moyen de gérer et de suivre la progression de l’ensemble des initiatives. Cela vous dit quelque chose ? Si la réponse est oui, vous avez de la chance. La fonctionnalité Portfolios d’Asana, pratique et bien trop souvent sous-utilisée, est spécialement conçue pour vous aider à résoudre ce problème. Il s’agit d’une sorte de dossier pour vos projets, avec des fonctionnalités supplémentaires qui vous donnent une vue d’ensemble de chaque initiative. Les portefeuilles vous permettent de suivre les activités connexes en un coup d’œil, en indiquant les projets en bonne voie et ceux à risque, afin que vous puissiez rapidement obtenir plus d’informations lorsque les projets nécessitent votre attention. 

Bienvenue dans l’univers des portefeuilles, le secret le mieux gardé d’Asana. Voici cinq conseils pour vous aider à démarrer et tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité. 

1. Tenez les parties prenantes informées et responsabilisez-les, le tout au même endroit

Combien de fois vous a-t-on posé des questions sur le statut d’une initiative ou sur l’endroit où trouver des informations ? Si vous gérez régulièrement des projets, cela vous arrive probablement souvent. Les portefeuilles résolvent ce problème en offrant un espace central où chacun peut accéder aux mises à jour de progression de tous les projets du portefeuille, ce qui facilite la réponse aux questions et permet de tenir les parties prenantes informées. Fini les mises à jour éparpillées ! Chacun peut désormais trouver facilement les informations dont il a besoin au même endroit. 

Voici comment les portefeuilles peuvent simplifier la communication avec les parties prenantes : 

• Créez des mises à jour de statut plus rapidement. Plutôt que de rédiger de longues mises à jour de toutes pièces, Asana accélère le processus en suggérant des sections, des tâches et des jalons à mentionner. Glissez-déposez les éléments clés suggérés, créez automatiquement des graphiques, et plus encore. 

• Consultez les mises à jour de statut précédentes pour disposer d’un aperçu concret de la progression. 

• Reliez le travail du portefeuille aux objectifs de l’entreprise. Indiquez les objectifs Business globaux pris en charge par votre portefeuille, afin que les parties prenantes restent responsables et comprennent pourquoi leur travail est important. 

• Ajoutez une description, un propriétaire et une échéance au portefeuille pour garder les détails importants à l’esprit. Et lorsque de nouvelles parties prenantes rejoignent votre portefeuille, elles disposent du contexte dont elles ont besoin pour se mettre rapidement à niveau. 

2. Bénéficiez d’une vue d’ensemble instantanément

Utilisez-vous des champs personnalisés pour suivre les données des tâches au sein des projets, comme le temps passé ou le budget disponible ? Si oui, vous pouvez automatiquement résumer ces informations dans votre portefeuille pour obtenir une vue d’ensemble instantanée de tous vos projets. 

Voici un exemple de son fonctionnement : 

1. Suivez les données au sein des projets : imaginez que vous suivez le travail des fournisseurs dans un projet. Ajoutez un champ personnalisé de suivi du temps pour calculer exactement le temps que les fournisseurs consacrent à chaque tâche. 

2. Ajoutez ensuite des projets à un portefeuille : ajoutez votre projet de gestion des fournisseurs à un portefeuille exécutif, où vous suivez le travail de l’ensemble de votre entreprise. 

3. Ensuite, résumez les données de tous les projets : ajoutez un champ de suivi du temps « cumulé » à votre portefeuille exécutif. Vous résumez ainsi les données de suivi du temps au sein de chaque projet, afin de pouvoir suivre le temps passé en un coup d’œil, dans l’ensemble de votre entreprise.

Et voilà ! Vous obtenez un résumé automatique des données de suivi du temps dans tous les projets, en quelques clics seulement. 

3. Organisez le travail comme vous le souhaitez

L’avantage des portefeuilles est que vous pouvez les organiser comme vous le souhaitez, sans affecter la façon dont les autres personnes voient ou accèdent au travail. En effet, les tâches, projets et portefeuilles peuvent être hébergés à plusieurs endroits à la fois, ce qui signifie que vous pouvez ajouter des initiatives à votre portefeuille sans modifier leur emplacement d’origine.  

Voici un résumé du fonctionnement de l’organisation des portefeuilles : 

• Ajoutez des projets aux portefeuilles pour organiser le travail associé au même endroit. 

• Ajoutez des portefeuilles au sein de portefeuilles pour organiser les initiatives à un niveau élevé, comme des dossiers imbriqués dans des dossiers. 

• Ajoutez des éléments (projets ou portefeuilles) à plusieurs portefeuilles à la fois, afin de créer une méthode d’organisation personnalisée sans affecter vos collègues. 

Par exemple, imaginons que vous souhaitiez ajouter un projet « Budget freelance » à votre portefeuille « Suivi du budget annuel ». Ce projet se trouve déjà dans deux autres portefeuilles, appartenant à d’autres personnes. Vous pouvez toujours l’ajouter au vôtre sans modifier son emplacement d’origine.

4. Suivre la progression avec les tableaux de bord de portefeuille

Si vous extrayez régulièrement des données pour vérifier l’avancement du travail, vous savez à quel point cela peut prendre du temps. Mais avec les portefeuilles, les rapports ne sont plus une perte de temps. Au lieu de collecter et de résumer manuellement les données de tous les projets, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de tableau de bord pour créer automatiquement des graphiques personnalisés et visualiser les performances de vos initiatives. 

Quelles que soient les données que vous suivez au sein des projets, vous pouvez en rendre compte à l’aide des tableaux de bord de portefeuille. Et avec une variété d’options de graphiques, vous pouvez visualiser les informations à l’aide de graphiques linéaires, de graphiques en anneau, de graphiques de progression, etc. Voici quelques exemples : 

• Suivre les coûts : créez un graphique linéaire pour visualiser l’évolution des coûts au fil du temps, pour tous les projets de votre portefeuille. 

• Suivre le statut des projets : visualisez les tâches à venir, en retard, non programmées et terminées à l’aide d’un graphique en anneau. 

• Vérifier les performances : suivez le temps nécessaire pour terminer les tâches, dans tous les projets. 

5. Suivre les charges de travail de l’équipe

La répartition des effectifs sur de nombreux projets différents est une tâche difficile et chronophage. Les portefeuilles résolvent ce problème grâce à leur fonctionnalité de gestion des ressources, qui vous permet de suivre la capacité de chaque membre de votre équipe, pour chaque projet de votre portefeuille. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de la façon dont votre équipe utilise son temps, même si elle travaille sur différents projets. 

En plus de suivre la charge de travail, vous pouvez également :

• Faire glisser et abandonner des tâches dans la vue Gestion des ressources pour les réattribuer et les reprogrammer en toute simplicité.

• Déplacer les ressources entre les projets en une seule vue, sans cliquer en arrière. 

• Visualiser la charge de travail à venir pour vous assurer que les prochains projets disposent des ressources nécessaires et éviter les obstacles avant qu’ils ne se produisent. 

Remarque : la fonctionnalité de gestion des ressources est disponible si votre portefeuille ne contient que des projets. Si votre portefeuille contient un autre portefeuille, il sera grisé.

6. Coordonner les chronologies de plusieurs projets

Lorsque vous coordonnez plusieurs projets à la fois, les chronologies peuvent facilement prêter à confusion. Vous devrez peut-être échelonner le travail pour éviter de surcharger votre équipe, synchroniser les livrables en fonction des dates de lancement ou ajuster plusieurs chronologies de projet à la fois en raison de points de blocage. La vue Chronologie des portefeuilles vous permet de visualiser la chronologie de chaque projet dans le même volet, afin de bénéficier d’une vue d’ensemble et d’apporter facilement des ajustements.

Avec la vue Chronologie, vous pouvez : 

• Consulter une vue d’ensemble de chaque projet de votre portefeuille. Consulter les dates de début et de fin des projets, ainsi que les jalons importants de toutes vos initiatives. Cette vue d’ensemble vous permet de visualiser les chevauchements entre les calendriers et de vérifier si les livrables respectent les délais. 

• Faire glisser et abandonner des jalons et des projets sur votre chronologie pour ajuster automatiquement les échéances en un seul clic. 

• Cliquez sur chaque projet pour obtenir une vue plus détaillée de la chronologie avec les tâches individuelles et les dépendances, c’est-à-dire les tâches qui ne peuvent pas être commencées tant qu’une autre n’est pas terminée. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble avant de vous plonger dans les détails si nécessaire. 

Remarque : la fonctionnalité Chronologie est disponible si votre portefeuille ne contient que des projets. Si votre portefeuille contient un autre portefeuille, il sera grisé. 

Ne passez pas à côté : gagnez du temps et de l’effort avec les portefeuilles

Les portefeuilles sont une fonctionnalité puissante à ne pas négliger, surtout si vous gérez plusieurs projets à la fois. Consultez notre page de tarification pour en savoir plus sur les portefeuilles et découvrir comment vous inscrire à un essai gratuit. 

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez tous les tenants et aboutissants des portefeuilles avec notre cours Asana Academy.