Quel est l’ordre du jour ? Comment organiser des réunions productives ?

Des réunions, des réunions et encore des réunions. Entre les réunions d’équipe récurrentes, les réunions de planification, les brainstormings et les points sur les projets, vous avez probablement l’impression que votre calendrier déborde de réunions. Et c’est probablement le cas.

Si les réunions prennent autant de votre temps, c’est qu’elles doivent vous être très utiles, que vous les dirigiez ou que vous y participiez, n’est-ce pas ? Malheureusement, la plupart des réunions sont vouées à l’échec. L’objectif final n’est pas clair (ou même identifié), il n’y a pas d’ordre du jour pour guider la réunion et les participants repartent avec plus de questions que de réponses. Les employés veulent être productifs et avoir l’impression de consacrer leur temps à des tâches importantes. Mais lorsque les réunions manquent de structure, elles sont inefficaces et font perdre du temps.

Puisque la journée (de travail) ne compte qu’un nombre limité d’heures, voici un processus facile à suivre pour organiser des réunions efficaces afin que chacun sache de quoi discuter et connaisse les prochaines étapes à suivre.

C’est l’heure de la préparation : créez et communiquez l’ordre du jour de votre réunion

1. Identifiez les buts et objectifs de la réunion

Avant même de commencer à consulter les calendriers des participants, demandez-vous : « Quels sont les objectifs de cette réunion ? » S’il s’agit d’une réunion récurrente, cela vous aidera également à déterminer la fréquence à laquelle vous devez vous réunir. Si vous organisez une séance de planification, par exemple, le but pourrait être d’identifier les principaux jalons des objectifs annuels de votre équipe, et l’objectif pourrait être de déterminer les échéances et les responsables de chaque jalon. Une fois que vous avez défini le but et l’objectif, vous pouvez commencer à travailler sur la planification.

2. Les éléments à inclure dans votre ordre du jour

Maintenant que vous savez pourquoi vous organisez la réunion, il est temps de créer un ordre du jour qui maintiendra la discussion sur la bonne voie. Bien qu’il soit tentant de le griffonner rapidement sur un post-it juste avant la réunion, préparer votre ordre du jour à l’avance vous permettra de donner la priorité aux bonnes choses et de ne pas oublier quelque chose d’important.

Commencez par définir les thèmes sur lesquels vous souhaitez vous concentrer lors de la réunion. Pour votre réunion de planification annuelle, il peut s’agir de discuter des résultats, de faire un brainstorming et de définir des éléments d’action pour faire avancer la planification. Pour que tout le monde reste sur la bonne voie, attribuez des blocs de temps à chaque sujet afin d’aborder tous les points à discuter.

3. Ajoutez des sujets de discussion

Il est maintenant temps d’ajouter les sujets dont vous souhaitez discuter. Ajoutez-les à la section appropriée de l’ordre du jour afin d’en discuter au bon moment pendant la réunion. Plus vous serez précis sur les sujets que vous souhaitez aborder, mieux ce sera.

Si vous créez votre ordre du jour dans l’outil où vous suivez votre travail, il sera facile d’ajouter des tâches existantes ou d’associer des tâches pertinentes afin que chacun dispose du contexte dont il a besoin, et vous n’aurez pas à effectuer de travail supplémentaire.

Nous avons pris des mesures concrètes pour organiser des réunions plus efficaces et gagner en productivité, et Asana s’avère être un ingrédient important pour faire avancer cette initiative.”

4. Communiquez l’ordre du jour aux participants avant la réunion

Pour aller droit au but, partagez l’ordre du jour avec les participants à l’avance. Si vous avez déjà préparé l’ordre du jour et que vous pouvez l’inclure dans l’invitation à la réunion, c’est encore mieux. Ainsi, les participants auront le temps de se familiariser avec les sujets de discussion, de préparer les informations nécessaires ou de poser des questions de clarification avant la réunion. Cela permet également aux autres d’ajouter ou de suggérer des sujets s’il manque quelque chose.

C’est parti : tenez-vous-en à l’ordre du jour et prenez note des éléments à traiter au fil de la réunion

5. Désignez un preneur de notes

Vos notes serviront de compte rendu écrit de votre discussion, de vos décisions et des prochaines étapes. Elles sont également utiles pour les personnes qui n’ont pas pu assister à une réunion (les conflits de calendrier sont réels), mais qui ont besoin de savoir ce qui s’est passé. Avant le début de la réunion, désignez une personne en charge de la prise de notes, idéalement dans le même outil que celui utilisé pour l’ordre du jour et le travail. Ainsi, lorsque les participants auront besoin de se référer aux décisions prises lors de votre réunion de planification concernant les jalons et les projets, ils sauront exactement où chercher.

6. Traiter les éléments récurrents de l’ordre du jour et les sujets de discussion

C’est le moment d’encourager la participation au fur et à mesure que vous abordez chaque sujet. Avec un peu de chance, les participants auront préparé des informations, des réflexions et des questions, puisqu’ils connaissent l’ordre du jour (parce que vous l’avez communiqué à l’avance 😉). Vos collègues doivent sentir que leur voix compte. Par ailleurs, les meilleures idées naissent lorsque chacun peut librement échanger avec les autres. Et comme il y a une structure, votre discussion restera ciblée au fur et à mesure que vous passez d’un sujet à l’autre.

7. Attribuez les éléments d’action au fil de la réunion

Suivez et attribuez les éléments de suivi et les actions à traiter au fur et à mesure qu’ils se présentent, plutôt que d’attendre la fin de la réunion. N’oubliez pas d’inclure des échéances pour les actions à traiter afin de responsabiliser vos collègues et de clarifier les attentes. Il est préférable d’en assurer le suivi dans votre ordre du jour (comme dans le modèle d’ordre du jour ci-dessus) afin que vos collègues puissent consulter les notes de la réunion pour en connaître le contexte.

La réunion est levée

Une fois la réunion terminée, vous n’aurez pas à perdre de temps à envoyer les notes ou à attribuer les actions à traiter, car tout sera déjà fait. Et même si la préparation de votre réunion prend un peu de temps, l’avantage d’organiser une réunion productive et efficace est (presque) inestimable. Avec un objectif clair, un ordre du jour et une discussion exploitable, tout le monde saura de quoi parler et ce qui est attendu. Et vous, vous serez la star de la réunion.

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