Créer une liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues
Les premiers jours (ou semaines) d’un nouvel employé dans une entreprise peuvent être gênants ou déroutants, mais une expérience d’intégration bien organisée peut aider à minimiser cela.
Pour le responsable RH chargé d’accueillir chaque nouvelle recrue, cette expérience d’intégration bien organisée demande beaucoup de travail et de planification en amont. De la mise en place des déjeuners aux formalités juridiques, la création d’un excellent processus d’intégration peut parfois donner l’impression qu’il faut un cerveau organisationnel.
Heureusement pour vous, nous avons déjà fait le plus dur. Nous avons mis au point une liste de contrôle d’intégration de base que vous pouvez utiliser (et réutiliser à chaque nouvelle recrue), ainsi que quelques idées amusantes pour accueillir les nouveaux employés. Nous vous montrerons également comment créer un modèle d’intégration réutilisable sur Asana.
Alors, allez-y, laissez votre côté paresseux s’exprimer un peu.
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Les bases : ce que toute liste de contrôle d’intégration doit inclure
Une liste de contrôle d’intégration de base peut vous aider à gagner du temps en vous évitant de devoir réfléchir à tout ce que vous devez faire avec chaque nouvelle recrue, et à ne pas laisser les tâches les plus importantes passer entre les mailles du filet. Bien que vous ne puissiez pas tout reproduire pour chaque nouvelle recrue, certaines tâches, comme la commande d’équipement ou l’ajout d’une personne à la paie, resteront cohérentes.
Que faire ? | Quand le faire | Pourquoi ? |
Commander l’équipement nécessaire aux nouveaux employés | La semaine précédant la date de début de votre nouvelle recrue | Ainsi, vos nouveaux employés disposeront de tout ce dont ils ont besoin (ordinateur portable, clé de bureau, etc.) dès le premier jour. |
Envoyer un e-mail de bienvenue | La semaine précédant l’arrivée de votre nouvelle recrue | Indiquez à vos employés à quoi s’attendre lors de leur premier jour de travail. |
Aidez-les à terminer tous les formulaires RH, avantages et paie | Semaine 1 (à préparer à l'avance) | Dressez une liste de tous les documents que les nouvelles recrues devront remplir et aidez-les à les terminer au cours de leur première semaine. |
Visite du bureau et du bâtiment | Jour 1 | Parce que savoir où se trouvent les toilettes est crucial (et les sorties de secours aussi, bien sûr). |
Planifiez des entretiens individuels avec les personnes avec lesquelles ils travailleront en étroite collaboration | Planifiez-les avant le début de la première ou deuxième semaine | Donnez aux nouvelles recrues la possibilité de rencontrer leurs nouveaux collègues et de découvrir leurs rôles tout en les encourageant à rencontrer l’équipe dès le début. |
Passez en revue les politiques de l’entreprise et partagez les documents de référence dans la mesure du possible | Semaine 1 | Définissez clairement les politiques générales de l’entreprise concernant les congés payés, les directives RH, les valeurs, la façon dont nous travaillons, les événements, la communication, etc. |
Dispenser une formation sur les outils couramment utilisés | Semaine 1 à 2 | Bien que certains outils soient spécifiques à une fonction, assurez-vous que les employés connaissent le protocole standard pour les outils à l’échelle de l’entreprise (par exemple, Asana ou Slack). |
Managers : bloquez du temps pour la formation fonctionnelle | Semaine 1 à 2 | Assurez-vous que les nouvelles recrues ne sont pas laissées pour compte. Prévoyez suffisamment de temps dans le calendrier de leur responsable/mentor pour une formation directement liée à leur rôle. |
Faites un suivi et assurez-vous qu’ils sont à l’aise et ne sont pas perdus | Semaine 4 | Faites le point avec eux environ un mois après leur arrivée et assurez-vous qu’ils n’ont pas de questions ou de préoccupations. |
Un accueil chaleureux : idées amusantes pour l’intégration des nouveaux employés
Chaque processus d’intégration sera différent, en fonction de la taille de votre entreprise, de sa culture et d’autres facteurs. Alors pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour insuffler un peu de la personnalité de votre entreprise et vraiment souhaiter la bienvenue à vos nouveaux employés ? Souvent, ces petites extensions amusantes ont le pouvoir de faire passer le premier jour de travail d’une personne de bon à excellent.
Voici quelques exemples de ce que nous faisons chez Asana et que vous pouvez adopter pour votre processus d’intégration :
Accueillez chaque nouvelle recrue avec un cadeau : chaque nouvelle recrue chez Asana reçoit un petit cadeau le premier jour. Il n’est pas nécessaire que ce soit un cadeau coûteux ; un petit quelque chose comme une plante de bureau, un t-shirt ou une carte cadeau pour le café du coin peut grandement contribuer à leur faire sentir les bienvenus.
Célébrez et présentez les nouvelles recrues : lors des premiers jours, l’entreprise est invitée à une réunion générale rapide, au cours de laquelle chaque nouvelle recrue se présente. C’est un excellent moyen pour les employés de mettre des noms sur de nouveaux visages et d’en apprendre un peu plus sur les nouvelles recrues.
Réunissez anciens et nouveaux employés : une fois par mois, nous invitons les nouvelles recrues à interviewer les employés qui célèbrent leur « Asaniversaire » pour échanger des histoires et faire connaissance.
Aidez les nouvelles recrues à faire connaissance avec la direction : nous organisons une séance de questions-réponses trimestrielle avec nos fondateurs pour toutes les nouvelles recrues. Ils dînent chez nos fondateurs et apprennent à les connaître dans un cadre décontracté.
Misez sur l’essentiel : de la liste de contrôle au modèle d’intégration
Une fois votre liste de contrôle d’intégration en place, enregistrez-la afin de pouvoir reproduire votre processus pour chaque nouvelle recrue. Vous passerez ainsi moins de temps à réinventer la roue et plus de temps à faire ce qui compte vraiment : aider les nouvelles recrues à s’installer !
En tant que nouvel employé, les premiers jours (ou semaines) dans un nouveau poste peuvent être gênants ou déroutants, mais une expérience d’intégration consciente et bien organisée peut aider à minimiser cela.”
Chez Asana, nous utilisons (évidemment) Asana pour faciliter l’intégration de nos nouveaux collègues. Si un document est bien utile pour les références et les politiques, un projet Asana est plus adapté aux tâches exploitables. Les nouvelles recrues peuvent voir exactement ce qu’elles doivent terminer et à quel moment, puis marquer les tâches comme terminées au fur et à mesure. Les responsables et les mentors peuvent définir des échéances claires, suivre la progression des nouvelles recrues ou répondre à toutes les questions directement dans les tâches.
En règle générale, nous créons un projet pour la nouvelle recrue et un autre pour les tâches en coulisses des RH et des managers.
Les utilisateurs d’Asana Premium peuvent même créer un projet et l’enregistrer en tant que modèle personnalisé que leur équipe pourra réutiliser pour d’autres projets.
Comment configurer un projet d’intégration ou des modèles personnalisés :
Créez un projet à utiliser comme modèle d’intégration. Nommez le projet « Modèle d’intégration RH [Nom] ». Pour chaque nouvel employé, copiez ce projet et modifiez le nom du projet avec son nom.
Divisez les tâches en sections : regroupez-les par ordre chronologique, par type de tâche ou de la manière qui convient le mieux à votre équipe.
Ajoutez des tâches à chaque section, par exemple : « Inscription aux prestations sociales », « Inscription au plan épargne retraite », « Connexion de l’ordinateur aux imprimantes de l’entreprise ». Donnez des instructions claires dans la description de la tâche, joignez-y les fichiers ou liens nécessaires et utilisez les @mentions pour faire référence à d’autres tâches ou projets. Attribuez les tâches telles que « Commander un ordinateur » à un membre du service approprié.
Appliquez le modèle à chaque nouvelle recrue et modifiez le nom du projet pour y inclure celui de la nouvelle recrue. Ajoutez ensuite des échéances pour les tâches urgentes, comme l’inscription aux avantages sociaux ou la paie.
Envisagez de créer deux projets : l’un pour la nouvelle recrue et l’autre pour l’équipe en coulisses qui l’aide à se mettre en place. Ajoutez le responsable/mentor de la nouvelle recrue en tant qu’abonné aux deux projets.
Faites démarrer vos employés du bon pied
Le processus d’intégration ne se limite pas à la formation. C’est aussi l’occasion de faire bonne impression et, surtout, de retenir les employés (parlez-en autour de vous !). Il est important pour tout le monde dans l’entreprise, pas seulement pour la nouvelle recrue, de bien faire les choses. Mais ne vous inquiétez pas, vous êtes sur la bonne voie !
Téléchargez notre modèle dédié à l’intégration des nouveaux employés ou découvrez d’autres modèles RH et d’intégration.
