6 conseils pour utiliser les portefeuilles, le secret le mieux gardé d’Asana pour la planification interprojets

Vous travaillez donc sur de nombreux projets et avez besoin d’un moyen de gérer et de suivre la progression de l’ensemble des initiatives. Cela vous dit quelque chose ? Si la réponse est oui, vous avez de la chance. La fonctionnalité Portfolios d’Asana, très pratique et bien trop souvent sous-utilisée, est spécialement conçue pour vous aider à résoudre ce problème. C’est comme un dossier pour vos projets, avec des fonctionnalités supplémentaires qui vous offrent une vue d’ensemble de chaque initiative. Les portefeuilles vous permettent de suivre en un coup d’œil les tâches associées, en indiquant celles qui sont en bonne voie et celles qui sont à risque, afin que vous puissiez rapidement obtenir plus d’informations lorsque des projets nécessitent votre attention. 

Bienvenue dans l’univers des portefeuilles, le secret le mieux gardé d’Asana. Voici cinq conseils pour bien débuter, afin que vous ne passiez pas à côté de cette fonctionnalité puissante. 

1. Tenez les parties prenantes informées et responsabilisez-les, au même endroit

Combien de fois des personnes vous ont-elles demandé le statut d’une initiative ou où elles pouvaient trouver des informations ? Si vous gérez régulièrement des projets, cela vous arrive probablement souvent. Les portefeuilles résolvent ce problème en offrant un espace centralisé où chacun peut accéder aux mises à jour de progression de tous les projets du portefeuille, ce qui permet de répondre facilement aux questions et de tenir les parties prenantes informées. Ainsi, finies les mises à jour dispersées : les utilisateurs peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin au même endroit. 

Voici comment les portefeuilles peuvent simplifier la communication avec les parties prenantes : 

• Créer plus rapidement des mises à jour de statut. Plutôt que de créer des mises à jour chronophages en partant de zéro, Asana accélère le processus en suggérant des sections, des tâches et des jalons à mentionner. Glissez-déposez les éléments clés suggérés, créez automatiquement des graphiques, et plus encore. 

• Affichez les mises à jour de statut précédentes afin de disposer d’une trace concrète de la progression réalisée. 

• Relier les tâches du portefeuille aux objectifs de l’entreprise. Indiquez quels objectifs commerciaux principaux votre portefeuille soutient, afin que les parties prenantes assument leurs responsabilités et comprennent l’importance de leur travail. 

• Ajoutez une description de portefeuille, un propriétaire et une échéance pour garder les détails importants au premier plan. Et lorsque de nouvelles parties prenantes rejoignent votre portefeuille, elles disposent du contexte dont elles ont besoin pour être rapidement opérationnelles. 

2. Bénéficier d’une vue d’ensemble en un instant

Utilisez-vous des champs personnalisés pour suivre les données des tâches au sein de vos projets, comme le temps passé sur les tâches ou le budget disponible ? Si oui, vous pouvez synthétiser automatiquement ces informations au sein de votre portefeuille afin d’obtenir instantanément une vue d’ensemble de tous vos projets. 

Voici un exemple de son fonctionnement : 

1. Suivre les données au sein des projets : imaginez que vous suivez le travail des fournisseurs dans le cadre d’un projet. Ajoutez un champ personnalisé de suivi du temps pour calculer exactement le temps que les fournisseurs consacrent à chaque tâche. 

2. Ensuite, ajoutez des projets à un portefeuille : ajoutez votre projet de gestion des fournisseurs à un portefeuille de direction, dans lequel vous suivez le travail de l’ensemble de votre entreprise. 

3. Ensuite, résumez les données de tous les projets : ajoutez un champ de suivi du temps « cumulé » à votre portefeuille de direction. Cela permet de résumer les données de suivi du temps de chaque projet, afin que vous puissiez suivre le temps passé sur les tâches d’un seul coup d’œil, dans toute votre entreprise.

Et voilà ! Vous disposez d’une synthèse automatique des données de suivi du temps pour l’ensemble des projets, en seulement quelques clics. 

3. Organisez le travail comme vous le souhaitez

L’un des grands avantages des portefeuilles est que vous pouvez les organiser comme vous le souhaitez, sans que cela n’affecte la manière dont les autres personnes consultent le travail ou y accèdent. En effet, les tâches, les projets et les portefeuilles peuvent se trouver à plusieurs endroits à la fois ; vous pouvez donc ajouter des initiatives à votre portefeuille sans modifier l’emplacement où elles sont initialement stockées.  

Voici un résumé du fonctionnement de l’organisation des portefeuilles : 

• Ajoutez des projets aux portefeuilles pour centraliser l’organisation du travail associé au même endroit. 

• Ajoutez des portefeuilles au sein de portefeuilles pour organiser les initiatives de manière globale, à la manière de dossiers imbriqués dans d’autres dossiers. 

• Ajoutez du travail (projets ou portefeuilles) à plusieurs portefeuilles à la fois, afin de pouvoir créer une méthode d’organisation personnalisée sans que cela n’affecte vos collègues. 

Par exemple, imaginons que vous souhaitiez ajouter un projet « Budget des travailleurs indépendants » à votre portefeuille « Suivi du budget annuel ». Actuellement, ce projet se trouve déjà dans deux autres portefeuilles, appartenant à d’autres personnes. Vous pouvez tout de même l’ajouter au vôtre sans modifier son emplacement d’origine.

4. Suivre la progression avec les tableaux de bord de portefeuille

Si vous extrayez régulièrement des données pour vérifier l’avancement du travail, vous savez à quel point cela peut prendre du temps. Mais avec les portefeuilles, la création de rapports n’est plus une perte de temps. Plutôt que de collecter et de synthétiser manuellement des données provenant de différents projets, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de tableau de bord pour créer automatiquement des graphiques personnalisés et visualiser les performances de vos initiatives. 

Quelles que soient les données que vous suivez au sein des projets, il est possible d’en rendre compte à l’aide des tableaux de bord de portefeuille. Et grâce à une grande variété d’options de graphiques, vous pouvez visualiser les informations à l’aide de graphiques linéaires, de graphiques en anneau, de graphiques de progression de type burn-up, et plus encore. Voici quelques exemples : 

• Suivre les coûts : créez un graphique linéaire pour visualiser l’évolution des coûts au fil du temps, pour tous les projets de votre portefeuille. 

• Suivre l’état d’avancement des projets : visualisez les tâches à venir, en retard, non programmées et terminées à l’aide d’un graphique en camembert. 

• Vérifier les performances : suivez le temps nécessaire à la réalisation des tâches, pour l’ensemble des projets. 

5. Surveiller les charges de travail de l’équipe

Traditionnellement, la répartition des ressources sur de nombreux projets différents est une tâche difficile et chronophage. Les portefeuilles résolvent ce problème grâce à leur fonctionnalité de gestion des ressources, qui vous permet de suivre la disponibilité de chaque membre de votre équipe, pour tous les projets de votre portefeuille. Ainsi, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de la façon dont votre équipe utilise son temps, même si elle travaille sur différents projets. 

Outre le suivi des disponibilités, vous pouvez également :

• Faire glisser et déposer des tâches dans la vue Gestion des ressources pour réattribuer et reprogrammer facilement le travail.

• Déplacer des ressources d’un projet à l’autre au sein d’une seule vue, sans avoir à faire d’allers-retours. 

• Visualiser les disponibilités à venir pour vous assurer que les prochains projets disposent des ressources nécessaires et éviter les obstacles avant qu’ils ne se présentent. 

Remarque : La fonctionnalité de gestion des ressources est disponible si votre portefeuille ne contient que des projets. Si votre portefeuille contient un autre portefeuille, elle sera grisée.

6. Coordonner les échéanciers de plusieurs projets

Lorsque vous coordonnez plusieurs projets à la fois, les chronologies peuvent facilement prêter à confusion. Vous devrez peut-être échelonner le travail pour éviter de surcharger votre équipe, synchroniser les livrables en fonction des dates de lancement ou ajuster plusieurs plannings de projet en même temps en raison d’obstacles. La vue Chronologie dans les portefeuilles vous permet de visualiser la chronologie de chaque projet dans le même volet, afin de bénéficier d’une vue d’ensemble et d’apporter facilement les ajustements nécessaires.

Avec la vue Chronologie, vous pouvez : 

• Obtenir une vue d’ensemble de la chronologie de chaque projet de votre portefeuille. Consulter les dates de début et de fin des projets, ainsi que les jalons importants pour l’ensemble de vos initiatives. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez voir comment les calendriers se chevauchent et si les livrables sont en bonne voie. 

• Faites glisser et déposez des jalons et des projets sur votre chronologie pour ajuster automatiquement les échéances d’un simple clic. 

• Cliquer sur chaque projet pour obtenir une vue plus détaillée de la chronologie, avec les tâches individuelles et les dépendances, c’est-à-dire les tâches qui ne peuvent pas être commencées tant qu’une autre n’est pas terminée. Cela vous permet d’avoir d’abord une vue d’ensemble, puis d’approfondir les détails plus précis si nécessaire. 

Remarque : La fonctionnalité Chronologie est disponible si votre portefeuille ne contient que des projets. Si votre portefeuille contient un autre portefeuille, elle sera grisée. 

Ne passez pas à côté : gagnez du temps et de l’énergie grâce aux portefeuilles

Les portefeuilles sont une fonctionnalité puissante qu’il ne faut pas négliger, surtout si vous gérez plusieurs projets à la fois. Visitez notre page de tarification pour en savoir plus sur les portefeuilles et découvrir comment vous inscrire à un essai gratuit. 

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