Optimisez la pile technologique de votre entreprise avec un progiciel de gestion intégré

Portrait – Whitney VigeWhitney Vige
10 janvier 2024
6 min de lecture
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Résumé

Un progiciel de gestion intégré permet de fusionner les logiciels et applications de votre entreprise en une seule plateforme centralisée. Ce regroupement de votre arsenal technologique vous permet de réduire les inefficacités dans les processus et de rassembler tout le travail de votre organisation au même endroit. Coordonnez, collaborez et communiquez, sans passer d’un outil à l’autre. 

Combien d’applications utilisez-vous habituellement lors d’une journée de travail ? Entre les applications de communication, les outils de collaboration et les systèmes spécifiques à une fonction, le nombre peut être plus élevé que vous ne le pensez. Dans la plupart des petites entreprises, les employés jonglent avec six applications par jour. Dans les entreprises de plus grande taille, ce nombre grimpe jusqu’à neuf.

Tout ce va-et-vient entre applications s’accumule. Les entreprises disposant de piles technologiques importantes constatent davantage d’inefficacités et une productivité moindre. C’est là qu’intervient le progiciel de gestion intégré. 

Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré ?

Un progiciel de gestion intégré (PGI) permet d’intégrer tous les logiciels et applications utilisés par une entreprise dans une seule plateforme. Par exemple, l’adoption d’un PGI peut impliquer la fusion des logiciels de gestion de la relation client, des technologies de gestion financière, des outils RH et d’autres systèmes logiciels essentiels dans un emplacement centralisé. Cela permet aux équipes d’accéder aux outils de l’entreprise au même endroit, réduisant ainsi les tâches manuelles superflues tout en augmentant la visibilité et la collaboration entre les équipes. 

Mais un PGI ne remplace pas vos systèmes d’entreprise. Chaque service peut continuer d’utiliser ses outils préférés, mais au lieu d’être cloisonnés, ceux-ci se trouvent tous au même endroit. Ainsi, les équipes peuvent communiquer plus facilement et voir la progression du travail à différents niveaux de l’entreprise.

Les progiciels de gestion intégrés ne sont pas tous en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. Pour éviter ce genre de déconvenue, préférez une solution PGI qui fusionne vos outils en une plateforme complète de gestion du travail comme Asana, qui peut intégrer des outils et systèmes métier clés tels que Slack, Zoom, Dropbox, Microsoft Teams, Google Workplace, Salesforce, Jira, etc.

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Fonctionnement d’un progiciel de gestion intégré

Avez-vous déjà essayé de compter le nombre de systèmes utilisés par votre organisation ? Celui-ci peut être plus élevé que vous ne le pensez. Réfléchissez à la dernière fois que vous avez eu besoin de résoudre un problème avec un outil : avez-vous envisagé d’utiliser vos systèmes existants ou avez-vous simplement opté pour un nouveau ? Souvent, les entreprises adoptent la technologie sans évaluer les outils déjà en place ni réfléchir à la manière dont ils fonctionnent ensemble. Résultat : une pile technologique importante, cloisonnée et coûteuse.

Et inévitablement, plus vous avez d’outils, plus votre productivité baisse. Notre étude a révélé qu’un va-et-vient permanent entre applications, dû à un trop grand nombre d’outils qui ne fonctionnent pas ensemble, entraîne des incohérences dans les informations, des processus redondants et une moindre efficacité. De plus, le va-et-vient entre applications pousse les employés à faire plus d’heures, ce qui peut entraîner une augmentation de l’attrition et une perte de productivité.

Un progiciel de gestion intégré peut contrer ce phénomène en consolidant toutes les applications et tous les outils existants en une seule plateforme centralisée. Lorsque tout se trouve au même endroit, tous les membres de votre organisation peuvent travailler depuis ce système unique et unifié, quelle que soit l’équipe à laquelle ils appartiennent. Cela permet d’observer une rationalisation des processus opérationnels, une réduction des inefficacités et une communication facilitée. De plus, le PGI aide vos employés à mieux comprendre comment leur travail est lié aux objectifs globaux de l’organisation, ce qui augmente leur engagement et favorise un travail à fort impact. 

Exemple de progiciel de gestion intégré

Imaginons que votre équipe d’ingénierie gère ses processus dans un outil qui lui est spécifique, comme Jira. Bien que l’outil soit parfait pour leurs besoins, votre équipe commerciale n’utilise pas Jira. La communication entre les équipes se fait donc de manière manuelle, ce qui la rend difficile à suivre. Un PGI résout ce problème en centralisant la communication sur une même plateforme. 

Étant donné que le PGI ne remplace pas les outils existants, votre équipe d’ingénierie peut continuer à utiliser Jira et votre équipe commerciale peut désormais se connecter et communiquer efficacement avec l’ingénierie via la plateforme centralisée. Par exemple, Asana s’intègre à plus de 260 outils, dont Jira, ce qui vous permet de fusionner des outils essentiels, de simplifier votre pile technologique et de rationaliser vos processus interfonctionnels. 

Quels sont les avantages d’un progiciel de gestion intégré ? 

Le va-et-vient entre applications ne représente pas seulement une perte de temps, c’est aussi une perte de productivité. Notre étude a révélé que 25 % des employés qui utilisent plus de 16 applications disent passer à côté de messages et d’éléments (contre 8 % pour ceux qui en utilisent entre 1 et 5, et 15 % pour ceux qui en utilisent entre 6 et 15). De plus, 23 % de ces employés ont déclaré que leurs capacités d’attention étaient réduites en raison du va-et-vient entre applications.

C’est là qu’un progiciel de gestion intégré peut vous aider. En consolidant le nombre d’outils utilisés par votre organisation, vous pouvez réduire le travail redondant, minimiser le va-et-vient entre applications et simplifier la collaboration. Un PGI peut aussi avoir d’autres avantages :

  • La rationalisation des processus métier : en regroupant tous vos outils sur une plateforme centralisée, vous pouvez standardiser et automatiser vos processus de base. Cela donne à votre équipe plus de temps pour se concentrer sur la réalisation du travail à fort impact. En effet, les entreprises gagnent 264 heures par an en améliorant leurs processus métier. 

  • relier le travail des employés aux objectifs de l’organisation : souvent, les employés se sentent déconnectés des objectifs globaux et n’arrivent pas à conceptualiser la façon dont leur travail est lié à des objectifs organisationnels plus larges. En suivant les objectifs à l’endroit où le travail est effectué, le PGI aide les employés à visualiser leur travail dans son contexte. Ils peuvent ainsi hiérarchiser efficacement les tâches qui contribuent à la réalisation d’objectifs importants. 

  • la visibilité en temps réel des projets et processus : avec un PGI, l’ensemble de votre organisation fonctionne depuis une plateforme centralisée, ce qui donne aux employés une plus grande visibilité sur ce sur quoi travaillent les autres équipes et collègues, ainsi que sur les raisons pour lesquelles ce travail est important.

  • les rapports consolidés et la collecte de données : lorsque tout votre travail se déroule au même endroit, vous pouvez facilement extraire des données de n’importe quel projet ou équipe. Au lieu de rassembler manuellement des informations provenant de plusieurs sources, comme des feuilles de calcul et des e-mails, vous pouvez utiliser des outils de reporting et des tableaux de bord qui vous permettent d’accéder aux données en temps réel. 

  • la réduction des coûts opérationnels : en centralisant les outils de votre arsenal technologique, non seulement vous simplifiez la gestion du travail, mais vous permettez également à l’entreprise de faire des économies. Un PGI vous aide à réaliser un audit de vos outils actuels pour éliminer les technologies obsolètes ou redondantes, réduisant ainsi les coûts opérationnels. En outre, comme l’utilisation d’un PGI se traduit par des processus métier rationalisés et une productivité accrue des employés, vous pouvez réduire au maximum les inefficacités qui finissent généralement par coûter du temps et de l’argent à l’entreprise.

  • l’amélioration de la collaboration inter-équipes : la coordination des différents outils est l’un des plus grands défis de la communication entre équipes. Un PGI résout ce problème en fournissant un centre de collaboration unique pour toutes les communications, quelle que soit l’équipe dont vous faites partie.

  • une sécurité renforcée : la sécurité des données constitue une préoccupation majeure pour les chefs d’entreprise, et à juste titre. Les attaques informatiques peuvent avoir des conséquences dévastatrices pour les entreprises, notamment des répercussions financières et une perte de confiance de la part des clients. En éliminant les outils superflus et non approuvés et en tirant parti d’une plateforme de gestion du travail sécurisée, vous assurez la sécurité des données et répondez aux exigences de conformité.

  • des gains de productivité et de concentration sur l’ensemble de l’équipe : en simplifiant les processus métier et en automatisant les tâches récurrentes, un PGI réduit le travail manuel et permet aux équipes de se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. En outre, la centralisation de votre arsenal technologique a un impact positif sur l’implication : une de nos études a révélé que 17 % des employés d’entreprises affirment qu’ils gagneraient en concentration s’ils utilisaient moins d’applications.

  • l’amélioration de la visibilité entre les équipes : un PGI centralise le travail, en offrant aux équipes une plus grande visibilité sur ce qui se passe autour d’elles pour que chacun soit au courant des objectifs de l’organisation et de l’avancement des projets.  

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À qui s’adresse un progiciel de gestion intégré ? 

Toute entreprise qui utilise plusieurs outils au sein de ses différents services peut tirer parti d’un PGI. Bien que les PGI soient indéniablement utiles pour les grandes entreprises disposant généralement d’un vaste arsenal technologique, les petites entreprises et les startups qui utilisent des outils diversifiés communs à plusieurs services peuvent également bénéficier de leur fusion en une source unique de référence. 

Voici quelques signes indiquant que votre entreprise devrait envisager de recourir à un PGI :

  • Votre entreprise est en pleine croissance ou ses processus ou outils sont obsolètes. 

  • Vous disposez d’un vaste arsenal technologique déployé dans vos différents services tels que les finances, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, l’informatique, le marketing et la gestion de projet. 

  • Les systèmes actuels de votre organisation ne s’intègrent pas les uns aux autres. 

  • Vos employés ne parviennent pas à faire le lien entre leur travail et les objectifs de l’organisation. 

  • Vous avez constaté une augmentation des incohérences dans les processus ou dans les données relevées.

  • Votre entreprise subit une perte de productivité en raison de la surabondance d’outils ou du va-et-vient entre applications. 

  • Vous vous fiez à des systèmes de communication et de collaboration obsolètes ou en deçà des normes, tels que des feuilles de calcul et des fichiers texte. 

  • Vous ou votre équipe consacrez bien trop de temps à des tâches administratives ou manuelles qui pourraient être automatisées.

Moins de cloisonnement signifie moins d’inefficacités 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, plus vous utilisez de technologies, plus le risque de processus redondants et d’inefficacités opérationnelles augmente. Un progiciel de gestion intégré rationalise vos opérations en fusionnant tous vos outils et applications sur une seule plateforme centralisée.

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