Comment Asana simplifie la planification stratégique marketing grâce à la gestion du travail
En tant que leader sur le marché des logiciels de gestion du travail et de la productivité, l’équipe Asana s’y connaît en matière de planification stratégique efficace. Il est donc logique que le service marketing d’Asana s’appuie sur son propre produit pour planifier, suivre et rendre compte de ses initiatives clés.
Isaac Payne, directeur du numérique, des opérations marketing et des analyses chez Asana, est à la tête de cet effort. Le rôle d’Isaac Payne est multiple. Il supervise un large éventail de fonctions : Web, e-mail, référencement, opérations marketing, technologie marketing et analyses. Il est donc essentiel pour lui d’élaborer un plan hautement visible et accessible à l’ensemble de l’organisation.
Pour ce faire, il s’appuie sur Asana.
Les 4 principaux défis de la planification stratégique marketing
Avant de travailler chez Asana, Scott Payne a dû relever les mêmes défis que de nombreuses organisations lors de l’élaboration d’un plan stratégique global. Il est difficile de faire avancer tous les éléments tout en tenant compte des différents objectifs de chaque partenaire.
Comme le dit Payne : « Comment faire en sorte que les différents services et chefs de service évoluent de manière synchrone, surtout lorsque vous essayez d’élaborer une stratégie pour l’ensemble de l’entreprise ? »
Le plan stratégique de votre service en pâtira si vous ne relevez pas ces défis. Et pour y remédier, vous devez d’abord les identifier.
1. Coordonner les efforts entre les différentes équipes
« Pour élaborer un plan marketing stratégique et traçable, vous devez travailler avec de nombreux partenaires différents », explique Payne. « La coordination commence par la définition des résultats et des jalons clés. Une fois que ceux-ci sont décidés, en accord avec votre direction, vous pouvez ensuite définir les étapes, les livrables et les projets nécessaires pour donner vie au plan. C’est là qu’Asana entre en jeu. » Pour favoriser une collaboration interfonctionnelle à l’échelle mondiale, vous devez coordonner ces équipes et synchroniser leur planification stratégique et leur budgétisation.
2. Absence de système centralisé pour la planification collaborative
S’appuyer sur des réunions sans fin et des modèles et documents disparates peut rendre très difficile le suivi de la progression et la coordination au sein de l’organisation. Sans plateforme centrale et unifiée pour la planification stratégique, il est difficile de rassembler tous les éléments de manière cohérente.
3. Difficulté à mettre à jour le plan en cas de changements
Même les plans et priorités les mieux établis peuvent changer rapidement. Sans accès à des données fiables et à jour sur la performance des objectifs des services, il est difficile pour les responsables marketing de prendre des décisions éclairées et de corriger le tir si nécessaire. Pour maintenir un plan stratégique agile et réactif, il est nécessaire de disposer des bonnes informations en temps réel.
4. Difficulté à allouer les ressources pour maximiser l’impact et réduire les coûts
L’allocation des ressources est un élément essentiel de l’élaboration d’un plan stratégique efficace. Mais sans une visibilité claire sur la progression et les performances des différentes initiatives, il peut être difficile de déterminer où concentrer au mieux le temps, le budget et les effectifs pour générer le plus grand impact. Optimiser l’utilisation des ressources est essentiel pour maximiser l’efficacité du marketing et réduire les coûts inutiles.
Découvrir la planification marketing en pratique
Avec Asana, les équipes marketing peuvent centraliser le travail, standardiser les processus et automatiser les workflows sur une même plateforme.
Comment Asana tire parti de sa propre plateforme
C’est à ce moment clé qu’Asana entre en jeu. En tirant parti des capacités de gestion du travail d’Asana, Payne et son équipe sont en mesure de :
Coordonner les efforts de plusieurs services, notamment le marketing, les ventes, les produits et d’autres parties prenantes clés.
S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant la stratégie, les priorités et l’exécution.
Planifier et suivre la progression du travail sur une plateforme centralisée.
Réduire le temps passé en réunion.
Relier les documents indépendants.
Améliorer l’allocation des ressources pour maximiser l’impact et réduire les coûts.
Voici comment.
Une source unique de référence pour la planification et la coordination interfonctionnelles
Au cœur du processus de planification stratégique de l’équipe marketing d’Asana se trouve un portefeuille Asana dédié à ses initiatives marketing globales. Ce portefeuille regroupe les responsables opérationnels de chaque équipe, notamment les opérations Web, e-mail, SEO et marketing.
« Nous utilisons ce portefeuille pour gérer l’ensemble de la planification et de l’exécution de nos activités marketing », explique Kim Payne. « Il nous permet d’impliquer les bonnes personnes, de tirer parti des modèles de projet et des vues spécifiques à chaque équipe, et de conserver une vue d’ensemble sur notre progression. »
En établissant ce hub central sur Asana, l’équipe marketing peut s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant la stratégie et les objectifs généraux. Elle peut également suivre les dépendances, identifier les obstacles potentiels et effectuer des ajustements en temps réel si nécessaire.
« Asana nous donne la possibilité de personnaliser nos processus pour répondre aux besoins uniques de chaque équipe », explique Isaac. « Parallèlement, nous fournissons à notre directrice marketing les informations dont elle a besoin pour guider l’équipe et intervenir là où il le faut. Qu’il s’agisse du leadership, des créateurs de contenu, des experts en génération de la demande ou de l’équipe d’analyse, tous peuvent tirer parti de la plateforme de la manière qui leur convient le mieux. »
Évaluations et suivis de routine
Pour maintenir son plan stratégique marketing sur la bonne voie, l’équipe Asana organise régulièrement des évaluations et des points.
Évaluations trimestrielles des activités (QBR) : ces réunions de haut niveau rassemblent l’ensemble de l’organisation marketing pour évaluer ses progrès par rapport aux objectifs et résultats clés (OKR) trimestriels. Elles permettent également d’identifier les points à améliorer et de planifier le trimestre à venir.
Réunions mensuelles sur les indicateurs (M&Ms) : plus fréquemment, l’équipe se réunit pour analyser ses indicateurs de performance, célébrer les succès et corriger le tir si nécessaire. Ces réunions s’appuient sur les données Asana pour fournir une vue complète de l’impact du marketing.
Mises à jour hebdomadaires : au sein d’Asana, l’équipe fournit des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de ses projets et initiatives en cours à l’aide de la fonctionnalité de statuts intelligents de l’IA Asana. Cela lui permet d’identifier rapidement les obstacles ou les risques et de prendre des mesures immédiates.
« La combinaison des évaluations trimestrielles des activités, des réunions mensuelles sur les indicateurs et des réunions hebdomadaires nous permet de rester tous sur la même longueur d’onde et de nous responsabiliser », explique Payne. « Asana nous permet de faire remonter facilement les bonnes informations au bon moment, afin que nous puissions prendre des décisions éclairées et basées sur des données. »
Des rapports optimisés pour une prise de décision axée sur les données
Dans le cadre du portefeuille marketing global, l’équipe de Payne suit les indicateurs de santé clés, tels que le pourcentage de projets dans les délais et ceux qui sont en retard ou ne répondent pas aux attentes. Elle intègre également les données Asana à d’autres sources, comme Tableau, pour créer des tableaux de bord et des rapports complets.
L’équipe de Payne peut également utiliser l’IA pour résumer les changements depuis sa dernière visite du projet ou du portefeuille. Les dirigeants peuvent ainsi obtenir un aperçu rapide de ce qui s’est passé depuis la dernière fois qu’ils ont vérifié l’avancement du travail, sans contacter aucun membre de l’équipe.
« Disposer de données en temps réel sur notre progression par rapport aux objectifs est inestimable », explique Kim Payne. « Nous pouvons ajouter ces informations à nos tableaux de bord exécutifs et les exploiter pour optimiser l’allocation de nos ressources et notre planification stratégique. »
Cette approche axée sur les données s’étend au-delà de l’équipe marketing. En offrant une plus grande visibilité sur les objectifs communs, Asana permet à l’ensemble de l’organisation de collaborer plus efficacement.
« Asana nous offre un système centralisé où nous pouvons créer des portefeuilles et des projets qui couvrent plusieurs services », explique Brooke Payne. « Cela améliore la coordination interfonctionnelle et garantit que nous travaillons tous sur les mêmes priorités. »
Étude de cas : coordonner le lancement du Work Innovation Summit
Prenons un exemple concret. Asana a récemment lancé son plus grand événement mondial, le Work Innovation Summit. Cette initiative interfonctionnelle a impliqué des équipes de toute l’organisation. Sa réussite a nécessité une planification, une coordination et une exécution méticuleuses.
« Nous avons géré l’ensemble du lancement du Work Innovation Summit sur Asana », explique Payne. « De la planification initiale du projet à la logistique du jour J, Asana a servi de plaque tournante pour coordonner tout et tout le monde (du marketing aux ventes, en passant par la R&D, etc.) et assurer le bon déroulement des opérations. »
L’équipe a utilisé une variété de fonctionnalités Asana pour rationaliser ses processus, notamment :
Hébergement multiple : les tâches de projet qui concernaient plusieurs équipes ont été placées dans plusieurs projets et portefeuilles, ce qui a facilité leur suivi et leur contrôle.
Rapports d’avancement : le leadership marketing a pu évaluer rapidement le statut des principaux livrables.
Mises à jour automatisées : Asana a automatiquement informé les parties prenantes des changements et jalons importants.
« Asana nous a fourni une source unique de référence pour le Work Innovation Summit », a déclaré Payne. « Nous pouvions voir ce qui se passait en temps réel, identifier les obstacles et faire des ajustements à la volée. Asana nous a vraiment sauvé la mise lors de ce lancement complexe et à enjeux élevés. »
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Les avantages d’Asana pour la planification stratégique marketing
En adoptant Asana comme base de sa planification stratégique marketing, l’équipe Asana a pu profiter d’un certain nombre d’avantages clés :
Coordination des équipes et responsabilisation : Asana sert de plateforme centralisée pour la planification, l’exécution et le suivi de toutes les initiatives marketing. Grâce à une appropriation et une visibilité claires des tâches, des projets et des objectifs, l’équipe est plus alignée et plus responsable que jamais.
Amélioration de la collaboration et de la coordination : Asana permet une communication et un partage d’informations interfonctionnels fluides. Les équipes peuvent adapter leurs processus à leurs besoins uniques, tout en conservant une visibilité sur l’ensemble de l’organisation.
Améliorer la visibilité et les indicateurs basés sur les données : grâce au suivi en temps réel de la progression, des obstacles et des risques, l’équipe marketing d’Asana dispose d’une meilleure vue d’ensemble de la situation. Cette approche axée sur les données favorise une prise de décision et une allocation des ressources plus éclairées.
Rationalisation des rapports et des examens : en intégrant les données Asana à d’autres sources, l’équipe peut créer des rapports et des tableaux de bord complets. Cela permet d’alimenter les évaluations trimestrielles des activités, les réunions mensuelles sur les indicateurs et d’autres rituels de planification importants.
Planification stratégique simplifiée
En établissant les bons processus, réunions et examens basés sur les données, l’ensemble du service marketing d’Asana a permis de coordonner les équipes, d’améliorer la collaboration et de renforcer la visibilité tout au long de son processus de planification stratégique. Les enseignements tirés peuvent aider d’autres responsables marketing à exploiter pleinement le potentiel d’Asana pour leur propre planification stratégique et leurs opérations.
Découvrir la planification marketing en pratique
Avec Asana, les équipes marketing peuvent centraliser le travail, standardiser les processus et automatiser les workflows sur une même plateforme.
