YMCA Victoria est une organisation à but non lucratif dont la mission est de responsabiliser les jeunes en leur transmettant les compétences et la confiance nécessaires pour mener une vie épanouissante et indépendante. L'organisation gère d'importants centres de loisirs et centres aquatiques à travers l'Australie, organise des camps, des événements sportifs, des centres de garde d'enfants, des programmes de leadership, et bien plus encore. 

L’équipe marketing de YMCA Victoria a commencé à utiliser Asana juste avant le début de la pandémie de COVID-19 afin de rester coordonnée et d’atteindre ses objectifs. Cela a également coïncidé avec une réorganisation du service qui a réuni des spécialistes du marketing et du numérique issus de différentes unités opérationnelles au sein d'une seule équipe marketing d'environ 40 personnes. 

Josh Russo, responsable de la performance numérique chez YMCA Victoria, a dirigé l'implémentation d'Asana début 2019. Initialement adopté pour soutenir son équipe dans le domaine des services numériques, le programme a connu un succès immédiat. Asana était facile à utiliser, permettait d'ajouter des tâches à plusieurs projets et proposait des modèles prêts à l'emploi qui ont aidé l'équipe à se lancer. L'utilisation d'Asana a permis :

• Une réduction significative des e-mails internes et des saisies doubles de données grâce à l'amélioration des processus de communication.

• Amélioration de la confiance au sein de l'équipe grâce à une plus grande transparence sur le travail qu'elle effectuait.

• Plus de temps pour le travail stratégique, comme la création de sites Web, ce qui a permis d'atteindre davantage d'objectifs KPI.

Grâce au succès d’Asana au sein de l’équipe de Josh, la plateforme a été déployée dans l’ensemble de l’équipe marketing.

Asana est arrivé à un moment charnière pour nous. Cela nous a aidés à travailler plus efficacement, ce qui s’est avéré crucial lors de notre passage au télétravail.

Josh Russo, Responsable de la performance numérique

Passage au télétravail 

Au début de la pandémie, l'équipe marketing, comme la plupart des autres équipes du monde entier, est passée au télétravail. À ce moment-là, l'équipe maîtrisait déjà bien l'utilisation d'Asana et suivait un modèle de sprint mensuel. Grâce au rôle central d’Asana dans les activités quotidiennes de l’équipe marketing, le passage au télétravail n’a pas été trop perturbant. En réalité, Asana a été la plateforme principale utilisée par l'équipe pour démarrer et se remettre de plusieurs confinements, dont l'un des plus longs au monde. 

Il est vraiment difficile de faire en sorte que 40 personnes travaillent de la même manière, surtout à distance. Asana a facilité cette tâche grâce à notre capacité à créer des processus et des modèles, à attribuer des tâches et à les enregistrer dans plusieurs projets.

Josh Russo, Responsable de la performance numérique

YMCA Victoria opère dans de nombreux secteurs d'activité, qui ont tous connu des changements et des restrictions importants pendant les périodes de confinement. Il incombait à l’équipe marketing d’informer plus de 60 000 clients des fermetures et des réouvertures, ainsi que des milliers de membres du personnel et de bénévoles. Asana a joué un rôle essentiel dans ce processus. 

Gérer les confinements avec Asana 

Voici comment l’équipe Marketing de YMCA Victoria a utilisé Asana pour relever les défis posés par les confinements liés à la COVID-19 : 

• Un modèle de tâche de redémarrage comportant 600 sous-tâches existe pour aider l'équipe marketing à fermer et à rouvrir rapidement tous les sites du YMCA. Chaque petit détail, de la modification des horaires d'ouverture sur Google à la mise à jour des informations sur le site Web, est inclus dans le modèle. Au début, il fallait une semaine à l'équipe pour communiquer la fermeture ou la réouverture des établissements ; aujourd'hui, grâce au modèle, cela prend moins d'une journée, soit une réduction de 85 % du temps nécessaire. 

• Les formulaires de demande étaient déjà utilisés avant la pandémie de COVID-19, mais ils ont pris encore plus d'importance pendant les confinements. Grâce aux formulaires Asana, les employés de l’entreprise peuvent faire des demandes marketing depuis n’importe quel endroit, sans craindre qu’elles ne se perdent ou ne soient oubliées. Rien qu'en un mois, l'équipe marketing a traité 316 demandes, soit un total de 4 258 tâches. 

• L'établissement de rapports est désormais plus facile, car Asana recueille les informations dont l'équipe a besoin, notamment le nombre de demandes terminées. Il est ainsi plus facile pour Josh et les autres chefs d'équipe de poursuivre le travail comme d'habitude, malgré les confinements et autres perturbations causées par la COVID-19.

Dans l'ensemble, Asana facilite grandement la communication et la collaboration au sein de l'équipe. La possibilité de créer et de partager des projets, d'attribuer des tâches et de les commenter a réduit le nombre d'e-mails internes à échanger. Le passage au télétravail a encore renforcé l'utilisation d'Asana et, aujourd'hui, la plupart des membres de l'équipe ouvrent Asana avant toute autre plateforme lorsqu'ils commencent leur journée de travail.  

Notre dernière relance a entraîné une augmentation de 84 % du trafic Web et de 80 % des leads commerciaux. La gestion de cette situation n’aurait pas été possible sans les processus qu’Asana a aidé l’équipe à mettre en place.

Josh Russo, Responsable de la performance numérique

Passage au travail hybride 

YMCA Victoria a désormais adopté un mode de travail hybride. L'équipe marketing continue de gérer son travail sur Asana. Tous les nouveaux membres de l'équipe marketing suivent la formation aux bases d'Asana, puis passent à un projet d'intégration spécifique à YMCA Victoria qui décrit les processus internes, comme l'utilisation des modèles pour les projets d'équipe.

Josh envisage de créer un méga-projet qui recense toutes les activités marketing prévues pour l'année à venir, afin de pouvoir les suivre et en rendre compte avec encore plus de précision. Il est également prévu de créer un club interne d'ambassadeurs Asana afin que l'équipe puisse s'assurer de continuer à utiliser cette plateforme de la meilleure façon possible.