Le 24 septembre 2019, un séisme de magnitude 5,8 a frappé le Pakistan. Depuis 2015, des centaines de milliers de Rohingyas ont fui le Myanmar (ex-Birmanie) pour échapper au nettoyage ethnique en cours dans le pays. En Syrie, des millions de personnes ont perdu la vie ou ont fui le conflit civil, entraînant l’une des pires crises humanitaires de notre époque.
Islamic Relief Canada (IRC) apporte son aide dans le cadre de ces crises et encourage les Canadiens à verser des dons pour aider les personnes sinistrées. Avec plus de deux cents projets en cours et plus de trois millions de bénéficiaires directs, l’IRC travaille avec les communautés pour renforcer leur capacité à faire face aux catastrophes et fournit une aide d’urgence vitale le cas échéant. Ils offrent également l’accès à des services de base comme l’éducation, l’eau, l’hygiène et les soins.
Appartenant à une organisation mondiale de plus de 3 500 employés répartis sur 35 pays, la branche canadienne de l’IRC est composée d’une équipe de 50 personnes. Étant donné l’ampleur du champ d’action pour une équipe aussi restreinte, chacun porte plusieurs casquettes et le fonctionnement se rapproche de celui d’une start-up. Yusra Rizwan et Usama Khan font partie des membres de l’équipe basée en Ontario. Ils supervisent respectivement les programmes de RH et de bénévolat pour l’une, et les finances, l’environnement technologique et les opérations pour l’autre. Leur travail consiste à aider l’organisation à approcher les donateurs canadiens et à les mobiliser, faisant ainsi passer les revenus issus des collectes de fonds de 1 million à 60 millions de dollars depuis 2007.
Cette croissance s’est traduite par une influence accrue à travers leurs activités d’assistance et de secours. Cependant, leur équipe s’étant élargie et leurs programmes ayant évolué, de nouveaux défis les ont amenés à chercher un nouvel outil pour gérer leur travail :
« Un thème revenait régulièrement lors de nos sondages sur l’investissement des employés : la nécessité d’améliorer le partage des informations et de mieux communiquer au sein de l’organisation. Nous avons donc cherché à remédier à ces problèmes. » – Usama Khan, directeur financier
L’équipe a axé son évaluation des solutions disponibles sur les fonctionnalités de partage des informations et de communication, sur la collaboration entre les services et sur la possibilité de garder une trace écrite des transactions financières, et enfin sur la capacité de ces solutions à accompagner sa croissance. Le PDG de l’IRC, Zaid Al-Rawni, ayant entendu parler d’Asana par son réseau, il décida de mettre cette plateforme à l’essai.
Le déploiement d’Asana s’est fait graduellement sur l’ensemble de l’organisation, en s’appuyant sur des figures de proue comme Yusra et Usama pour animer des formations auprès du reste de l’équipe. Les formations se sont concentrées sur les fondamentaux, en encourageant les managers à transférer leurs projets sur Asana afin de faciliter la prise en main par les membres de leurs équipes. L’équipe a commencé par lancer des projets à l’échelle de l’organisation, tels que des ordres du jour de réunion, avant de se plonger dans des projets propres aux équipes. Ainsi, chacun a rapidement pu maîtriser les bases avant la mise en place de processus plus complexes.
« Asana, c’est avant tout le partage des connaissances. Plus nous avons découvert et présenté de nouvelles fonctionnalités aux différentes équipes, plus nos collaborateurs ont pris conscience des avantages procurés par cet outil et ont décidé de l’utiliser. » – Usama Khan, directeur financier
L’une des clés du succès de cette adoption réside dans l’adhésion préalable des dirigeants. L’équipe de direction a en effet été la première a adopter Asana, avant d’en faire la promotion auprès des managers et responsables de toute l’organisation. En montrant l’exemple, ils ont ainsi encouragé et accéléré l’adoption. Ensuite, dans la mesure où chacun observait des gains d’efficacité, Asana a rapidement été adopté par l’ensemble de l’IRC.
Aujourd’hui, l’IRC utilise Asana pour gérer l’ensemble de son travail, de l’organisation des réunions au suivi des objectifs. Avec Asana, ils peuvent :
Outre un plus haut degré d’efficacité, de conformité et de transparence sur le plan organisationnel, l’IRC maintient grâce à Asana une mémoire institutionnelle précise et pertinente. Des transferts entre collègues aux activités récurrentes telles que les collectes de fonds, ils disposent en permanence du contexte et des informations nécessaires, travaillant ainsi plus rapidement et en toute confiance.
« Nous avons vu les résultats de notre processus rationalisé de collaboration en situation d’urgence immédiatement après le tremblement de terre au Pakistan. Asana a joué un rôle considérable dans l’amélioration de notre communication et de notre collaboration avec les équipes de terrain (75 % plus rapide), nous permettant d’aider le plus grand nombre de personnes possible. » – Yusra Rizwan, directrice des ressources humaines
Forte de cette mémoire institutionnelle, l’IRC peut se concentrer sur sa mission : fournir une aide d’urgence vitale. Face à ces cas d’urgence, les équipes marketing, de collecte de fonds, de relations avec les donateurs et celles en charge des programmes peuvent désormais tout orchestrer à l’aide de projets Asana communs et réagir plus rapidement. Suite au récent tremblement de terre ayant frappé le Pakistan, ils ont testé leur nouveau processus Asana et lancé leurs opérations de secours et campagnes de sensibilisation 75 % plus rapidement. Les bénévoles de Yusra peuvent être mobilisés plus rapidement, et Usama peut suivre les dons distribués à l’international pour financer les opérations de secours.
L’IRC ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Ils continueront à réagir toujours plus vite aux situations d’urgence et à accroître leur influence de manière générale. Yusra, Usama et leurs équipes commencent à utiliser Asana pour gérer le processus de don. En procédant à l’automatisation des étapes de suivi des donateurs, ils visent à contacter et encourager encore plus de Canadiens à accompagner leurs actions, pour aider davantage de personnes sinistrées.