Islamic Relief Canada accroît son influence de 75 % avec Asana

L’impact d’Asana

• Aide d’urgence et opérations de secours réalisées 75 % plus rapidement grâce à l’amélioration de la collaboration et de la communication entre les équipes.
• Influence de l’organisation augmentée de 75 % grâce au décloisonnement de l’information et à davantage de transparence.
• Diminution du temps de réponse en situation d’urgence, passant de 8 à 2 heures grâce à Asana.

Le 24 septembre 2019, un séisme de magnitude 5,8 a frappé le Pakistan. Depuis 2015, des centaines de milliers de Rohingyas ont fui le Myanmar (ex-Birmanie) pour échapper au nettoyage ethnique en cours dans le pays. En Syrie, des millions de personnes ont perdu la vie ou ont fui le conflit civil, entraînant l’une des pires crises humanitaires de notre époque.

Islamic Relief Canada (IRC) apporte son aide dans le cadre de ces crises et encourage les Canadiens à verser des dons pour aider les personnes sinistrées. Avec plus de deux cents projets en cours et plus de trois millions de bénéficiaires directs, l’IRC travaille avec les communautés pour renforcer leur capacité à faire face aux catastrophes et fournit une aide d’urgence vitale le cas échéant. Ils offrent également l’accès à des services de base comme l’éducation, l’eau, l’hygiène et les soins.

Appartenant à une organisation mondiale de plus de 3 500 employés répartis sur 35 pays, la branche canadienne de l’IRC est composée d’une équipe de 50 personnes. Étant donné l’ampleur du champ d’action pour une équipe aussi restreinte, chacun porte plusieurs casquettes et le fonctionnement se rapproche de celui d’une start-up. Yusra Rizwan et Usama Khan font partie des membres de l’équipe basée en Ontario. Ils supervisent respectivement les programmes de RH et de bénévolat pour l’une, et les finances, l’environnement technologique et les opérations pour l’autre. Leur travail consiste à aider l’organisation à approcher les donateurs canadiens et à les mobiliser, faisant ainsi passer les revenus issus des collectes de fonds de 1 million à 60 millions de dollars depuis 2007.

Cette croissance s’est traduite par une influence accrue à travers leurs activités d’assistance et de secours. Cependant, leur équipe s’étant élargie et leurs programmes ayant évolué, de nouveaux défis les ont amenés à chercher un nouvel outil pour gérer leur travail :

• Conformité et exigences réglementaires : les activités de nature financière exercées par Usama exigent une trace écrite de toutes les transactions effectuées à l’étranger, et l’équipe n’était pas en mesure de répondre à ce besoin à partir des outils existants.
• Des processus en vase clos et un manque de visibilité : les systèmes utilisés s’appuyaient sur une technologie davantage adaptée aux petites entreprises et n’étaient donc pas interconnectés. Résultats : une visibilité limitée et des processus en vase clos, des freins certains à l’accomplissement d’objectifs ambitieux.
• Faible mobilisation des employés : les récents sondages menés à l’IRC concernant l’investissement des collaborateurs ont systématiquement révélé un sentiment d’insatisfaction pour ce qui était du partage des informations et de la communication au sein de l’organisation. L’absence d’une source unique de référence a également entraîné un sentiment de frustration.
• Des processus et un système d’aide tournant au ralenti : la capacité de l’IRC à apporter son aide et son soutien aux populations a été affectée par des ralentissements dans leurs activités. En l’absence de mécanismes rapides d’activation des programmes d’aide, ils ne pouvaient remplir leur mission comme ils le souhaitaient.

« Un thème revenait régulièrement lors de nos sondages sur l’investissement des employés : la nécessité d’améliorer le partage des informations et de mieux communiquer au sein de l’organisation. Nous avons donc cherché à remédier à ces problèmes. » – Usama Khan, directeur financier

De la validation par la direction à l’adoption par l’ensemble de l’équipe

L’équipe a axé son évaluation des solutions disponibles sur les fonctionnalités de partage des informations et de communication, sur la collaboration entre les services et sur la possibilité de garder une trace écrite des transactions financières, et enfin sur la capacité de ces solutions à accompagner sa croissance. Le PDG de l’IRC, Zaid Al-Rawni, ayant entendu parler d’Asana par son réseau, il décida de mettre cette plateforme à l’essai.

Le déploiement d’Asana s’est fait graduellement sur l’ensemble de l’organisation, en s’appuyant sur des figures de proue comme Yusra et Usama pour animer des formations auprès du reste de l’équipe. Les formations se sont concentrées sur les fondamentaux, en encourageant les managers à transférer leurs projets sur Asana afin de faciliter la prise en main par les membres de leurs équipes. L’équipe a commencé par lancer des projets à l’échelle de l’organisation, tels que des ordres du jour de réunion, avant de se plonger dans des projets propres aux équipes. Ainsi, chacun a rapidement pu maîtriser les bases avant la mise en place de processus plus complexes.

« Asana, c’est avant tout le partage des connaissances. Plus nous avons découvert et présenté de nouvelles fonctionnalités aux différentes équipes, plus nos collaborateurs ont pris conscience des avantages procurés par cet outil et ont décidé de l’utiliser. » – Usama Khan, directeur financier

L’une des clés du succès de cette adoption réside dans l’adhésion préalable des dirigeants. L’équipe de direction a en effet été la première a adopter Asana, avant d’en faire la promotion auprès des managers et responsables de toute l’organisation. En montrant l’exemple, ils ont ainsi encouragé et accéléré l’adoption. Ensuite, dans la mesure où chacun observait des gains d’efficacité, Asana a rapidement été adopté par l’ensemble de l’IRC.

Des méthodes de travail plus efficaces pour accomplir leur mission

Aujourd’hui, l’IRC utilise Asana pour gérer l’ensemble de son travail, de l’organisation des réunions au suivi des objectifs. Avec Asana, ils peuvent :

• Respecter la réglementation et conserver une trace écrite de l’activité : depuis qu’ils utilisent Asana pour gérer les informations et processus financiers, Usama et son équipe sont en mesure de garder une trace écrite de leurs activités à des fins d’audit, tout en réduisant les déchets en évitant les reçus papier. Chacun peut suivre le statut des paiements, et les fonctionnalités de confidentialité Asana veillent à ce que les données sensibles soient uniquement accessibles aux personnes en ayant besoin.
• Entretenir la motivation des volontaires : en gérant ses programmes de bénévolat sur Asana, l’équipe de Yusra peut visualiser les nombreuses initiatives en cours. Certains éléments de programme ont également été standardisés (communication auprès des bénévoles, événements, recrutement) à l’aide de modèles de tâches et de projets.
• Connecter l’ensemble de l’organisation : par le biais du « Bulletin IRC », un projet auquel tous les employés ont accès, ils partagent toutes les informations utiles et discutent des questions soulevées au sein de l’organisation : leçons à tirer, astuces techniques, processus d’approbation des vols, etc.
• Diminuer le nombre de réunions : utiliser Asana pour gérer les ordres du jour de réunion leur permet de gagner du temps, de bénéficier de références pratiques et de diminuer les besoins en réunions de suivi et autres contrôles.
• Inscrire la mission globale dans le travail quotidien : l’IRC suit ses objectifs et ses indicateurs clés de performance sur Asana. Ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde, même lorsque l’organisation s’agrandit et entreprend de nouvelles actions. Les objectifs sont déclinés de l’équipe de direction au collaborateur individuel, afin que chacun comprenne en quoi son propre travail participe à la réalisation d’une mission plus large.

Outre un plus haut degré d’efficacité, de conformité et de transparence sur le plan organisationnel, l’IRC maintient grâce à Asana une mémoire institutionnelle précise et pertinente. Des transferts entre collègues aux activités récurrentes telles que les collectes de fonds, ils disposent en permanence du contexte et des informations nécessaires, travaillant ainsi plus rapidement et en toute confiance.

« Nous avons vu les résultats de notre processus rationalisé de collaboration en situation d’urgence immédiatement après le tremblement de terre au Pakistan. Asana a joué un rôle considérable dans l’amélioration de notre communication et de notre collaboration avec les équipes de terrain (75 % plus rapide), nous permettant d’aider le plus grand nombre de personnes possible. » – Yusra Rizwan, directrice des ressources humaines

Forte de cette mémoire institutionnelle, l’IRC peut se concentrer sur sa mission : fournir une aide d’urgence vitale. Face à ces cas d’urgence, les équipes marketing, de collecte de fonds, de relations avec les donateurs et celles en charge des programmes peuvent désormais tout orchestrer à l’aide de projets Asana communs et réagir plus rapidement. Suite au récent tremblement de terre ayant frappé le Pakistan, ils ont testé leur nouveau processus Asana et lancé leurs opérations de secours et campagnes de sensibilisation 75 % plus rapidement. Les bénévoles de Yusra peuvent être mobilisés plus rapidement, et Usama peut suivre les dons distribués à l’international pour financer les opérations de secours.

Encourager les donateurs à en faire davantage

L’IRC ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Ils continueront à réagir toujours plus vite aux situations d’urgence et à accroître leur influence de manière générale. Yusra, Usama et leurs équipes commencent à utiliser Asana pour gérer le processus de don. En procédant à l’automatisation des étapes de suivi des donateurs, ils visent à contacter et encourager encore plus de Canadiens à accompagner leurs actions, pour aider davantage de personnes sinistrées.