Deputy renforce sa coordination d’entreprise avec Asana

Organiser la composition des équipes et le suivi des heures de travail peut prendre un temps fou aux employeurs et devenir source de frustration. Pas étonnant donc que Deputy soit devenu un logiciel incontournable pour de nombreuses entreprises du monde entier ! Deputy leur simplifie la planification en leur permettant d’établir des listes d’équipes et de vérifier le nombre d’heures travaillées en un tour de main. L’application est également utile aux employés, qui peuvent s’en servir pour comptabiliser leurs heures de travail et opérer des changements d’équipe. Le logiciel est plébiscité par des organisations de toutes tailles, des PME-PMI aux grandes entreprises : Amazon, Aesop, Nike, Messina, Reliant Healthcare...

Joseph Fuller exerce chez Deputy en tant que responsable global du service informatique. Il a pour rôle de superviser les systèmes internes à l’entreprise, mais aussi son infrastructure et ses services. Joseph et son équipe travaillent en collaboration avec l’ensemble des services de Deputy. Ils ont notamment pour responsabilité de concevoir et mettre en place des solutions technologiques, à la fois en interne et pour le compte des équipes en contact avec la clientèle.

S’il est déjà complexe de gérer différentes technologies à grande échelle quand toutes les conditions sont réunies, la situation peut vite devenir chaotique en l’absence de processus standardisés. Dans le cas de Deputy, les équipes faisaient appel à tout un éventail d’outils de gestion du travail. Le résultat ? Un cloisonnement des informations et des pertes de données néfastes à la communication et à l’efficacité de l’entreprise. Les employés perdaient également beaucoup de temps à demander l’accès aux nombreux outils dont ils avaient besoin pour travailler. À mesure que l’entreprise prenait de l’ampleur, il était devenu de plus en plus difficile pour le service informatique de gérer tous ces outils et d’assurer le suivi des accès des employés.

La création d’un environnement technologique exceptionnel

Pour résoudre ce problème, Joseph a décidé de remplacer tous les outils de gestion du travail utilisés chez Deputy par un seul et même outil, pour tous les services. Ainsi, la collaboration en serait facilitée et l’entreprise dans son ensemble gagnerait en transparence. Il s’agissait non seulement de simplifier le travail de l’équipe informatique, mais aussi d’aider les employés à travailler plus efficacement. Afin de s’assurer que le nouvel outil serait adopté avec enthousiasme par toutes les équipes, Joseph a effectué un sondage auprès des employés pour connaître leurs préférences. Compte tenu de leurs réponses, il a déterminé que cet outil devait présenter les caractéristiques suivantes :

• Facile à utiliser par les employés, avec une prise en main rapide pour une expérience agréable.

• Offrir une grande visibilité à toute l’entreprise afin d’améliorer la coordination et l’efficacité générales.

• Permettre la création d’une source unique de référence, pour une collaboration facilitée.

• Disposer de fonctionnalités personnalisables afin de s’adapter à différents processus, équipes et préférences.

• S’intégrer à d’autres outils, notamment Jira, Slack, Dropbox et Google Workspace.

Outre le fait de répondre aux besoins de l’entreprise, Asana proposait la meilleure expérience utilisateur. Le choix de Deputy s’est donc porté sur cet outil.

Asana propose des fonctionnalités puissantes, tout en restant simple d’utilisation. J’ai tout de suite perçu l’intérêt pour les employés d’avoir accès à de telles options de personnalisation et aux modèles, entre autres fonctionnalités. ”

Une implémentation descendante réussie

Joseph a prévu d’implémenter Asana auprès de la direction avant de passer aux employés, en se faisant aider à chaque étape par un responsable de la réussite client Asana. Avant toute chose, il a veillé à ce que l’équipe de direction soit formée à l’usage de la plateforme. L’opération s’est notamment déroulée lors de deux sessions approfondies organisées par le responsable de la réussite client Asana, auxquelles ont participé tous les responsables de Deputy à travers le monde. La formation a été personnalisée de façon à répondre aux attentes de l’équipe de direction et lui donner les outils pour optimiser l’utilisation de la plateforme. Ces mêmes responsables ont également participé à des sessions « de formation des formateurs », toujours aux côtés du responsable de la réussite client, dans le but d’aider leur propre personnel à bien utiliser la plateforme.

Joseph et son responsable de la réussite client se sont ensuite intéressés à la formation des managers. Et enfin, Asana a été déployé auprès des employés, qui ont ainsi pu organiser leur travail à leur façon après une formation initiale. Cette fonctionnalité a été très bien accueillie : certains employés apprécient de pouvoir travailler en vue Liste, tandis que d’autres préfèrent visualiser leur travail sous forme de tableaux Kanban. La flexibilité d’Asana a permis une adoption rapide par les équipes, engendrant différentes formes de collaboration. Citons notamment les équipes qui travaillent avec l’ingénierie, par exemple l’expérience client et le marketing, qui se sont servies de l’intégration Asana pour Jira afin de synchroniser les activités réalisées depuis leurs outils préférés.

Asana nous a permis de coordonner nos activités d’entreprise plus efficacement et de mieux nous comprendre entre équipes. C’est aussi un très bon moyen de limiter les tâches d’organisation et de dissiper tout malentendu au sujet des priorités et des échéances. ”

Pourquoi adopter un seul outil de gestion du travail ?

Aujourd’hui, l’utilisation d’Asana s’est généralisée à tous les services de l’entreprise :

• Marketing : l’équipe se sert des formulaires Asana pour recevoir les nouvelles demandes et gère toutes ses campagnes sur la plateforme, simplifiant ainsi la collaboration.

• Service client : l’équipe suit l’évolution des articles du centre d’assistance de Deputy et vérifie que tous les sujets y sont abordés de façon exhaustive.

• Réussite client : l’équipe gère les déploiements client sur Asana, clarifiant ainsi les échéances et les responsabilités.

• Finances et services internes : ces équipes s’appuient sur la plateforme pour gérer les tâches récurrentes, notamment les clôtures mensuelles et les projets de grande envergure.

• PMO : l’équipe assure le suivi de projets volumineux, par exemple pour tout ce qui concerne le respect des réglementations ou les déménagements de bureaux. Grâce aux tâches Asana, elle ne passe à côté d’aucun détail.

• Ingénierie d’entreprise : l’équipe planifie ses sprints trimestriels et mensuels sur Asana. Elle y gère aussi ses projets, notamment le déploiement de Zendesk auprès de l’équipe du service client.

En résumé, Asana a engendré la création d’une source unique de référence, améliorant ainsi la transparence des activités de l’entreprise et permettant à tous les services d’avancer dans la même direction. Avoir une meilleure visibilité sur les différents projets a aussi renforcé la confiance au sein de l’entreprise, une avancée capitale à l’heure où nous travaillons à distance et où 59 % des employés travaillent en décalé.

Grâce à Asana, les membres d’équipe peuvent facilement visualiser ce sur quoi travaillent leurs collègues en temps réel et estimer à quel moment le travail sera prêt. Une fois le travail effectué, il suffit à l’employé de marquer la tâche comme terminée pour en avertir les personnes concernées, sans avoir à envoyer d’e-mail. Les responsabilités et les échéances étant désormais parfaitement claires, chacun dans l’entreprise travaille plus efficacement.

Quel soulagement de pouvoir tout regrouper au même endroit ! Grâce à Asana, tout le monde avance dans la même direction, sans effort. ”

L’équipe informatique idéale

L’implémentation d’Asana a été un tel succès que Joseph et son équipe informatique ont renforcé leur position en tant que partenaires essentiels à l’efficacité de l’entreprise. L’équipe reçoit moins de tickets de support concernant l’accès aux outils et la perte de données, ce qui lui laisse plus de temps pour se focaliser sur des projets stratégiques, notamment des intégrations personnalisées pour les clients de Deputy.

Le monde des affaires a connu une véritable révolution depuis l’arrivée de la pandémie de COVID-19. Aujourd’hui, l’entreprise doit plus que jamais être en mesure de centraliser la gestion de ses activités. Fort heureusement, où que se trouvent les employés de Deputy, Asana leur permet d’avancer dans la même direction.