L’équipe marketing de CityFibre bénéficie d’une visibilité accrue sur son travail et simplifie ses processus avec Asana

L’Impact d’Asana

• Lancement de campagne client réussi en deux mois avec une équipe composée à 75 % d’employés débutant dans le domaine d’activité de l’entreprise
• 93 % de taux d’adoption d’Asana en un an parmi les employés interrogés
• Simplification du développement des activités de communication des projets pour 30 villes en 2020 et plus de 70 en 2021.

CityFibre est aussi dynamique que ses réseaux : troisième plus grand fournisseur d’infrastructure numérique au Royaume-Uni avec une présence dans plus de 70 villes et le déploiement en cours d’infrastructures en fibre optique à accès ouvert pour 8 millions de foyers et établissements, il propose une couverture haut débit à de nombreuses organisations : entreprises, fournisseurs de services aux consommateurs, autorités locales, opérateurs mobiles, etc.

Victoria Sanches, responsable des opérations marketing, et Liz Dean, responsable principale des opérations marketing, ont rejoint CityFibre en 2019. Elles ont commencé leur parcours au sein de l’organisation respectivement dans l’équipe communication d’entreprise et l’équipe clientèle du service marketing. Les interlocuteurs étaient très variés d’une équipe à l’autre, aussi bien au sein de l’entreprise qu’en dehors : riverains, promoteurs immobiliers, hauts fonctionnaires municipaux, partenaires de construction, etc.

Afin de suivre la trajectoire de croissance fulgurante de CityFibre et d’assurer l’accès à toutes les informations nécessaires pour proposer le meilleur service à tous les publics, les deux équipes marketing avaient besoin d’un outil de gestion de processus capable de faciliter leur collaboration.

« Avec Asana, nous sommes sûrs et certains de travailler tous ensemble sur nos projets et tâches avec des informations à jour pour atteindre nos objectifs. »
– Liz Dean, responsable principale du marketing d’entreprise, CityFibre

La réussite passe par la simplification

La simplification des méthodes de travail des équipes marketing est un élément clé des activités de Liz et Victoria. Cet objectif comprend l’amélioration des processus, le choix de meilleures plateformes, la recherche de nouvelles idées et l’adaptation des approches en place.

Victoria avait déjà travaillé avec des outils de gestion de projet auparavant. À son arrivée chez CityFibre, elle a découvert celui que l’entreprise utilisait et l’a trouvé assez rudimentaire. C’est pour cette raison qu’elle s’est mise à la recherche d’autres outils susceptibles de mieux convenir à son équipe.

Ensemble, Victoria et son équipe ont identifié plusieurs obstacles à surmonter concernant la gestion du travail, pour que tout le monde puisse donner le meilleur de soi-même dans ses tâches. L’utilisation de feuilles de calcul pour assurer le suivi des activités rajoutait des étapes inutiles et ne permettait pas de visualiser clairement les responsabilités et les échéances. Certaines personnes n’arrivaient pas non plus à trouver rapidement les informations qu’il leur fallait.

Pour faire simple, le « work about work » (recherche d’informations, demande de mises à jour, communication liée au travail, etc.) leur faisait perdre du temps. Cependant, les équipes marketing de CityFibre étaient loin d’être les seules dans ce cas : selon l’Anatomie du travail, cette réalité concerne près de 60 % des employés dans le monde entier.

CityFibre étant en pleine croissance, ses équipes marketing avaient donc besoin d’un outil à portée de main pour consulter toutes les informations et les responsabilités.

Exiger davantage de la gestion du travail

Les équipes marketing de CityFibre avaient besoin d’un outil qui pourrait :

• générer de la visibilité sur les responsabilités et les échéances ;
• organiser les projets, tâches et demandes urgentes par ordre de priorité ;
• constituer un répertoire centralisant tous les travaux en cours pour assurer un branding cohérent ;
• gérer les prestataires et fournisseurs externes ;
• restructurer les processus pour les rendre plus rapides, évolutifs et précis.

Parmi les plateformes sélectionnées et essayées, Asana est sortie du lot comme étant parfaitement adaptée aux besoins marketing de l’équipe. Ses nombreuses intégrations, dont celle avec Office 365, facilitaient la connexion de la plateforme aux solutions déjà en place chez CityFibre.

Un déploiement collaboratif

Victoria et Liz ont commencé le déploiement d’Asana au sein de leurs équipes par l’intégration sur la plateforme de leur processus de gestion de la production créative avec un prestataire externe. Une fois ce processus structuré de la meilleure façon possible, elles ont invité les autres membres de leurs équipes à y accéder.

Les deux femmes étaient convaincues que les avantages d’Asana remporteraient l’adhésion de leurs équipes dès qu’elles en verraient les fonctionnalités à l’œuvre. Elles ont donc décidé de les présenter à travers les actions suivantes :

• Créer des témoignages internes, puis utiliser des exemples d’utilisation pour montrer le potentiel d’Asana et encourager le bouche-à-oreille parmi les membres de l’équipe
• Faire du déploiement d’Asana un projet collaboratif et informer du fonctionnement des nouveaux processus au-delà des équipes directement concernées
• Recommander une période de prise en main et d’essai pour permettre aux équipes de voir comment Asana pouvait répondre à leurs besoins, notamment en créant un environnement de test
• Désigner un « champion d’Asana » dans chaque équipe et en faire le premier point de contact pour répondre aux questions et donner des conseils liés à la plateforme
• Encourager les utilisateurs à effectuer la formation d’ambassadeur Asana

Planifier, suivre et automatiser les processus avec Asana

Aujourd’hui, toutes les équipes du service marketing et communication d’entreprise se servent d’Asana pour gérer production créative, processus de relations presse, planification des publications des réseaux sociaux, et plus encore. Avec Asana, elles ont réussi à établir :

• Un calendrier de relations presse pour chaque ville sous la forme d’un tableau de bord Asana qui automatise le processus des relations presse, de la demande initiale de communiqué à la sortie de celui-ci. La transition des e-mails vers Asana a permis de fluidifier la réalisation de chaque étape : les tâches sont automatiquement attribuées aux membres de l’équipe au moment voulu et les informations sont visibles par tous en un seul endroit.
• Des campagnes marketing internes et externes, en gérant la charge de travail sur Asana pour attribuer correctement les ressources aux agences tierces. La plateforme a grandement contribué à l’accomplissement de la campagne « Christmas Connections » (Connectés à Noël) qui a été lancée après deux mois de préparation, mais également du projet CityFibreWay, une initiative interne ayant pour but de définir la culture de l’entreprise.
• Un calendrier des réseaux sociaux qui intègre des équipes interfonctionnelles sur un seul tableau de bord Asana pour la gestion du planning, des approbations et des équipes. On peut y retrouver l’ensemble des campagnes, publications, demandes ponctuelles et communiqués de presse prévus, assortis d’un processus de rédaction et d’un processus automatisé d’approbation pour que le feu vert soit bien donné avant la parution.
• Un processus d’accueil des nouveaux membres au sein des équipes qui comprend une liste de contrôle à suivre étape par étape. La centralisation et la standardisation de ce processus sur Asana ont permis à leurs nouveaux collègues d’avoir un point de repère avec toutes les informations indispensables pour se mettre rapidement dans le bain, même à distance : présentations avec les membres de l’équipe, identifiants de connexion, liens pratiques vers des ressources utiles comme le portail d’apprentissage et de développement de CityFibre, etc.

Planifier, suivre et automatiser les processus avec Asana

Les équipes marketing ont économisé de nombreuses heures de travail grâce aux Règles et aux Formulaires.

Les règles et les champs personnalisés ont été utiles pour automatiser l’attribution des nouvelles tâches dans le bon projet sur Asana. Ainsi, les équipes avaient une vision claire des informations essentielles. Les règles permettent de définir des vues différentes selon l’équipe : tandis que l’équipe des relations presse a accès à tous les documents pour une activité en particulier, les équipes de marketing régional ne voient que les détails qui les concernent. Cela renforce la visibilité des informations pertinentes, mais également l’efficacité du travail de chacun.

Les formulaires personnalisés ont aussi été utilisés pour uniformiser et simplifier les briefs des nouvelles activités. Ceux-ci se sont révélés particulièrement utiles pour envoyer des informations aux agences : CityFibre pouvait gérer les nouveaux briefs et s’assurer qu’elles aient toutes les informations nécessaires avant de commencer leur travail.

Dans l’ensemble, Asana a augmenté la transparence et l’efficacité au sein des équipes marketing de CityFibre. Leurs membres consacrent moins de temps aux tâches annexes pour se focaliser davantage sur la progression de leurs projets.

« Asana nous permet d’appliquer nos modèles de processus à tous nos travaux sans aucun problème. Depuis, nous avons arrêté la microgestion de chaque étape des nouveaux projets, plus besoin de s’assurer du respect des bons processus et de l’obtention des résultats escomptés. Si un projet est similaire à un précédent, les étapes, les règles et la structure sont déjà enregistrés sur Asana : il suffit de les dupliquer. S’il s’agit d’un projet entièrement nouveau, il peut être créé et configuré rapidement pour se conformer aux critères exigés. »
Victoria Sanches, responsable des opérations marketing, CityFibre

Des processus plus rapides pour CityFibre… et le Royaume-Uni

CityFibre s’est lancé dans un chantier nécessitant une immense mobilisation, avec des nouvelles infrastructures en construction dans des dizaines de villes. En raison de ses plans de croissance ambitieux, l’entreprise cherche des solutions pour simplifier ses processus au sein de tous ses flux de travail. Le service marketing recommande Asana, conquis par les avantages liés à son utilisation, et explore la possibilité de mettre en place l’outil au-delà de ses équipes.

Grâce à des processus simplifiés et optimisés qui donnent un coup d’accélérateur aux activités, CityFibre sera dans la meilleure posture pour poursuivre sa mission : fournir une infrastructure aussi rapide que l’éclair aux collectivités du Royaume-Uni.