Una pausa laboral: 4 formas de prepararte para tus vacaciones con Asana
¿Hay algo mejor que tomarse unas merecidas vacaciones? Es tu momento para descansar, relajarte y tomarte un descanso de las responsabilidades diarias de tu trabajo. Pero prepararse para las vacaciones puede ser estresante. Intentas terminar las tareas, entregar los proyectos y asegurarte de que todos sepan a quién acudir si tienen preguntas para que nada se pase por alto mientras estás fuera. Sin embargo, con un poco de planificación previa a las vacaciones, no tiene por qué ser así.
A continuación, te presentamos cuatro formas de usar Asana para que puedas relajarte y disfrutar de tu merecido tiempo libre, sabiendo que tu trabajo está avanzando en la oficina:
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1. Crea un proyecto de licencia para tu Equipo
Es una práctica común bloquear tu Calendario cuando estás de vacaciones. Pero tu calendario no siempre está vinculado a las tareas pendientes de tu equipo, por lo que es fácil olvidarlo al planificar el trabajo o asignar tareas. ¿Una solución fácil? Crea un proyecto de licencia en Asana para que tú y tu equipo lo consulten.
Al dar seguimiento a cuándo están ausentes los compañeros de equipo, puedes tener esto en cuenta al planificar el trabajo y asignar solicitudes. Dado que las tareas pueden estar presentes en múltiples proyectos en Asana, agrega tus tareas fuera de la oficina a proyectos clave, como solicitudes de trabajo creativo o lanzamientos de productos, para que todos estén al tanto. De esta manera, pueden planificar el próximo trabajo teniendo en cuenta tus vacaciones.
Cómo crear un calendario de licencias del equipo en Asana:
Haz clic en el botón de agregado rápido en la barra de navegación superior y selecciona Proyecto.
Crea un proyecto nuevo para el calendario de licencias de tu equipo.
Ve a la pestaña Calendario y haz clic en el ícono de filtro en la parte superior derecha para guardarlo como la vista predeterminada para todos.
Agrega a tus compañeros de equipo como miembros del proyecto para que puedan agregar tareas para sus vacaciones.
Al agregar tareas nuevas, usa las fechas de inicio y de entrega para que la duración de tu tiempo libre sea clara.
Asegúrate de asignar la tarea a la persona que se va de vacaciones.
Incluye detalles importantes en la descripción de la tarea, como la información de contacto de emergencia.
Agrega la tarea a otros proyectos que puedan verse afectados por tus vacaciones para que todos sepan cuándo no estarás disponible.
2. Elabora un plan para tu ausencia
A medida que se acerca tu tiempo libre, piensa en todo el trabajo que tienes actualmente en marcha o que debe hacerse mientras estás fuera. Crea un plan que describa quién asumirá cada parte del trabajo y cubrirá cualquier responsabilidad clave mientras estás fuera. De esta manera, todos sabrán a quién contactar si tienen preguntas o necesitan actualizaciones.
Para vacaciones cortas, puedes documentar tu plan directamente en tu tarea de ausencias. Para licencias más largas, como un viaje de varias semanas o una licencia familiar, es posible que desees crear un proyecto específico para tu plan. Incluye información sobre el trabajo clave en el que estás involucrado, quién es responsable, cualquier documento que los compañeros de equipo puedan necesitar y cómo comunicarse contigo si surge algo. Agrega a tus compañeros de equipo y a cualquier otra persona que necesite estar al tanto de tu plan de licencia a la tarea o al proyecto para que todos estén informados.
3. Reasigna las tareas que deben entregarse durante tu ausencia
Inevitablemente, habrá trabajo que no puedas terminar antes de irte, como publicar actualizaciones de estado semanales o revisar el trabajo que aún no está listo. Según las responsabilidades que describas en tu plan, reasigna estas tareas al compañero de equipo adecuado para que pueda encargarse durante tu ausencia. Luego, agrega un comentario en la tarea para que otros compañeros de equipo sepan quién será responsable del trabajo para que puedan continuar mientras estás fuera.
4. Actualiza tu perfil de Asana a Ausente
Creaste tu plan de licencia y todo tu trabajo está finalizado o reasignado, ahora solo tienes que establecer tu estado como “ausente” antes de salir. Esto mostrará tu avatar como ausente para que todos sepan que no estás disponible. Si quieres que la información sea fácilmente accesible, también puedes actualizar tu perfil con detalles de a quién contactar mientras estás fuera, similar a un mensaje tradicional de fuera de la oficina.
Para establecer tu estado como Ausente en Asana:
Haz clic en tu avatar en la esquina derecha de la barra superior y selecciona Ajustes de mi perfil en el menú desplegable.
Actualiza tu sección Acerca de mí con un enlace a tu tarea o proyecto de licencia, o incluye a quién contactar mientras estás fuera. No olvides actualizar esta información cuando regreses.
Activa el indicador de vacaciones y establece la fecha en la que regresarás.
Haz clic en Actualizar perfil para cambiar tu estado a Ausente.
Extra: ponte al día con la bandeja de entrada y los recordatorios de tareas
Esperamos que hayas vuelto de tus vacaciones sintiéndote relajado y rejuvenecido. Para mantener esa sensación, ve a los Ajustes de mi perfil y luego a la pestaña Hacks. Activa las tareas de recordatorio desde la bandeja de entrada y las tareas de seguimiento desde el panel derecho para que puedas crear fácilmente tareas de recordatorio a medida que revisas las notificaciones.
A medida que te desplazas por tu bandeja de entrada, archiva las actualizaciones que no requieren seguimiento después de leerlas o crea una tarea de seguimiento para ti. Para hacerlo, haz clic en Crear tarea de recordatorio en la esquina inferior izquierda de las notificaciones. De esta manera, puedes ponerte al día con todo lo que te perdiste primero y luego hacer un seguimiento de las tareas más adelante cuando vuelvas a estar en el ritmo de las cosas.
La preparación previa al viaje es clave para unas vacaciones relajantes
Si planificas tus vacaciones con anticipación, tendrás la tranquilidad de que tu trabajo estará bajo control mientras estás fuera. Y en caso de que surja algo (porque seamos realistas, no puedes planificar cada escenario), siempre puedes acceder a tu trabajo desde nuestras aplicaciones móviles (disponibles en iOS y Android). Ahora, es hora de irse de vacaciones. Te lo mereces.
¿Cómo te preparas antes de salir de la oficina? ¡Comparte tus consejos en los comentarios a continuación!
