Las principales funciones a descubrir

Uno de los momentos de más asombro en Asana es cuando los clientes se dan cuenta de que pueden conectar todo su trabajo en Asana y verlo en distintos lugares, sin duplicar nada ni perder contexto.

Ponte en contacto con tus compañeros de equipo y haz referencia a otros trabajos con las @menciones

Usa las @menciones para vincular compañeros de equipo, proyectos, conversaciones y tareas

Las @menciones crean un enlace a proyectos, mensajes, compañeros de equipo o tareas desde cualquier descripción o comentario en Asana.

Cuándo usar las @menciones

  • Vincular información de contexto: @menciona otra tarea, proyecto o mensaje para poder acceder inmediatamente al historial de trabajo y contexto previo. De esta manera tus compañeros de equipo no perderán tiempo buscando esta información.

  • Para resaltar tareas relacionadas: si una tarea está relacionada con otra, puedes @mencionar la otra tarea en un comentario o descripción de tarea para que tus compañeros de equipo estén al tanto de cualquier otro trabajo relevante que se esté realizando.

  • Para dirigir un comentario a un compañero de equipo específico: @menciona a un compañero de trabajo en una tarea o conversación para añadirlo como colaborador. Dicha persona recibirá una notificación y dirigirá su atención a tu comentario.

Agrega la misma tarea a múltiples proyectos para evitar duplicar el trabajo

Pulsa Tab + P y usa el botón + para agregar la tarea a todos los proyectos que sean necesarios. Si se actualiza una tarea, los cambios se reflejan en ambos proyectos (ya que se trata de la misma tarea pero que aparece en dos proyectos).

Cuándo agregar tareas a varios proyectos

  • Cuando quieres discutir una tarea en una reunión: agrega la tarea a tu proyecto de reunión y conservarla en el proyecto original. Así, no te olvidarás de discutirla y podrás verla en contexto con el trabajo que ocurre a su alrededor.

  • Cuando la tarea es relevante para más de un proyecto: agrega las tareas que requieran la colaboración o el traspaso del trabajo entre dos equipos a los proyectos de ambos equipos. De esta manera, todos pueden hacer un seguimiento del progreso, sin duplicar información o intercambios sobre dicha tarea.

  • Cuando la tarea está relacionada con un objetivo de alto nivel o un hito: haz un seguimiento de los objetivos en un proyecto con tu equipo o empresa. Cuando tienes un proyecto que involucra pasos para lograr un objetivo, puedes mantener la tarea del objetivo en el proyecto del objetivo y también en el proyecto que monitorea tu iniciativa.

Usa las dependencias para asegurarte de que el trabajo comience en el momento y orden adecuados

Para que los traspasos sean más fluidos y claros, crea dependencias entre las tareas. Los compañeros de equipo sabrán a quién pueden estar bloqueando y a quién están esperando. Puedes definir fácilmente las dependencias dentro de las tareas o arrastrar y soltarlas en la vista de Cronograma.

GIF acerca de las dependencias de un cronograma en Asana

si la fecha de vencimiento cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que puedas actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente según corresponda.

Cuándo usar las dependencias

  • Lanzamientos de productos: “Lanzamiento a todos los usuarios” que está a la espera de “Incorporación de los comentarios de los evaluadores de la versión beta”.
  • Calendario editorial: “Finalizar el blog para su lanzamiento” está a la espera de “Incorporar correcciones”.
  • Planificación de eventos: “Confirmar el establecimiento” está a la espera de “Aprobación del presupuesto”.
  • Seguimiento de errores: “Priorizar soluciones” está a la espera de “Reproducir errores”.
  • Revisiones de diseño: “Iniciar diseños” está a la espera de “Seleccionar paleta de colores”.
  • Incorporación de contrataciones nuevas: “Seleccionar beneficios” está a la espera de “Obtener información de inicio de sesión desde el sector de Informática”.

Usa los campos personalizadas para filtrar, ordenar y dar seguimiento a detalles específicos

Agregar campos personalizados a un proyecto te permite hacer un seguimiento de mucha más información en cada tarea. Crea campos desplegables, numéricos o de texto para capturar información y dar seguimiento al progreso, estado y más. Incluso puedes usar los mismos campos en diferentes proyectos, visualizarlos en la vista de Calendario o usarlos para ordenar tus proyectos.

Haz un seguimiento de cualquier información en Asana con los campos personalizados. Usa Asana para tu calendario editorial y ordena el trabajo por campos personalizados para ver las tareas por etapas, por ejemplo.

Cuándo usar los campos personalizados

Usa campos personalizados si:

  • Quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
  • Tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
  • Quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
  • Tienes la necesidad de buscar o informar sobre los campos de datos específicos (como prioridad, horas, etapa, etc.)

Visualización de campos personalizados con una Búsqueda avanzada de Asana

Usa los formularios para capturar los briefs de proyectos y los detalles de las solicitudes y ejecutar el trabajo más rápido

Tal vez tu equipo esté acostumbrado a realizar solicitudes y definir los requisitos de los proyectos en documentos aislados y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.

Captura de pantalla de un formulario creado con Asana para enviar un brief creativo

Cualquiera puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que corresponda.

Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

Conectar tu trabajo en las herramientas y los emails con las integraciones

Asana te ayuda a gestionar y coordinar tu trabajo, pero es probable que tú uses varias herramientas para lograrlo, aplicaciones como G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud y muchas más.

Ese es el motivo por el cual Asana se integra con las principales herramientas y aplicaciones; para mantener todo conectado, reducir la duplicación del trabajo y hacer que la colaboración fluya. Las integraciones son particularmente sólidas con las herramientas de emails y mensajería para poder lograr que las conversaciones se conviertan en acciones. Con las integraciones del complemento para Gmail, la aplicación de Outlook o Slack puedes convertir a las conversaciones en una tarea sin tener que cambiar de herramienta. Y a los equipos creativos, la integración con Adobe Creative Cloud les permite ver las tareas en Asana y actuar directamente desde Illustrator, Photoshop o InDesign.

captura de pantalla de la integración de Adobe Creative Cloud con Asana mostrando una tarea visible en un programa de Adobe

ver todas las integraciones de Asana en la página de aplicaciones.

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