Conecta tu trabajo en Asana

Uno de los momentos de más asombro en Asana es cuando los clientes se dan cuenta de que pueden conectar todo su trabajo en Asana y verlo en distintos lugares, sin duplicar nada ni perder contexto. Esto ahorra tiempo evitando que los compañeros de equipo tengan que buscar lo que necesitan en otras partes o volver a crear el trabajo que están monitoreando en otro lugar.

Usar @menciones

Cómo usar las @menciones

Usa @menciones para conectar proyectos, conversaciones, compañeros de equipo o tareas en cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Escribe @ y luego comienza a escribir el nombre de la persona o información que deseas conectar.

Usa @menciones para conectar compañeros de equipo, proyectos, conversaciones y tareas

Cuándo usar las @menciones

  • Para conectar información previa: @menciona otra tarea, proyecto o conversación para poder acceder inmediatamente al historial de trabajo y contexto previo. Tus compañeros de equipo tampoco tendrán la necesidad de buscar esta información.

  • Para resaltar tareas relacionadas: si una tarea está relacionada con otra, puedes @mencionar la otra tarea en un comentario o descripción de tarea para que tus compañeros de equipo estén al tanto de cualquier otro trabajo relevante que se esté realizando.

  • Para dirigir un comentario a un compañero de equipo específico: @menciona a un compañero de trabajo en una tarea o conversación para añadirlo como colaborador. Dicha persona recibirá una notificación y dirigirá su atención a tu comentario.

Agregar tareas a varios proyectos

Cómo agregar tareas a varios proyectos

Un paso clave para hacer que Asana se adapte a tu flujo de trabajo es agregar una sola tarea a múltiples proyectos. Presiona las teclas Tab + P y usa el botón + que aparece para agregar la tarea a tantos proyectos como necesites. Si una tarea se actualiza, los cambios se reflejan en ambos proyectos (ya que es la misma tarea, pero que aparece en dos proyectos). Puedes ver la misma información en diferentes contextos y proyectos sin necesidad de duplicar el trabajo.

Cuándo agregar tareas a varios proyectos

  • Cuando quieres discutir una tarea en una reunión: agrega la tarea a tu proyecto de reunión y conservarla en el proyecto original. Así, no te olvidarás de discutirla y podrás verla en contexto con el trabajo que ocurre a su alrededor.

  • Cuando la tarea es relevante para más de un proyecto: agrega las tareas que requieran colaboración o trabajo de dos equipos a los proyectos de ambos equipos. De esta manera, todos pueden hacer un seguimiento del progreso, sin duplicar información o conversaciones sobre dicha tarea.

  • Cuando la tarea está relacionada con un objetivo de alto nivel o un logro: haz un seguimiento de los objetivos en un proyecto con tu equipo o empresa. Cuando tienes un proyecto que involucra pasos para lograr un objetivo, puedes mantener la tarea del objetivo en el proyecto del objetivo y también en el proyecto que monitorea tu iniciativa.

Crear dependencias

Cómo crear dependencias de tareas

Primero, ve a la tarea dependiente, luego haz clic en el menú de acciones de la tarea (icono de tres puntos) en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee más y selecciona Marcar como dependiente. Puedes buscar y seleccionar la tarea que necesitas finalizar antes de comenzar a trabajar en la tarea actual.

Mostrar dependencias en Asana al marcar tareas en espera de otros

Puedes establecer dependencias directamente en tu cronograma haciendo clic en el icono de conector que aparece cuando pasas el cursor sobre una tarea y luego arrastrándolo hasta otra tarea.

GIF acerca de las dependencias de un cronograma en Asana

Una vez seleccionada, la tarea queda marcada como dependiente de otra. Verás un banner amarillo en la parte superior de la tarea que te indica que aún no está lista para iniciarse. Una vez que la tarea pueda ser iniciada, recibirás una notificación en la Bandeja de entradaBandeja de entrada La Bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee más señalando que la puedes comenzar.

Si la fecha de entrega cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que puedas actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente según corresponda. Puedes arrastrar y soltar tareas fácilmente dentro del cronograma para resolver de manera simple cualquier coincidencia de dependencias y mantener tu proyecto al día.

si la fecha de vencimiento cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que puedas actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente según corresponda.

Cuándo usar dependencias

Algunos proyectos involucran más que solo trabajar en una lista de tareas en orden. Cuando tienes proyectos más complejos o múltiples equipos trabajando en un proyecto, las dependencias te ayudan a realizar un seguimiento de todas las piezas en movimiento y ayudan a que el trabajo se inicie en el momento correcto, pudiendo comunicar cualquier cambio fácilmente sobre la marcha.

planifica tu proyecto con el cronograma para ver y graficar con facilidad las dependencias antes de que tu equipo comience a trabajar, a fin de lograr un flujo de trabajo con menos problemas.

Aquí hay algunas maneras en las que puedes usar las dependencias:

  • Lanzamientos de productos: “Lanzamiento a todos los usuarios” que está a la espera de “Incorporación de los comentarios de los evaluadores de la versión beta”.
  • Calendario editorial: “Finalizar el blog para su lanzamiento” está a la espera de “Incorporar correcciones”.
  • Planificación de eventos: “Confirmar el establecimiento” está a la espera de “Aprobación del presupuesto”.
  • Seguimiento de errores: “Priorizar soluciones” está a la espera de “Reproducir errores”.
  • Revisiones de diseño: “Iniciar diseños” está a la espera de “Seleccionar paleta de colores”.
  • Incorporación de contrataciones nuevas: “Seleccionar beneficios” está a la espera de “Obtener información de inicio de sesión desde el sector de Informática”.

Usar campos personalizados

Agregar campos personalizados a un proyecto significa que puedes hacer un seguimiento de mucha más información en cada tarea. Crea campos desplegables, numéricos o de texto para capturar información y dar seguimiento al progreso, estado y más. Incluso puedes usar los mismos campos en diferentes proyectos, visualizarlos en vistas de Calendario o usarlos para clasificar tus proyectos.

Haz seguimiento de cualquier información en Asana con los campos personalizados. Usa Asana para tu calendario editorial y ordena por campos personalizados para ver todo tu trabajo en etapas, por ejemplo

Cómo agregar campos personalizados

Agrega campos personalizados a cualquier proyecto haciendo clic en el enlace azul Agregar campos personalizados que se encuentra en la parte superior de cualquier proyecto. Desde aquí, puedes crear y administrar tus campos personalizados según la información a la que necesitas dar seguimiento. Una vez agregados, los campos aparecerán en la vista de Lista de ese proyecto y además, en la descripción de cualquier tarea de ese proyecto. Todas las personas que tengan acceso a ese proyecto pueden editar los valores del campo.

GIF acerca de acceder y crear campos personalizados al hacer clic en el enlace azul de la parte superiro de un proyecto en Asana

Cuándo usar los campos personalizados

Las formas de usar los campos personalizados son casi ilimitadas (consulta nuestro artículo de Ayuda para ver ejemplos). De todas maneras, aquí hay algunas consideraciones generales que te ayudarán a decidir cuándo agregarlos a un proyecto.

Utiliza campos personalizados si:

  • quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto;
  • tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo);
  • quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto;
  • tienes la necesidad de buscar o informar sobre los campos de datos específicos (como prioridad, horas, etapa, etc.).

Visualiza los campos personalizados con una Búsqueda avanzada de Asana

Capturar los detalles de los resúmenes y las solicitudes de los proyectos para acelerarlos con los formularios

Tal vez tu equipo esté acostumbrado a hacer solicitudes y definir los requisitos de los proyectos en documentos y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.

Captura de pantalla de un formulario creado con Asana para enviar un resumen creativo

Cualquiera puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que corresponda.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

Conectar tu trabajo en las herramientas y los emails con las integraciones

Asana te ayuda a gestionar y coordinar tu trabajo, pero es probable que tú uses varias herramientas para lograrlo, aplicaciones como G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud y muchas más.

Ese es el motivo por el cual Asana se integra con las principales herramientas y aplicaciones; para mantener todo conectado, reducir la duplicación del trabajo y hacer que la colaboración fluya. Las integraciones son particularmente sólidas con las herramientas de emails y mensajería para poder lograr que las conversaciones se conviertan en acciones. Con las integraciones del complemento para Gmail, la aplicación de Outlook o Slack puedes convertir a las conversaciones en una tarea sin tener que cambiar de herramienta. Y a los equipos creativos, la integración con Adobe Creative Cloud les permite ver las tareas en Asana y actuar directamente desde Illustrator, Photoshop o InDesign.

captura de pantalla de la integración de Adobe Creative Cloud con Asana mostrando una tarea visible en un programa de Adobe

ver todas las integraciones de Asana en la página de aplicaciones.

Dar seguimiento a todos los proyectos en torno a una iniciativa con el Portafolios

Sin importar el rol, el trabajo conlleva seguir muchos proyectos en movimiento. Muchos empleados tienen responsabilidades que implican informar sobre actualizaciones a otras personas de la organización. El Portafolios te ayuda a dar seguimiento, informar y ver en tiempo real el estado de tus proyectos para una iniciativa específica (como el seguimiento de todos los proyectos importantes para el cumplimiento de los objetivos/resultados clave de tu empresa).

El Portafolios extrae información de la pestaña Progreso de cada proyecto e incluye opciones de campos personalizados para visualizar rápidamente la información más importante en una sola vista. Puedes usar los informes en Hojas de cálculo de Google para obtener un panorama más detallado y analizar el progreso y los problemas.

Los portafolios son la mejor manera de hacer un seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar

Cómo usar el Portafolios

Puedes acceder al Portafolios desde el menú lateral y crear un portafolios para todos los grupos de proyectos que quieras monitorear en conjunto.

  1. Haz clic en el menú lateral y luego en Portafolios.
  2. Haz clic en Nuevo portafolios, asígnale un nombre y luego créalo. Te recomendamos crear portafolios para las iniciativas más importantes, los objetivos y resultados clave de la empresa o los proyectos de mayor prioridad por equipo, etc.
  3. Una vez creado el portafolios, haz clic en el botón Agregar proyecto y escribe el nombre de todos los proyectos a los que quieres dar seguimiento.
  4. Ahora podrás ver una lista de los proyectos con columnas que muestran los estados, progresos, fechas, prioridades y encargados de cada proyecto.
  5. Desde aquí, puedes agregar más campos personalizados para supervisar tu portafolios o filtrar y organizar por cualquier campo.

Consejos sobre cuándo crear un portafolios

  • Si eres responsable de gestionar varios proyectos a la vez (por ejemplo, liderar campañas de marketing o lanzamientos de productos.
  • Si tienes que informar sobre el progreso de las iniciativas más importantes a los encargados o ejecutivos (como el seguimiento de objetivos y resultados clave o las actualizaciones de estado por departamento).
  • Si gestionas proyectos o cuentas de clientes (para que puedas ver todos los proyectos de cada cliente y saber rápidamente su progreso).
  • Si eres un gerente que tiene muchas reuniones individuales (para tenerlas en un solo lugar y encontrarlas fácilmente).
  • Si eres un usuario frecuente de nuestra función de favoritos, el Portafolios te puede ayudar a organizar de mejor manera los proyectos que más te importan.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.