Conecta tu trabajo

Uno de los momentos “a-ha!” en Asana es cuando los clientes se dan cuenta que pueden conectar todo su trabajo en Asana y verlos en distintos lugares, sin duplicar nada o perder contexto. Esto ahorrará tiempo para que los compañeros de equipo no tengan para buscar lo que necesitan, o volver a crear el trabajo al que se le está dando seguimiento en otro lugar.

Usa @menciones

Cómo usar @menciones

Usa @menciones para conectar proyectos, conversaciones, compañeros de equipo o tareas de cualquier tipo o campo de comentarios en Asana. Escribe @ y luego comienza a escribir el nombre de la persona o información en Asana que deseas conectar.

Usa @menciones para conectar compañeros de equipo, proyectos, conversaciones y tareas

Cuándo usar @menciones

  • Conectando información previa: @menciona otra tarea, proyecto o conversación para que se pueda acceder inmediatamente al historial de trabajo y contexto previos. Tus compañeros de equipo tampoco tendrán que buscar esta información

  • Resalta tareas relacionadas: Si una tarea está relacionada con otra, puedes @mencionar la otra tarea en una descripción o tarea para que los compañeros de equipo estén al tanto de cualquier otro trabajo relevante que esté sucediendo.

  • Dirige un comentario a un compañero de equipo específico: @menciona a tu compañero de trabajo en una tarea o conversación para añadirlos como seguidores. Ellos recibirán una notificación y dirigirán su atención a tu comentario.

Agrega tareas a proyectos múltiples

Cómo agregar tareas a varios proyectos

Agrega una tarea a múltiples proyectos sin duplicar el trabajo

La tarea anterior se encuentra en dos proyectos, incluido “Lanzamiento de sitio web” y “Reunión semanal de equipo”

Un paso clave para hacer que Asana se adapte a tu flujo de trabajo es agregar una única tarea a múltiples proyectos. Teclea Tab + P y usa el botón + que parece agregar la tarea a tantos proyectos como sea necesario. Si se actualiza una tarea, los cambios se reflejan en ambos proyectos (ya que es la misma tarea, pero aparece en dos proyectos). Puedes ver la misma información en diferentes contextos y proyectos, sin duplicar el trabajo.

Cuándo agregar tareas a proyecto múltiples

  • Cuando quieres discutir una tarea en una reunión: Agrega la tarea a tu proyecto de reunión y conservarla en el proyecto original. Así, no te olvidarás de discutirla y podrás verla en contexto con el trabajo que ocurre a su alrededor.

  • La tarea es relevante para más de un proyecto: Agrega tareas que requieren una transferencia o trabajo de dos equipos a los proyectos de ambos equipos. Entonces, todos pueden hacer un seguimiento del progreso, sin duplicar información o conversaciones sobre dicha tarea.

  • Tu tarea se relaciona con un objetivo de alto nivel o un hito: Seguimiento a objetivos en un proyecto con tu equipo o compañía. Cuando tienes un proyecto que sigue los pasos para lograr un objetivo, puedes mantener la tarea objetivo en tu proyecto objetivo, así como el proyecto que rastrea tu iniciativa.

Crear dependencias

Cómo crear dependencias de tareas

Primero, ve a la tarea dependiente, luego haz clic en el menú de acciones de la tarea (icono de tres puntos) desde la panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas y selecciona Marcar como Dependiente de…. Puedes buscar y seleccionar la tarea que deberás completar antes de comenzar con la tarea actual.

Mostrar dependencias en Asana al marcar tareas en espera de otros

Puedes establecer dependencias directamente en tu Cronograma si haces clic en el icono de conector que aparece cuando pasas el cursor sobre una tareas y luego la arrastras hasta otra tarea.

Una vez seleccionada, la tarea ahora estará señalada como dependiente de otro. Verás un banner amarillo en la parte superior de la tarea que te dirá que aún no está lista para iniciarse. Una vez que la tarea pueda ser iniciada, recibirás una notificación en mi bandeja de entradami bandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas diciendo que estás listo para comenzar.

Si la fecha de entrega cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que puedas actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente en consecuencia. Puedes arrastrar y soltar tareas fácilmente dentro del Cronograma para resolver de manera simple cualquier superposición de dependencias y mantener tu proyecto al día.

Las dependencias de Asana te muestran qué tarea estás esperando, cuándo tiene que ser entregada, y su responsable.

Si la fecha de vencimiento cambia en la primera tarea, recibirás una notificación para que pueda actualizar la fecha de entrega de tu tarea dependiente como corresponda.

Cuándo usar dependencias

Algunos proyectos no son tan simples como trabajar en una lista de tareas en orden. Cuando tienes proyectos más complejos o múltiples equipos trabajando en un proyecto, las dependencias te ayudan a realizar un seguimiento de todas las piezas en movimiento y aseguran que el trabajo se inicie en el momento correcto, con cualquier cambio comunicado fácilmente sobre la marcha.

Planifica tu proyecto con el Cronograma para ver y graficar con facilidad las dependencias antes de que tu equipo comience a trabajar, a fin de lograr un flujo de trabajo con menos problemas.

Aquí hay algunas maneras en las que puedes usar dependencias:

Usar campos personalizados

Agregar campos personalizados para un proyecto significa que puedes rastrear incluso más información en cada tarea. Crea campos desplegables, de números o de texto para capturar información y dar seguimiento al progreso, el estado y más. Incluso puedes usar los mismos campos en diferentes proyectos, verlos en Vistas de Calendario, o clasifica tus proyectos.

Haz un seguimiento de cualquier cosa con campos personalizados en Asana. Usa Asana para tu calendario editorial y ordena por campos personalizados para ver todo tu trabajo por etapas, por ejemplo

Cómo agregar campos personalizados

Agrega campos personalizados a cualquier proyecto haciendo clic en el menú desplegable de acciones del proyecto y seleccionando Administración de Campos Personalizados. Desde aquí puedes crear y administrar tus campos personalizados según la información que necesitas rastrear. Una vez agregados, los campos aparecerán en la Vista de lista de ese proyecto, así como en la descripción de la tarea de cualquier tarea en ese proyecto. Cualquier persona con acceso a ese proyecto podrá editar los valores de campo.

Cómo crear campos personalizados en Asana Cómo gestionar campos personalizados en Asana

Cuándo usar campos personalizados

Las formas de usar campos personalizados son casi ilimitadas (consulta nuestro artículo de ayuda para ver ejemplos), pero aquí hay algunas consideraciones generales que te ayudarán a decidir cuándo agregarlos a un proyecto.

Utiliza campos personalizados si:

  • quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
  • tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
  • quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
  • Tengas la necesidad de buscar o informar campos de datos específicos (como prioridad, horas, etapa, etc.)

Visualización de campos personalizados en una Búsqueda avanzada en Asana

Convertir formularios web en tareas

Puedes crear un formulario web personalizado con Wufoo o Google Forms para capturar toda la información que necesitas para una nueva solicitud de trabajo, informe de error, envío de una referencia, etc. Una vez llenos, los campos del formulario son asignados automáticamente a una tarea en Asana—incluso puedes asignar campos en el formulario web a tus campos personalizados en el proyecto. De esta manera, las personas que completan el formulario saben qué detalles se necesitan para poner en marcha la tarea, y no se desperdicia tiempo yendo y viniendo para aclarar qué información se necesita.

Usa wufoo para crear un formulario web personalizado que asignar información directamente en una tarea de Asana Usa wufoo para crear un formulario web personalizado que asignar información directamente en una tarea de Asana

Conecta tu trabajo entre muchas herramientas con las integraciones

Asana te ayuda a gestionar y coordinar tu trabajo, pero tú probablemente usas una variedad de herramientas para hacer las cosas. Por eso, Asana se integra con las herramientas y aplicaciones más usadas para mantener todo conectado, reducir el trabajo duplicado y hacer que la colaboración sea más efectiva. Las integraciones son especialmente útiles con las herramientas de email y mensajería, para hacer que las conversaciones sean procesables. Con las integraciones del complemento Gmail y Slack, puedes convertir las conversaciones en tareas sin tener que cambiar de herramienta.

[captura de pantalla de cualquiera de las integraciones]

Ver todas las integraciones de Asana en la página de aplicaciones

Más información: Conectando tu trabajo

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.