Descubre cómo HubSpot usa Asana para impulsar la alineación y el crecimiento del equipo

Cuando una empresa crece rápidamente, es difícil que los equipos se mantengan alineados. En el entorno de trabajo remoto actual, las personas requieren cada vez más herramientas tecnológicas para hacer su trabajo de manera eficiente. Sin embargo, a menudo carecen de un lugar central en donde puedan coordinar el trabajo. Como resultado, el empleado promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo, como escribir actualizaciones de estado y asistir a reuniones de seguimiento, en lugar de realizar el trabajo estratégico para el que fueron contratados.

Alinear equipos interdisciplinarios es un gran desafío, especialmente en un entorno remoto. Recientemente conversamos con Navi Singh, jefe de proyectos sénior en HubSpot, para conocer cómo su equipo de marketing logró impulsar la alineación y el crecimiento de sus equipos con Asana.

Navi asegura: “Para que una organización pueda prosperar en el entorno laboral actual, los equipos necesitan procesos que promuevan la claridad y la alineación y que impulsen el crecimiento. Aquí es donde una plataforma sólida de gestión del trabajo como Asana entra en acción”.

Obtén más información sobre cómo Navi implementó e impulsó la adopción de Asana en HubSpot para unir a sus equipos y lograr un mayor impacto comercial.

¿Cuándo te diste cuenta de que era necesario buscar una plataforma de gestión del trabajo?

Cuando me uní a HubSpot, usábamos varias soluciones diferentes para colaborar y comunicarnos sobre el trabajo. Después de un tiempo, el Equipo de Gestión de Proyectos se dio cuenta de que cada equipo se comunicaba con las partes interesadas y hacía un seguimiento de sus flujos de trabajo de diferentes maneras y de forma manual. Como consecuencia, esa falta de coherencia suponía más trabajo para el Equipo de gestión de proyectos.

Necesitábamos una plataforma que no solo facilitara a las partes interesadas el acceso a la información de forma clara y sencilla, también debía satisfacer las necesidades de nuestros socios creativos. De esa forma, podrían dedicar más tiempo al flujo creativo real sin tener que preocuparse tanto por la documentación diaria.

Ahí es donde Asana entró en acción. Comenzó como una plataforma de gestión del trabajo para dar seguimiento al trabajo de los equipos de diseño y marketing, y poco tiempo después se convirtió en nuestra solución integral para realizar revisiones y ediciones y colaborar con el trabajo que se lleva a cabo en toda la organización. Inicialmente, se implementó Asana para algunos de nosotros, los más expertos en tecnología. No teníamos idea de cuánto nos aportaría, pero sabíamos que era necesario un cambio.

La adopción de Asana se extendió rápidamente. La herramienta se implementó primero en el Equipo de Eventos, pero ahora todo nuestro departamento de marketing usa Asana. Y seguimos sumando equipos.”

Recuerdo haberle comentado a un colega: “Si Asana nos ha ayudado tanto sin haber obtenido ninguna capacitación, ¿cómo nos beneficiaríamos si domináramos la herramienta?”.

¿Cómo los equipos han adoptado Asana en sus flujos de trabajo diarios?

Los jefes de proyecto intentan siempre garantizar que las partes interesadas y los equipos que ejecutan el trabajo puedan acceder fácilmente a toda la información que necesitan. Esto puede convertirse en un problema cuando los jefes de proyecto tienen que hacer demasiado trabajo manual. Por lo tanto, la pregunta siempre es: “¿Cómo podemos facilitar la colaboración entre las partes interesadas y nuestros socios creativos?”.

Asana me permite configurar proyectos de manera tal que puedan aportar claridad tanto al Equipo creativo como a los jefes. Al mismo tiempo, Asana me permite generar informes para las partes interesadas. Con esta función, puedo crear vistas personalizadas que les permiten analizar solo la información que les interesa.

También me encanta usar la función de informes de Asana cuando presento el estado del proyecto a un público más amplio. Pone todo en imágenes que me ayudan a explicar y transmitir la información mucho más rápido. Las partes interesadas a menudo quieren obtener la información de diferentes maneras, y Asana me permite adaptar los datos según los requisitos de cada una, sin mucho esfuerzo manual.

De cara al futuro, ¿con qué propósito quieres usar Asana?

A medida que vamos descubriendo todas las bondades de Asana y cómo puede ayudarnos, la pregunta que siempre intento responder es: ¿qué procesos podemos automatizar?

Por ejemplo:

• ¿Podemos automatizar los informes que presentamos a las partes interesadas?

• ¿Podemos convertir el proceso de revisión del trabajo creativo en un sistema integrado y eficiente?

• ¿Podemos configurar reglas para que se agreguen determinadas etiquetas a los tickets a medida que avanzan a lo largo del ciclo de vida de un proyecto?

¡Sí, sí y sí! Eso es lo que tanto me entusiasma de esta experiencia con Asana. Ahora estamos ejecutando nuestros proyectos de medios exclusivamente en Asana. Además, estamos planificando la mayoría de nuestras iniciativas de marketing para el primer trimestre del año. Con los flujos de trabajo de Asana, puedes llevar un proyecto desde la recepción hasta la entrega mientras te aseguras de que las personas adecuadas estén conectadas con los datos correctos en el momento adecuado.

Solo he explorado una parte de todos los beneficios que ofrece la solución de flujos de trabajo de Asana. Existen infinitas posibilidades para implementar en HubSpot. Estoy muy emocionada de vivir esta aventura con Asana y por el impacto Business que tendrá en nuestro negocio.

Para obtener más información sobre cómo la integración de HubSpot + Asana puede ayudarte a automatizar los procesos y simplificar los traspasos de trabajos entre equipos y los ciclos de negocios, consulta asana.com/apps/hubspot.