Un proceso perfecto: cómo gestionar las solicitudes de trabajo creativo de manera efectiva

Para muchos equipos de marketing, la producción creativa (el proceso de escribir, diseñar y producir todas las páginas de destino, emails y videos que ven los clientes) puede parecer una red enmarañada. Las solicitudes llegan de todas partes a través de emails, Slack o conversaciones de pasillo. La información importante, como las especificaciones del proyecto, los cronogramas y los requisitos creativos, a menudo está incompleta o falta por completo. Y cuando se trata de gestionar comentarios y aprobaciones sobre el trabajo creativo, la situación se vuelve aún más confusa.

Sin un proceso claro y eficiente para la gestión de proyectos creativos, el entorno de trabajo se vuelve caótico, lo que ralentiza al equipo y dificulta que los redactores y diseñadores hagan lo que mejor saben hacer: crear trabajos excepcionales que cautiven y atraigan a la audiencia. Afortunadamente, existe una manera de gestionar y dar seguimiento a la producción creativa en todas tus campañas de marketing, eventos y lanzamientos sin dejar que las cosas se pasen por alto. Aquí hay cuatro ideas para hacer que tu proceso de producción creativa sea perfecto para que los miembros de tu equipo puedan trabajar juntos sin esfuerzo.

1. Centraliza tus solicitudes de trabajo creativo

Cuando recibes muchas solicitudes de trabajo creativo, llevar un seguimiento de todo se hace difícil, enseguida. Esto se debe a que terminas dedicando una gran cantidad de tiempo a consolidar la información para crear una fuente única de referencias en lugar de centrarte en el trabajo creativo en sí. ¿Qué sucedería si pudieras comenzar cada día con una idea clara de todo el trabajo de diseño que solicitan los demás equipos y dividir el trabajo conforme a la prioridad, la fecha de entrega y el alcance del proyecto?

Puedes lograrlo si centralizas tu proceso de producción creativa. (Nuestro equipo creativo usa Asana, por supuesto). Al designar un solo lugar donde almacenar todas las solicitudes de trabajo creativo, solo necesitas consultar un lugar para conocer todo el trabajo que debe completarse, en lugar de tener que responder emails, Slack y sincronizaciones en persona para comprender todo.

Consejo de Asana: configura rápidamente un proyecto para gestionar las solicitudes de trabajo creativo, desde la recepción hasta la entrega, con nuestra plantilla.

Al gestionar todas tus solicitudes en un proyecto de Asana, las partes interesadas saben dónde buscar para avanzar en el trabajo creativo: los jefes de Marketing pueden solicitar activos creativos para sus campañas digitales, eventos y contenido de blog. Los diseñadores y redactores creativos saben dónde buscar nuevas asignaciones de proyectos o actualizaciones de estado. Y lo más importante, los líderes creativos y los productores tienen una visión única y clara de todo el trabajo que se realiza en su Equipo en un momento dado.

2. Recopila los detalles clave por adelantado

Para asegurarte de que tus diseñadores y redactores tengan suficiente información para comenzar el trabajo creativo, es importante contar con un brief. Los briefs creativos o del proyecto bien elaborados pueden ser el mejor amigo de un equipo creativo. Además, crear una versión estándar ayuda a que todos estén en sintonía durante todo el proceso de producción.

Dependiendo de las necesidades específicas, el brief creativo de cada equipo tendrá algunas ligeras variaciones. Como mínimo, un brief creativo debe definir claramente los objetivos de marketing que se persiguen con el trabajo, establecer expectativas en torno al alcance y las fechas límite, y aclarar quiénes son los revisores y los aprobadores. Además, tu brief creativo debe incluir cualquier especificación de diseño, como el formato de entrega, el tamaño y cualquier otro elemento requerido. Al recopilar todos estos detalles por adelantado, en el momento de la recepción de la solicitud, tu equipo puede comenzar con la producción creativa antes.

Consejo de Asana: puedes simplificar aún más el proceso con los Formularios en Asana para tu brief creativo. Cuando alguien envía un formulario, se crean tareas automáticamente en tu proyecto de solicitudes de trabajo creativo.

3. Comunica tu proceso

Si estableces un proceso de producción creativa y nunca lo comunicas, ¿realmente fue un proceso? Dejando de lado las reflexiones filosóficas, comunicar internamente cómo tu equipo creativo maneja las solicitudes es un aspecto importante para definir el proceso de producción creativa. Después de todo, si tus compañeros de equipo no saben dónde se supone que deben enviar las solicitudes de trabajo creativo o cómo funciona el proceso de gestión de proyectos creativos, seguirán usando métodos ad hoc como el email y las solicitudes directas.

Una forma de asegurarte de que los miembros del equipo sigan tu proceso es dejar en claro que no se priorizarán las solicitudes de trabajo creativo enviadas a través de medios alternativos. También es importante comunicar claramente qué información (objetivos, especificaciones, ejemplos) se espera con cada solicitud.

Consejo de Asana: Invita a compañeros de equipo interdisciplinarios a tu proyecto de solicitudes de trabajo creativo en Asana y publica una conversación para informarles cómo funciona tu proceso.

4. Agiliza las revisiones y aprobaciones

Ya priorizaste y asignaste todas las solicitudes de trabajo creativo, tus diseñadores y redactores están trabajando en todos los entregables, y ese es tu proceso de producción, ¿verdad? No exactamente. A menos que des en el clavo con los primeros borradores, producir activos de calidad implica rondas iterativas de comentarios de las partes interesadas. Lamentablemente, esta también es la parte del proceso de producción creativa que puede convertirse en un cuello de botella.

Si gestionas comentarios de varias partes interesadas, dar seguimiento a qué activos están listos para revisión o qué cambios son de alta prioridad (en comparación con los que sería bueno tener) se convierte en un dolor de cabeza rápidamente. Afortunadamente, Asana elimina las dificultades del proceso al facilitar el seguimiento de la etapa de aprobación de cada entregable en tu proyecto de solicitudes de trabajo creativo mediante campos personalizados. Y con la verificación, es más fácil que nunca obtener comentarios prácticos sobre los activos visuales.

Consejo de Asana: agrega el campo personalizado “etapa de aprobación” creado por Asana a tu proyecto de solicitudes de trabajo creativo para que los colaboradores reciban automáticamente una notificación cuando algo esté listo para su revisión.

Nota del editor: Hemos realizado algunas mejoras en nuestra función de aprobaciones desde que publicamos este artículo. Consulta la Guía de Asana para obtener información sobre las últimas actualizaciones.

Iterar y pulir

A medida que comienzas a implementar el proceso de producción creativa en Asana, obtén información sobre cómo funciona para tus compañeros de equipo y repítelo según sea necesario. Ajusta el proceso a medida que encuentres puntos de fricción y las necesidades de tu equipo evolucionen. Y una vez que tu proceso esté bien establecido, puedes replicarlo para otras solicitudes de trabajo, como desarrollo web o material promocional. No es necesario reinventar la rueda cada vez.

¿Buscas una manera de gestionar tus solicitudes de trabajo creativo? Descubre cómo Asana puede ayudarte hoy mismo.