Comentarios y aprobaciones

Refinar tus procesos de comentarios y aprobaciones es una manera excelente de ayudar a que tu equipo avance más rápido y de permitirles saber si van por el camino correcto o no. Sigue los ejemplos a continuación sobre dónde agregar las aprobaciones en tu trabajo y también, los consejos sobre cómo hacerlo.

Ejemplos de cómo usar los procesos de comentarios o aprobaciones

Aquí te mostramos solo algunas de las tantas formas en que tu equipo puede empezar a aportar comentarios y dar aprobaciones en Asana con nuestras funciones de Verificación, tareas de aprobaciones y campos personalizados:

Equipo Ejemplo
Todas Usa los formularios para enviar solicitudes o propuestas de proyectos, y transforma esa tarea en una de aprobación antes de que comience el trabajo.
General Agrega un campo personalizado para el progreso de la tarea en cualquier proyecto. Verás en qué etapa se encuentra cada tarea y podrás ordenar tu proyecto por ese campo personalizado.
Diseño Deja comentarios en las imágenes con la Verificación.
Marketing Asigna tareas de aprobación al director de marketing para finalizar campañas y activos.
Operaciones Aprueba los presupuestos para proveedores o las propuestas con las tareas de aprobación.

GIF en el que se muestra cómo dejar comentarios en imágenes y PDF con la Verificación

Consejos para crear una excelente tarea de aprobación

GIF en el que se muestra cómo crear una tarea de aprobación en Asana

Asegúrate de que tu trabajo reciba las aprobaciones a tiempo. Crea tareas de aprobación excelentes. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

  1. Asegúrate de crear una tarea de aprobación (versus una tarea regular). Busca el ícono con el sello.
  2. Adjunta cualquier archivo que deba ser aprobado, de modo que el aprobador pueda acceder directamente.
  3. Asigna la tarea al aprobador con una fecha de entrega.

Consejos para convertirte en un aprobador efectivo

Nadie quiere ser quien pone trabas en el trabajo. Prueba con estos consejos para lograr comentarios y aprobaciones de forma rápida y sin problemas:

  1. Deja comentarios en las imágenes y los PDF con la Verificación. Tus comentarios se mantienen dentro del contexto y se crea una subtarea concreta para garantizar que sea incorporada por quien los crea.
  2. Usa los comentarios de las tareas para explicar por qué dijiste sí, no o que necesitabas cambios.
  3. Si algo no está aprobado o necesita cambios, reasigna la tarea a la persona responsable de hacer el cambio. (Los clientes Premium pueden configurar una regla que lo haga por ellos).

Evita los cuellos de botella

Las aprobaciones pueden desbloquear o bloquear proyectos. Independientemente de que seas el gerente de un proyecto, un colaborador más o el aprobador, a continuación te mostramos cómo puedes evitar los cuellos de botella:

  1. Crea dependencias de las tareas para que el trabajo se haga en el orden correcto sin tener que contactar todo el tiempo a los demás. Si debes terminar el diseño antes de que se apruebe, las dependencias pueden ayudar para que el aprobador preste la debida atención en el momento correcto.
  2. Si alguien debe gestionar varias aprobaciones, crea un informe de búsqueda avanzada sobre las aprobaciones asignadas a mí para asegurarte de tener el control.

Recursos para aprobaciones e informes

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes monitorean las aprobaciones e informan sobre el trabajo? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.