Gestiona las aprobaciones y encuentra el trabajo en riesgo

Cómo incorporar las aprobaciones y ver el estado de tareas

GIF de un proceso de aprobaciones con campos personalizados en Asana para mostrar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Elige el proyecto donde te gustaría empezar a monitorear las aprobaciones de tarea (como solicitudes de trabajo o campañas de marketing.)
  2. Agrega los campos personalizados de “Etapa de aprobación” y “Prioridad” a tu proyecto.
  3. Asegúrate de que las notificaciones estén activas para la “Etapa de aprobación” para que tus compañeros de equipo puedan puedan estar al tanto del proceso de aprobaciones.

GIF acerca de agregar campos personalizados para el flujo de aprobaciones en Asana con un clic en el enlace azul del encabezado del proyecto

Cómo gestionar el trabajo que necesita aprobaciones

Usa el siguiente proceso con cualquier proyecto en el que hayas agregado un campo personalizado para las aprobaciones y compártelo con tus compañeros de equipo:

  1. Agrega a todos los integrantes como seguidores de las tareas.
  2. Actualiza el campo personalizado del “progreso de la tarea” cada vez que haya cambios para que quede claro en qué parte del proceso de creación se encuentra el trabajo. (Esto también es importante para los informes de búsqueda que se mencionan más abajo).
  3. Una vez que la tarea está lista para ser aprobada, actualiza el campo personalizado de la “Etapa de aprobación&rdquo, cámbialo a “Listo para revisión”.

Crea reglas para simplificar y acelerar el proceso. Por ejemplo, puedes crear reglas para que se actualice automáticamente el responsable de una tarea basándose un campo personalizado que se haya configurado para que las entregas de las revisiones se produzcan sin interrupciones.

Revisa las imágenes y deja comentarios que se puedan convertir en acciones concretas sin abandonar Asana

La verificación permite que los revisores comenten directamente en los archivos de imágenes y que los comentarios aparezcan dentro de su contexto. Cada comentario se convierte en una subtarea que requiere una acción a la que el creador puede abordar más adelante e incorporarla.

GIF de magen del proceso de verificación en Asana

Cuando el revisor termina su trabajo, puede actualizar el campo personalizado a “Requiere cambios” si es que hay que modificar algo o a “Aprobado”’ si es que el trabajo está listo.

Cómo ver el trabajo en riesgo y dar seguimiento rápidamente con informes de búsqueda

Los campos de estado y aprobación de las tareas hacen que para los colaboradores sea más fácil indicar cómo va su trabajo (sin tener que proporcionar miles de actualizaciones por escrito). Además, los gerentes y administradores de proyectos pueden visualizar posibles incumplimientos de plazos y errores antes de que ocurran creando informes de búsqueda avanzada basados en estos campos.

Cómo crear informes para ver qué trabajo necesita aprobación

Los informes de aprobaciones te ayudan a identificar qué trabajo podría bloquearse. Como ejemplo, crea un informe de algún trabajo que no esté aprobado todavía para saber a quién tienes que dar seguimiento en los proyectos.

Captura de pantalla de creación de informe de búsqueda avanzada usando campos personalizados en Asana

Crear un informe de búsqueda con campos personalizados

  1. Haz clic en la barra de búsqueda ubicada en la barra superior de Asana.
  2. Haz clic en Búsqueda avanzada. Esto abrirá una serie de opciones de criterios de búsqueda para ayudarte a pulir los resultados.
  3. Para este informe, quieres ver las Tareas que están Incompletas y que se entregan dentro de los próximos 5 días.
  4. Haz clic en Agregar filtro y en Campo personalizado, y luego escribe “etapa de aprobación”.
  5. Selecciona las opciones está y Listo para revisión.
  6. Finalmente, haz clic en Buscar para obtener el informe.

Verás una lista de resultados que puedes pulir aún más por responsable, fecha de entrega, proyecto y mucho más gracias las opciones de filtro ubicadas en la esquina superior derecha. Si algo parece estar en riesgo, puedes realizar comentarios en la tarea para preguntarle al responsable si la tarea se finalizará a tiempo o no.

¿quieres obtener este informe regularmente? Haz clic en Guardar informe y podrás verlo con resultados actualizados en cualquier momento desde tu menú lateral.

Recursos para aprobaciones e informes

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes monitorean las aprobaciones e informan sobre el trabajo? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

La planificación y gestión del trabajo en Asana te permite visualizar claramente los planes de proyecto y saber en qué estado está el trabajo. Además, Asana puede serte aún más útil si usas la información de la plataforma para tomar mejores decisiones y así ahorrar tiempo, cumplir los plazos e identificar los problemas antes de que ocurran. Todo con unos cuantos clics e informes.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.