Gestiona aprobaciones y encuentra el trabajo en riesgo

“¿Esto está aprobado?” y “¿Qué trabajo está en riesgo?” son preguntas simples que pueden tener respuestas complicadas, pero no necesariamente. Intentar buscar en comentarios no concluyentes o molestar a los compañeros de equipo puede hacernos perder tiempo y de todas maneras no darnos respuesta. En cambio, puedes incorporar aprobaciones y estados de las tareas a los proyectos de Asana, por ejemplo, para campañas de marketing o solicitudes al equipo creativo. En pocos clics, los revisores pueden dar una aprobación clara, y los gerentes de proyecto pueden ejecutar informes para ver dónde es posible que se haya atascado el trabajo.

¿Por qué gestionar aprobaciones?

A menudo, los revisores trabajan desde una lista de pendientes sin prioridades, lo cual no siempre quiere decir que estén al tanto del trabajo que están demorando o el que está listo para que revisen. Usar campos personalizados te ayudará a precisar el trabajo más importante que necesita revisión, para asegurarte de hacerlo a tiempo y ayudarte a asignar correctamente las tareas de revisión. Categorizar tus tareas de aprobación con campos personalizados también hace que sea fácil crear informes sobre ellas.

Cómo agregar aprobaciones y ver el estado de las tareas

Antes de comenzar, elige un proyecto donde te gustaría comenzar a dar seguimiento a las aprobaciones de tarea, tal como un proyecto de solicitudes de trabajo y creativas o campañas de marketing.

Si no tienes un proyecto en mente, comienza con nuestra plantilla de solicitudes de trabajo y creativas, que tiene todo lo que necesitas.

Luego, agrega campos personalizados al proyecto donde quieres ver esta información. Al crear campos personalizados para “estado del contenido,”, “prioridad,” y “etapa de aprobación,”, verás esta información para cada tarea y sabrás en qué parte del proceso de creación se encuentra, cuán importante es y si ha sido aprobada o no. A continuación, te mostramos cómo agregar campos personalizados de aprobación:

Agrega campos personalizados para tu flujo de trabajo de aprobaciones en Asana haciendo clic en el enlace azul del encabezado del proyecto.

Cómo agregar campos personalizados

  1. Haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados que se encuentra en la parte superior del proyecto.
  2. Busca “Etapa de aprobación” (verás el logotipo de Asana junto al campo) y agrégalo.
  3. Luego busca “Estado del contenido y “Prioridad”.

¡Listo! La próxima sección te enseña cómo transformar tus campos en un verdadero proceso de aprobación.

Cómo gestionar el trabajo que necesita aprobaciones

Una vez que hayas agregado los campos personalizados, estás preparado para enseñarle a tu equipo el nuevo proceso para hacer que las cosas funcionen sin problemas. En cualquier proyecto donde hayas agregado los campos personalizados de aprobación, prueba lo siguiente:

  1. Asegúrate de que todos los revisores y el encargado de la aprobación final estén @mencionados en la descripción de la tarea para que quede claro quién es responsable de cada paso del proceso de aprobación. También serán agregados como seguidores de la tarea para estar al día sobre el progreso.
  2. El responsable de la tarea debe actualizar el campo personalizado ”etapa del contenido” en cada etapa del proceso para que sea claro en qué parte del proceso de creación se encuentra. (Esto es especialmente relevante para los informes de búsqueda que se describen a continuación).
  3. Una vez que finalizan su trabajo en la tarea, deben actualizar el campo personalizado “estado de la aprobación” a “Listo para revisión”. Asegúrate de adjuntar todos los archivos relevantes necesarios para la revisión.
  4. A continuación, pueden reasignar la tarea al revisor, con un comentario en la tarea donde explican que su trabajo ya está listo para la revisión.
  5. Una vez que el revisor ha controlado, puede actualizar el campo personalizado a “Se necesitan cambios” si es necesario hacer actualizaciones o “Aprobado” si el trabajo está listo.
  6. Luego, la tarea debe ser reasignada a quien la realizó para que pueda incorporar cualquier comentario o marcar su trabajo como finalizado si ya está aprobado.

Crea un mejor proceso para gestionar aprobaciones y ver el estado de las tareas en Asana.

Identifica el trabajo en riesgo al ejecutar informes de búsqueda con tus campos personalizados

Usar campos personalizados para mostrar en qué etapa está en trabajo y si está aprobado puede marcar una gran diferencia para que las partes interesadas comprendan en qué situación se encuentra el trabajo. Sin embargo, los gerentes de proyecto también pueden aprovechar esta información para adelantarse a los problemas antes de que sucedan.

No detectar problemas hasta que el trabajo está atrasado o esperar que un compañero de equipo te informe si se atrasa predispone a tu equipo a problemas más grandes que pueden afectar la moral, el éxito para alcanzar los objetivos y el resultado de tu empresa. Para que esto no suceda, usa los informes de búsqueda avanzada que describimos a continuación para descubrir posibles problemas y mantenerte informado con anticipación.

Cómo crear informes para ver qué trabajo necesita tu aprobación

Los informes de aprobación te ayudan a comprender qué trabajo podría estar bloqueado. Para este ejemplo, crea un informe del trabajo que todavía no está aprobado para saber a quién deberíamos avisarle.

Agrega campos personalizados a tu flujo de trabajo de aprobaciones en Asana haciendo clic junto al encabezado de tu proyecto.

Cómo crear campos personalizados para un informe de búsqueda

  1. Primero haz clic en la barra de búsqueda en la [barra superior] de Asana.
  2. Haz clic en Búsqueda avanzada. Esto te presenta una variedad de criterios de búsqueda para ayudarte a refinar los resultados.
  3. Para este informe, quieres ver las Tareas que están Sin finalizar y tienen fecha de entrega en los próximos 5 días.
  4. Luego, haz clic en Agregar filtro y en Filtro personalizado, y escribe “Etapa de aprobación”.
  5. Establece las opciones en está y Listo para revisión.
  6. Haz clic en Buscar para ejecutar tu informe.

Agrega campos personalizados para tu flujo de trabajo de aprobaciones en Asana haciendo clic junto al encabezado de tu proyecto.

Verás una lista de resultados que puedes filtrar por responsable, fecha de entrega, proyecto y más con las opciones de filtro de la esquina superior derecha. La lista de resultados te da una idea de lo que debe terminarse pronto pero todavía no está aprobado. Para cualquier cosa que parezca en riesgo, puedes comentar en la tarea para preguntar a las personas relevantes si consideran que el trabajo está al día.

¿Quieres ejecutar este informe periódicamente? Haz clic en Guardar informe y podrás acceder a él en cualquier momento desde tu menú lateral con resultados actualizados cada vez que haces clic en él.

Cómo crear informes para el trabajo “en riesgo”

Para dar un paso más con tu informe de aprobación, también puedes filtrar los resultados por tu campo personalizado “Etapa del contenido”. Esto te ayudará a detectar el trabajo que no viene del todo bien o que está aprobado, pero tiene una fecha de entrega cercana. Luego puedes ajustar tus fechas de entrega u otros componentes del proyecto según sea necesario.

  1. Sigue los pasos 1 a 5 anteriores.
  2. Agrega los campos personalizados Prioridad y Estado del contenido a tu búsqueda haciendo clic en Agregar filtro y luego en Filtro personalizado, y agregando ambos campos personalizados a la búsqueda.
  3. Establece las opciones en está y Sin comenzar para “Estado del contenido” y es alta para “Prioridad”.
  4. Haz clic en Buscar para ejecutar tu informe.

Esta lista te muestra el trabajo que no ha comenzado pero tiene una entrega pronto y prioridad alta. Dependiendo del tipo de tarea, podría no ser algo importante, pero para trabajos como primeros borradores de blogs, diseños o materiales de un lanzamiento importante, puede ser un signo definitivo de que algo está demorado y te puede dar un punto de partida para verificar con tu equipo.

Planificar y gestionar tu trabajo en Asana te da claridad sobre los planes del proyecto y te permite saber en qué está el trabajo. Pero es todavía más poderoso usar la información en Asana para ayudarte a tomar decisiones más estratégicas para ahorrar tiempo, cumplir fechas de entrega y ver los problemas antes de que sucedan, solo con algunos clics e informes.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.