4 consejos para usar el email y Asana juntos

Hay muchas herramientas de comunicación diferentes, pero cuando se trata de trabajo, el email suele ser inevitable. Pero no te preocupes, podemos ayudarte a trabajar de forma más inteligente al integrar tu flujo de trabajo de emails con tu flujo de trabajo de Asana. A continuación, te presentamos cuatro formas sencillas de hacerlo.

Actualizaciones de Asana a tu manera

No es necesario que inicies sesión en Asana para mantenerte al día con el trabajo. Usa las notificaciones por email para controlar el trabajo que es más importante para ti. Puedes elegir los tipos de actualizaciones por email y la frecuencia con la que las recibes de Asana, que incluyen: 

• Actualizaciones de actividad: recibe un email sobre cada @mención, las tareas nuevas asignadas a ti y las actualizaciones de finalización de las tareas en las que eres colaborador. Si quieres recibir actualizaciones frecuentes sobre el trabajo que se realiza en Asana, estas son para ti. 

• Solo menciones: como su nombre lo indica, recibirás un email cada vez que te @mencionen en una tarea o hilo de comentarios. Además, te avisaremos cuando recibas un mensaje directo o se te asigne una tarea.

• Resúmenes diarios: obtén un resumen diario de las tareas nuevas asignadas a ti y las próximas fechas de entrega. Verás todas estas actualizaciones agrupadas en un solo email, para que no tengas que revisar varios.

• Informes semanales: si deseas actualizaciones menos frecuentes, recibe un email semanal que incluya un informe de estado de los proyectos en tus portafolios.

Estas actualizaciones te permiten mantenerte al día fácilmente, especialmente los días en que no puedes dedicar tanto tiempo a trabajar en Asana. Y recuerda que toda la información que enviamos a tu bandeja de entrada de email también se puede encontrar en tu bandeja de entrada de Asana. Descubre cómo la bandeja de entrada de Asana puede brindarte las actualizaciones que más te importan.

Enviar tareas por email directamente a Mis tareas

Es fácil perder de vista los emails importantes, ya sean archivos, recordatorios, actualizaciones de proyectos o cualquier otra cosa. Sin un recordatorio claro para volver a consultar un email, las acciones pendientes importantes pueden pasarse por alto.

Las tareas son la mejor manera de capturar esas acciones pendientes, para que siempre sepas qué se debe hacer, para cuándo y quién debe hacerlo. Asana facilita la creación de tareas nuevas directamente desde tu email. Te mostramos cómo: 

• Reenvía cualquier email a x@mail.asana.com. Esto crea una tarea (asignada a ti) en el espacio de trabajo de Asana asociado a tu dirección de email.

• También puedes escribir un nuevo email y convertirlo en una tarea. El asunto se convertirá en el nombre de la tarea, mientras que el cuerpo del email se convertirá en la descripción de la tarea. Envíalo a x@mail.asana.com y aparecerá mágicamente en Mis tareas.

La próxima vez que tu jefe te envíe una solicitud por email, recuerda que puedes convertirla fácilmente en una tarea de recordatorio en Asana.

Realiza el trabajo desde la bandeja de entrada de tu email

Cambiar de aplicación constantemente puede ser una pérdida de tiempo y productividad. Si ya estás en tu email, puedes quedarte allí para realizar el trabajo en Asana. Cuando recibas una actualización de Asana en tu bandeja de entrada, como alguien que te asigna una tarea, puedes tomar medidas directamente desde el email:

• Comentar en la tarea: responde el email y tu mensaje se convertirá en un comentario en la tarea.

• Asignar la tarea a un compañero de equipo: responde el email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo Para: La tarea se reasignará al compañero de equipo especificado.

• Agregar a un compañero de equipo como colaborador de la tarea: responde al email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo CC. Tu compañero de equipo se agregará como colaborador de la tarea.

Imagina que estás trabajando en la planificación anual, con muchos socios interdisciplinarios y piezas de trabajo que se mueven rápidamente. Poder poner en copia a tu compañero de equipo para que tenga visibilidad como colaborador puede ayudarte a moverte rápidamente dentro de tu email y mantener el trabajo al día. 

Integra Asana con tu plataforma de email

Las integraciones conectan las herramientas que ya usas con Asana, lo que reduce la necesidad de cambiar de aplicación y mantiene tu trabajo al día. Nuestras integraciones con Gmail y Outlook te ayudan a convertir los emails sobre el trabajo en acciones, para que tu bandeja de entrada se convierta en una extensión de tu espacio de trabajo de Asana.

Las integraciones con Gmail y Outlook te brindan la flexibilidad de usar Asana en tu bandeja de entrada, en lugar de tener que reenviar emails a x@mail.asana.com. Puedes convertir las cadenas de emails en tareas, que puedes asignarte a ti mismo o a un compañero de equipo, y también puedes elegir una fecha de entrega.

La integración de las reglas con Gmail permite a los equipos enviar emails automáticamente desde una cuenta determinada. Los equipos pueden pasar de enviar emails manualmente a elegir disparadores que envían automáticamente un email a los destinatarios elegidos. Si estás trabajando en un proyecto que implica muchas actualizaciones por email, estas integraciones son ideales para garantizar que el trabajo se registre y se comparta en Asana, sin tener que cambiar entre plataformas. La Academia Asana ofrece cursos separados para ayudarte a aprender las mejores prácticas para usar Asana con Gmail y Asana con Outlook.

Trabaja de forma más inteligente con Asana y tu email

Estas funciones no solo ordenan tu email, sino que también llevan tu bandeja de entrada al siguiente nivel, lo que garantiza que se registren todas las acciones pendientes y que nada se pase por alto. Conectar Asana con tu email te permite tener un flujo de trabajo más fluido y trabajar de forma más inteligente con mayor claridad y eficiencia.