Wix acelera los cronogramas de lanzamiento y agiliza los flujos de trabajo con Asana

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  • Ubicación
    • Con la sede central en Tel Aviv y 19 oficinas en 10 países
  • Alcance
    • Más de 180 millones de usuarios en 190 países

El impacto de Asana

  • Wix lanzó su nuevo producto Editor X a nivel mundial y desarrolló nuevos materiales de marketing y soporte
  • Asana les permitió a los equipos interdepartamentales la posibilidad de colaborar en un proyecto común y trabajar a partir de la misma información
  • El equipo de producto y los desarrolladores ahora trabajan con mayor eficiencia en la solución de errores y en el desarrollo de funciones

Wix es conocido en todo el mundo por facilitar la creación de sitios web. Y con su nueva plataforma Editor X, los diseñadores profesionales pueden ir más allá gracias a un editor avanzado de CSS y funciones comerciales mejoradas.

En la sede de Wix en Tel Aviv, la directora de Operaciones de Marketing, Paula Ximena Mejia, coordina los equipos de marketing, que representan el 10 % de la organización, para poder lograr con éxito sus objetivos estratégicos. Su departamento organizó recientemente el lanzamiento de Editor X a través de un equipo de especialistas en marketing y diseñadores, quienes han realizado un gran esfuerzo en la colaboración interdepartamental para dicho lanzamiento. Han trabajado en estrecha colaboración con los equipos a cargo de los emails, redes sociales, relaciones públicas, influencers y video en toda la empresa.

Antes del lanzamiento, cada equipo de Wix usaba su propia herramienta para gestionar su trabajo, con hojas de cálculo, emails y diferentes herramientas de gestión del trabajo. La información se almacenaba de forma aislada y los equipos perdían mucho tiempo con los "pormenores del trabajo" para mantener a todos notificados sobre las últimas novedades. Como resultado, tuvieron dificultades para:

  • Gestionar los recursos porque las prioridades no estaban claras para todos los participantes

  • Comprender quién y qué departamentos estaban involucrados en un proyecto

  • Otorgar visibilidad a los involucrados acerca del estado de los proyectos, los logros y las cargas laborales

  • Progresar rápidamente y asignar las dependencias en las hojas de cálculo, lo cual demandaba mucho tiempo y el control de cada versión era un problema

  • Brindar al equipo directivo una visión general del trabajo que se estaba realizado en cada equipo y del progreso de los proyectos

Wix necesitaba contar con una herramienta mejor para la gestión del trabajo interdepartamental para poder optimizar los proyectos y mantener a los equipos conectados. Durante este período, también reestructuraron el departamento de marketing con la creación de nuevos equipos “verticales” internos, para responder de manera ágil a las necesidades de diferentes productos y audiencias. Estos equipos son responsables de gestionar sus propias prioridades y recursos.

“No tener una herramienta centralizada crea desorganización. No sabíamos en qué estaban trabajando nuestros compañeros a menos que les preguntáramos, pero entonces solo obteníamos una respuesta que era válida para ese momento. Como el trabajo avanza tan rápido, necesitábamos contar con una plataforma dinámica en la que pudiéramos observar el estado actual de todo el trabajo y las próximas actividades”.- Paula Ximena Mejia, directora de Operaciones de Marketing y Asociaciones

En búsqueda de una plataforma con una interfaz de usuario intuitiva

Paula sabía que un cambio era necesario. Habló con los líderes de su equipo y reconocieron la necesidad de contar con una plataforma que pudiera proporcionar actualizaciones instantáneas de estado, claridad en los plazos y responsabilidad en los equipos con los que colaboran. Al probar Asana, la interfaz de usuario intuitiva y la capacidad de agregar tareas a múltiples proyectos convencieron a Paula de que todo el equipo de marketing y los socios interdisciplinarios la adoptarían.

Pero no solo se beneficiaría el equipo de marketing de Paula. La gerenta de Producto, Lior Lahav, había estado usando Jira para gestionar el trabajo de desarrollo para Editor X, pero necesitaba obtener mayor visibilidad y una forma de comunicarse con los colaboradores de otros equipos.

Lior había usado Asana antes, pero al igual que Paula, muchos de los miembros de su equipo directo y de otros no habían usado antes una plataforma de gestión del trabajo. Por esta razón, sabían que la sencilla interfaz de usuario de Asana les facilitaría a sus compañeros de equipo aprender y comenzar a usar la herramienta.

“Me encanta la interfaz y experiencia de usuario de Asana. Como gerenta de Producto, creo que es uno de los aspectos más importantes de una plataforma”.— Lior Lahav, gerenta de Producto

Crecimos rápidamente con Asana

Paula comenzó a implementar Asana: trasladó las hojas de cálculo a un proyecto de Asana con el diseño de Tablero. El equipo llevó a cabo cortas sesiones introductorias para demostrar cómo usar un tablero y agregar tareas. El equipo de Asana brindó una capacitación en la oficina de Wix para asegurarse de que la implementación en el equipo sea todo un éxito. Se establecieron pautas para trabajar con Asana en Wix, como solicitar el uso de tableros al comenzar un proyecto nuevo; y la implementación fue así de sencilla.

Se les pidió a los compañeros de equipo que compartieran sus opiniones, que luego fueron transmitidas a Asana, y con el tiempo, las nuevas funciones de Asana permitieron a Wix lograr un mayor y mejor uso de la plataforma. Por ejemplo, Lior realizó un taller sobre cómo ahorrar tiempo con la integración de Asana para Slack, que permite al equipo convertir los mensajes de Slack en tareas y comentarios de Asana, así como recibir y procesar actualizaciones de proyectos sin salir de Slack.

“Tenemos mucho trabajo por hacer, y la integración con Slack nos otorga gran eficiencia. Hay mucha información y estamos trabajando para simplificarla, para que la información en cada plataforma sea consistente. Es una gran ayuda”.— Lior Lahav

Foto de las oficinas de Wix en Dublín

Simplificamos los flujos de trabajo y aumentamos la visibilidad

El Editor X era una nueva marca propia, por lo que todo su material de marketing y soporte tuvo que ser creado desde cero. Todo fue gestionado a través de Asana, desde las guías y videos tutoriales hasta las páginas de inicio, un micrositio y videos promocionales con influencers.

La capacidad de dar seguimiento de cerca al estado del proyecto fue crucial para el éxito del lanzamiento, y los recordatorios diarios sobre las fechas de entrega ayudaron a mantener todo encaminado con tantas tareas que se realizaban en simultáneo. Polin Abuaf, gerenta de Operaciones de Marketing que estuvo a cargo de este lanzamiento, y su equipo fueron capaces de generar responsabilidad en sus colegas al asignar tareas y brindar contexto a través de los comentarios.

“Todos nuestros equipos verticales en Wix tienen actualmente una sola fuente de referencias y es Asana”.- Paula Ximena Mejia, directora de Operaciones y Asociaciones de Marketing

Mientras tanto, el equipo de producto de Lior utilizó la vista del Tablero de Asana para gestionar el proceso de desarrollo y priorizar el trabajo. Hoy en día son capaces de ver rápidamente en qué errores se está trabajando, cuáles son los proyectos más importantes y qué es lo que se encuentra en la revisión de código. Las actualizaciones de los productos se gestionan en una hoja de ruta a través de Asana, y los equipos utilizan secciones y campos personalizados para definir cada función por trimestre, prioridad y de dónde procede la solicitud de la función.

Los equipos usan Asana para los sprints y cada persona usa la vista de Lista para priorizar su trabajo, lo que agiliza la entrega de los proyectos atrasados. El equipo de Lior es más eficaz en la gestión de los recursos y ha visto una mejora en la velocidad de entrega de los productos.

Con Asana, los equipos de Wix ya no trabajan de forma aislada y hay transparencia entre los equipos. Todos pueden acceder a la misma información, lo cual ha mejorado la comunicación y creado una única fuente de referencias. Todos saben exactamente lo que deben realizar y para cuándo. Asana también funciona como un archivo de trabajos previos a los que los equipos pueden acceder fácilmente para planificar mejor los proyectos futuros.

¿Qué es lo que les espera a Wix y a Editor X?

El equipo de Paula continuará gestionando la marca Editor X en Asana, mientras fomenta una mayor adopción de Asana en Wix haciendo que todos se sientan más cómodos con el uso de la plataforma. Su objetivo es usar Asana como la base de cada proyecto, un repositorio de toda la información al que los equipos puedan acceder con gran facilidad.

“Hemos podido brindarles a estos equipos verticales, que básicamente operan como pequeñas empresas, una herramienta para gestionar sus equipos y recursos, además de fomentar una buena comunicación entre ellos. Ha sido todo un éxito”.- Paula Ximena Mejia, directora de Operaciones y Asociaciones de Marketing

Wix tiene programadas algunas actualizaciones ambiciosas de productos para este año, las cuales incluyen mejoras en el texto enriquecido y planes para actualizar el encabezado del sitio web, que involucra a los equipos de marketing, desde el desarrollo de la web hasta la localización. La hoja de ruta de Asana para esto incluye una sección de "inspiración", que reúne solicitudes y sugerencias para las funciones de Wix de sus clientes y empleados, una comunidad que se extiende por todo el mundo. El objetivo es mejorar Wix, un proyecto de Asana a la vez.