Palo Alto Networks reduce los costos operativos en un 40 % con Asana

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Desafíos

• Palo Alto Networks tenía más de 5 sistemas de gestión del trabajo para diferentes grupos, lo que provocó un gasto excesivo de más del 40 %.

• Los diferentes procesos y sistemas dificultaban que los equipos compartieran y accedieran a los datos, lo que ralentizaba la colaboración y evitaba que el trabajo se adaptara al ritmo del crecimiento.

• En los equipos globales, los líderes no podían ver cómo encajaban todos los trabajos, los recursos y las prioridades comerciales, lo que dificultaba la identificación de riesgos y la priorización de las iniciativas más importantes.

Solución

• El equipo directivo implementó una consolidación descendente en Asana, y esto redujo la complejidad, la redundancia y el riesgo de seguridad de usar varias herramientas. 

• Todo el trabajo se gestiona en un solo lugar para que los equipos puedan estandarizar y automatizar el trabajo interdisciplinario complejo a escala. 

• Un sistema unificado brinda a los líderes acceso a la información en tiempo real, lo que acelera significativamente la toma de decisiones y la mitigación de riesgos.

Resultados

• Reducción del 40 % en costos operativos redundantes

• El tiempo de generación de los informes de estado se redujo de horas a minutos

• Los equipos de I+D ahora cumplen con el 100 % de los plazos establecidos

• Toma de decisiones y mitigación de riesgos más inteligentes y rápidas 

• Mejor proyección de recursos para la planificación estratégica

• Mayor productividad y velocidad de entrega

Conexión de los equipos para impulsar la innovación

Palo Alto Networks eligió Asana por su flexibilidad, facilidad de adopción y hoja de ruta del producto, y consideró a Asana como un socio preparado para el futuro que los ayudaría a crecer con datos de trabajo potentes y capacidades de IA innovadoras. 

Al centralizar el trabajo en Asana, la empresa eliminó el trabajo aislado y brindó a los equipos acceso instantáneo a la información. El equipo de Marketing puede conectarse con Ventas y compartir fácilmente las actividades y materiales próximos, lo que les ayuda a sacar el máximo provecho de cada oportunidad. Los equipos de Producto e I+D disponen de un espacio centralizado para coordinar lanzamientos interdisciplinarios y optimizar la recepción de solicitudes. Esto les permite enfocarse en las necesidades del cliente y priorizar el trabajo más estratégico para la empresa. Mientras tanto, el equipo de TI usa Asana como una fuente de referencias para planificar los recursos, coordinar entre los equipos globales y garantizar que Palo Alto Networks tenga la infraestructura que necesita para tener éxito.

Implementar Asana en todos los equipos

Palo Alto Networks se asoció con el equipo de servicios profesionales de Asana en una estrategia de implementación tecnológica que consolidaría rápidamente su organización en Asana con la mínima fricción o interrupción en su negocio. 

Palo Alto Networks comenzó la implementación con el equipo de Marketing, migrando cientos de especialistas en marketing a la herramienta en poco más de dos meses. Luego se expandieron a otros equipos, como TI, Operaciones, Producto e I+D, e implementaron Asana para más de 5800 usuarios en menos de 6 meses. El equipo de servicios profesionales de Asana trabajó codo a codo con el equipo directivo de Palo Alto Networks para adaptar las recomendaciones a las necesidades específicas de cada equipo, permitiéndoles maximizar rápidamente el impacto de Asana y alcanzar un alto retorno de inversión (ROI).

Ejecución de campañas globales a escala

El equipo de Marketing de Palo Alto Networks es responsable de impulsar el reconocimiento, la demanda y la interacción con los clientes, ayudando así al crecimiento de los ingresos del negocio. Es un equipo grande e interdisciplinario, con más de 600 empleados en diferentes oficinas y ubicaciones en todo el mundo. 

A esa escala, al equipo de Marketing le resultaba muy difícil coordinar a las partes interesadas y ejecutar las campañas globales sin problemas. Ahora, Asana los ayuda a trabajar de manera eficiente y a mantenerse alineados con las prioridades comerciales.  

Los procesos estandarizados llevan a una ejecución más rápida de las campañas

• Los responsables de campaña supervisan todas las iniciativas a su cargo desde un único portafolio, que se consolida en una vista general de las campañas globales, lo que permite a los líderes ver el progreso hacia los objetivos y detectar obstáculos con rapidez. 

• Cada campaña requiere coordinación entre varios equipos. En lugar de perder el tiempo en idas y vueltas, los jefes de campaña usan formularios para solicitar fácilmente activos y localización.

• Los equipos pueden ver todas sus solicitudes en un solo lugar y, luego, iniciar el trabajo de la campaña más rápido con más de 80 plantillas estandarizadas para diferentes flujos de trabajo de campañas. Las reglas preestablecidas dentro de esas plantillas asignan automáticamente las fechas de entrega y los roles para que los especialistas en marketing se mantengan enfocados y cumplan con los plazos.

La visibilidad mejora la planificación y el presupuesto de marketing

• La planificación estratégica se consolida en todos los equipos en una vista general del portafolio. El equipo directivo puede visualizar todas las prioridades, presupuestos y recursos de marketing en un solo lugar para facilitar la toma de decisiones. 

• La planificación trimestral se estandariza en una plantilla de proyecto que usan todos los equipos. Estos proyectos se conectan con el portafolio del equipo directivo para que tengan una visión general de todas las prioridades. 

• Los campos personalizados globales estandarizan la recopilación de datos y la coherencia en los informes del equipo directivo. Las reglas automatizan el seguimiento del presupuesto y del proceso proyectado, lo que agiliza la previsión del rendimiento. 

• Con todos los planes de marketing en un solo lugar, el equipo puede incluir al equipo de Ventas y compartir las próximas actividades con una integración de Google Calendar. 

La simplificación de la recepción de trabajo ayuda a los líderes a planificar las cargas de trabajo

• En el futuro, el equipo de Marketing regional planea incorporar la recepción de trabajo en su proceso de planificación. En lugar de hacer solicitudes por separado, los equipos pueden marcar una casilla para recibir asistencia y comenzar a trabajar automáticamente. 

• Todas las acciones de seguimiento y las conversaciones se capturarían en esa solicitud, por lo que no se pierde el contexto y no hay necesidad de intercambiar información por email. 

• Al capturar las solicitudes durante la planificación, los líderes pueden planificar las cargas de trabajo con anticipación y tomar decisiones de asignación de recursos más precisas.

Entregar soluciones de ciberseguridad a tiempo, siempre

Los equipos de Producto e I+D de Palo Alto Networks necesitan avanzar rápidamente para mantener la innovación acelerada en su amplia gama de productos. Los desafíos de ciberseguridad están en constante evolución, por lo que el equipo debe ser ágil y trabajar con rapidez para adelantarse a los ciberdelincuentes e incorporar nuevo valor para sus clientes.

Este trabajo es sumamente interdisciplinario y complejo. Asana ayuda al equipo a agilizar los procesos y obtener la visibilidad que necesitan para avanzar rápidamente en las prioridades de la empresa.

La información centralizada simplifica los lanzamientos complejos

• Los equipos interdisciplinarios ahora cuentan con una fuente de referencias para los lanzamientos de productos complejos, lo que reduce la confusión y acelera la colaboración.

• Con todo el trabajo centralizado en Asana, los equipos de Producto pueden delegar y hacer seguimiento de entregables entre funciones como TI e Integraciones de Nuevos Productos con mayor facilidad, lo que garantiza que los productos nuevos se empaqueten y entreguen correctamente.

• Los equipos tienen visibilidad de las principales prioridades de seguridad a través de un “panel del comité de iniciativas clave” general, lo que les ayuda a equilibrar las prioridades del equipo de producto con las de toda la empresa.

La planificación simplificada ayuda a que el equipo de I+D trabaje más rápido

• El equipo directivo cuenta con una vista general de las iniciativas de I+D con portafolios y campos personalizados, por lo que pueden priorizar rápidamente el trabajo y eliminar los obstáculos.

• Para gestionar las solicitudes de toda la empresa, el equipo utiliza formularios para estandarizar la recepción de proyectos y priorizarlos. Las automatizaciones asignan rápidamente las solicitudes a la persona adecuada, mientras que las plantillas para diferentes tipos de activos ayudan al equipo a tomar medidas más rápido.

• Los materiales de I+D requieren actualizaciones frecuentes para mantenerse al día con los cambios en la ciberseguridad. Todos los activos en uso se gestionan dentro de un proyecto y las automatizaciones integradas programan recordatorios de actualización, para que nada se pase por alto.

• Gracias al seguimiento simplificado de los objetivos y las actualizaciones automatizadas, el equipo puede compartir informes de estado en minutos, cuando antes les tomaba 6 horas.

La transparencia de la carga de trabajo ayuda a los líderes a cumplir con los objetivos

• El equipo de I+D trabaja en muchos proyectos a la vez. La función de gestión de recursos de Asana brinda a los líderes visibilidad de la carga laboral de todo el equipo para que puedan ajustar las cargas de trabajo en todas las iniciativas y, de esta manera, reducir los retrasos.

• Gracias a los datos e informes de trabajo más precisos, los líderes pueden garantizar que el trabajo del equipo de I+D esté equilibrado en todo el portafolio y alineado con las prioridades comerciales.

• Esta mayor visibilidad también ayuda al equipo a identificar los riesgos, volver a encaminar el trabajo y notificar a las partes interesadas con anticipación cuando los proyectos se retrasan.

Impulsar la eficiencia operativa en una empresa global

Los equipos de TI y Operaciones de Palo Alto Networks son responsables de crear una infraestructura tecnológica que pueda escalar con el negocio, así como de definir la estrategia y la ejecución de las principales prioridades de la empresa. Este trabajo es esencial para garantizar que Palo Alto Networks cuente con los procesos, las plataformas y el personal que necesita para alcanzar los objetivos comerciales. 

También es sumamente interdisciplinario. Asana ayuda a los equipos de TI y Operaciones a reducir las distancias entre los equipos, de modo que toda la empresa esté preparada para una colaboración más centralizada y eficiente. 

La visibilidad ayuda a los líderes a tomar mejores decisiones de recursos, más rápido

• El equipo de TI recibe solicitudes de toda la empresa. Crean un flujo de trabajo para agilizar este proceso mediante un formulario de Asana, lo que les ayuda a procesar las solicitudes más rápido. 

• Gracias a una integración personalizada con Jira, el equipo puede extraer automáticamente los datos de las solicitudes en Asana y perder menos tiempo cambiando entre aplicaciones. 

• Al sintetizar estos datos con portafolios y paneles, los jefes de proyecto y los líderes tienen la información que necesitan para gestionar los recursos y tomar medidas correctivas rápidamente. 

Los datos de trabajo centralizados agilizan la implementación de tecnología

• El equipo de TI usa los proyectos de Asana para coordinar la implementación de Asana en toda la empresa. Esto garantiza que cada equipo tenga un espacio dedicado para colaborar con TI en la implementación. 

• Los equipos de TI, Operaciones e interdisciplinarios de toda la empresa tienen acceso a los mismos datos de trabajo, sin importar dónde se encuentren. Esto ayuda a los equipos a acceder a la información por sí mismos y colaborar de manera más eficiente, con menos idas y vueltas en el intercambio de mensajes.

Conclusión

El intercambio de datos y la transparencia son esenciales para una empresa global como Palo Alto Networks. En el futuro, la empresa planea aprovechar las funciones de IA para impulsar la eficiencia en la forma en que los equipos usan los datos de trabajo. Continúan implementando Asana en más equipos e introduciendo flujos de trabajo interdisciplinarios adicionales para impulsar la eficiencia y ofrecer las mejores soluciones de seguridad a sus clientes.