KW Automotive acelera su crecimiento a nivel mundial con Asana

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Desafío

• Los equipos aislados y las herramientas fragmentadas retrasaban los proyectos, generaban caos y dificultaban la asignación de responsabilidades.

• Los empleados “iban en busca de información” entre emails, Teams y llamadas, lo que les restaba tiempo para el trabajo estratégico.

• Para escalar la producción “a medida”, se requerían precisión y agilidad, algo que simplemente no era posible lograr únicamente con los flujos de trabajo heredados.

Solución

• Asana se convirtió en la fuente única de referencias, al unificar todos los departamentos y proyectos a nivel mundial.

• La gestión centralizada del trabajo agilizó la colaboración, además de brindar visibilidad al liderazgo y potenciar la toma de decisiones basadas en datos.

• La implementación de Asana eliminó el trabajo manual y repetitivo, y permitió la estandarización de los procesos, todo ello sin renunciar a la flexibilidad.

Resultado

• Transparencia: claridad en toda la empresa con respecto a las tareas, las responsabilidades y las prioridades de los proyectos.

• Eficiencia: reducción significativa del tiempo dedicado a la coordinación, ya que los empleados ahora se centran en la innovación y la creación de valor fundamental.

• Flexibilidad: Asana permite a KW satisfacer las necesidades específicas de los clientes sin cuellos de botella operativos.

• Compromiso: los equipos internos actúan de manera más deliberada, están motivados por un sentido de propósito y se encuentran preparados para el crecimiento futuro.

La mayor ventaja es contar con una única aplicación de software en la que puedo encontrar todo el trabajo y la información. Puedo ver la carga de trabajo de cada equipo, determinar quién es responsable de qué y, además, podemos eliminar el trabajo manual gracias a las automatizaciones y la IA de Asana. Somos más eficientes y estamos más motivados que nunca.”

Asana para equipos de I+D y Fabricación

Impulsar la precisión y el crecimiento global en un mundo personalizado y a medida

KW Automotive fabrica hasta 500 kits de suspensión personalizados diferentes todos los días, y cada uno de ellos incluye hasta 190 000 piezas y 85 etapas de producción.

Antes de Asana, la falta de transparencia y, en ocasiones, una comunicación deficiente hacían que los equipos se sintieran desbordados y, a veces, esto demoraba enormemente las entregas. Ahora, Asana impulsa la colaboración entre los equipos de I+D, Producción y Logística, y brinda a todos visibilidad en tiempo real de los proyectos, los cuellos de botella y los plazos de los clientes.

Con Asana, el equipo directivo puede establecer prioridades entre más de 250 proyectos en curso, reasignar los recursos de manera eficiente y mantener la calidad que los clientes de KW esperan de un líder global.

Además, Asana permite que las filiales de KW en todo el mundo trabajen a partir de una “fuente única de referencias”, lo que garantiza un crecimiento coordinado y estandarización a medida que la empresa se expande.

Impacto/resultado general del caso de uso:

• La visibilidad de los proyectos en tiempo real permitió reducir los retrasos en la producción.

• La coordinación entre equipos logró romper con los silos de información entre los departamentos de I+D, Fabricación y Diseño.

• La priorización de los proyectos mantiene a los equipos concentrados y preparados para adaptarse a las necesidades de los clientes.

Si el proceso no es preciso, nunca se obtendrá un producto preciso. Asana nos brinda la claridad necesaria para alinear a nuestros equipos y cumplir con nuestra promesa de entregar calidad en cada kit, siempre.”

Asana para la gestión de proyectos y la agilidad organizacional

De los procesos manuales a la excelencia automatizada: estandarizar el método KW

A medida que KW Automotive se expandía rápidamente, se enfrentaba a un número cada vez mayor de proyectos y a un aumento repentino de la complejidad en todos los departamentos, filiales y equipos globales. La información estaba dispersa en emails, Teams, llamadas telefónicas y reuniones. 

En consecuencia, los empleados dedicaban más tiempo a buscar actualizaciones y responsables que a centrarse en el trabajo estratégico.

Asana se convirtió en la solución a estos desafíos, al permitir que la organización reuniera todo el trabajo, las comunicaciones y los procesos en un sistema único y transparente.

Con Asana, KW Automotive redefinió los flujos de trabajo internos y dejó en claro quién es responsable de qué y para cuándo en todos los proyectos. 

En lugar de depender de datos informales y no documentados, ahora los procesos se definen y registran de forma sistemática en Asana, y todos los miembros del equipo en todo el mundo pueden acceder a ellos. 

Las funciones de automatización, incluidas las reglas y los flujos de trabajo basados en IA, aumentan la eficiencia al eliminar las tareas manuales repetitivas, automatizar los traspasos y brindar a cada empleado una visión clara de su carga de trabajo y su progreso.

Beneficios clave:

• Trabajo deliberado y mayor motivación: los equipos tienen todo lo que necesitan para estructurar, visualizar y optimizar su trabajo. Ahora, los empleados pueden profundizar en los procesos y definir las mejores prácticas.

• Coordinación más inteligente: los flujos de trabajo se definen con claridad en todos los equipos y departamentos, de modo que todos los colaboradores trabajan con los mismos datos y objetivos, lo que elimina los silos.

• Transparencia y responsabilidad: el equipo directivo y el personal disponen de información clara y en tiempo real sobre el estado de las tareas, el progreso de los proyectos y las responsabilidades, lo que agiliza la ejecución y permite realizar reasignaciones estratégicas.

• Estandarización y escalabilidad: los procesos son escalables para adaptarse al crecimiento, flexibles para permitir la personalización y se optimizan de manera continua para respaldar la cultura de mejora constante de KW.

• Futuro impulsado por la IA: con todo el trabajo centralizado, las funciones de IA y automatización integradas de Asana se utilizan como verdaderos compañeros de equipo, que resumen el estado, activan los traspasos de tareas y permiten operaciones cada vez más inteligentes.

Asana es nuestra base de datos. Todo lo que hacemos, todo nuestro trabajo, se gestiona en Asana. Gracias a las funciones integradas de automatización e IA, ganamos en eficiencia y eliminamos el trabajo manual. Todos se mantienen alineados y motivados con respecto a los objetivos más importantes.”

KW Automotive reinventa la forma en que se realiza el trabajo complejo y de alto valor con los compañeros de equipo de IA

KW Automotive está implementando con éxito compañeros de equipo de IA para que se encarguen de tareas complejas y de alto valor que van mucho más allá de las simples automatizaciones. Su equipo de Marketing de Resultados utiliza un compañero de equipo de IA denominado “Analista” para convertir los datos de las campañas en informes para compartir. Este proceso no solo ahorra entre 2 y 3 horas por informe, sino que también revela de forma proactiva nueva información al correlacionar los datos de todos sus proyectos de Asana. Sus equipos de TI y Atención al Cliente están aprovechando a los compañeros de equipo de IA para gestionar y resolver tickets de asistencia técnica en varios idiomas. Además, descubrieron que el compañero de equipo de IA puede realizar investigaciones exhaustivas y detalladas que “superan con creces” las capacidades de las herramientas anteriores y ofrecer respuestas de mayor calidad que incluso los expertos humanos con poco tiempo disponible. La visión de KW Automotive consiste en ampliar esta fuerza laboral digital, sustituyendo los formularios estáticos por una IA moderna y conversacional para crear una experiencia de asistencia verdaderamente fluida tanto para los empleados como para los clientes.

Nuestro negocio se basa en conocimientos complejos y especializados, y nuestra estrategia consiste en aprovechar la IA directamente dentro de Asana, donde ya se encuentra esa información institucional. Los compañeros de equipo de IA representan un avance estratégico, ya que nos permiten contar con “colegas digitales” que se encargan de brindar asistencia detallada en varios idiomas y de realizar investigaciones exhaustivas que antes llevaban semanas. No se trata de una simple automatización, sino de una forma escalable y segura de aprovechar nuestros datos operativos, generar información empresarial clave y permitir que nuestros expertos humanos se centren en el trabajo de mayor valor.”

Qué sigue para KW Automotive y Asana

Ahora que los procesos centrales de Asana están totalmente integrados, KW Automotive está implementando automatizaciones con tecnología de IA aún más avanzadas de Asana, expandiendo el uso de la plataforma en sus filiales en todo el mundo y avanzando en el proceso para eliminar definitivamente los emails internos. 

La siguiente fase se centrará en aprovechar los datos para tomar decisiones más inteligentes, innovar en los procesos y ofrecer aún más valor a los clientes. Todo dentro de un único y potente sistema: Asana.